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Comment la gestion du périmètre du projet peut vous faire gagner beaucoup de temps

Délais, ressources, budget, et bien plus

Le périmètre du projet représente tous les éléments nécessaires à la réalisation d'un projet, notamment les tâches, les délais et les ressources. La gestion du périmètre du projet correspond donc au processus de supervision et de régulation de tous ces éléments afin que vous puissiez achever votre projet dans les délais et le budget impartis.

Workflow complexe


Vous devez faire un saut à l'épicerie pour acheter des œufs.

Sur le chemin du rayon des produits frais, vous vous souvenez que vous n'avez plus de céréales. Vous prenez donc une boîte. OK, deux boîtes. Vous vous laissez alors distraire par un couvercle rempli de bougies parfumées. Et si vous en preniez une ? Vous vous rendez alors compte que vous avez aussi besoin de serviettes en papier.

À ce stade, coincer des articles sous votre menton et les faire tenir en équilibre précaire dans vos bras ne fonctionne plus. Les objets tombent de partout, quelles que soient vos tentatives pour les maintenir ensemble.

Vous devez alors vous rendre tout honteux à l'avant du magasin pour prendre un chariot. Vous mettez encore quelques achats dans le chariot et vous retournez au rayon des produits frais pour prendre les œufs (vous avez failli les oublier, n'est-ce pas ?).

Avant même que vous ne réalisiez ce qui s'est passé, votre arrêt de cinq minutes à l'épicerie s'est transformé en une heure de shopping. Et ce qui était censé vous coûter moins de 5 euros a fini par vous coûter plus de 100 euros. Et franchement ? Aviez-vous réellement besoin d'une autre bougie ?

Dans le cadre des projets professionnels, on parlerait de « dérive des objectifs », ce qui montre bien que la définition et la gestion du périmètre du projet valent la peine de dresser une liste à l'avance.

Oui, certaines personnes ne se laissent pas distraire par les serviettes en papier ou les bougies parfumées parce ces articles ne faisaient pas partie de leur liste de courses initiale. Grâce à la gestion du périmètre du projet, vous pouvez être ce genre de personne.

Pourquoi la gestion du périmètre du projet est-elle si importante ?

Il est fort probable que vous effectuiez un jour une session de shopping plus longue que prévu ou que vous rencontriez un projet qui a pris une ampleur démesurée par rapport aux exigences initiales. D'après le Project Management Institute (PMI), 52 % des projets sont confrontés au redoutable phénomène de dérive des objectifs.

La taille de votre équipe, les délais et le budget dont vous disposez ne sont pas infinis. Et si les exigences de votre projet continuent de croître, vos ressources vont être mises à rude épreuve.

Une gestion efficace du périmètre du projet vous aide à respecter le plus fidèlement possible votre plan initial et à gérer vos ressources plus efficacement, ce qui vous apporte les avantages suivants.

1. Délais réalistes

Une étude de PwC portant sur plus de 10 600 projets a révélé que seuls 2,5 % des entreprises menaient leurs projets à bien à 100 %. Aucune des autres ne respecte le budget ou l'échéance initial(e) (ou les deux !).

La gestion du périmètre du projet vous empêchera, votre équipe et vous-même, de dépasser la date de fin prévue. Lorsque vous savez exactement ce qu'il vous faut pour mener à bien un projet, il vous est beaucoup plus facile de fixer une échéance réaliste que vous pouvez réellement respecter.

Repensez à votre passage à l'épicerie. Si vous aviez su que vous aviez une si longue liste de choses à acheter (et pas seulement des œufs), vous auriez prévu plus de temps et pris un chariot tout de suite, au lieu de penser que vous n'en auriez que pour cinq minutes. Vous allez maintenant devoir adapter le reste de votre journée pour compenser cette heure perdue.

2. Budgets précis

Il n'est pas toujours facile d'évaluer le coût d'un projet dont les exigences et les résultats attendus changent et évoluent en permanence.

Si vous définissez le périmètre du projet, vous serez en mesure de fixer un budget raisonnable, et la surveillance du périmètre au fur et à mesure que votre équipe progresse vous aidera à respecter ce montant.

3. Projets efficaces

Cela nous est tous arrivé. Vous êtes confronté à un projet qui n'en finit pas, car les équipes ou les clients ne cessent de demander de nouvelles fonctionnalités, des ajustements ou des ajouts. Le périmètre ne cesse de s'étendre et le projet s'éternise.

C'est toujours agréable de dire « oui », mais les équipes de projet ont tendance à continuer d'accepter des demandes sans se rendre compte à quel point elles se sont éloignées du plan initial.

La définition et la gestion du périmètre de votre projet permettent à votre équipe de mener à bien les projets de manière efficace, conformément aux exigences initiales, au lieu de les laisser faire boule de neige.

En d'autres termes, votre périmètre (et le cahier des charges du projet que vous créez) sert de pierre angulaire au projet. Le chef de projet et l'équipe peuvent s'y référer et l'utiliser pour guider leurs décisions relatives au projet.

Étapes de définition du périmètre du projet

Vous ne pouvez pas prévoir l'avenir, ce qui rend difficile la définition du périmètre de votre projet. Comment pouvez-vous savoir dès le premier jour tout ce que votre projet implique ?

Nous allons passer en revue quelques étapes que vous pouvez utiliser pour créer un cahier des charges du projet de base.

Imaginez que vous travailliez au sein d'une agence de marketing et que votre équipe et vous-même souhaitiez créer un questionnaire type pour la prise en charge de tous les nouveaux clients. Voici comment vous devez définir votre périmètre :

1. Définissez les buts du projet

Chaque projet comporte un objectif : il s'agit de la raison pour laquelle vous le réalisez.

Ne partez pas du principe que votre objectif final est connu de tous les membres de votre équipe. La définition de votre but (c'est-à-dire, le résultat de ce projet) fournit un contexte important.

Dans le cas de notre exemple de projet, le but serait de : créer un questionnaire pour les nouveaux clients qui simplifiera leur prise en charge et nous assurera d'avoir toutes les informations nécessaires à leur sujet dès le départ. .

En indiquant votre objectif dès le départ, vous faciliterez les étapes suivantes, car vous pourrez garder à l'esprit l'objectif principal du projet et prendre vos décisions en conséquence.

2. Définissez les livrables du projet

Il est maintenant temps de déterminer le résultat de votre projet. Quelle(s) chose(s) tangible(s) créez-vous ? Dans ce cas, il s'agit du questionnaire en ligne qui sera automatiquement remis à vos nouveaux clients après la signature de votre contrat et d'une page de destination pour plus d'informations.

L'identification de vos livrables vous aidera à détecter les dérives des objectifs dès qu'elles surviennent.

Si votre équipe et vous-même commencez à dire qu'il serait formidable de disposer d'un portail en ligne où les clients pourraient soumettre des documents, vous pouvez vous rappeler qu'un portail en ligne n'est pas un des livrables de ce projet. Vous feriez mieux de vous y attaquer séparément une fois que ce projet sera terminé et que vous aurez plus de ressources et de capacités de réflexion pour le faire correctement.

3. Définissez les tâches et les activités du projet

Vous savez maintenant ce que vous créez et pourquoi. Il est temps de parler des moyens d'y parvenir.

Au cours de cette étape, vous décomposez vos livrables en tâches et activités distinctes. Quelles sont les étapes à respecter pour produire ce livrable ? C'est ce qu'on appelle une structure de répartition du travail.

Pour créer votre questionnaire pour les nouveaux clients, vous devrez :

  • choisir et rédiger un exemplaire du questionnaire
  • saisir le questionnaire dans un formulaire en ligne
  • créer une page de destination où les clients peuvent accéder au questionnaire et s'informer sur celui-ci
  • mettre en place un e-mail automatisé qui transmet le questionnaire

Plus vous pouvez diviser votre projet en étapes spécifiques et concrètes, plus il vous sera facile d'identifier les demandes ad hoc et les tâches qui ne faisaient pas partie du plan initial.

Cette approche permet également de faciliter la gestion des projets complexes et de grande ampleur.

4. Définissez le périmètre du projet

Pour gérer efficacement le périmètre d'un projet, il est tout aussi important de savoir ce que vous n'aurez pas à faire que de savoir ce que vous aurez à faire. Imaginez : si vous aviez écrit « Ne pas acheter de bougies parfumées ! » sur votre liste de courses, vous ne vous seriez probablement pas laissé tenter par ce bougeoir parfumé, parce que vous savez comment vous êtes quand il est question de bougies.

Aussi contre-intuitif que cela puisse paraître, décrivez les tâches et les livrables qui ne rentrent pas dans le périmètre de ce projet. Cela vous permettra d'établir clairement que les aspects suivants ne seront pas traités :

  • Portail en ligne par le biais duquel les clients peuvent partager des ressources et des fichiers
  • Processus d'intégration par e-mail
  • Questionnaires adaptés à chaque type de client

Vous avez probablement déjà entendu dire que l'attaque est la meilleure des défenses ; c'est précisément de cela qu'il s'agit ici. C'est un peu comme poser un panneau « Attention ! » pour signaler les éléments qui pourraient vous détourner de votre but.

5. Définissez les contraintes du projet

Ce projet ne se déroulera pas dans un monde parfait. Il existe des contraintes bien réelles (budget, échéances et ressources) avec lesquelles vous devez composer. Ces contraintes doivent être définies lors de cette étape.

Voici quelques contraintes applicables à votre questionnaire client :

  • Le projet doit être bouclé pour le 25 novembre 2020
  • Le budget total pour le projet ne doit pas dépasser 5 300 euros
  • L'équipe de développement web ne pourra pas créer la page de destination avant fin octobre

Vous devez être aussi réaliste que possible ; veillez à impliquer les membres de votre équipe dans ce processus. Ils pourront à leur tour identifier des contraintes auxquelles vous devrez faire face.

Cahier des charges du projet et exemple

Vous avez préparé vos notes et vous êtes désormais prêt à établir un cahier des charges du projet auquel votre équipe et vous-même pourrez vous référer par la suite. Veillez à le conserver dans un endroit sûr et accessible à tous (un espace de travail collaboratif de partage de connaissances tel que Confluence est une solution idéale).

Vous avez fait le plus dur. Il vous suffit à présent d'organiser les informations. Faites figurer quelques informations pratiques sur le projet au tout début du cahier des charges :

  • Nom
  • Description
  • Échéance
  • Responsable

Voici un exemple de cahier des charges que nous utiliserons pour illustrer nos propos :

Cahier des charges du projet

Nom du projet :

Questionnaire de nouveau client

Description :

Questionnaire automatisé envoyé à tous les nouveaux clients après la signature d'un contrat

Échéance :

25 novembre 2020

Responsable :

Isabel

Objectif :

Créer un questionnaire client qui simplifiera l'accueil de nouveaux clients et nous assurera d'avoir toutes les informations nécessaires à leur sujet dès le départ

Livrable(s) :

Questionnaire en ligne automatiquement envoyé aux nouveaux clients

Tâches : (Éléments du périmètre)

  • choisir et rédiger un exemplaire du questionnaire
  • saisir le questionnaire dans un formulaire en ligne
  • créer une page de destination où les clients peuvent accéder au questionnaire et s'informer sur celui-ci
  • mettre en place un e-mail automatisé qui transmet le questionnaire

Éléments hors périmètre :

  • Portail en ligne par le biais duquel les clients peuvent partager des ressources et des fichiers
  • Processus d'intégration par e-mail
  • Questionnaires adaptés à chaque type de client

Contraintes :

  • Le projet doit être bouclé pour le 25 novembre 2020
  • Le budget total pour le projet ne doit pas dépasser 5 300 euros
  • L'équipe de développement web ne pourra pas créer la page de destination avant fin octobre

Vous voulez rendre cela encore plus simple ? Notre modèle de plan de projet comprend une section entière dédiée au périmètre du projet, ainsi que d'autres sections utiles (telles que les étapes importantes et les documents de référence) pour permettre le bon déroulement de vos projets.

Utilisez votre cahier des charges pour garder le cap

Qu'il s'agisse d'aller faire vos courses ou de votre travail, vous savez à quel point les choses peuvent rapidement prendre des proportions inattendues. Définir le périmètre du projet vous permettra, à votre équipe et à vous, de rester dans les clous.

Voici quelques astuces supplémentaires pour définir et gérer le périmètre de votre projet :

  • Soyez aussi précis que possible : il est beaucoup plus difficile de distinguer ce qui entre et n'entre pas dans le périmètre du projet lorsque les informations sont vagues.
  • Discutez avec votre équipe : vous n'êtes pas seul. Impliquer votre équipe permettra d'établir un périmètre concret pour votre projet, et des points de vue différents vous permettront d'identifier les pièges ou les obstacles auxquels vous n'auriez pas pensé. Utilisez notre modèle de planification de la capacité pour connaître les disponibilités de votre équipe et vous organiser au mieux.
  • Adoptez une approche inversée : trop souvent, les gens ont une échéance ou un budget en tête, et définissent le périmètre du projet en conséquence. Les projets qui réussissent le mieux sont ceux pour lesquels leur objectif et les livrables sont définis en amont, et pour lesquels le calendrier et le budget sont définis sur cette base.
  • Tenez compte des enseignements tirés des précédents projets : l'Histoire est la meilleure des leçons, et vous pouvez apprendre beaucoup des difficultés et des réussites des projets passés. Veillez à effectuer une rétrospective de tous vos projets afin de recueillir le plus d'informations possible.

Utilisez ces astuces et les étapes précédentes comme guide pour rester concentré sur ce qui doit être fait et mener à bien vos projets. Ne vous en faites pas, vous pourrez toujours prendre des céréales et des serviettes en papier la prochaine fois.

Afin d'éviter la dérive des objectifs, tous les membres de votre équipe doivent pouvoir se rappeler le périmètre du projet. Conservez le cahier des charges du projet dans Confluence afin que chacun puisse s'y référer facilement à l'avenir.

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