Szablon stanu projektu

Szablon o stanie projektu działa z projektami Jira uniwersyteckiego biura zarządzania projektami w oparciu o ten sam schemat. W schemacie tym znajduje się specjalny typ zgłoszenia o nazwie PMO Project, w którym gromadzone są metadane, w tym nazwa kierownika projektu i sponsora, a także informacje o stanie projektu, jego ograniczeniach itp. Informacje te służą do aktualizacji makr Jira osadzonych w szablonie Confluence, dzięki czemu uczestnicy procesu mają wgląd w postępy projektu. Każdy projekt zawiera tylko jedno zgłoszenie PMO Project, które jest w całości wypełniane przez kierownika projektu.

Uniwersytet zautomatyzował również proces uzupełniania sekcji Podsumowanie szablonu, tworząc dwa pola niestandardowe w zgłoszeniu PMI Project: pole informacji o stanie oraz pole ograniczeń. Następnie zastosowano makro Jira na platformie Confluence, aby wyodrębnić do tabeli Podsumowanie wyłącznie te pola. 

Aby wykorzystać tę sztuczkę, ustaw program tak, aby w odpowiednich kolumnach wyświetlał wyłącznie pola „Informacje o stanie” i „Ograniczenia” (lub inne, w zależności od ustawionych niestandardowych pól podsumowania stanu). Wówczas kierownicy projektów będą musieli jedynie zastąpić klucz projektu w JQL makra własnym kluczem. 

Gdy dane te będą automatycznie uwzględniane w widoku, kierownik projektu będzie miał ułatwione zadanie. Wystarczy, że szybko przejrzy dane i przypisze kod stanu projektu — zielony, żółty lub czerwony.

Wyświetl wszystkie zgłoszenia utworzone w projekcie za pomocą makra raportu Jira, a następnie poproś kierowników projektu o zastąpienie klucza projektu własnymi kluczami. Można to zobaczyć na przykładzie Uniwersytetu Stanu Arizona, gdzie zespół ustawił typ zgłoszeń do projektu PMO, umożliwiając wyświetlenie podsumowania pól niestandardowych, stanu, daty rozpoczęcia, daty zakończenia i opisu.

Przedstaw wszystkim uczestnikom procesu obraz Waszych osiągnięć, kolejnych kroków, obszarów ryzyka lub problemów. W tym przypadku Uniwersytet Stanu Arizona także wykorzystał typy zgłoszeń dostępne w każdym projekcie Biura Zarządzania Projektami. 

W kolumnie Osiągnięcia Uniwersytet Stanu Arizona dodaje informacje o zadaniach zrealizowanych w ciągu ostatnich 7 dni. Wykorzystuje do tego JQL Project = "ATL" AND Resolution changed to Done during (-7d, now()). 

Do kolumny Kolejne kroki pobierane są zadania, które jeszcze nie zostały zrealizowane. Służy to tego JQL: Project = "ATL" AND issuetype != "PMO Project" AND Resolution = unresolved. 

Pola Ryzyka i Problemy również są pobierane za pośrednictwem niestandardowych typów zgłoszeń.

Po skonfigurowaniu szablonu pod kątem swojego zespołu możesz go zapisać na własny użytek. Wówczas kierownicy projektu będą musieli jedynie zaktualizować klucz projektu, aby zacząć pracę. Zaproponuj jedno miejsce, do którego będziesz odsyłać wszystkich uczestników procesu oraz zespoły po ujednolicone, aktualne informacje na temat wszystkich projektów.