精益流程改进:它是什么以及如何将其应用到项目中

Atlassian 作者:Atlassian
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持续改进是精益方法的基本原则。精益流程改进侧重于消除浪费活动,以简化公司的流程。它涉及在项目进行期间和完成之后对其进行分析和评估,以确定改进的机会。

这种方法旨在创建一种系统化的方法,使团队能够为客户创造更多的价值。它通过持续的改进周期来实现。通过这种方法,您可以发现机会,规划改进流程的方式,实施变更,并审查这些改进的进展情况。然后,您需要再做一遍。

本文将详细地讲解精益流程改进方法,并将其与其他软件开发方法(例如敏捷和 DevOps 原则)进行比较。

什么是精益流程改进?

精益流程改进旨在消除流程中的无用部分,以便团队只处理能为客户创造价值的任务。它是一个持续改进的循环,可确保团队保持精益。

这不是一种一步到位的方法。它是一种长期的实践,如果整个公司都能采用这种方法,则能获得最佳效果。正确地进行该实践将有助于维持势头并保持项目向前推进。关键目标是创建一种更快地为客户创建价值的系统化途径。

精益流程改进的优势

使用精益方法来改进流程有助于确保公司中的每个人都能为客户提供持续的价值。它将帮助您只构建客户需要的内容,以便您不会浪费时间超量构建或构建根本不需要的内容。这可以为您的公司节省时间和金钱。

精益流程改进具有以下优势:

  • 提高效率:通过分析和改进流程,您可以更好地估计未来冲刺的截止时间和可交付成果。
  • 改善协作:持续改进可促进公司范围的交叉协作。它鼓励团队传达流程改进的问题或机会
  • 提高士气:简化和稳定的流程可以为团队带来更多成功,从而提高士气。
  • 减少浪费:团队只处理必要的任务,从而减少时间浪费。
  • 成长型思维 :精益管理鼓励每个人不断寻求改进。
  • 提高客户满意度:如果公司能始终如一地创造价值,那么客户就会成为其产品的拥护者。
  • 能够保持相关性:能够改变优先级并相应地进行调整可以防止停滞不前。

如何在项目中应用精益流程改进

使用精益原则来改进流程本身就是一个流程。以下介绍如何通过四个简单的步骤将精益流程改进融入到公司中:

1. 确定需要改进的可能方面

召集您的团队,诚实地审视您当前的流程。找出流程不满足团队需求的方面以及可能从改变中受益的方面。

例如,当您从设计转向开发时,可能会遇到持续的障碍。从设计到开发,交付上存在着持续的差距。调查是什么原因导致了该障碍。是沟通不畅吗?是存在技能差距吗?是设计团队需要更多支持吗?

请考虑使用看板(例如 Jira 看板)来可视化工作流程。要找出为什么某个方面行不通,可以使用“五问法”。使用此模板,您可以问五次“为什么”,找出问题的根本原因。根本原因分析模板也可以指导您完成此过程。

2. 确定潜在的解决方案

确定改进领域后,通过征求团队的想法,让团队找出潜在的解决方案。他们的经验通常会使他们想出有效的解决方案。挑战传统的做事方式,努力打破“我们一直以来的做事方式”思维模式。

根据这些潜在的解决方案,确定哪些是可行的。然后,选择重点领域并制定实施这些想法的行动计划。

3. 实施改进

实施变更通常都具有挑战性。从一开始可能就会有人反对,特别是来自元老派的反对。但是,适当的规划和项目协作可以简化这一过程,并帮助团队协同工作。

使用项目计划模板可以确保跨职能协作,因为该模板概述了作战计划并有助于确定实施解决方案的最佳方式。您可以预先规划项目的物流,这样一切都非常清晰。制定计划还可以确保利益相关者的参与和协作,因为他们将能够跟踪和监控进展情况。

4. 监控结果

实施解决方案并不是流程的终点。监控绩效并收集数据,以确定解决方案是否带来了改进,这一点至关重要。还必须找出解决方案成功或失败背后的原因。

分析这些数据可以发现需要进一步优化的方面。这很正常,因为该过程是周期性的,其目标是继续改进和优化解决方案。

现在我们已经研究了如何实现这种方法,让我们看看它与其他方法的比较情况。

精益流程改进与价值流管理

价值流管理 (VSM) 是另一种侧重于改进的精益方法。其旨在通过关注客户接收更新的速度以及他们是否重视这些变更来改进团队提供高质量客户体验的方式。

VSM 考察公司的整体产品开发和交付系统。该方法旨在增强交付产品、服务或体验的端到端流程。但是,精益流程管理以任务为导向,侧重于特定的流程。

对于 VSM,Jira Software 使项目经理能够扩大团队协作的规模。Jira Align 可帮助公司可视化团队之间的价值流,设置流程自动化,并使工作与业务需求保持一致。

精益流程改进与敏捷方法

敏捷项目管理作为另一种精益方法,它是软件开发的迭代过程,可根据客户反馈进行持续发布。

敏捷方法有四个关键价值和 12 个指导原则,它们将人员置于流程和工具之上,致力于改善团队内部和客户之间的沟通。

与 VSM 一样,敏捷项目管理旨在改善整体流程。它通过最终用户和开发团队之间的持续沟通来实现这一目标。相比之下,内部团队在精益流程管理中可带来改进。

Scrum看板是两种敏捷框架。Scrum 依赖于团队的经验,这更像一支运动队。学习是通过经验来实现的。但是,看板是一种构造和组织工作的方法。Jira Software 通过为项目规划和执行提供单一数据源,激励团队围绕这两者中的任何一个框架来开展工作。

精益流程改进与 DevOps

DevOps 是指由运营和开发人员组成的跨职能团队,他们在整个开发过程中进行沟通、分享反馈和协作。DevOps 原则侧重于通过跨职能协作提高软件开发的速度。它打破了开发团队和运营团队之间的界限。DevOps 使用以客户为中心的方法,通过与最终用户的反馈循环来改进流程。精益流程管理依赖于内部团队而不是客户。

由 Jira Software 提供支持的 Open DevOps 可以帮助团队实施此方法,让他们专注于为客户创造价值。它可轻松与 Atlassian 和合作伙伴工具集成,以便团队可以专注于构建和操作软件。

是否可以同时应用所有这些原则?

是,这四种精益方法是相辅相成的,使公司能够改善其流程和提高生产力。精益流程改进可以完善内部流程并消除浪费活动。VSM 可以打磨客户价值流,从而提供更高质量的产品。敏捷方法使团队能够灵活应对变更。而 DevOps 可增强团队对客户的同理心。

这些方法的结果都可以改善客户体验和满意度。

用于精益流程改进的 Jira Software

Jira Software 可帮助您通过一款企业工具应用所有这些方法。它支持您扩大团队的协作规模,并获得有关项目的上下文洞察信息,从而做出更好的决策。您可以让团队专注于重要的任务,而使枯燥的任务自动执行。

使用 Jira Align,您可以直观地查看团队间的价值流。还可以进一步实现流程自动化,并确保工作与战略业务目标保持一致。由于您将跟踪投资,简化运营并发现障碍,因此所有这些都将帮助您保持精益。这样,您的团队就能为客户持续创造价值。

精益流程改进:常见问题

五大精益原则是什么?

五项精益原则是精益流程的基石。这五项原则起源于日本的汽车行业,并在各行各业中得到应用。我们来详细介绍一下:

  1. 定义价值:确定哪些活动可以为客户提供价值。
  2. 绘制价值流图:可视化客户价值活动,使项目能够进行到底。
  3. 创建流动:移除任何障碍,以免其中断团队的流程。
  4. 建立拉动系统:根据实际需求而不是预测需求进行生产。
  5. 寻求持续改进:寻找机会来改进流程并提高效率。

最常见的精益流程改进技术有哪些?

以下是使用精益原则改进流程的几种常用技术:

  • 看板:此技术使用卡片来组织和可视化团队活动。它使整个团队都能查看哪些任务从“待办”转为“已完成”。
  • 5 次为什么:询问原因五次有助于确定问题的根本原因。这种方法允许您不断深入研究问题,直到找到问题的初始原因。
  • WIP 限制:在这种技术中,项目经理会设定任何给定工作流程中可能存在的工作限制。设定 WIP 限制可以防止团队超负荷工作而造成压力。

在使用精益流程改进方法时,需要记住的最重要的事情是什么?

为了实现持续改进,团队必须努力减少和消除浪费,这是一种持续的做法。它不是一种一步到位的方法,而是一个循环的改进流程。最佳实践还建议一次只关注一个流程问题,而不是同时解决所有问题。一次解决一个问题要比分散精力尝试同时解决所有问题更容易。