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Création d'une source de référence unique pour votre équipe

Ne cherchez plus et obtenez la documentation dont vous avez besoin

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Une source de référence unique garantit que tous les membres d'une organisation ont accès aux mêmes informations.

Vous devez trouver un document pour votre prochaine réunion, qui commence dans 4 minutes. Frénétiquement, vous parcourez une multitude de pièces jointes à des e-mails et les cinq services cloud de votre entreprise.

Alors qu'il ne vous reste que 2 minutes, le fichier apparaît enfin sous vos yeux. Vous expirez, soulagé, quand tout à coup, huit autres fichiers apparaissent, chacun avec un titre à rallonge, des dates et des mots clés différents, vous plongeant dans la plus grande confusion.

Un jour de plus dans le travail « de demain ». Merci la surcharge d'informations et les outils trop nombreux (#toomanytools). Vous avez du mal à trouver le statu quo, mais une source de référence unique peut nous aider.

Qu'est-ce qu'une source de référence unique ?

Une véritable source de référence unique est un emplacement unique qui centralise toutes les connaissances de votre équipe. C'est un endroit où vous trouvez des réponses à vos questions et où les documents vous attendent paisiblement, en permanence à jour.

La plupart des équipes ne travaillent pas dans ce genre d'univers. Elles utilisent plusieurs outils et n'ont pas défini clairement les informations à stocker, ce qui entraîne confusion, doublons et documents obsolètes. Si cette situation ne vous est pas inconnue, voici ce que la création d'une source de référence unique pour votre équipe pourrait vous apporter.

Avantages d'une source de référence unique

Ne courez plus après les informations

Tout le monde utilise le même emplacement pour stocker les informations. Vous savez où chercher et évitez de pénibles investigations dans les disques partagés pour trouver des fichiers cloisonnés, aux noms obscurs.

Gagnez du temps sur les tâches récurrentes

Votre équipe sait où trouver des modèles, des exemples et des guides pour les tâches récurrentes. Elle n'a pas besoin de repartir de zéro à chaque nouvelle tâche ou nouveau projet. Au lieu de cela, elle accède à votre source de référence unique, choisit un modèle et peut se mettre au travail.

Évitez le travail inutile

Grâce à une source de référence unique, vous ne choisirez pas le mauvais fichier, vous ne travaillerez pas plusieurs heures en vain, et vous n'aurez pas à reprendre à zéro après avoir compris votre erreur. Au contraire, vous disposez toujours du bon document et pouvez travailler sur des fichiers simultanément avec d'autres personnes sans vous soucier des conflits de versions.

Découvrez les relations et les tendances

Lorsque les informations se trouvent toutes au même endroit, vous identifiez des liens qui vous permettent de gagner du temps et d'améliorer la collaboration. Par exemple, en quoi vos objectifs sont liés aux OKR d'autres équipes, comment un projet s'imbrique dans d'autres et quelle équipe a créé une page spécifique.

Armoire de classement

Comment créer votre source de référence unique grâce à Confluence

Confluence est un espace de travail d'équipe pour créer, collaborer et organiser tout votre travail en un seul et même endroit. C'est une véritable source de référence unique qui vous donne accès, à vous et à votre équipe, aux informations dont vous avez besoin pour donner le meilleur de vous-même.

Procédez comme suit pour implémenter Confluence en tant que source de référence unique pour votre équipe :

1. Définissez Confluence comme votre source de référence unique

Confluence est la source de référence unique parfaite. Les espaces aident votre équipe à structurer, organiser et partager le travail. Les pages dynamiques permettent de créer, de capturer et de collaborer sur le projet ou l'idée de votre choix, comme les ordres du jour des réunions, les plans de projet et les arbres de décision. Les commentaires, les étiquettes et les intégrations à des centaines d'apps telles que Jira et Trello améliorent encore la collaboration d'équipe.

Évitez les sources de référence multiples en déterminant un endroit où stocker les connaissances de votre équipe. Pour cette transition, gardez du temps pour discuter du changement avec les membres de votre équipe et demandez-leur de bloquer des créneaux sur leurs calendriers pour migrer toutes les informations d'autres outils vers Confluence.

Si vous rencontrez des informations héritées qu'il vous faut conserver pour référence ultérieure, Confluence vous permet d'intégrer des fichiers Word, Excel et Google Drive sur n'importe quelle page.

2. Cartographiez la manière dont votre équipe va utiliser Confluence

Définissez certains fondamentaux pour la source de référence unique, notamment les espaces que vous allez créer et la documentation que vous devez suivre. Vous pouvez vous inspirer de notre liste. Vous la trouverez dans la section suivante.

Pensez également à cartographier quelques workflows essentiels, car il n'est pas possible de passer en revue les processus dans votre tête. Utilisez des Minds Maps (cartes mentales) et des diagrammes pour décrire la manière dont les tâches récurrentes passent de l'état « Incomplet » à « Terminé ». Une fois ces workflows sur papier, votre équipe et vous pouvez identifier les goulots d'étranglement et les raccourcis.

Confluence propose des intégrations avec Draw.io, Gliffy et des outils de mind mapping qui peuvent vous aider dans cette étape.

Déplacement de ticket

3. Assignez des rôles et des responsabilités pour les mises à jour

Pour garder votre source de référence unique propre, ajoutez un panneau d'informations en haut de chaque page pour indiquer qui est responsable de la mise à jour (ou de l'archivage) de ce document.

Les grandes équipes ou organisations peuvent également désigner un responsable global pour chaque espace Confluence, chargé de tenir toutes les pages à jour.

4. Créez des modèles pour assurer la cohérence

Confluence propose des centaines de modèles pour la définition d'objectifs, les réunions, les plans de projet, et bien plus encore. Créez une page. Les modèles pertinents apparaîtront automatiquement dans un panneau sur le côté de votre écran. En deux clics, votre modèle est prêt à l'emploi.

Des experts en la matière conçoivent ces modèles Confluence, mais vous pouvez également créer les vôtres. Vous vous assurez ainsi que les éléments cruciaux, comme le champ indiquant la responsabilité des mises à jour, sont inclus sur chaque page.

Déplacement de ticket

5. Assurez-vous que les informations sont automatiquement mises à jour

L'utilisation de macros vous permet d'enrichir les fonctionnalités de vos pages Confluence. Vous pouvez dès lors y ajouter des fonctionnalités supplémentaires ou y inclure du contenu dynamique pour que vos pages Confluence indiquent toujours les dernières informations. Par exemple, vous pouvez inclure des tickets Jira, intégrer automatiquement les mises à jour les plus récentes ou afficher un tableau Trello sur votre page.

Vous trouverez des macros sous le signe « + » de votre barre d'outils ou en utilisant la commande à barre oblique (/) lors de la modification d'une page.

6. Répliquez votre source de référence unique dans l'ensemble de l'organisation

Si vous êtes le premier de votre entreprise à créer une source de référence unique basée sur Confluence, bravo ! Les autres équipes peuvent facilement suivre votre exemple en dupliquant les pages de votre espace, en y imbriquant leurs pages enfant, puis en les personnalisant selon leurs besoins.

Vous pouvez accélérer l'adoption de Confluence en tant que source de référence unique dans votre entreprise grâce à des blogs internes. Assurez-vous que la direction défend l'initiative et l'inclut dans le plan d'intégration sur 90 jours pour les nouveaux employés.

Quels documents stocker dans votre source de référence unique (par équipe)

Quand il est question d'informations, chaque équipe a des besoins différents. Vous ne savez pas quel contenu stocker dans votre source de références unique ? Trouvez l'inspiration dans les listes suivantes.

Général (pour toutes les équipes)

  • Notes de réunion
  • Diagrammes de processus et de workflow
  • OKR
  • Plans de projet
  • Guides d'intégration pour les employés
  • Examens des performances

Produit

  • Analyse concurrentielle
  • Analyses pre-mortems
  • Exigences produits
  • Lancement de produit
  • Feuille de route produit

Ventes et marketing

  • Plans de campagne et de projet
  • Présentations
  • Lignes directrices de marque et de communication
  • Bibliothèques d'images
  • Kit pour la presse
  • Supports d'argumentaire pour appel d'offres
  • Documentation client

RH

  • Annonces et politiques d'entreprise
  • Annuaire d'entreprise
  • Manuels d'intégration
  • Suivi des congés annuels et calendriers

Support client

  • Base de connaissances
  • FAQ
  • Réponses standardisées

Équipes de développement/informatiques

  • Gestion des changements
  • Pro
  • Runbooks DevOps
  • Post-mortems d'incidents
  • Guides de dépannage

Assurez-vous que votre source de référence unique est toujours exacte grâce à Confluence

Assurer l'exactitude de votre source de référence unique est un effort continu, et non ponctuel. Votre équipe et vous devez tenir à jour les informations qu'elle contient grâce à des responsabilités et des processus bien définis.

Prêt à adopter Confluence comme source de référence unique ? Lancez-vous ici.

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