Key Takeaways
Workflow automation streamlines business processes by automating repetitive tasks, reducing errors, and boosting efficiency.
Automation tools route tasks, integrate data, and provide real-time visibility, freeing teams for strategic work.
Key benefits include cost savings, improved collaboration, and scalability as business needs grow.
Start small with automation, involve stakeholders, and continuously optimize workflows to maximize productivity.
工作流自动化的出现是为了满足简化操作和改进决策的需要。自动化可提高效率、减少错误，并将人力资源用于更具战略性的任务。量身定制的自动化策略可以应对特定的运营挑战，提高生产力和客户满意度。
本综合指南介绍了什么是工作流自动化、自动化的工作原理、使用自动化的好处以及利用 Jira 强大自动化功能的原因。我们将探讨自动执行重复性任务如何简化操作并显著增强组织的决策流程。通过了解工作流自动化解决方案中应具备的功能并结合 Jira 的各种功能，企业可以获得前所未有的效率和生产力。
什么是工作流程自动化？
工作流程自动化是一种在最少人为干预的情况下自动执行公司中的各种业务流程、任务和工作流程的方法。工作流程自动化利用软件为业务流程中的步骤创建一系列自动化操作，帮助团队高效、一致地执行任务。
工作流程自动化的工作原理
工作流程自动化使用任务管理软件，根据预定义的规则和触发器，在人员和系统之间传递任务和信息。例如，当一个系统将任务标记为已完成时，自动化系统会自动将其发送给后续经办人并更新仪表板。这比人工交接节省了时间，并最大限度地减少了错误。
请按照以下步骤开始：
通过收集有关任务如何在团队之间流动的信息，了解当前的工作流程。重点了解项目如何启动、用于完成任务的标准、工作范围以及瓶颈是如何产生的。确定是什么触发了每项任务的启动和变更。
直观地勾画工作流程，找出效率低下的地方。建立工作流程大纲草稿以突出分解点。允许跨职能团队协作改进草稿并指出浪费做法。
确定需要整合其他系统数据的任务，确保工作流程软件支持这些任务。考虑调整工作流程以满足整合要求，例如将任务拆分成更小的子任务。
解决工作流程效率低下的问题，包括沟通中断和任务逾期。例如，增加任务问责措施或明确哪些系统信息应该流动。
构建工作流程（在工作流程自动化软件中进行构建），描述每项任务并分配用户角色。根据团队需要，通过甘特图、流程图、日历等提供可视性。
创建自动触发器和操作，以简化重复性任务。根据独特需求自定义自动化秘诀，或依赖预建选项。
不断测试和优化自动化工作流程，以解决问题。建立绩效指标和关键绩效指标，以监控效率。使用仪表板保持对进度和障碍的高级可见性。
通过实操演示，培训团队使用新的自动化工作流程。通过变更管理计划，让团队为流程变更和工作流程优化做好准备。
工作流程自动化的好处
工作流程自动化可为企业运营带来诸多好处。它显著提高了效率和生产力，确保持续改进。以下是工作流程自动化的一些主要优势：
提高效率
自动执行重复性任务使员工能够专注于更具战略性的工作，从而提高整体生产力。自动化流程完成任务的速度更快，而且可以全天候运行，大大提高了效率。
减少错误
自动化工作流程可确保按照预定义规则一致执行任务，从而最大限度地减少人为错误。这可以提高数据录入、计算和处理等任务的准确性。它还能减少用于纠正错误的时间和资源。
协作工具
任务跟踪器应有助于促进团队成员之间的沟通与协作。这些工具为对话、文档共享、反馈和协调提供了一个平台。这可以改善团队合作，提高项目的整体成功率。
节省成本
日常任务自动化可减少对人工的需求。通过最大限度地减少错误，企业可以节省与修复错误相关的费用。工作流程自动化还能优化资源分配。
加强协作
工作流程自动化通常具有促进团队成员之间协同工作文化的功能，无论他们身处何地。实时更新、共享工作区和自动通知有助于让每个人保持同步。这可以改善团队合作，实现协作会议。
可扩展性
工作流程自动化使企业能够在不按比例增加员工人数的情况下处理不断增加的工作量。这样既能支持业务增长，又不会影响质量或效率。
工作流程自动化的示例
工作流程自动化的多功能性在各行各业都很明显，包括：
医疗保健：从使用电子表格简化患者登记，到自动安排预约和药物管理，工作流程自动化提高了效率并改善了患者护理。
银行业：任务管理软件可实现贷款处理自动化，提高欺诈检测能力，确保合规性，并通过自动化帐户管理提升客户服务。
物流：简化订购、库存、运输、质量控制和文档管理。
零售：优化库存管理、订单处理、客户服务和店铺运营。
保险业：简化理赔处理、承保、合规性、客户服务和欺诈检测。
房地产：改善物业管理、交易管理、商机管理和检查流程。
制造业：利用工作流程确保质量保证、管理生产流程并高效处理工具制造。
实施工作流自动化的最佳实践
To get the most out of workflow automation software, consider these best practices:
Start small and scale gradually: Begin by setting goals for one simple process. As you learn and see results, expand to more complex workflows.
Involve key stakeholders in the process: Include team members who will use the automated workflows. Their input helps create effective systems and improves adoption.
Continuously monitor and optimize automated workflows: Regularly check performance and adjust as needed. Track metrics like time saved and user satisfaction to refine your automation.
Keep a balance between automation and human oversight: Design workflows with points for human review, especially for critical decisions. This ensures automation enhances rather than replaces human judgment.
工作流程自动化解决方案中应具备的功能
选择合适的工作流程自动化工具对于实现预期的优势至关重要。以下是工作流程自动化解决方案需要考虑的一些基本功能：
易于使用
用户友好的界面和直观的设计对于确保员工能够轻松使用工具、促进快速采用和加快投资回报至关重要。
集成功能
与现有系统和应用的无缝集成对于确保不同工具和平台之间的数据流顺畅至关重要。它还能抑制数据孤岛，最大限度地实现自动化工作流程。
自定义和灵活性
根据具体业务需求自定义工作流程的能力至关重要。灵活的工作流程自动化工具可适应您独特的业务需求，确保与战略目标保持一致。
可扩展性
工作流程自动化解决方案应能处理随着业务增长而不断增加的工作量。这包括支持多个工作流程、用户和数据，同时不影响性能或可靠性。
报告和分析
具有洞察力的报告和分析是衡量工作流程效率所不可或缺的。这些功能可突出改进领域，并通过访问实时洞察信息实现数据驱动型决策。
安全性
自动化工具必须具备强大的安全措施，如加密、访问控制和审核日志，以防止未经授权的访问和数据泄露。
移动设备可访问性
移动可访问性越来越重要，它能让员工无论身处何地，都能保持工作效率，支持工作流程顺利推进。
Integration capabilities
Seamless integration with existing systems and applications is vital to ensure smooth data flow between different tools and platforms. It also inhibits data silos and maximizes automated workflows.
Jira’s powerful automation engine integrates seamlessly with various tools like Slack, Teams, Figma, GitHub, and many more, enabling your team to reduce manual tasks and scale operations.
Customization and flexibility
The ability to customize workflows according to specific business needs is crucial. A flexible workflow automation tool adapts to your unique operational requirements, securing alignment with strategic objectives.
Jira workflows enable teams to build custom workflows that reduce friction and enable faster delivery.
Scalability
Workflow automation solutions should handle increasing volumes of work as the business grows. This includes supporting multiple workflows, users, and data without compromising performance or reliability.
Jira’s robust platform is designed to grow with your team, supporting your workflow automation needs as you scale.
Reporting and analytics
Insightful reporting and analytics are indispensable for gauging workflow efficiency. These capabilities highlight areas for improvement and enable data-driven decision-making through access to real-time insights.
Jira provides comprehensive reporting tools to help teams track progress and identify areas for optimization.
Security
Automation tools must have robust security measures such as encryption, access controls, and audit logs to protect against unauthorized access and data breaches.
Jira's robust security measures ensure your data remains protected within the Atlassian Cloud environment. Create and customize permissions with granular control over who can access what through customizable roles. Jira also offers bolstered security safeguards like IP allow listing, ensuring only those from trusted networks can access your instance.
Mobile accessibility
Mobile accessibility is increasingly important. It enables staff to remain productive and progress smoothly in workflows regardless of geographical location.
Jira’s mobile interface is designed for easy viewing and interaction with issues on mobile devices. When accessing Jira from a smartphone, you’re presented with an optimized page version.
With the mobile interface, you can view issues, comments, attachments, issue links, and favorite filters, as well as perform basic operations such as adding comments, watching or voting on issues, and assigning tasks to team members
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利用 Jira 中的工作流自动化最大限度地提高效率
Jira’s workflow automation tools can transform how your team works. Whether you’re managing products, leading engineering teams, or running marketing campaigns, Jira helps streamline your process and boost productivity. It’s easy to use, integrates with other tools you already use, and grows with your team. Plus, it keeps your data secure while letting you work from anywhere.
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