什么是流程图？符号、优势和制作方法

将流程可视化有助于您更好地理解其中涉及的各个步骤。当您从头到尾梳理一个流程时，就很容易对每个步骤进行检查，从而最大限度地提高效率并做出更明智的决策。流程图是梳理关键流程的简便方法，有助于简化规划和决策制定。从基本流程到复杂项目，流程图都是企业的得力工具。了解更多关于流程图、其符号和含义的信息，并探索流程图示例，以帮助您开始创建自己的流程图。

什么是流程图？

流程图是流程或工作流的可视化表示。它使用通过线条连接的符号和形状来显示各个步骤。 流程图在项目管理领域有着广泛的应用。例如，您可以用它来展示团队处理客户支持请求的全流程—从客户发起请求到问题最终解决。一些项目经理将流程图与甘特图相结合，以制定更全面的项目计划。

流程图的历史

流程图在商业领域有着悠久的历史，但这一概念直到 1921 年才被提出。Frank 和 Lillian Gilbreth 是一对从事工业工程的夫妇，他们提出了流程图的概念，并将其提交给了 ASME（美国机械工程师协会）。起初，流程图被 Gilbreth 夫妇及其他工程师用于梳理流程，并确定最高效的工作方式。然而，没过多久，其他行业就开始采用流程图这一概念了。多年来，流程图已成为几乎所有行业的标准工具。如今，这些图表与其他头脑风暴工具（如因果图或石川图）一同使用，以帮助从发明家到软件工程师的各类人群更高效地工作。

流程图符号及其含义

流程图运用各种符号，每种形状或符号都有特定的含义，并且在让流程图一目了然方面发挥着独特作用。以下是一些不同符号的简要说明，以及它们在流程绘制中的使用方式：

• 箭头：箭头指示从一个步骤到下一个步骤的流向。阅读流程图时，请顺着这些箭头查看，以确保您按照正确的顺序了解流程。

• 椭圆形：椭圆形代表流程的开始或结束，因此您只需扫一眼流程图，就能知道从何处开始。

• 矩形：矩形代表流程图中的一个单独步骤或过程。

• 菱形：菱形用于表示决策点。当您看到菱形时，就必须在该点做出“是”或“否”的决策。

• 平行四边形：平行四边形在流程图中用于表示数据。

何时使用流程图

流程图将复杂的任务分解开来，并直观展示达成目标所需的各个步骤。它可以帮助执行项目管理、业务流程建模、计算机编程和日常任务。在多种情况下，使用流程图会很有帮助，包括：

• 项目管理：项目经理利用流程图来简化项目管理工作，提高效率并促进团队之间的协作。流程图能确保团队遵循高效流程，以实现效率最大化。

• 客户服务：流程图可以通过制定一套处理客户咨询时需遵循的标准步骤，来帮助改善客户服务。这有助于提高客户满意度，并消除未解决的咨询。

• 软件开发：在软件开发中，流程图可用于设计算法和调试软件。

流程图作为一种极具价值的工具，还适用于其他场景，包括入职和培训、流程改进、战略规划、沟通以及团队协作和文档编制。

流程图的类型及其用途

流程图有几种类型，每种类型适用于特定的任务。以下是一些流程图示例及其用途：

操作流程图

流程流程图是最常见的流程图类型。它们展示了一个流程中从开始到结束的每一个操作。在制造业等领域，流程流程图非常有用，可用于描绘产品从原材料到成品的整个生产过程。

泳道流程图

泳道流程图直观展示了流程中的角色和职责。这类流程图将流程图划分为多条通道（类似于泳池中的泳道），而且每条通道都分配给特定人员或群组。例如，在业务背景下，这些通道可能是“销售”、“营销”或“法律”。

文档流程图

文档流程图与数据流图很相似。这类流程图显示了文档在系统中如何移动。可以把它们看作是描绘信件流转过程的地图：从信件抵达办公室开始，一路追踪其路径，直到送达目标收件人手中。

数据流图

DFD（数据流图）展示了数据在系统中的流动方式、数据的来源、数据的处理方式以及数据的存储位置。例如，某 DFD 概述了公司如何管理有关招聘新员工并存储其信息的过程。此图是项目经理的宝贵工具。它能让项目经理深入了解公司数据库内的数据流动情况。它有助于监控和加强数据处理实践，以提高管理的效率和成效。

工作流程图

工作流图是显示完成任务或流程所需的步骤顺序的流程图。它就像一本烹饪食谱，展示了备餐过程中的每一个步骤。

使用流程图的好处

流程图为工作管理、项目经理和敏捷开发方法提供了多项好处：

• 复杂流程可视化：可视化图表通过将复杂主题分解为易于处理的部分，帮助人们理解这些复杂内容。

• 流程标准化与文档化：流程图有助于团队就流程的运作方式达成共识，并确保将这些流程记录下来，以备日后参考。

• 确保团队成员齐心协力：流程图确保每个团队成员都清楚地了解流程和自己在流程中的责任。

• 增强沟通：流程图借助图片和视觉呈现形式，确保所有人对流程的理解保持一致，从而减少误解。

制作流程图的 5 个简单步骤

创建流程图的过程非常简单。下面我们来看看为企业制作有效的流程图必须遵循的五个步骤。

1. 确定您要绘制的流程

您首先要做的是弄清楚自己想要绘制的内容是什么。这可能是一个您正试图提高效率的流程，也可能是与您当前从事的项目相关的某个具体环节。每个流程图都应只绘制一个流程。

2. 将流程分成几个步骤

现在是时候将该流程分解为各个独立的步骤了，这样会更便于遵循。务必涵盖该流程中涉及的每一个步骤。假设您正在分解客户服务请求单的处理流程。您不想遗漏任何步骤，尤其是当某个步骤涉及将请求单升级处理或分配给特定团队时。要仔细考量您所绘制的流程中的每一个步骤。

3. 选择要使用的流程图符号

我们之前提到过不同的流程图符号，这些符号在流程绘制中起着至关重要的作用。在开始绘制任何内容之前，要选定用于表示行动、决策和结果的符号。在制作流程图时，要保持所用符号的一致性，并使用箭头来指示流程的走向。

4. 绘制图表

既然您已经把所有事情都弄清楚了，就可以开始制作流程图了。记住，在整个流程图中要保持符号的一致性，而且第一次制作时不必追求完美。项目协作在流程绘制中至关重要，它能让团队发现疏漏、完善步骤，并确保流程图准确反映实际工作方式。

5. 审核图表并根据反馈进行完善

流程图完成后，要对其进行审核，并将其分享给其他人以收集反馈。流程图有助于实现知识共享，因此将其分享给各个团队并根据他们的反馈进行修改至关重要。

用于可视化工作流的流程图模板

Confluence 提供了多种现成的思维导图和流程图模板，帮助您节省时间并创建更高效的流程图。

• 流程图模板：能轻松将流程分解为各个独立步骤，让您可以可视化每个步骤，并找到更高效的工作方法。

• 工作流模板：绘制并优化工作流，以提高效率并保持一致性。

• 泳道模板：使用该模板来绘制流程中涉及的不同角色、部门或团队成员。

• 概念图模板：创建详细的概念图来组织知识，可根据需要使用或多或少的节点。

使用 Confluence 轻松创建流程图

在工作场所，效率至关重要，而流程图则是一种有效且直观的方式，既能梳理流程，又能发现改进的机会。借助 Confluence，您可以利用现成的模板节省时间，并通过在线白板加强协作。Confluence 不仅让创建流程图和其他可视化地图变得容易。借助 Confluence 白板，您可以实时协作绘制流程图并共享知识。Confluence 白板甚至能与其他 Atlassian 工具集成，助力您最大限度地提升工作效率。如果您想简化流程以节省时间和资金，流程图会是一个很好的起点。探索 Confluence 白板如何让流程图的创建与协作变得前所未有的轻松。