Understanding cost performance index (CPI)
Managing a major project often involves repeatedly asking, “Are we staying on budget?” Instead of juggling complex spreadsheets or relying on educated guesses, imagine having a clear, dependable figure that shows exactly how your project is doing financially. Insert the cost performance index.
The cost performance index (CPI) is a project financial health indicator that helps you track and control your spending. Whether you’re new to project management or looking to enhance your cost control methods, using and understanding the cost performance index can help you make better decisions about your project’s budget and resources.
Keep reading to explore what CPI is, how to calculate it, and how to use CPI to improve your project’s financial performance.
What is the cost performance index (CPI)?
The cost performance index is a metric that measures cost efficiency by comparing your planned budget against actual project costs. It shows you whether you’re spending more or less than planned for the work completed, which can help you understand whether you have enough budget left to meet your project objectives.
Project managers rely on CPI as a standardized way to track costs and measure budget performance throughout the project life cycle. This metric is valuable because it provides an objective measure of cost efficiency that can be compared across different projects and time periods.
当您计算 CPI 时，您将得到一个数字，告诉您项目的确切财务状况：
- CPI 高于 1.0 意味着您的项目低于预算，且执行效率高
- CPI 恰好为 1.0 意味着您的项目符合预算
- CPI 低于 1.0 意味着您的项目超出预算，支出超过计划
为什么 CPI 很重要？
CPI 不仅仅用于简单的预算跟踪。它之所以很重要，原因如下：
- 预警系统：CPI 有助于在潜在成本超支成为重大问题之前将其识别出来。
- 数据驱动的决策：它为做出明智的财务调整提供了具体数据。
- 绩效跟踪：团队可以监控整个项目的成本效率。
- 利益相关者沟通：CPI 提供了一种向利益相关者报告财务绩效的明确方式。
有效的项目协作取决于拥有每个人都能理解的可靠指标。CPI 提供了这一共同点，有助于团队调整工作以实现预算目标。
如何计算成本绩效指数
只要了解其中的组成部分，计算成本绩效指数就很简单。您只需要以下两项信息：
- 挣值 (EV)：这是迄今为止已完成工作的价值。
- 实际成本 (AC)：这是已完成工作所花费的总成本。
为确保准确计算成本绩效指数，请从以下方面收集数据：
- 预算报告
- 工时表
- 支出记录
- 进度报告
成本绩效指数公式
成本绩效指数公式为：
CPI = 挣值 (EV)/实际成本 (AC)
让我们来看一个成本绩效指数计算的示例：
如果您的团队完成了价值 50000 美元的工作 (EV)，并花费了 45000 美元 (AC)：
CPI = 50000 美元/45000 美元 = 1.11
该结果表明，项目的执行效率很高，每花费 1 美元就能带来 1.11 美元的价值。
为什么成本绩效指数会有变化？
有几个因素会影响 CPI 值。了解这些变量有助于团队指导产能规划，并在需要时调整方法：
- 项目范围的变化：当需求扩大或缩小时，会直接影响您的 CPI。例如，在软件项目中添加新功能意味着工作量超过最初的预算，从而可能导致 CPI 低于 1.0。或者，如果预算保持不变，缩小范围可能会提高 CPI。
- 意料之外的技术挑战：可能会出现最初预算中没有考虑到的技术问题。例如，开发团队可能发现集成两个系统比预期的要复杂得多，需要额外的工时和资源，而这些都是计划之外的，从而对 CPI 产生负面影响。
- 资源分配调整：团队组成或可用性变化也会严重影响 CPI。引入价格更高的承包商以满足截止时间的要求、失去关键团队成员以及培训替代人员，都会增加实际成本并降低 CPI。
- 市场波动：外部经济因素对 CPI 的影响可能超出您的控制范围。例如，材料成本突然增加、货币汇率变动或通货膨胀都会影响您的实际成本，即使工作量保持不变。
- 进度延误：进度落后的项目通常会产生额外成本。时间线的延长意味着更多的工时、更长的设备租期，或者是最初预算中没有的管理费用，从而导致 CPI 下降。
- 供应商价格变动：供应商可能会因各种因素调整价格，从而影响项目的实际成本。供应商可能会在项目中期提高费率，或者您可能需要改用价格更高的供应商来满足质量要求，从而影响您的 CPI。
了解这些变量可使项目经理预测潜在的 CPI 波动，并采取措施保持预算效率。监控这些因素有助于团队及早发现风险，并在风险对项目的财务绩效产生重大影响之前实施纠正措施。
如何解释成本绩效指数值
虽然基本计算方法很简单，但关键是要知道如何解释这些数字以及应采取哪些措施。
CPI 大于 1.0 意味着您的项目运行高效且低于预算。例如，CPI 为 1.15 表示每花费 1 美元就能完成价值 1.15 美元的工作—成本效率为 15%。这可能意味着您的团队找到了实现价值的创新方法，或者您最初的预算估计比较保守。
当您的 CPI 正好等于 1.0 时，您就达到了预算的最佳位置。您的实际成本与计划支出完全吻合，说明您的规划和执行能力都很强。虽然这种完全一致的情况很少见，但对于大多数项目来说，这却是一个理想的目标。
如果 CPI 低于 1.0，则表明您的项目超出了预算。例如，CPI 为 0.85 意味着您每花费 1 美元只能获得 85 美分的价值，即成本超支 15%。这就需要立即进行分析并采取可能的纠正措施，以防止预算进一步恶化。
如何使用 CPI 提高项目绩效
以下是如何使用 CPI 数据使您的项目更加成功的方法：
- 资源管理：关注 CPI 趋势，就您的团队和工具做出更好的决策。当您发现问题时，可以迅速转移工作或改变团队安排，以控制成本。
- 范围控制：使用 CPI 数字向项目范围内的利益相关者解释必要的变更。如果 CPI 下降，您可能需要将某些功能移至以后的日期或重新考虑交付。
- 预算管理：让 CPI 告诉您钱在哪里花得好或浪费在了哪里。您可以将做得好的领域的资金转用于解决其他领域的问题。
- 团队协调：与团队共享 CPI 目标和更新，让每个人都了解他们对成本的影响。当您的团队看到他们的工作如何影响预算时，他们就会做出更好的选择。
- 风险管理：监控 CPI 变动，以及早发现任何问题。快速发现问题可让您有时间解决问题，避免让您付出更高昂的代价。
- 未来规划：利用从当前项目中学到的经验教训，在未来做出更好的估算和项目规划决策。成功和失误都有助于改进您的下一个项目。
Confluence 使跟踪和共享所有这些 CPI 衡量标准变得更加容易。团队可以建立简单的仪表板来观察绩效，获得自动报告，并将所有记录保存在一个地方。当每个人都能查看并共享信息时，合作控制成本就会变得更加容易。
您可以在 Confluence 中密切关注 CPI，并在情况发生变化时迅速采取行动，从而保持项目成本的健康。良好的文档和项目协作有助于将 CPI 数字转化为项目的实际改进。
成本绩效指数示例
让我们看看 CPI 如何帮助团队了解和管理预算的两个真实示例：
低于预算：营销活动启动
一个数字营销团队正在开展一项为期六个月的活动，预算为 100000 美元。三个月后，他们查看了自己的数字：
- 挣值（已完成的工作价值）：50000 美元
- 实际成本（花费的资金）：40000 美元
- CPI = 50000 美元/40000 美元 = 1.25
这意味着：
- 团队每花费 1 美元，就能获得 1.25 美元的价值
- 他们的项目比预算低 25％，显示出卓越的成本效率
- 取得这一优异表现的原因是：
- 找到比预期更便宜的广告价格
- 重复使用现有内容，而不是一切从头开始创建
- 用更少的付费广告获得更好的效果
他们的下一步行动：团队利用节省下来的成本测试新的广告渠道，同时保持在预算范围之内。他们还在 Confluence 中记录了成功的成本节约策略，以帮助其他团队改善营销支出。
超出预算：软件开发项目
一个开发团队正在开发一款新应用，预算为 20 万美元。进度已过半：
- 挣值（已完成的工作价值）：100000 美元
- 实际成本（花费的资金）：120000 美元
- CPI = 100000 美元/120000 美元 = 0.83
这意味着：
- 团队每花费 1 美元，只能获得 83 美分的价值
- 他们超出预算 17%，表明成本效率低下
- 超支的原因是：
- 新框架带来了意想不到的技术挑战
- 必须额外聘请一名开发人员
- 其他测试要求
他们的下一步行动：看到 CPI 较低后，团队立即审查了他们的项目范围并做出了改变。他们将一些非必要的功能移到以后发布，并将重点放在核心功能上，以防止预算进一步超支。
这两个示例说明了 CPI 如何帮助团队及早发现问题，并在项目生命周期内就预算做出明智的决策。定期查看 CPI 的团队可以在问题演变成重大问题之前发现它们，并相应地调整计划。无论您是低于预算还是超出预算，CPI 都能为您提供清晰的数字来指导决策，并让利益相关者随时了解项目的财务状况。
利用 Confluence 优化项目成功率
如果团队有明确的数据来指导其财务决策，项目就能取得成功。良好的成本跟踪可以帮助从团队成员到利益相关者的所有人就预算和资源做出更明智的选择。
当团队使用 Confluence 时，跟踪 CPI 就会容易得多。您可以创建显示实时 CPI 数据的清晰仪表板，设置预算问题自动警报，并将所有财务报告集中在一处，而不是使用分散的电子表格和电子邮件。利用 Confluence 让所有人保持一致，增强协作，确保每个人都能查看并了解项目的财务表现。
准备好提高项目的财务绩效了吗？首先在 Confluence 中设置 CPI 跟踪系统。使用 Confluence 的预算提案模板等模板，有效规划和管理财务，并与团队成员共享洞察信息。开始使用 Confluence 将团队和知识汇集在一起。