看板卡片

使用看板时,通过看板卡片可视化您正在进行的工作。

Max Rehkopf 作者:Max Rehkopf
浏览主题

摘要:看板卡片是工作项目的可视化表现。它是看板的重要组成部分,看板是一个工作管理框架,有助于您可视化工作、限制正在进行的工作并最大限度提高效率。

20 世纪 40 年代,当丰田希望改进其制造流程时,它使用卡片来可视化地跟踪工作。与众所周知的便利贴没什么不同,这些卡片帮助丰田改进了制造工艺。20 世纪 90 年代开发看板方法时,看板卡片成为一种使用相同视觉信号方法进行知识工作的方式,看板卡成为工作过程中不可或缺的一部分。

什么是看板卡片?

看板卡片是工作项目的可视化表现。看板卡片是看板方法的重要组成部分,看板是一个工作管理框架,有助于您可视化工作、限制进行中的工作并最大限度提高效率(或流程)。每个看板卡片都代表着一个会经历不同完成阶段的工作项目,它们要么呈现在物理看板上,要么呈现在虚拟看板上。

要了解什么是看板卡片,可以想象软件开发团队也会使用便利贴在白板上代表其工作项目。团队在处理缺陷和功能时,也会将便利贴在标有“优先”、“设计”、“开发”、“测试”、“封闭”和“完成”的列之间移动。

例如,当设计人员具备相关能力后,他们会将看板卡片从“优先”拉动到“设计”,当开发工作准备就绪后,开发人员会将完成的卡片从“设计”拉动到“开发”。看板卡片可以跟踪工作项目在这些阶段的进度,以便团队随时都能了解任何工作项目的历史记录和状态。

显示看板卡片及其关键组件的图形 | Atlassian 敏捷教练

看板卡片简史

看板是一个日语词,意思是“视觉信号”或“信号板”。20 世纪 40 年代末期,丰田公司的工业工程师 Taiichi Ohno 在想办法改善丰田的制造工艺时,提出了看板卡片的概念。

Ohno 在研究期间,在一家美国超市的过道发现了一些有趣的现象。这家超市不会时时刻刻保持库存充足(这样需要花费大量的时间和精力),而是只会在看到一个货架快空了之后,才会重新补货。然后,商店只会按照客户对相应产品的即时需求,补足相应数量的商品。

Ohno 预感到,这种实时 (JIT) 交付将彻底改变制造业的供应链。摆在眼前的第一个挑战是弄清楚如何可视化工厂车间的很多制造流程。他用看板卡片实现了这一目的。

每个零件箱都附有一张看板卡片,每当库存低于看板卡片上的数量时,看板卡片就会向工人发出警示信号。这时就会触发补货流程,工厂便会将附有看板卡片的空箱发给供应商。

通过参考卡片(其中包含有关零件规格、所需数量和预计交货时间的信息),供应商可以快速完成订单,并将附有看板卡片的补货箱发回工厂车间,实时保持生产周期的运转。

近半个世纪以来,这种生产系统一直是丰田成功的“秘密武器”。公司于 20 世纪 90 年代开始公开其系统的详细信息,引起了人们的注意。

商界的思想家们将丰田生产系统提炼成一套名为“精益制造”的流程。20 世纪 90 年代,随着科技公司开始蓬勃发展,管理顾问 David J. Anderson 创建了看板方法。该方法将精益技术引入了信息技术和软件开发等更加无形的知识工作领域。

看板卡片的用途

看板卡片很快演变成一个可视化工件,用于在工作项目随着工作流流动时进行跟踪。看板卡片的核心是通过帮助团队成员以可视化方式传达和分享信息来鼓励团队合作。

借助看板卡片,团队可以:

  • 一眼看清工作项目的重要信息。每个看板卡片一般都带有一个简短的工作项目说明,同时注明其负责人、到期日期和状态。卡片上还可包含其他信息,比如指向源文档的指针,或阻碍项目推进的事务列表。
  • 顺利而高效地提供可交付成果。看板卡片鼓励团队就每个职能领域建立明确且一致的期望。当需要将工作项目从一种状态过渡到另一种状态时(例如从规划阶段过渡到实施阶段时),透过这些明确的策略,可以清楚地看到接下来的负责人是谁以及后续要执行哪些步骤。
  • 提高效率。使用看板卡片可以轻松跟踪提前期,即一个工作项目从开始到结束所花费的时间。看板卡片以及看板可帮助团队发现工作流中的瓶颈并简化其流程。大部分团队都会努力缩短其提前期,这也意味着需要加快其工作速度!

看板卡片的优势

除了很容易就能做到井然有序外,看板卡片使用起来也非常有趣。我们来看看现实 — 以如此清晰而实际的方式跟踪进度着实令人满意。

看板卡片还具有其他很多优势:

1. 使用看板卡片可以轻松检测出效率低下的问题。

我前面提到,因为看板卡片非常直观,所以只需瞄一眼看板,很容易就能判断工作进程中的某个步骤是在什么时间出现问题的。

如果软件开发团队在“测试”列的卡片数量始终为“设计和开发”列的两倍,则团队成员很快就能发现这一视觉队列。可能团队需要更多的测试人员,也可能测试阶段的标准出现了问题。

借助看板方法,问题立即就能显现出来,因而出现问题时,很容易就能发现和消除问题。这就是看板迷们在谈论“持续改进”时指出的一点。

2. 看板卡片有助于准时交付。

开发看板卡片旨在持续跟踪库存水平,防止物料堆积。制造业至今仍在出于这一目的使用看板卡片,但这种“实时”方法同样也适用于其他行业,比如软件开发行业。相比将汽车零件堆积到车间,将软件功能堆积到某一个开发阶段也好不到哪里去。

团队避免项目停滞的一种方法是设定在制品 (WIP) 限制。团队需要限制在工作流的任一阶段可同时处理的看板卡片数量。当一列的数量超过上限时,团队要共同努力先完成这些项目,然后才能开始新的工作。由此可以确保所有工作不断向前推进。

3. 看板卡片鼓励团队间的协作。

看板的一大优势是其具有共享的特点。当卡片从一列移到另一列时,通常也会从一个工作人员传递到另一个工作人员,或者从一个团队传递到另一个团队。使用看板,即使每个人负责流程中的不同部分,看到的内容也都是一样的,因为此系统高度透明。只需瞄一眼其他团队的列和卡片,很容易就能了解其他团队的工作流。出于这一原因,看板方法是克服孤岛心态的一个妙方。

数字看板卡片

物理看板卡片拿取和移动起来都非常有趣,但如果您的团队成员不是都在一起工作怎么办?没关系,还有很多软件工具(比如 Jira SoftwareTrello)可帮助您轻松设置数字看板,并填充数字看板卡片。

Trello 面板上显示的数字看板卡片 | Atlassian 敏捷教练

除了可为远程团队提供协作支持外,数字看板卡片相比物理卡片还有很多优势。Jira 和 Trello 看板卡片高度可定制。比如,您可以显示或隐藏卡片上的选定信息字段,还可以添加动态内容(如注释、附件或其他卡片的链接)。大部分看板软件经过设置,均可在卡片得到重新分配后、移至工作流的不同阶段或经历其他更改后发送电子邮件通知。

软件工具还可帮助团队更好地了解其工作效率。像 Jira Software 之类的工具可跟踪一些重要指标,供看板团队用于改进流程。动动手指就能分析订货交付时间、在制品和累积流程图,真的是太方便了。

不过,数字化也有一些微小而不容忽视的劣势!看板的目的是让工作可视化。现在,看板从丰富多彩的白板或墙壁搬到了计算机上。我总喜欢说:“在巨幅滚动的白板上,想打开新的标签页是不可能的!”

看板卡片的常见用途

看板方法用途广泛,并且能够轻松适应不同的领域和职业。我们已经提到了它在几个行业中的应用。比如,在制造业,它可以简化流水线上零件的补货流程;在零售业,它可以帮助员工跟踪和履行订单。在医疗行业,看板卡片可用于监视医疗用品。

看板在客户服务中也大有用处。许多服务团队都将开始使用服务台软件,比如 Jira Service Management。这些应用可以获取客户反馈并自动创建看板卡片,以便服务团队采取行动。

在软件行业,看板卡片被用于促进持续交付,团队可在快速发布周期频繁发布小的更新,避免缺陷修复和功能累积成大范围且经常存在问题的“大爆炸式”发布。

开始使用看板卡片

无论您在哪个行业,看板卡片都可以帮助您整理工作项目并提高工作效率。希望在此过程中,您的团队成员能够充分利用看板在持续改进、透明度等方面的价值。

开始之前,请先阅读我们的看板看板概述。不要忘记,看板支持持续改进和不断变革,因此您在此过程中随时可以做出调整。