Comment surmonter les problèmes de communication sur le lieu de travail
Comment arrêter de tourner en rond et aller plus loin
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Les entreprises rencontrent des difficultés pour de nombreuses raisons, mais l'une des causes les plus courantes est le manque de communication. La réussite de la planification de projet dépend de la capacité de chacun à faire passer le bon message.
Le simple fait de mal comprendre une question peut mettre les affaires en difficulté. Une mauvaise communication au travail nuit à l'efficacité et au moral des collaborateurs.
Cet article explique comment identifier les mauvaises habitudes de communication au sein de votre entreprise, en identifie les causes potentielles et propose des suggestions pour améliorer votre culture de la communication.
Comment identifier une mauvaise communication
La communication est mauvaise lorsque les membres de l'équipe transmettent des informations de manière inefficace. Il existe un décalage entre ce qu'une personne dit et ce que l'autre entend.
Par exemple, un chef d'équipe attend un rapport écrit détaillant le dernier problème logiciel rencontré, mais ne reçoit qu'un court e-mail. Ce décalage est souvent dû à une mauvaise communication.
Il est facile d'identifier les signes flagrants d'une communication inefficace, tels qu'une personne en colère ou qui hausse le ton. Cependant, les vrais problèmes peuvent être plus subtils. Voici trois méthodes pour identifier une mauvaise communication sur le lieu de travail :
- Observez les malentendus dans les interactions au sein de l'équipe. Fais attention aux efforts de communication collaborative entre les différentes équipes. Leurs objectifs sont-ils clairs ? Est-ce que quelqu'un semble confus ou mal informé ?
- Surveillez les délais non respectés et les erreurs fréquentes. Si vos collaborateurs commettent des erreurs de négligence (par exemple, s'ils ne respectent pas les délais ou ignorent certains paramètres du projet), c'est peut-être qu'ils ne comprennent pas parfaitement leurs responsabilités.
- Surveillez les boucles de feedback. Le manque de feedback se traduit souvent par des compétences de communication imparfaites. Par exemple, un responsable qui donne des instructions incomplètes peut ne pas se rendre compte de ce qu'il se passe si personne ne se plaint.
Les causes courantes d'une mauvaise communication
Les problèmes de communication interne ont souvent plusieurs causes communes, notamment un manque de clarté des instructions et des objectifs, un manque de feedback ou des problèmes de hiérarchie. Les différences culturelles, les barrières linguistiques, les barrières physiques et environnementales et l'inefficacité des canaux de communication peuvent également créer des problèmes.
Réfléchissez à la façon dont les personnes communiquent au sein de votre entreprise. Les collaborateurs reçoivent-ils des instructions qu'ils comprennent et auxquelles ils pourront se reporter ultérieurement ? L'équipe peut sembler investie lorsque vous établissez votre plan d'avancement en cinq points, mais cet enthousiasme s'évanouira si personne ne se souvient des détails la semaine suivante. Veillez à ce que chacun comprenne à la fois les exigences et l'objectif général de son travail.
L'un des moyens de s'assurer que tout le monde reste sur la bonne voie est d'utiliser plusieurs canaux de communication. Une plateforme de collaboration telle que Confluence est idéale lorsque vous souhaitez transmettre des instructions détaillées, tandis que les plateformes de chat sont plus adaptées pour les mises à jour rapides. Le fait de disposer de plusieurs moyens de communication permet également aux collaborateurs de communiquer malgré les différences culturelles. Par exemple, les messages écrits peuvent aider un collaborateur qui se heurte à la barrière de la langue.
Pensez aux autres obstacles potentiels à la communication. Il peut être compliqué de collaborer sur un projet si les heures de réunion sont trop tardives pour les collaborateurs basés à l'étranger. De même, les personnes travaillant dans des bureaux en open space peuvent avoir des difficultés à se concentrer.
Identifier la cause des problèmes de communication au sein de votre entreprise n'est utile que si quelqu'un est capable d'apporter des changements. L'inertie ou l'absence de leadership est un problème majeur lorsque l'on souhaite améliorer les compétences de communication des collaborateurs.
Stratégies pour améliorer la communication sur le lieu de travail
Lorsque vous signalez des problèmes de communication sur le lieu de travail, il est essentiel d'agir rapidement. Lors d'un sondage réalisé par Forbes Advisor en 2023, 50 % des personnes ayant répondu déclaraient que leur satisfaction au travail était impactée par une mauvaise communication.
Heureusement, il existe une solution. Voici quelques stratégies à appliquer pour améliorer la communication en entreprise.
Promouvoir l'écoute active
Parfois, les collaborateurs passent à côté de certains détails parce qu'ils n'écoutent pas vraiment. Ils se concentrent sur ce qu'ils souhaitent dire ensuite, ou leurs pensées se tournent vers des sujets qui n'ont aucun rapport avec la discussion. Promouvoir l'écoute active fait toute la différence. Encouragez les collaborateurs à ne pas interrompre les autres et à se concentrer réellement sur la conversation.
Cependant, dire quelque chose à quelqu'un sans l'impliquer dans la conversation n'est pas efficace. Demandez régulièrement à vos interlocuteurs de résumer ce qu'ils entendent. Cela permet d'évaluer leur compréhension et de garantir que la conversation reste amicale et respectueuse.
Être plus clair et plus précis
Même les meilleures idées ne produiront pas de résultat si les objectifs de l'entreprise ne sont pas clairs pour les collaborateurs. Les membres de l'équipe de gestion de projet ou les personnes ayant un pouvoir décisionnel doivent savoir transmettre des instructions claires et sans jargon.
Par exemple, au lieu de dire « Faisons avancer les choses sur ce point », dites : « Augmentons les ventes de produits de 5 % le trimestre prochain ». Si ces deux messages peuvent sembler similaires, le second a plus de chances de produire le résultat escompté.
En créant un environnement où le feedback et les questions sont les bienvenus, vous restez à l'affût des malentendus.
Utiliser les bons outils
La collaboration en équipe peut obliger les personnes à consulter leurs e-mails, leur messagerie, leurs appels téléphoniques, à utiliser des outils de suivi de projet, etc. Pour que la communication soit fluide, vous devez choisir les plateformes et les technologies appropriées.
Certaines personnes voyagent souvent et ont besoin d'un téléphone professionnel pour gérer de nombreux appels. D'autres travaillent à distance et communiquent entièrement par des moyens numériques. Quelle que soit votre méthode de communication, informez-en toute l'équipe et expliquez comment utiliser les technologies en question.
Si votre équipe possède un bureau, trouvez un équilibre entre la messagerie instantanée et les interactions en face à face.
Envoyer un message instantané est l'option la plus rapide, mais nombreux sont ceux à qui l'inspiration vient en échangeant en personne. Par exemple, le fait de parler permet aux collaborateurs de présenter leur stratégie de tableau blanc et d'avoir un retour immédiat et spontané.
Former les personnes à communiquer
Certains de vos collaborateurs ont du mal à s'exprimer parce qu'ils sont plutôt réservés ou que leurs compétences interpersonnelles sont limitées ? Une formation en communication peut les aider à faire entendre leur voix.
Certains collaborateurs n'ont peut-être pas l'habitude d'écouter les autres ou peuvent être facilement distraits. Ils veulent être efficaces, mais ils manquent d'entraînement.
Pourquoi ne pas mettre en place un court atelier de communication qui expliquerait comment s'exprimer clairement, écouter activement et interpréter les signaux non verbaux. Cet entraînement est particulièrement efficace lorsqu'il est adapté aux problèmes spécifiques de l'équipe. Par exemple, si vous publiez des contenus truffés d'erreurs sur les réseaux sociaux parce que l'équipe chargée du contenu partage des informations obsolètes, créez un cours de formation axé sur la collaboration entre équipes pour y remédier.
Encourager les feedbacks ouverts et honnêtes
Les personnes qui n'hésitent pas à signaler des problèmes de communication sont des alliés précieux. Cependant, cette honnêteté n'existe que dans les cultures d'entreprise qui encouragent les feedbacks ouverts et directs. Si les collaborateurs craignent les répercussions, ils se taisent et ignorent les problèmes potentiels.
Les responsables devront peut-être penser à expliquer les phases de la gestion de projet ou à transmettre des informations essentielles. Avoir un feedback continu de la part des collaborateurs vous permet de résoudre ces problèmes avant qu'ils ne s'aggravent.
Organisez des points réguliers, des réunions individuelles et des enquêtes anonymes. Si une plainte est formulée, remédiez au problème le plus rapidement possible. En agissant sur la base du feedback des collaborateurs, vous leur montrez que leur avis compte.
Comment favoriser une culture positive de la communication
La création d'une culture positive de la communication est essentielle à la prospérité de toute entreprise. Découvrons les principales stratégies visant à créer un environnement propice à la communication ouverte, à la confiance et à la transparence, qui bénéficie aux personnes et à l'équipe.
Montrer l'exemple
Les collaborateurs trouvent leurs repères au sommet de la hiérarchie. Si les responsables communiquent mal, les collaborateurs le feront aussi.
Si vous souhaitez travailler dans un environnement où la communication est claire, concentrez-vous sur les dirigeants du lieu de travail. Concentrez-vous sur la façon dont ils s'expriment, consultent leurs e-mails et leurs notes internes, et veillez à ce qu'ils comprennent comment accepter les commentaires. Si vous occupez un poste de direction, mettez un point d'honneur à respecter les normes de communication de la manière la plus cohérente possible.
L'objectif est que les dirigeants donnent l'exemple à leurs collaborateurs. Cependant, la cohérence est importante. Les normes de communication doivent être fiables pour influencer le comportement.
Renforcer la confiance et la transparence
La méfiance engendre le silence parmi les collaborateurs. Personne ne signalera les problèmes s'il craint que cela ait des répercussions. La communication se renforce lorsque les entreprises favorisent l'honnêteté et l'intégrité.
Soyez prêt à recevoir des plaintes avec lesquelles vous ne serez pas d'accord ou qui concerneront des membres de l'équipe que vous appréciez. Par souci de transparence, analysez chaque problème et formulez vos conclusions.
Prévenez tout le monde lorsque des plaintes entraînent des changements opérationnels. Partager des informations devrait sembler normal.
Parfois, de fausses informations se répandent. Il peut s'agir d'un membre en particulier de l'équipe, d'une nouvelle gamme de produits ou d'autre chose. Les fausses informations se transmettent souvent rapidement d'une équipe à l'autre et restent ancrées dans la tête des employés. Si vous entendez une rumeur, éliminez-la rapidement, et partagez les informations correctes ou officielles.
Reconnaître une bonne communication
Faire l'éloge des meilleurs communicants dynamise votre équipe et augmente les chances que ce comportement se poursuive. Essayez différentes structures de récompense jusqu'à ce que vous trouviez celle à laquelle les employés réagissent.
Les équipes qui communiquent bien méritent également d'être reconnues. Profitez des éloges du public pour motiver et célébrer les succès de l'équipe devant l'ensemble de l'entreprise.
Les victoires en matière de communication devraient également influencer les revues de performance. Si le style de communication d'une personne s'améliore sensiblement, pensez à souligner le changement.
Tirer parti de Confluence pour une communication efficace sur le lieu de travail
La façon dont votre équipe communique influe sur tout, de la qualité des produits à la satisfaction des employés. Des plateformes telles que Confluence aident à coordonner les efforts de communication, ce qui permet de suivre facilement les améliorations.
Confluence vous offre une source de référence unique. Il permet aux membres de l'équipe de partager des documents et de les commenter directement, évitant ainsi d'avoir à rechercher des données sur toutes les plateformes. Toutes les personnes impliquées dans le projet peuvent travailler sur le même document simultanément, comme si elles se trouvaient dans la même pièce.
Si les employés travaillent seuls, ils peuvent passer en revue les changements 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Les commentaires contextuels créent une boucle de feedback qui alimente les conversations et dissipe les malentendus. Si vous avez besoin de plus d'expertise, identifiez l'expert dans la section des commentaires.
Confluence permet également aux équipes de communiquer via des outils de messagerie intégrés. Partagez des informations avec l'ensemble de l'entreprise ou créez des espaces collaboratifs pour discuter de projets spécifiques. L'ensemble des documents, commentaires et révisions en lien avec le projet sera disponible pour vérification.
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