什么是精益方法?

Atlassian 作者:Atlassian
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项目经理就像美国宇航局的任务控制专家一样,必须跟踪多个方面来确保他们的团队顺利交付项目,只不过美国宇航局管理的是航天器,而项目经理监控的是可交付成果。

精益方法可以帮助防止发生类似于阿波罗 13 号灾难的项目管理灾难,使您能够在预算范围内按时交付项目。

精益方法促进了持续的渐进式调整流程,通过优化团队资源和工作以及支持团队高效且有效地工作,显著加快了产品交付。

在本文中,您将详细了解精益方法、其优势以及 Jira Software 如何帮助您实施其原则。

精益方法的发展历史

精益方法旨在通过持续改进来全面优化团队的流程和产出。如果做得好,精益方法可以让团队高效地为客户创造价值。

丰田创始人丰田喜一郎在第二次世界大战后开发了精益方法,以节省资源和消除浪费。在观察了超市商品购买和补货的过程后,他构想出了准时化概念,这一概念侧重的是生产客户确切需要的产品。

丰田的概念演变为丰田生产体系,最终成为精益方法。精益方法从这些小小的开端逐渐发展成为敏捷项目管理的基础,包括软件开发、建筑和医疗保健在内的若干行业现在都在使用精益方法。

精益方法概述

精益方法建立在两大支柱之上,即持续改进和对人的尊重,它们为所有精益项目提供了框架。

  • 持续改进:持续的反馈循环可帮助团队对流程、产品和人员进行渐进式更改,以持续改进系统。通过识别、评估和修改现有的流程或系统(采用循序渐进的方式),团队可以消除浪费并提高整体效率。
  • 尊重:经理认可并尊重团队的贡献和客户反馈,并认真对待他们的见解和想法。精益经理以最有效的方式将工作分配到整个工作流程中,并鼓励密切协作,从而为客户提供最大价值。

通过将这两个因素融入到每一步中而形成了精益方法的核心原则。

精益方法的原则

考虑您的工作将会对客户体验产生的影响至关重要。为此,您必须遵循精益方法的五项核心原则,这些原则可以帮助团队组织任务并为项目经理提供监督。这五项核心原则包括:

1. 确定价值

要为客户创造价值,您必须首先了解他们的需求。因此,您必须:

  • 直接与客户接触,了解他们的痛点。
  • 确定您的产品如何帮助缓解这些痛点。

然后,您需要定义产品在满足客户需求方面的价值,并与您的团队就此进行沟通。为此,您可以围绕团队的工作如何影响客户体验来制定工作框架,并研究可帮助您的团队为客户创造价值的最佳工具。

确定价值可确保您的团队仅构建能为客户增加价值的功能,从而节省时间和资金。

2. 绘制价值流图

提供优质客户体验所需的活动构成了价值流的一部分。绘制价值流图使用图表来帮助可视化项目流程,从而辅助价值流管理,这对于消除浪费至关重要。

绘制价值流图涉及以下活动:

  • 找出问题并选择合适的团队:确定客户的主要痛点,然后选择具备解决这些问题的技能的团队。
  • 限制并绘制流程:将项目范围限制在必要的活动。然后,您可以使用 Jira software 中的 Scrum 板模板来绘制流程,并为每个可交付项设置日期。
  • 收集数据:有效的项目管理要求项目经理跟踪使用的资源,例如团队在项目上所花的时间。
  • 评估和调整:为确保持续改进流程,需要不断评估流程以回答“是否有更好的实现方法?”这一问题。

3. 创建流动

流动状态是指我们处于最佳状态的时刻,此时一切都在顺利推进,以至于我们都没有注意到时间的流逝。就工作而言,创建流动状态可以提高团队的参与度和绩效。

团队流动反映了价值流的效率,您可以使用持续的反馈循环对其进行持续微调。精益方法需要流畅而连续的流动,以减少延误并最大限度地减少交接时间。您可以通过实施以下措施来改善团队的流动:

  • 跨职能协作:孤岛是精益方法的克星。您的团队应参与整个流程,并在必要时与其他团队合作以完成任务。这可能涉及及时了解客户成功并征求他们对客户痛点的意见。奖励:你的团队可以通过这种协作来提高他们的技能,因为他们将获得更多关于其他部门运作方式的知识。
  • 任务跟踪看板或 Jira Software 中的看板模板可以帮助您分配任务、可视化工作和协调团队。这些卡片是跟踪整个项目任务进度的好方法。

4. 建立拉动

使用拉动系统,团队仅在客户需要时设法满足客户的需求,根据实际的客户需求而不是预测进行生产。

为了准确评估客户需求,团队必须与客户交流并征求他们的意见。

5. 追求完美

精益方法需要成长型思维,通过持续改进力争达到完美,使用持续的反馈循环帮助项目经理、团队和公司减少浪费并提高效率。

精益方法的优势

作为项目经理,您可能遇到过一两次项目问题,例如等待利益相关者的反馈。如果反馈来得太晚,整个项目就会停滞不前。精益方法有许多优势可以克服这些阻碍,例如:

  • 提高效率:通过绘制价值流图,您可以围绕客户需求开展工作,从而避免在客户不需要的产品和服务上投入工作。
  • 减少问题:精益方法可以缓解诸如缺乏沟通和截止时间不切实际等问题,以免它们变成大问题。在沟通方面,精益方法提供跟踪和透明度,因此每个人都能清楚了解任务、责任和截止日期。由于团队更密切地参与到流程中,因此他们也可以推迟任何不合理的时间线。
  • 降低成本:通过制定明确的计划并消除障碍,生产仅够满足客户需求的产品来节省资金。这样一来,您就不会生产超出必需数量的库存,这对于实物产品尤其重要。
  • 改善客户关系:通过关注客户价值,您可以建立更牢固的客户关系,这对企业至关重要。
  • 持续改进:精益方法的持续反馈循环有助于完善和持续改进流程,从而高效地创造价值。
  • 团队投资:由于精益方法需要您的团队提前多加参与,因此他们会更多地投入到创造成果当中。他们将对自己正在做的事情以及工作的预计完成时间有发言权。毕竟,一支有能力的团队必定是一支敬业的团队。

精益方法的可能挑战

尽管精益方法有许多优势,但仍有一些挑战,项目经理应该认识到这些挑战并学会克服。这些挑战包括:

  • 缺乏管理层的支持:得不到管理层的支持可能会毁掉任何精益团队并成为阻碍。
    • 解决方法:尽早获得团队的支持,并向他们展示精益方法如何发挥作用。
  • 培训不足:未接受过良好培训的团队可能会对产出产生负面影响。如果他们不了解精益流程,如何能指望他们轻松地融入其中?
    • 解决方法:在团队入职时,提供充分的精益方法培训。您可以让团队参加精益认证计划,该计划将提供实操培训。通过认证,您将确信他们对精益方法有了适当的了解。
  • 侧重于工具而不是文化:重工具而轻人会降低团队的参与度。精益方法强调工具,可能会让您的团队缺少人性化,而降低其工作的价值。当一支团队感到不被重视时,他们就不太可能尽力而为。

    • 解决方法:利用精益方法的持续改进理念建立信任文化。提供持续反馈和成长机会表明,作为经理,您关注团队的职业发展。

  • 对指标的关注不足:指标是团队使用精益方法获得改进的关键。
    • 解决方法:注意衡量项目成功的指标,并寻找改进的方面来发展您的团队。

使用 Jira 进行项目管理

精益方法可以加速项目管理,使您和您的团队保持敏捷。这是因为您将专注于消除浪费和持续简化流程。

Jira software 可以通过许多解决方案(例如全面的企业规划工具 Jira Align)来帮助团队坚守精益原则。

Jira Align 允许您可视化团队之间的价值流。有了它,您可以:

  • 设置流程自动化。这可以让您的团队从单调的任务中解放出来,从而可以专注于更重要的任务。
  • 根据业务需求调整工作。通过更深入地了解团队的工作,领导层可以确保其与战略目标保持一致。
  • 跟踪投资。您可以了解正在使用的资源以及在项目上投入的时间。
  • 发现阻碍。您将能够预见潜在的阻碍,以便可以在它们出现之前找到阻止的方法。
  • 提供持续的价值。有了更清晰的洞察力,您的团队将能够始终如一地为客户和整个公司创造价值。

该解决方案也适用于其他方法,例如敏捷方法、Open DevOps 和价值流管理。

精益方法:常见问题

敏捷方法和精益方法之间有什么区别?

乍一看,区分精益方法与敏捷方法似乎很难。虽然两者都注重效率和客户价值,但它们强调项目管理的不同方面。精益方法侧重于消除浪费、流程和创造价值,而敏捷方法侧重于客户、减少不确定性和提供有效的软件。

我们来详细说一下:

  • 重点:作为一种自上而下的方法,精益方法关注的是流程改进。但是,敏捷方法是一种自下而上的方法,将工作分解为较小的迭代循环。
  • 产品交付:精益团队和敏捷团队都快速工作,以尽快交付产品。但是,敏捷方法更注重的反馈,而不是速度。因此,敏捷团队会缩小规模,获取反馈并进行迭代。精益方法侧重于改善整体流程以加快交付速度。
  • 框架:精益方法没有特定的框架,而敏捷方法有。Scrum 和看板是两种敏捷项目管理框架,支持您应用敏捷原则。Jira software 提供 Scrum 模板看板模板 ,以帮助项目经理开始使用敏捷方法。

DevOps 和精益方法之间有什么区别?

DevOps 可在开发团队和运营团队之间建立职能协作,从而加快软件交付速度。这是 DevOps 的核心理念:通过理解和协作的文化持续为企业创造价值。

相比之下,精益方法的核心理念是通过改进流程和消除浪费来创造价值。

精益方法和 DevOps 是以客户为中心的方法,但它们在以下两个主要方面有所不同:

  • 客户价值:DevOps 会创建客户同理心地图,将业务目标构筑为客户价值。精益方法根据需求选择客户价值活动。
  • 重点:DevOps 将开发和运营与文档和协作相结合。精益方法可以优化流程、资源和工作。

此外,DevOps 还会自动执行诸如拉取请求之类的单调任务,《DevOps 初学者指南》对此进行了更深入的探讨。

如果您已使用 DevOps,Open DevOps(由 Jira Software 提供支持的开箱即用 DevOps 基础,采用开放工具方法和自动化),可以帮助您的敏捷团队专注于交付和运行高质量的软件,并确保实施与 DevOps 原则相关的“谁构建,谁运行”实践。

能否同时使用敏捷方法、精益方法和 DevOps?

可以!这些方法相互补充,旨在为客户提供质量和创造价值。DevOps 打破了孤岛以整合开发和运营团队。敏捷方法鼓励持续改进。精益方法将持续改进的理想付诸实践。

同时使用这三种方法将大大加快产品交付和客户价值创造的速度。例如,您的公司可能正在使用所有这三种方法,但不是同步调使用。精益方法可以帮助改进您的敏捷流程,而敏捷的迭代方法可以辅助精益方法的持续改进。借助 DevOps,可以改善交叉协作。

借助这三种方法,您的公司将变得强大,从而通过更有效的实践为客户创造价值。

您可以使用 Jira SoftwareJira Align 将这些方法连接起来,从而在它们之间无缝传递数据。