Twój najbliższy zespół jest stosunkowo dobrze poinformowany w kwestii ogólnych wyników, ale co z innymi? Czy kierownictwo lub inne zespoły, z którymi współpracujesz, mają równie łatwy dostęp do informacji o tym, czym się zajmujecie? Jeśli nie, przydatny staje się ten szablon aktualizacji stanu działalności. Można go wykorzystać do udostępniania informacji o swoich postępach w realizacji OKR-ów, najnowszych sukcesów i porażek oraz ważnych informacji na temat klientów. Pozwoli on sporządzić krótkie zestawienie na temat zespołu, produktu lub działalności w formie, którą można będzie w prosty sposób wszystkim udostępnić.
Jak korzystać z szablonu Aktualizacja stanu działalności
Krok 1. Podsumowanie najważniejszych faktów
Pierwsza część szablonu nie bez przyczyny nosi nazwę Headlines (Nagłówki). W tym miejscu krótko poinformuj odbiorców o najważniejszych zagadnieniach, jakie chcesz im przekazać. Mogą to być osiągnięte kamienie milowe, niewykorzystane możliwości, czynniki blokujące postęp, poważne zagrożenia lub inne aktualności, takie jak zmiany w zespole. W ten sposób możesz zwrócić uwagę pracowników na najważniejsze kwestie, na wypadek gdyby nie przeczytali reszty aktualizacji.
Krok 2. Najważniejsze metryki biznesowe
Po dokonaniu ogólnego przeglądu czas przejść do konkretnych liczb. W sekcji Business review (Przegląd działalności) zamieść aktualne informacje na temat Waszego postępu w zakresie trzech lub czterech najważniejszych wskaźników biznesowych. Zwróć uwagę na wszelkie zmiany w tych wskaźnikach od czasu ostatniej aktualizacji, aby wskazać, czy zmierzacie we właściwym kierunku. Pamiętaj, że nieznaczne wahania wskaźników są zupełnie naturalne. Możesz jednak wykorzystać kolumnę Status do zaznaczenia, czy wszystko postępuje zgodnie z oczekiwaniami, czy też coś idzie zupełnie nie tak.
Krok 3. Szerszy wgląd w cele i kluczowe wyniki
Cele i kluczowe wyniki (tzw. OKR-y) stanowią doskonały sposób na utrzymanie zespołu w obrębie ścieżki zmierzającej do osiągnięcia wymiernych celów. Jednak najbardziej przydają się one wówczas, gdy regularnie sprawdzasz, jak wypadacie. W sekcji OKRs and supporting initiatives (OKR-y i inicjatywy pomocnicze) szablonu zamieść aktualne informacje na temat wyników zespołu w zakresie dwóch lub trzech najważniejszych OKR-ów. Wskaż cel i opatrz go krótkim opisem, a następnie rozpisz wyniki oraz wszelkie związane z nimi ważne aktualności. Nie musisz w tym miejscu wdawać się w każdy szczegół. Dla osób, które chciałyby uzyskać więcej informacji, możesz w rozwijanych sekcjach zamieścić łącza do zgłoszeń dotyczących OKR-ów w systemie Jira.
Krok 4. Aktualizacja danych metrycznych na temat stanu i innych wniosków
Są pewne wskaźniki, których OKR-y nie obejmują, ale które mają kluczowe znaczenie dla kondycji firmy. W znajdujących się u dołu szablonu sekcjach Engineering/operational health (Stan techniczny/operacyjny), Customer/competitor insights (Uwagi na temat klientów/konkurencji) oraz Marketing highlights (Najważniejsze zagadnienia marketingowe) zapisz krótko w punktach te dodatkowe informacje. Dzięki temu uwzględnisz wszystkie najważniejsze rzeczy i będziesz mieć pewność, że uczestnicy procesu mają rzetelny obraz Waszych postępów i wyników.
Steven Bao
Kierownik programu badań i rozwoju @ Atlassian
Steven Bao jest kierownikiem programu badań i rozwoju w Atlassian, który z wielkim zaangażowaniem dba o rozwój naszego zespołu Atlassian i uwalnianie drzemiącego w nim potencjału.
