Key Takeaways
A workflow chart, or diagram, visually maps the sequence of tasks and decisions in a process, clarifying steps and dependencies.
They help identify bottlenecks, optimize processes, and onboard new team members efficiently.
Regularly review and update workflow charts to reflect process changes and drive continuous improvement.
Create and share workflow diagrams to align teams, streamline operations, and enhance project outcomes.
什么是工作流图？
工作流图（或流程图）是流程的可视化表示。它概述了从头到尾的一系列步骤，并可能在每个决策点包括多个分支选项。传统上，工作流图使用不同的形状、连接线和符号来区分任务和决策并描述工作流程。
这些流程图帮助团队理解他们的工作如何融入公司的整体流程，以及如何为最终产品做出贡献。它们可将不熟悉的流程转化为易于理解的信息图表，因此也是帮助新团队成员入门的重要工具。
何时使用工作流图
当您需要可视化多步骤流程或为利益相关者定义流程时，工作流图非常方便，但在其他许多情况下也应该使用工作流图。
流程图非常适合用于流程优化。通过直观地安排流程，您可以发现决策或任务交接中可能导致延迟的步骤。这可帮助您确定需要改进和优化的领域。
流程图对于入门或培训非常有帮助。如果您的新团队成员不熟悉您的流程，则工作流图可以作为培训工具派上用场。使用流程图可让新团队成员快速上手。流程文档对您的工作至关重要的另一个原因是：您的流程在不断变化！
工作流图对项目管理至关重要。复杂项目的管理从来都不是线性的，但是工作流图可以帮助您可视化任务之间的各种步骤和依赖关系。这种可视化辅助工具可用于敏捷开发项目管理，它会记录流程中的每个步骤并使每个人都与流程保持一致，从而进行更具战略性的规划。
使用工作流图的好处
工作流图是重要的工具，个中原因如下：
清晰度：流程图提供了一种理解流程并使其易于遵循的方法。通过将所有内容清晰地呈现在一个页面上，利益相关者可以与您的流程步骤和项目时间线保持一致。通过与团队共享流程图，团队成员可以更快地学习和理解内部流程，并且每个人能在公司内部就如何完成工作协调一致。
瓶颈：流程图使您可以轻松发现流程中的低效问题。您可以轻松了解人们可能因瓶颈而遭遇延迟的决策点。如果您发现这种风险，则可以优化流程以消除这些低效问题。
协作：工作流程图是协作的绝佳跳板，尽管表面看上去可能并非如此。当您在流程图中列出流程后，团队成员可以在出现瓶颈时帮助完成工作。通过绘制工作流图，团队还可以明确谁负责具体决策，这样大家就知道该向谁寻求帮助。
如何创建工作流图？
工作流图益处多多，但是如何制作实用的工作流图模板呢？本节介绍制作有效流程图的关键步骤，从定义流程到为每个步骤使用正确的符号，面面俱到。
定义流程
工作流图可概述特定流程。您需要明确定义您打算转化成流程图的流程。图表的目标是什么？弄清楚工作范围（哪些部分会显示，哪些不会）以及必须成为图像一部分的关键组件。花时间处理好这个问题可以避免您创建过于复杂的可是内容。
列出步骤
流程图会概述一个流程，因此您应该弄清楚每个步骤并将它们列出。对于多步骤流程，请将它们分解为可以按顺序执行的单个任务。这样做可以使图表易于理解，同时仍能准确地表示要展示的流程。
收集信息
每个步骤有哪些细节？收集相关数据并在工作流图中展示出来。这是团队成员完成步骤可能需要的信息，可能包括输入要求、责任方甚至任务之间的依赖关系等详细信息。尽管并非所有数据都能出现在最终的流程图中，但掌握这些细节将有助于您为每个步骤提供背景信息。
发现效率低下问题
列出所有步骤并收集必要的信息后，您需对流程进行批判性审视。当前效率低下问题出现在哪里？您在哪一步遇到了延迟或瓶颈？在创建工作流之前，要尽早发现这些挑战以优化流程。
创建工作流
接下来，为您的工作流图创建实际的视觉元素。使用可视化工具将刚刚定义的流程转化为可视工作流。选择适当的符号和连接线来概述任务如何流转到每个步骤，以便您的图表有效地说明整个流程。
Jira 是创建此工作流图的理想平台，因为其项目管理功能可帮助团队定义工作、规划项目以及跟踪重要日期和交付成果的实时进度。您可以使用 Jira 工作流来概述团队在项目创建到完成过程中所采取的步骤。
与团队共享
创建工作流图后，下一步是与使用该流程的团队共享。以图表为跳板，就图表是否准确地描述了流程提出反馈意见，或将图表作为头脑风暴的工具，探讨如何改进工作流。
审查和完善
最后，就定期审查工作流图创建一个流程，以确保它能适应流程的任何变更或改进。就像产品团队通过持续改进来完善产品一样，您需要随着步骤的变更来更新和改进流程图，从而优化流程。这样做有助于流程图成为您团队持续可靠的参考。
使用 Jira 绘制工作流图和图表
在定义流程并与团队合作对流程进行优化时，请记住这是一项正在进行的工作。大多数人都熟悉 Jira 面板，它可以显示工作从“待处理”到“已完成”的过程。但是 Jira 的工作流编辑器允许您以图表的形式创建、可视化和编辑工作流。在这里，您可以构建比您在面板上看到的更复杂的工作流。流程会随着时间的推移而发展，其中一部分工作就是记录流程当前的样子。
通常情况下，团队会根据工作流程中的步骤来设置面板的列。对于简单的工作流程，每一列中分配给事务的状态都与相应的工作流程步骤直接对应。对于复杂的工作流程，面板列可能只显示整个工作流程的一部分。在这种情况下，团队会将多个状态与每一列关联起来。
Jira 是一个可以帮助您建立工作流程图模板并为各种类型的团队管理项目的平台。通过访问许多内置模板，您可以将 Jira 自定义为团队所需的工作管理工具。
工作流程图：常见问题
工作流程图表有哪些不同类型？
工作流程图的示例有很多，每种类型都有不同的用途，包括以下几种：
流程工作流程：这是经典的流程图模型。它概述了流程中的步骤，通常按顺序使用形状。它对于了解工作流程的工作方式和流程中的关键阶段很有用。
泳道流程图：这是更常见的工作流程图示例之一，因为它将流程分解成独立的“泳道”—每个团队或个人都有一个泳道来执行流程。泳道有助于显示发生交接的位置，尤其是在敏捷工作流程中，并可能有助于发现潜在的瓶颈。
决策流程图：此工作流程类型突出了决策点的位置，并概述了从这些决策分出来的不同路径。该图阐明了决策逻辑并分析了潜在结果。
数据流：这种类型的流程图显示数据如何在流程中移动，包括输入、输出和发生的任何转换。它有助于识别可能出现数据丢失的地方，并确保数据完整性。
工作流程图的关键要素是什么？
流程图包含具有特定含义的形状和线条，尤其是在说明工作流程时。以下是流程图中的一些关键要素：
椭圆形表示任何流程的起点或终点。
矩形代表单个操作或任务。
菱形代表决策点，“是”或“否”的回答会在流程图中形成一个分叉，导致多个分支。
箭头显示每个步骤的执行流程。
平行四边形表示数据输入或输出的位置。
了解了这些符号和形状所表示的含义，您就能准确地绘制出自己的工作流程图或解释其他团队的流程图。请注意，如有必要，您可以随时自定义各形状的含义。
工作流程图如何改善流程？
工作流程图通过二维视觉效果捕捉现实世界中流程的样子。这可以帮助您通过确定可能的瓶颈来简化流程，例如资源有限可能会阻碍某些行动的领域，或者仅由一个利益相关者做出的决策可能会使他们陷入困境的领域。通过与团队合作将流程可视化，您可以就如何持续改进工作流程集思广益。