Comment définir et créer le périmètre d'un projet en 5 étapes simples

Définir le périmètre d'un projet est la pierre angulaire d'une gestion de projet réussie. Elle établit des limites claires autour des tâches, des calendriers et des ressources nécessaires pour atteindre vos objectifs, ce qui permet aux équipes de se maintenir alignées et aux projets de rester sur la bonne voie, dans les délais et dans les limites du budget.

Aller au magasin pour acheter des œufs et en repartir avec un caddie plein, c'est comme laisser le périmètre de votre projet s'étendre de manière incontrôlée : les coûts et les tâches s'accumulent rapidement. Ce n'est pas un hasard si les œufs se trouvent toujours au fond du magasin et si la dérive des objectifs est un piège courant dans les projets de toutes tailles.

Cependant, en définissant clairement le périmètre de votre projet dès le départ, vous évitez ces détours coûteux et vous vous assurez que votre équipe reste concentrée sur l'essentiel.

Cet article définit clairement le périmètre d'un projet, la manière de le rédiger et les étapes à suivre pour maintenir vos livrables sur la bonne voie.

Qu'est-ce que le périmètre d'un projet ?

Le périmètre d'un projet définit ses limites en précisant ce qui est inclus ou exclu, ainsi que le processus de livraison du résultat final. Il sert de feuille de route, décrivant les livrables, les étapes importantes et les contraintes afin de garantir que tout le monde est sur la même longueur d'onde du début à la fin.

Le cahier des charges du périmètre de projet reprend tous ces éléments et les consigne dans un document clair et partageable. C'est ainsi que vous transformez le concept de « périmètre » en quelque chose que votre équipe peut réellement consulter, suivre et utiliser pour prendre des décisions tout au long du projet.

Pourquoi le périmètre du projet est-il important ?

Il est fort probable que vous effectuiez un jour une session de shopping plus longue que prévu ou que vous rencontriez un projet qui a pris une ampleur démesurée par rapport aux exigences initiales. D'après le Project Management Institute (PMI), 52 % des projets sont confrontés au redoutable phénomène de dérive des objectifs.

La taille de votre équipe, les délais et le budget dont vous disposez ne sont pas infinis. Et si les exigences de votre projet continuent de croître, vos ressources vont être mises à rude épreuve.

Une gestion efficace du périmètre du projet vous permet de rester fidèle à votre plan initial et améliore la gestion des ressources, ce qui se traduit par les avantages suivants :

Délais réalistes

Une étude PwC a révélé que seulement 2,5 % des entreprises mènent à bien leurs projets à 100 %. Les autres dépassent leur budget initial, leur échéance ou les deux.

La gestion du périmètre du projet vous empêche, votre équipe et vous-même, de dépasser l'échéance initiale. Lorsque vous savez exactement ce qu'il vous faut pour mener à bien un projet, il vous est beaucoup plus facile de fixer une échéance réaliste.

Budgets précis

Il est difficile d'estimer le coût d'un projet lorsque ses exigences et ses livrables changent et évoluent en permanence.

Si vous définissez le périmètre du projet, vous serez en mesure de fixer un budget raisonnable, et la surveillance du périmètre au fur et à mesure que votre équipe progresse vous aidera à respecter ce montant.

Projets plus efficaces

Cela nous est tous arrivé. Vous êtes confronté à un projet qui n'en finit pas, car les équipes ou les clients ne cessent de demander de nouvelles fonctionnalités, des ajustements ou des ajouts, ce qui fait que le projet s'éternise.

S'il est gratifiant de dire « oui », les équipes projet ont tendance à accepter des demandes successives sans réaliser à quel point elles s'éloignent du plan initial.

Définir et gérer le périmètre de votre projet permet à votre équipe de livrer efficacement, conformément aux exigences initiales. En termes simples, votre périmètre, et le cahier des charges du périmètre que vous créez servent de référence pour le projet et permet d'éviter tout effet boule de neige.

5 étapes pour définir et rédiger le périmètre de votre projet

Vous ne pouvez pas prédire l'avenir, donc définir le périmètre de votre projet est un véritable défi. Comment pouvez-vous savoir dès le premier jour tout ce que votre projet implique ?

Passons en revue quelques étapes que vous pouvez suivre pour créer un cahier des charges de base pour le périmètre de votre projet :

1. Déterminer les objectifs finaux du projet

Chaque projet comporte un objectif, c'est d'ailleurs la raison pour laquelle vous le réalisez.

Une autre étude du PMI a révélé que 37 % des échecs de projets sont dus à des objectifs et des étapes importantes insuffisamment définis. Ne partez pas du principe que votre objectif final est connu de tous les membres de votre équipe.

Définir vos objectifs, par exemple, ce que le projet permettra d'accomplir, fournit un contexte important.

Dans le cas de notre exemple de projet, l'objectif serait de : créer un questionnaire pour les nouveaux clients qui simplifiera leur prise en charge et nous assurera de disposer dès le départ de toutes les informations nécessaires à leur sujet.

En indiquant immédiatement votre objectif, vous faciliterez les étapes suivantes, car vous pourrez garder à l'esprit le but principal du projet et prendre vos décisions en conséquence.

2. Définir les livrables du projet

Que créez-vous de tangible ? Dans notre cas, il s'agit du questionnaire en ligne qui sera automatiquement envoyé à vos nouveaux clients, accompagné d'une page de destination contenant plus d'informations.

Identifier rapidement vos livrables vous aidera à détecter les dérives des objectifs dès leur apparition.

Ainsi, si votre équipe suggère d'ajouter un portail en ligne pour l'envoi des dossiers clients, rappelez-vous que cela ne fait pas partie des livrables de ce projet. Il est préférable de traiter ce point séparément une fois le projet terminé et les ressources disponibles.

3. Identifier toutes les tâches et activités du projet

Au cours de cette étape, vous décomposez vos livrables en tâches et activités distinctes. Quelles sont les étapes à respecter pour produire ce livrable ? C'est ce qu'on appelle un organigramme des tâches d'un projet.

Pour créer votre questionnaire pour les nouveaux clients, vous devrez :

• choisir le contenu du questionnaire et en rédiger un exemplaire

• saisir le questionnaire dans un formulaire en ligne

• créer une page de destination où les clients peuvent accéder au questionnaire et s'informer sur celui-ci

• mettre en place un e-mail automatisé qui transmet le questionnaire

Plus vous décomposez votre projet en étapes spécifiques et concrètes, plus il est facile d'identifier les demandes ponctuelles ou les tâches qui ne figuraient pas dans le plan initial. Cette approche rend un projet complexe et de grande ampleur beaucoup plus facile à gérer.

4. Définir clairement les exclusions du projet

Savoir ce que vous n'aurez pas à faire est tout aussi important que savoir ce que vous aurez à faire. Aussi contre-intuitif que cela puisse paraître, décrivez les tâches et les livrables qui ne rentrent pas dans le périmètre de ce projet.

Cela vous permettra d'établir clairement que les aspects suivants ne seront pas traités :

• Portail en ligne par le biais duquel les clients peuvent partager des ressources et des fichiers

• Processus d'intégration par e-mail

• Questionnaires adaptés à chaque type de client

Vous avez probablement déjà entendu dire que la meilleure défense, c'est l'attaque, et c'est exactement ce dont il s'agit ici. C'est un peu comme poser un panneau « Attention ! » pour signaler les éléments hors de votre périmètre qui, selon vous, pourraient vous détourner de votre objectif.

5. Apprendre et détailler les contraintes du projet

Ce projet ne se déroulera pas dans un monde parfait. Il existe des contraintes bien réelles (budget, échéances et ressources) avec lesquelles vous devez composer. Ces contraintes doivent être définies lors de cette étape.

Voici quelques contraintes applicables à votre questionnaire client :

• Le projet doit être bouclé pour le 25 novembre 2026

• Le budget total pour le projet ne doit pas dépasser 5 300 euros

• L'équipe de développement web ne pourra pas créer la page de destination avant fin octobre

Soyez aussi réaliste que possible ; veillez à impliquer les membres de votre équipe dans ce processus. Ils pourront à leur tour identifier des contraintes auxquelles vous devrez faire face.

Exemple de définition du périmètre d'un projet

Vous avez préparé vos notes et vous êtes désormais prêt à établir un cahier des charges du périmètre de projet auquel votre équipe et vous-même pourrez vous référer par la suite. Veillez à le conserver dans un endroit sûr et accessible à tous : un espace collaboratif de gestion de projet, tel que Jira, est une solution idéale.

Vous avez fait le plus dur. Il vous suffit à présent d'organiser les informations. Faites figurer quelques informations pratiques sur le projet au tout début du cahier des charges :

• Nom

• Description

• Échéance

• Responsable

Voici un exemple de cahier des charges de périmètre de projet que nous utiliserons pour illustrer nos propos :

3 modèles de périmètre de projet pour vous aider à démarrer

Vous voulez encore simplifier les choses ? Plusieurs modèles gratuits sont disponibles pour vous aider à respecter le périmètre de vos projets, mais voici nos trois préférés :

1. Modèle de reporting de projet Jira

Créez des rapports de projet clairs et cohérents. Le modèle de reporting de projet Jira vous aide à suivre la progression, à définir des échéances et à aligner les parties prenantes. Saisissez les informations spécifiques à votre projet et personnalisez le modèle selon vos besoins.

2. Modèle de calendrier de projet Jira

Regroupez les détails importants du projet, tels que les dépendances, les ressources et les risques, dans un flux visuel simplifié afin d'améliorer la gestion de projet. Le modèle de calendrier de projet Jira organise et séquence les tâches dans un framework chronologique clair, de la conception initiale à la livraison finale.

3. Modèle Jira de planification de niveau supérieur

Gérez des efforts transversaux de grande envergure, tels qu'un programme ou une initiative. Le modèle Jira de planification de niveau supérieur vous offre un plan qui permet de tout visualiser en un seul endroit. Les équipes peuvent facilement suivre et générer des rapports concernant les tâches réalisées dans le cadre de plusieurs projets et comprendre comment leur travail s'agrège dans une vision d'ensemble.

Utilisez votre cahier des charges pour garder le cap

Pour définir et gérer efficacement le périmètre d'un projet, soyez précis. Décrivez clairement ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas afin d'éviter toute confusion.

Assurez-vous d'impliquer votre équipe et de collaborer avec elle afin de garantir que le périmètre de votre projet est réaliste et exhaustif.

Priorisez les objectifs et tirez parti des projets passés pour établir d'abord les livrables, puis fixez les délais et les budgets, tout en passant en revue les résultats précédents afin d'identifier les bonnes pratiques. Conservez votre cahier des charges de périmètre dans votre instance Jira afin que votre équipe puisse facilement consulter ce qui est inclus ou exclu du périmètre.