工作范围:创建和管理策略

Atlassian 作者:Atlassian
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如果说项目管理是一个由时间线、资源和目标组成的复杂舞蹈,那么工作范围 (SoW) 就是让每个人的舞步都保持协调一致的舞蹈编排。它可以最大限度地降低风险,促进协作,并确保所有利益相关者对项目目标和期望达成一致的理解。

本文将回答“什么是工作范围?”的问题并分享如何逐步创建 SoW(提示:使用项目计划模板)。还将讨论设定工作范围如何最大限度地降低风险和改善沟通。

了解工作范围

项目规划中,SoW 指示哪些任务属于项目和哪些不属于项目。它为参与该项目的每个人指明了正确的方向。在制定项目计划时,SoW 通过设定期望和界限,确保项目利益相关者之间保持一致,从而提供清晰的阐述。

工作范围的关键组成部分

SoW 讨论项目将实现的总体目标、项目将产生的结果以及相关方产生结果的时间。

工作范围的以下关键组成部分提供了对项目成功至关重要的细节和规范。它们概述了指导项目执行的总体目标、具体目标、可交付成果、角色、职责和时间线。

项目目标和可交付成果

项目目标和可交付成果是项目想要实现的具体目标和切实成果。它们为项目提供了明确的目的和方向。定义这些内容可确保团队中的每个人都了解项目的目标和预期结果。使用工作范围模板可以简化此流程。

假设有一个网站重新设计的项目。目标是改善用户体验。可交付成果可能包括重新设计的网站布局和结构、更新的内容和改进的站点导航。

包含项和排除项

为防止范围蔓延,需要指定项目包含的内容,例如对任务的期望、职责和必要的资源。另外,还要说明项目不包含的内容。这种清晰的说明可以消除模糊性,使项目不偏离方向。

在这个假设项目中,包含项可能是移动响应能力、内容创建和质量保证测试。排除项可能是持续的内容更新或域名注册。

项目界限和限制

SoW 应定义限制,例如预算、资源和品牌准则。

例如,网站重新设计的预算不得超过 30,000 美元。团队(项目经理、网页设计人员、开发人员和内容撰写人员)必须使用特定的配色方案和宣传信息。

项目假设

项目通常依赖对环境、资源或条件的某些假设。陈述这些假设是为了管理期望并降低与不可预见的变更相关的风险。

在重新设计网站时,常见的假设可能包括:

  • 服务器基础架构和托管服务的可用性
  • 内容管理系统兼容性
  • 可供迁移的可访问数据和资产

时间线和里程碑

制定包含关键里程碑和截止时间的项目时间线,以使项目按计划进行并与其目标和可交付成果保持一致。里程碑是进度标志,可以帮助团队监控项目完成的旅程。

下面是一个网站重新设计项目的时间线示例,其中包含里程碑:

  • 第 1-4 周:启动项目,设计和开发网站布局。
  • 第 5-8 周:创建和开发内容。
  • 第 9-12 周:测试、调试和发布网站。

如何创建工作范围

在创建 SoW 时,请向关键利益相关者征询意见和建议。请记住,协作是将一切凝聚在一起的粘合剂。它提供了清晰度和透明度,确保与业务目标的一致性,并增进了利益相关者之间的共同理解。

以下是创建强大 SoW 的方法:

  1. 收集信息:向不同的团队成员和利益相关者(从客户到项目经理)征询有关基本项目细节、需求和目标的意见和建议。
    内行人提示:使用预先配置的模板创建 Confluence 页面,用于收集客户需求。客户可以填写该页面,Confluence 会自动整理信息供项目团队访问。团队还可以根据他们的合作方式设计自己的模板。Confluence 页面还与 Jira Software 和 Jira Work Management 相集成,使您可以轻松地促进文档控制并在整个流程中保持团队的一致性。
  2. 定义目标和可交付成果:确保团队成员和利益相关者之间保持协调一致。
    内行人提示:通过在 Jira Software 中将项目目标分解为用户故事和任务来定义项目目标。在这种敏捷项目管理方法中,用户故事可以代表高级项目目标,而任务可以代表具体的可交付成果。将这些分配给相应的团队成员,然后使用 Jira 面板来可视化进度。
  3. 指定包含项和排除项:这有助于防止项目期间出现误解和范围蔓延。
    内行人提示:在 Jira Work Management 或 Jira Software 中创建任务,以跟踪项目范围的变更和更新。在 Jira 中将范围外的功能请求记录为任务。
  4. 设定界限和限制:所有利益相关者都应了解预算限制、资源限制和其他外部因素。
    内行人提示:创建专用 Confluence 页面或版块来记录项目的预算和资源。
  5. 状态假设:讨论假设可能如何影响项目范围。这种清晰度有助于避免未来的潜在问题。
    内行人提示:将记录假设的 Confluence 页面与相应的 Jira 事务关联起来。
  6. 创建时间线:共享的时间线有助于使项目按计划进行。
    内行人提示:在 Jira Software 或 Jira Work Management 中为项目里程碑和各任务创建事务。指定负责人、到期时间和依赖关系。使用像 Jira Software 这样的路线图工具,该工具包含为项目创建甘特图的功能。

明确定义的工作范围所带来的优势

明确定义的工作范围是项目的基石,可带来许多优势,包括:

  • 通过提供清晰的文档最大限度地降低风险:项目团队可以主动应对挑战,降低发生可能使项目脱轨的意外问题的可能性。
  • 改善团队成员和利益相关者之间的沟通:详细的 SoW 是所有项目相关信息的中心参考点。
  • 加强项目团队协作:团队目标明确,可以协调一致,紧密团结,并贡献自己的专业知识。
  • 高效分配资源:项目经理可以为特定任务指定合适的团队成员,分配预算资源并轻松管理时间线。
  • 明确的界限,避免范围蔓延:防止未经授权的变更或增加,确保项目按计划进行并控制预算。

工作范围示例

以下是本文中讨论的假设网站重新设计项目的 SoW 示例:

示例项目:XYZ 公司的网站重新设计

项目目标和可交付成果:

  • 目标:重新设计 XYZ 公司的网站以改善用户体验。
  • 可交付成果:
    • 重新设计的网站布局和结构
    • 更新的内容,包括文本和图片
    • 集成用户友好的内容管理系统 (CMS)
    • 实施响应式设计以实现移动兼容性
    • 改进站点导航和用户界面 (UI)

包含项

  • 网站重新设计和开发
  • 内容创建和迁移
  • CMS 集成
  • 移动响应能力
  • 搜索引擎优化
  • 质量保证和测试

排除项

  • 本工作说明书中未指定的任何其他功能
  • 发布后的内容持续更新
  • 托管和域名注册(由客户单独处理)

项目界限和限制

预算:50,000 美元

  • 时间线:从项目启动到网站发布为期 12 周
  • 资源:项目经理、网页设计人员、开发人员和内容撰写人员
  • 该网站必须遵守客户现有的品牌准则。

项目假设

  • 客户将提供所有必要的内容和图片。
  • 批准后,客户不会对项目范围进行任何重大变更。
  • 客户将在发布前执行用户验收测试 (UAT)。

时间线和里程碑

  • 第 1-4 周:项目启动、设计和布局开发
  • 第 5-8 周:内容创建和开发
  • 第 9-12 周:测试、调试和网站发布

下面是负责软件开发项目的团队的另一个示例。以下工作范围将指导软件增强项目,确保所有利益相关者都清楚地了解该项目的目标、边界和期望。

示例项目:客户关系管理 (CRM) 软件增强

项目概述:该项目旨在增强和扩展现有的 CRM 软件,以改善客户关系管理,简化流程并提高效率。其中包括前端用户界面改进和后端功能增强。

项目目标和可交付成果

  • 开发具有数据可视化功能的用户友好型仪表板,以提高用户参与度。
  • 实现自动电子邮件通知功能以便客户采取后续行动。
  • 为现场销售团队创建 CRM 的移动应用版本。
  • 与外部数据源集成以进行实时更新。
  • 增强用户访问控制和安全功能。

包含项

  • 用户界面和功能的设计和开发
  • 测试和质量保证
  • 新特性和功能的文档
  • 部署期间的用户培训和支持

排除项

  • 任何硬件采购或升级
  • 基础架构的重大变更

项目界限和限制

  • 在分配的预算和时间线内完成项目。
  • 项目必须与现有的 IT 基础架构兼容。
  • 项目团队必须使用当前的 CRM 数据库结构。

项目假设

  • 当前的 CRM 软件许可证涵盖增强功能。
  • 有用于软件扩展所必需的服务器资源
  • 有集成所需的用户数据。

时间线和里程碑

  • 项目启动:1 月 1 日
  • 用户界面设计完成:2 月 28 日
  • 移动应用开发完成:4 月 14 日
  • 集成测试:6 月 12 日
  • 项目完成和部署:7 月 7 日

使用 Jira Software 管理工作范围

精心设计的 SoW 对于成功的项目管理至关重要。它可最大限度地降低风险,增强沟通,并促进有效的资源分配。Jira Software、Jira Work Management 和 Confluence 可以通过强大的任务跟踪、协作和报告功能进一步简化项目管理流程。

  • 任务跟踪:Jira Software 使项目经理能够创建、分配和跟踪与 SoW 相关的任务。团队成员可以轻松更新其任务的状态,确保实时了解项目进度。任务跟踪可最大限度地减少错过截止时间的可能性,并有助于使项目按时间表进行。
  • 协作:协作是这些工具的核心。Jira Work Management 和 Jira Software 使团队成员和利益相关者能够在集中式平台上进行沟通、共享更新和讨论项目相关事宜。Confluence 还为创建和共享项目文档提供了协作环境。
  • 报告功能:报告对于监控项目运行状况和绩效至关重要。Jira Software 和 Jira Work Management 提供了内置的报告功能,使项目经理能够生成各种报告,包括进度报告、燃尽图和冲刺摘要。这些报告提供了有关项目如何与 SoW 保持一致的重要洞察信息,有助于确定潜在问题或需要改进的领域。Confluence 支持创建全面的项目文档,团队可以出于报告目的访问和共享这些文档。

工作范围:常见问题

如何应对范围蔓延?

范围蔓延是由项目执行过程中未经批准的更改、添加或引入的功能造成的。这些变更导致时间线延迟和成本增加。要应对范围蔓延,请执行以下操作:

  1. 在 SoW 中明确定义项目期望。
  2. 实施变更控制流程。
  3. 与利益相关者保持开放的沟通。
  4. 记录所有变更和批准。

没有明确的工作范围会带来什么风险?

没有明确的 SoW 的一些常见风险包括:

  • 范围蔓延。没有明确定义的 SoW,就没有明确的参考点来评估变更对时间线和预算的影响。
  • 团队成员之间感到困惑。如果不精确定义谁负责哪项任务,那么团队成员的工作可能会重叠,他们会将时间浪费在不必要的工作上,或者错过基本的可交付成果。这可能会扰乱工作流程,阻碍协作,并导致团队成员感到沮丧。
  • 项目延迟完成。当有新的要求或期望时,它们会扩大项目的界限。界限的扩大通常会导致要在最初设计的时间范围内容纳更多的工作,从而造成延迟。

在管理工作范围方面有哪些挑战?

在项目的整个生命周期中管理工作范围面临着多项挑战。

  1. 使利益相关者在项目目标上协调一致:看法和期望不同可能会使流程复杂化。
  2. 收集完整的需求,同时对细节一丝不苟:信息缺失或不明确可能导致误解和错误。
  3. 管理资源限制:项目经理必须保持灵活性,并在需要时重新分配资源。

强大的变更控制流程通过保持开放的沟通来帮助控制范围变更。此过程有助于防止误解并促进团队成员和利益相关者之间的协作。

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