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项目状态模板

作者: Arizona State University

使用 Confluence 和 Jira 数据轻松向团队传达最新项目状态

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项目状态模板

亚利桑那州立大学 (ASU) 项目管理办公室 (PMO) 创建了此模板,目的是以标准化的方式向他们的利益相关者传达最新项目状态。了解这家大学是如何使用模板的,然后根据您公司的需求进行自定义。创建您认为适合状态报告的 Jira  事务类型或字段。为团队自定义模板后,将它保存为新模板。之后,项目经理只需针对具体项目在 Confluence 宏中编辑 JQL 并替换项目密钥即可。

如何使用 项目状态 模板

第 1 步:将 Jira 和 Confluence 设置为配合工作

项目状态模板与这家大学 PMO 的 Jira 项目密切相关,均采用相同的结构。在这个结构中,有一个名为“PMO 项目”的特定事务类型,用于收集元数据,包括项目经理和发起人的姓名、项目状况、限制和状态等。这类信息用于更新 Confluence 模板中嵌入的 Jira 宏,让利益相关者简单了解项目进度。每个项目只有一个 PMO 项目事务,内容均由项目经理负责填写。

第 2 步:为更新添加摘要

ASU 还自动填充了模板的摘要部分,方法是在 PMO 项目事务中创建两个自定义字段:“状态记录”字段和“限制”字段。然后,他们采用了 Confluence 中的 Jira 宏,以便仅将这些字段插入摘要表。 

要创建适合您自己的内容,请在相应列中将显示设为仅显示“状态记录”和“限制”(或您设置为状态摘要的自定义字段)。完成设置后,项目经理只需将 JQL 宏中的项目密钥替换为自己的即可。 

借助数据自动填充功能,项目经理扫一眼便能轻松指定项目状态(绿、黄或红)。

第 2 步:为更新添加摘要

第 3 步:嵌入您的 Jira 报告

使用 Jira 报告宏可以显示项目中的所有事务,然后让项目经理将项目密钥替换为自己的。您可以在 ASU 示例中看到,该团队已经在其中设置了其 PMO 项目事务类型,并显示自定义字段摘要、状态、开始日期、结束日期和描述。

第 4 步:显示您的成果、后续步骤和风险

向利益相关者提供您最新成就的概述、后续步骤以及风险或问题。同样,ASU 使用每个 PMO 项目中存在的事务类型。 

成就列,ASU 使用 JQL Project = "ATL" AND Resolution changed to Done during (-7d, now())来添加最近 7 天以来已解决的任务。 

后续步骤列使用 JQL:Project = "ATL" AND issuetype != "PMO Project" AND Resolution = unresolved 获取仍未解决的任务。 

风险问题也可以通过自定义事务类型提取。

第 4 步:显示您的成果、后续步骤和风险

第 5 步:保存此模板,留作己用

为团队设置好模板之后,您可以保存模板当作自己的模板使用,这样一来,项目经理只需更新其项目密钥即可开始。提供一个位置,利益相关者和团队可用一种标准化的方式获取所有项目的更新。


亚利桑那州立大学是一所公立研究型大学,在创新方面在美国排名第一,致力于教育普及和学术卓越。

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