持续改进流程：关键步骤、方法与优势

持续改进是一个持续进行的过程，包括分析绩效、识别机会，并对流程、产品和人员进行渐进式调整。通过分析和优化流程，您的公司可以节省时间并提供整体更优质的产品。

为什么持续改进对组织发展至关重要

采用持续改进方法的组织能获得显著的竞争优势。当团队定期审查流程并进行渐进式调整时，效率会自然提升。

曾经需要数小时完成的任务如今可在几分钟内搞定，阻碍整个项目推进的瓶颈也会不复存在。质量提升是另一项重要益处。

通过持续优化工作方式，公司能为客户提供更优质的产品和服务，这通常会实现客户满意度提高、客户忠诚度增强以及营收增加。

当员工参与到改进举措中时，其敬业度也会得到提升。当团队成员能够对自身工作方式发表意见，且看到自己的建议被采纳实施时，他们会更愿意为公司的成功倾注心力。

这就形成了一个良性循环：敬业的员工提出更多想法，进而催生更完善的流程和更高昂的组织士气。

将持续改进融入您的日常工作生活，需要采用能帮助您培养改进思维的工具与实践方法。持续改进的最佳工具是那些能融入到实际工作中的工具。

1. Plan-Do-Check-Act（计划-执行-检查-行动）原则 (PDCA)

计划-执行-检查-行动 (PDCA) 是持续改进模型中使用最广泛的工具之一。

• 计划是您发现机会并规划变更的契机。“执行”是指小规模实施变更。

• 检查是使用数据分析变更结果并确定变更是否有效的流程。

• 行动是指您更广泛地实施变更并继续评估结果。如果一个阶段不起作用，只需重新开始即可。

软件团队在通过“功能标记”发布新功能时会执行 PDCA 循环。功能标记是指在有限测试中，向一小部分真实客户推出新功能的过程。

测试旨在确定测试客户是否比没有新功能的客户更成功。检查用户数据后，团队采取行动，向所有人推出该功能

2. 五问法分析

事实证明，当幼儿们不断向父母追问“为什么？”时，他们会有所发现。五问法是一种常用的根本原因分析方法，通过持续追问“为什么”，往往在五次以内就能找出问题的根本原因。

3. Kaizen 和 Kata

追求最大灵活性的团队可以将其流程立足于 Kata 和 Kaizen 改进方法。Kata 是一套四步流程，用于为动态问题制定解决方案；而 Kaizen 的十大原则为培育持续微改进文化提供框架。两者结合，能鼓励团队不断试验、学习，并逐步完善自身方法。

使用看板模板来跟踪您完成这四步的进度将有助于您的团队保持正轨。

4. 精益制造

精益制造基于精益原则，它可消除时间和资源浪费，确保项目按时完成并交付。精益方法围绕五个关键原则展开：

1. 定义价值

2. 映射价值流

3. 创建流程

4. 形成拉动

5. 追求完美

亚马逊是精益流程改进的典范。其工作区经过合理规划以实现生产力最大化，且亚马逊销售或配送的产品均已提前打包完毕，随时可发运。

精益方法的另一个案例是阿迪达斯采用的门店直送模式：既确保消费者能选购丰富鞋款，又维持各门店的低库存水平。当消费者需要某款缺货鞋款时，该商品可直接配送到指定阿迪达斯门店。

利用精益项目管理软件，助力公司获得这些优势。

5. 全面质量管理 (TQM)

全面质量管理 (TQM) 是一种持续改进方法，它可提高客户满意度和员工参与度。

通过让每个人都参与到质量提升实践中，公司可减少错误并改进基本流程。这是持续改进的核心和灵魂所在，并可最大限度地减少错误、简化流程，从而提高质量。

6. 敏捷

敏捷方法是一种项目管理方法，它会将较大的项目拆解为较小的若干部分（称为冲刺）。每个冲刺阶段结束后，团队均需进行冲刺回顾，以便为下一个冲刺阶段做出改变和改进。

敏捷项目管理依赖协作和适应性，会根据获取的结果和反馈进行调整。使用 Agile 工具的团队能更有效地跟踪进度，并基于数据决定下一步的改进方向。

通过监控速度和燃尽率等敏捷指标，组织可以识别模式并优化工作流，以获得更好的结果。

7. 看板方法

看板方法可帮助团队将工作流可视化，避免团队不堪重负，并提高效率。其核心是看板原则围绕工作流可视化展开，涵盖冲刺待办事项、当前工作和已完成工作。

采用这些原则可帮助您保持工作稳定推进，而不会让自己不堪重负或无法在截止时间之前完成。需了解的四项核心看板指标如下：

1. 提前期

2. 周期时间

3. 进行中的工作

4. 生产量

作为一家企业，持续改进周期可帮助您做出改变，从而提高员工满意度、效率和整体质量。持续改进流程的部分主要优势如下。

简化操作以提高效率

当您有很多事情要做时，节省一点时间就能带来很大的不同。持续改进可以简化流程，提高工作效率，这意味着您可以在相同的时间内完成更多的工作。

通过主动参与调动员工积极性

通过让员工参与到持续改进流程中，可让您的团队更多地参与其中，并提高员工的参与度。丰田于 1951 年推出创意提案制度，正是通过持续改进来提高员工参与度。

通过简化流程减少浪费

精益方法等持续改进方法通过精简各流程中的冗余环节来减少浪费。如果能将一个流程简化为若干简易步骤，就能节省时间并完成更多工作。

通过消除低效环节降低成本

消除和简化低效流程可实现成本节约。在制造中应用精益原则意味着可在整个制造过程中节省时间和资源。改善供应链管理可降低仓储与运输成本，从而提高利润。

通过优化提升产品与服务质量

持续改进意味着持续优化细微流程，久而久之便能强化整体产品或服务质量。通过简化流程，用更少的资源完成更多的事情，您便能为每位客户提供更优质的产品和服务。

实施持续改进无需彻底革新现有流程。归根结底，您需要构建一套能随时间累积动力、并在整个组织内实现持久变更的方法。

第 1 步：通过数据和反馈识别改进机会

任何持续改进过程的第一步都是明确调整方向。需从运营、客户及员工等核心渠道收集数据。

运营数据可能显示部分任务耗时持续超出预期，而客户反馈则能暴露服务交付中的痛点问题。同时切勿忽视团队成员的洞察信息。

实际执行者往往能发现管理层忽略的问题。要从这些信息中梳理出共性规律。

客户是否在反复抱怨同一问题？某些流程是否频繁造成瓶颈？这些反复出现的问题是您最佳的改进目标，因为解决它们将对整体绩效产生显著影响。

第 2 步：设定清晰可衡量的目标，确保责任明确并提升积极性

确定需要改进的问题后，您必须明确成功的标准。“提升客户服务质量”这类模糊的项目目标无法为任何人提供清晰的努力方向。

相反，应设定具体目标，例如“将客户响应时间从 24 小时缩短至 8 小时”或“在未来一个季度内将产品缺陷率降低 20%”。

确保您的目标在利用现有可用资源的情况下能实现。设定无法实现的目标只会打击团队积极性，让所有人陷入失败的困境。

将改进目标与业务优先级直接挂钩，让每个人都明白这项工作的重要性，以及它与公司大局的关联。

第 3 步：设计与目标一致的可执行改进举措

接下来是规划阶段，您需要明确如何实现这些目标。这可能包括开展小型试验、调整现有流程，或实施新的工具和系统。

具体说明要做什么、每个人负责哪部分工作，以及各项任务的完成时限。切勿试图一次性解决所有问题。

挑选几项能直接解决第 1 步中已识别问题的高影响力举措。为每项举措分配明确的负责人，并在启动前确保所需资源全部到位。

第 4 步：执行改进计划并基于洞察信息优化策略

这是付诸实践的阶段。开始执行计划，但切勿置之不理。

密切关注进展情况，将实际结果与先前设定的目标进行对比。如果某项举措未达到预期效果，不必犹豫，及时调整方法。

持续改进的核心在于迭代。尝试某项举措，观察其效果，再根据所学经验进行调整。有时首次尝试未必能达成目标，这完全正常。

第 5 步：将改进措施标准化，制定明确的 SOP 并确保一致性

一旦证实某项改进确实有效，就需要将其固定下来。这意味着要清晰记录新流程，让所有人都明确知道如何正确执行。

制定标准操作程序，并确保团队在需要指导时能够随时获取。此阶段的目标是防止退回旧有工作模式。

如果改进措施未得到妥善记录和标准化，团队往往会逐渐恢复以往的工作方式。将成功的变革纳入日常例行工作，然后重新启动整个周期，寻找下一个改进机会。

持续改进是敏捷方法的核心原则，而 Jira 正是为敏捷团队而设计。通过待办事项列表和冲刺，您可将大型项目拆解为更小的部分。使用 Scrum 或看板，您可以将这些项目组织成更易于管理的模块。

Jira 提供各种事务类型，如缺陷、任务和子任务，可满足不同项目需求。借助可定制化工作流，您可将 Jira 适配到您特有的工作流，而实时洞察信息则有助于您更好地了解速度、工作效率和其他指标。

您甚至可将第三方平台的数据直接导入 Jira，从而全面了解团队所依赖的来自其他系统的相关数据和信息。

想进一步了解 Jira 如何帮助您专注于持续改进并做出必要改变以保持敏捷性？立即试用 Jira Scrum 板。

持续改进的最佳实践有哪些？

有几种方法可让持续改进在公司中发挥作用。其中部分最佳实践包括：

• 经常沟通

• 确定并验证优势

• 关注影响业务的指标

• 收集改进想法

• 使用想法漏斗

• 对项目进行每周回顾

让每个人都参与进来是长期保持持续改进的绝佳方法。您可对新员工进行持续改进方面的培训，并利用持续改进计划让员工的职业生涯更上层楼。

持续改进有哪些示例？

Amazon 是业内持续改进的最佳典范之一。Amazon 采用精益方法来优化仓库，简化运输流程。该公司还采用特有方法，而此方法注重长期客户满意度而非短期收益。

Apple 公司开展了广泛的用户研究，以了解大众对 Apple 产品的褒贬之处。这些研究有助于不断改进 Apple 产品，从而增加新功能来确保 Apple 在科技界始终位列前茅。

持续改进的主要目标是什么？

持续改进的主要目标是通过细微的渐进式变革来实现公司转型。此举可提高员工敬业度，提升生产力和效率，并提高客户满意度。当您坚信自身始终存在成长空间时，便能发掘新的发展机遇，并优化业务。