如何克服工作场所沟通不畅的问题
如何摆脱无意义的重复并完成更多工作
企业陷入困境的原因数不胜数，但最常见的罪魁祸首之一就是沟通不畅。成功的项目规划取决于每个人都能获得正确的信息。
误解哪怕是一个简单的问题，都可能让企业陷入混乱。工作中的不良沟通会削弱效率和公司士气。
本文将解释如何发现公司内部不良的沟通习惯，找出潜在的原因，并提出改善沟通文化的建议。
如何识别沟通不畅的问题
当团队成员无法有效传递信息时，就会出现沟通不畅的情况。它是指一个人所说的与另一个人所听到的不一致。
例如，团队主管希望收到一份详细说明最新软件故障的书面报告，但却只收到一封简短的电子邮件。这种差异往往源于沟通不畅。
识别无效沟通的明显迹象很简单，比如生气或提高嗓门。然而，真正的问题可能更加微妙。以下是识别工作场所沟通不畅的三种方法：
沟通不畅的常见原因
内部沟通失败通常有几个常见原因，包括指令和目标不明确、缺乏反馈或等级制度问题。文化差异、语言障碍、物理和环境障碍以及无效的沟通渠道也会造成问题。
考虑一下公司的沟通方式。员工是否收到了他们能够理解并在日后参考的指示？当您提出五点进展计划时，团队可能会显得很投入，但如果一周后没人记得细节，这种热情就会付诸东流。确保每个人都了解工作要求和总体目标。
确保每个人都步入正轨的方法之一是利用多种沟通渠道。像 Confluence 这样的协作平台非常适合冗长的指示，而聊天平台则更适合快速更新。拥有多种联系方式还有助于员工跨文化差异进行沟通。例如，书面信息可以帮助有语言障碍的员工。
考虑其他潜在的沟通障碍。项目协作可能具有挑战性，因为会议时间对海外员工来说太晚了。又或者，开放式的办公室让人难以集中精力。
只有当有人有能力做出改变时，找到公司沟通问题的原因才会有所帮助。当您想要改善员工不良的沟通技巧时，惰性或领导力缺失是一个大问题。
改善工作场所沟通不畅的策略
当您发现工作场所沟通不畅时，迅速采取行动至关重要。在 2023 年福布斯顾问的民意调查中，近 50% 的受访者表示沟通不畅影响了他们的工作满意度。
幸运的是，这种损害是可以逆转的。以下是一些改善企业环境中沟通的策略。
促进积极倾听
有时，员工错过细节是因为他们没有真正倾听。他们只关注自己下一句想说什么，或者思绪飘到了无关的话题上。提倡积极倾听会带来很大的不同。鼓励员工避免插话，真正专注于谈话。
然而，只对着别人说话而不与别人交谈是无效的。定期要求倾听者总结所听到的内容。这有助于评估他们的理解，确保谈话保持友好和尊重。
提高清晰度和准确性
如果员工不清楚公司的目的，再好的想法也会落空。项目管理团队中的每个人或拥有决策权的人都应知道如何传达清晰、无行话的指示。
例如，不要说“让我们在这个问题上取得进展”，而是说“让我们在下个季度将产品销售额提高 5%”。这两条信息听起来差不多，但其中一条更有可能得到您想要的回应。
营造一个欢迎反馈和提问的环境，可以让您在出现新的误解时及时了解情况。
利用合适的工具
团队协作可能需要成员在电子邮件、在线聊天、电话、项目跟踪工具等之间循环切换。选择合适的平台和技术，就能实现无缝沟通。
有些团队经常出差，需要工作电话来处理他们的电话量。有些团队则是远程工作，完全通过数字方式进行沟通。无论您使用哪种沟通方式，都要让整个团队了解并解释如何使用任何技术。
如果您的团队有办公室，那么要平衡数字聊天和面对面互动之间的比例。
在线发送快速消息是最快的选择，但许多思考者会在面对面交流时找到灵感。例如，通过交谈，员工可以介绍他们的白板策略，并立即收到未经编辑的反馈。
提供沟通培训
您是否有员工因性格内向或人际交往能力有限而难以开口说话？沟通培训有助于让他们发表自己的意见。
员工可能没有倾听他人意见的经验，也可能难以分心。他们希望表现出色，但需要更多的培训。
一个简短的沟通研讨会可以包括清晰说话、积极倾听和解读非语言暗示等课程。根据团队的具体问题进行定制的培训最为有效。例如，如果您因为内容团队分享了过时的信息发布了错误百出的社交媒体帖子，那么就可以创建一个侧重于跨团队协作的培训课程来解决这个问题。
鼓励开诚布公的反馈
善于指出沟通问题的人是强大的队友。然而，这种坦诚只存在于保护开放和直接反馈的工作文化中。如果员工害怕受到影响，他们就会保持沉默，忽视潜在的问题。
管理者可能需要记得解释项目管理阶段或传达关键信息。如果有定期提供反馈的员工，您就能在这些问题恶化之前将其解决。
组织定期签到、一对一会议和匿名调查。如果出现投诉，应尽快解决。根据员工的反馈意见采取行动，就能体现其价值。
如何培养积极的沟通文化
创建积极的沟通文化对任何企业的蓬勃发展都至关重要。让我们来探讨营造促进开放式沟通、信任和透明环境的关键策略，最终使个人和团队受益。
以身作则
员工从高层获得指令。如果管理者沟通不畅，员工也会如此。
如果您想在一个沟通清晰的环境中工作，请密切关注工作场所的领导者。关注他们的言谈举止，阅读他们的电子邮件和内部备忘录，确保他们了解如何接受反馈。如果您身居领导岗位，请尽可能始终如一地坚决遵守沟通标准。
目标是让领导者为员工树立行为榜样。然而，一致性很重要。沟通标准在影响行为之前必须是可靠的。
建立信任和透明度
不信任会滋生员工之间的沉默。如果害怕会因此惹上麻烦，就没有人愿意揭露问题。当公司尊重诚实和正直时，沟通就会变得更加顺畅。
对于您不同意的投诉或涉及心爱团队成员的投诉，要做好准备。为了保持透明度，要评估每一个问题并报告调查结果。
当投诉引发运营转变时，让每个人都知道。共享信息应该感觉很正常。
有时，虚假信息会传播开来。它可能与特定的团队成员、新的产品线或其他方面有关。错误信息往往会在团队中迅速传播，并在员工的脑海中根深蒂固。如果您听到谣言，请及时制止，并分享正确或官方的信息。
表扬良好的沟通
表扬优秀的沟通者可以激发团队活力，并增加这种行为持续下去的机会。尝试不同的奖励结构，直到找到员工有回应的一种。
善于沟通的团队也值得表扬。利用公开表扬来激励团队，并在全公司面前庆祝团队的成功。
沟通的成功也应影响绩效考核。如果某人的沟通风格有了明显改善，切记要强调这种变化。
利用 Confluence 实现有效的工作场所沟通
团队的沟通方式影响着从产品质量到员工满意度的方方面面。Confluence 等平台有助于协调沟通工作，轻松监控改进情况。
Confluence 为您提供单一事实来源。Confluence 可让团队成员直接共享文档并发表评论，无需跨平台追踪数据。参与项目的每个人都可以同时处理同一个文档，就像在同一个房间里一样。
如果员工单独工作，他们可以全天候查看更改。页内评论会形成反馈循环，推动对话并澄清误解。如果您需要更多专业知识，可在评论区标记专家。
Confluence 还能让团队通过集成的消息传递工具进行沟通。与整个公司共享信息，或创建协作空间来讨论特定项目。与项目相关的每个文档、评论和修订都可供查看。
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