Périmètre du travail : stratégies de création et de gestion

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Si la gestion de projet est une danse complexe de délais, de ressources et d'objectifs, le périmètre du travail est la chorégraphie qui permet à chacun d'avancer en harmonie. Elle limite les risques, favorise la collaboration et garantit que toutes les parties prenantes partagent une compréhension commune des objectifs et des attentes du projet.

Cet article répond à la question « Qu'est-ce que le périmètre du travail ? » et explique comment en créer un pas-à-pas (conseil : utilisez un modèle de plan de projet). Il expliquera également comment le fait d'avoir un périmètre de travail permet de limiter les risques et d'améliorer la communication.

Comprendre le périmètre du travail

Dans la planification des projets, le périmètre du travail indique les tâches qui font partie ou non du projet. Il oriente tous ceux qui travaillent sur le projet dans la bonne direction. Le périmètre du travail apporte de la clarté lors de l'élaboration d'un plan de projet en fixant les attentes et les limites, afin de garantir l'alignement entre les parties prenantes du projet.

Composants clés d'un périmètre de travail

Le périmètre du travail présente les objectifs généraux que le projet atteindra, ses résultats et la date à laquelle les parties concernées les atteindront.

Les composants clés suivants d'un périmètre de travail fournissent les détails et spécifications précis essentiels à la réussite du projet. Ils décrivent les objectifs généraux et spécifiques, les livrables, les rôles, les responsabilités et les délais qui guident l'exécution du projet.

Objectifs et livrables du projet

Les objectifs et les livrables du projet sont les objectifs spécifiques et les résultats tangibles que le projet vise à atteindre. Ils fournissent un objectif et une orientation clairs au projet. Les définir permet à tous les membres de l'équipe de comprendre les objectifs et les résultats attendus du projet. Utilisez un modèle de périmètre de travail pour simplifier ce processus.

Supposons que le projet soit une refonte de site web. L'objectif est d'améliorer l'expérience utilisateur. Les livrables peuvent inclure une mise en page et une structure remaniées du site web, du contenu mis à jour et une navigation améliorée sur le site.

Inclusions et exclusions

Pour éviter toute dérive des objectifs, précisez ce que comprend le projet, par exemple les attentes en matière de tâches, de responsabilités et de ressources nécessaires. Expliquez également ce que le projet n'inclut pas. Cette clarté élimine toute ambiguïté et permet de maintenir le projet sur la bonne voie.

Pour ce projet hypothétique, les inclusions pourraient être la réactivité mobile, la création de contenu et les tests d'assurance qualité. Les exclusions pourraient concerner les mises à jour continues du contenu ou l'enregistrement de domaines.

Limites et contraintes liées au projet

Le périmètre du travail devrait définir les limites, comme le budget, les ressources et les directives de la marque.

Par exemple, la refonte du site web ne doit pas dépasser un budget de 30 000 dollars. L'équipe (composée d'un chef de projet, d'un concepteur web, d'un développeur et d'un rédacteur de contenu) doit utiliser des systèmes de couleurs et des messages spécifiques.

Hypothèses du projet

Les projets reposent souvent sur certaines hypothèses concernant l'environnement, les ressources ou les conditions. Énoncez ces hypothèses pour gérer les attentes et réduire les risques associés aux changements imprévus.

Lors de la refonte d'un site web, les hypothèses les plus courantes peuvent être les suivantes :

  • Disponibilité de l'infrastructure Server et des services d'hébergement
  • Compatibilité avec les systèmes de gestion de contenu
  • Données et actifs accessibles pour la migration

Calendrier et étapes importantes

Établissez un calendrier de projet avec les principales étapes importantes et les échéances afin que le projet reste sur la bonne voie et conforme à ses objectifs et livrables. Les étapes importantes sont des indicateurs d'avancement qui aident l'équipe à surveiller son parcours vers la réalisation du projet.

Voici un exemple de calendrier avec les étapes importantes de la refonte d'un site web :

  • Semaines 1 à 4 : lancez le projet, concevez et développez la mise en page du site web.
  • Semaines 5 à 8 : créez et développez le contenu.
  • Semaines 9 à 12 : testez, déboguez et lancez du site web.

Comment créer un périmètre de travail

Demandez l'avis des principales parties prenantes lors de la création du périmètre du travail. N'oubliez pas que la collaboration est le ciment qui maintient tout ensemble. Le périmètre apporte clarté et transparence, garantit l'alignement sur les objectifs métier et favorise une compréhension commune entre les parties prenantes.

Voici comment créer un périmètre de travail robuste :

  1. Recueillir des informations : demandez l'avis des différents membres de l'équipe et des parties prenantes (des clients aux chefs de projet) sur les informations, les exigences et les objectifs essentiels du projet.
    Conseil d'initié : créez une page Confluence avec un modèle préconfiguré pour recueillir les exigences des clients. Les clients peuvent la renseigner, et Confluence organise automatiquement les informations pour que l'équipe du projet puisse y accéder. Les équipes peuvent également concevoir leurs propres modèles en fonction de leur méthode de collaboration. Les pages Confluence s'intègrent également à Jira Software et Jira Work Management, ce qui permet de promouvoir le contrôle des documents et de maintenir la cohésion de l'équipe tout au long du processus.
  2. Définir les objectifs et les livrables attendus : veillez à l'alignement entre les membres de l'équipe et les parties prenantes.
    Conseil d'initié : définissez les objectifs du projet en les divisant en user stories et en tâches dans Jira Software. Dans cette approche de gestion de projet Agile, les user stories peuvent représenter des objectifs de projet de haut niveau, et les tâches peuvent représenter des livrables spécifiques. Assignez-les aux membres de l'équipe concernés et utilisez les tableaux Jira pour visualiser l'avancement.
  3. Spécifier les inclusions et les exclusions : cela permet d'éviter les malentendus et la dérive des objectifs au cours du projet.
    Conseil d'initié : créez des tâches dans Jira Work Management ou Jira Software pour suivre les changements et les mises à jour relatives au périmètre du projet. Consignez les demandes de fonctionnalités hors périmètre en tant que tâches dans Jira.
  4. Fixer des limites et des contraintes : toutes les parties prenantes doivent être informées des limites budgétaires, des contraintes de ressources et de tout autre facteur externe.
    Conseil d'initié : créez une page ou une section Confluence dédiée pour documenter le budget et les ressources du projet.
  5. Préciser les hypothèses : discutez de la manière dont les hypothèses peuvent affecter le périmètre du projet. Cette clarté permet d'éviter d'éventuels problèmes par la suite.
    Conseil d'initié : associez les pages Confluence qui documentent les hypothèses aux tickets Jira correspondants.
  6. Créer une chronologie : une chronologie partagée permet de maintenir le projet sur la bonne voie.
    Conseil d'initié : créez des tickets pour les étapes importantes du projet et les tâches individuelles dans Jira Software ou Jira Work Management. Assignez des propriétaires, des dates d'échéance et des dépendances. Utilisez un outil de feuille de route comme Jira Software qui inclut des fonctionnalités permettant de créer des diagrammes de Gantt pour vos projets.

Avantages d'un périmètre de travail bien défini

Un périmètre de travail bien défini constitue la pierre angulaire du projet et offre de nombreux avantages, notamment :

  • Réduction des risques grâce à une documentation claire : l'équipe du projet peut relever les défis de manière proactive, réduisant ainsi le risque de problèmes imprévus susceptibles de faire dérailler le projet.
  • Meilleure communication entre les membres de l'équipe et les parties prenantes : un périmètre de travail détaillé constitue un point de référence central pour toutes les informations relatives au projet.
  • Collaboration améliorée au sein de l'équipe du projet : l'équipe peut aligner ses efforts, travailler de manière cohérente et apporter son expertise en ayant une idée claire des objectifs.
  • Ressources allouées efficacement : les chefs de projet peuvent assigner les bons membres de l'équipe à des tâches spécifiques, allouer des ressources budgétaires et gérer facilement les délais.
  • Limites claires pour éviter toute dérive des objectifs : évitez les changements ou les ajouts non autorisés pour maintenir le projet sur la bonne voie et dans les limites du budget.

Exemples de périmètre du travail

Voici un exemple de périmètre de travail pour l'hypothétique projet de refonte du site web abordé tout au long de cet article :

Exemple de projet : refonte du site web de XYZ Corporation

Objectifs et livrables du projet :

  • Objectif : remanier le site web de XYZ Corporation pour améliorer l'expérience utilisateur.
  • Livrables :
    • Mise en page et structure remaniées du site web
    • Contenu mis à jour, y compris le texte et les images
    • Intégration d'un système de gestion de contenu convivial
    • Implémentation d'un design réactif pour la compatibilité avec les appareils mobiles
    • Navigation sur le site et interface utilisateur améliorées

Inclusions

  • Refonte et développement du site web
  • Création et migration de contenu
  • Intégration au système de gestion de contenu
  • Réactivité mobile
  • Optimisation des moteurs de recherche
  • Assurance qualité et tests

Exclusions

  • Toutes les fonctionnalités supplémentaires qui ne sont pas spécifiées dans cet énoncé des travaux
  • Mises à jour continues du contenu après le lancement
  • Hébergement et enregistrement de domaines (gérés séparément par le client)

Limites et contraintes liées au projet

Budget : 50 000 dollars

  • Calendrier : 12 semaines entre le lancement du projet et le lancement du site web
  • Ressources : chef de projet, concepteur web, développeur et rédacteur de contenu
  • Le site web doit respecter les directives de marque existantes du client.

Hypothèses du projet

  • Le client fournira tout le contenu et les images nécessaires.
  • Le client n'apportera aucun changement majeur au périmètre du projet après son approbation.
  • Le client effectuera des tests d'acceptation utilisateur avant le lancement.

Calendrier et étapes importantes

  • Semaines 1 à 4 : lancement du projet, conception et développement de la mise en page
  • Semaines 5 à 8 : création et développement de contenu
  • Semaines 9 à 12 : tests, débogage et lancement du site web

Voici un autre exemple pour une équipe chargée d'un projet de développement logiciel. Le périmètre du travail suivant orienterait le projet d'amélioration logicielle, en veillant à ce que toutes les parties prenantes comprennent clairement les objectifs, les limites et les attentes du projet.

Exemple de projet : amélioration du logiciel de gestion de la relation client (CRM)

Aperçu du projet : le projet vise à améliorer et à étendre le logiciel CRM existant afin d'améliorer la gestion de la relation client, de simplifier les processus et de gagner en efficacité. Cela inclut à la fois des améliorations de l'interface utilisateur front-end et des fonctionnalités back-end.

Objectifs et livrables du projet

  • Développez un tableau de bord convivial avec des fonctionnalités de visualisation des données pour améliorer l'engagement des utilisateurs.
  • Implémentez une fonctionnalité de notification automatique par e-mail pour le suivi des clients.
  • Créez une version mobile du CRM pour les équipes commerciales sur le terrain.
  • Intégrez des sources de données externes pour des mises à jour en temps réel.
  • Améliorez les contrôles d'accès des utilisateurs et les fonctionnalités de sécurité.

Inclusions

  • Conception et développement de l'interface utilisateur et des fonctionnalités
  • Tests et assurance qualité
  • Documentation sur les nouvelles caractéristiques et fonctionnalités
  • Formation des utilisateurs et support pendant le déploiement

Exclusions

  • Tout achat ou toute mise à niveau de matériel
  • Changements d'infrastructure majeurs

Limites et contraintes liées au projet

  • Terminez le projet dans les limites du budget alloué et du calendrier.
  • Le projet doit être compatible avec l'infrastructure informatique existante.
  • L'équipe du projet doit travailler selon la structure actuelle de la base de données CRM.

Hypothèses du projet

  • La licence actuelle du logiciel CRM couvre les améliorations.
  • Disponibilité des ressources serveur nécessaires à l'extension logicielle
  • Disponibilité des données utilisateur requises pour l'intégration.

Chronologie et étapes importantes

  • Lancement du projet : 1er janvier
  • Fin de la conception de l'interface utilisateur : 28 février
  • Fin du développement de l'app mobile : 14 avril
  • Tests d'intégration : 12 juin
  • Fin et déploiement du projet : 7 juillet

Gérez le périmètre du travail avec Jira Software

Un périmètre de travail bien pensé est essentiel à la réussite de la gestion de projet. Cela limite les risques, améliore la communication et favorise une allocation efficace des ressources. Jira Software, Jira Work Management et Confluence peuvent simplifier davantage le processus de gestion de projet grâce à de solides fonctionnalités de suivi des tâches, de collaboration et de reporting.

  • Suivi des tâches : Jira Software permet aux chefs de projet de créer, d'assigner et de suivre les tâches liées au périmètre de travail. Les membres de l'équipe peuvent facilement mettre à jour l'état de leurs tâches, garantissant ainsi une visibilité en temps réel de l'avancement des projets. Le suivi des tâches limite les risques de non-respect des délais et permet de respecter le calendrier du projet.
  • Collaboration : la collaboration est au cœur de ces outils. Jira Work Management et Jira Software permettent aux membres de l'équipe et aux parties prenantes de communiquer, de partager des mises à jour et de discuter de sujets liés aux projets sur une plateforme centralisée. Confluence propose également un environnement collaboratif permettant de créer et de partager la documentation du projet.
  • Fonctionnalités de reporting : le reporting est essentiel pour suivre l'état et les performances des projets. Jira Software et Jira Work Management fournissent des fonctionnalités de reporting intégrées qui permettent aux chefs de projet de générer différents rapports, notamment des rapports d'avancement, des graphiques Burndown et des résumés de sprints. Ces rapports fournissent des informations précieuses sur la manière dont le projet s'aligne sur le périmètre du travail, et aident à identifier les problèmes ou les domaines d'amélioration potentiels. Confluence permet de créer une documentation de projet complète accessible aux équipes et qu'elles peuvent partager à des fins de reporting.

Périmètre du travail : FAQ

Comment gérer la dérive des objectifs ?

La dérive des objectifs résulte de changements, d'ajouts ou de fonctionnalités non approuvés introduits au cours de l'exécution du projet. Ces changements entraînent des retards et une augmentation des coûts. Pour gérer la dérive des objectifs :

  1. Définissez clairement les attentes du projet dans un périmètre de travail.
  2. Implémentez un processus de contrôle des changements.
  3. Maintenez une communication ouverte avec les parties prenantes.
  4. Documentez l'ensemble des changements et approbations.

Quels sont les risques liés à l'absence d'un périmètre de travail clair ?

Voici certains risques courants liés à l'absence d'un périmètre de travail clair :

  • Dérive des objectifs. Sans un périmètre de travail bien défini, il n'existe aucun point de référence clair pour évaluer l'impact des changements sur le calendrier et le budget.
  • Confusion entre les membres de l'équipe. Sans une définition précise des responsabilités de chacun, les membres de l'équipe peuvent faire deux fois le même travail, perdre du temps sur des tâches inutiles ou passer à côté de livrables essentiels. Cela peut perturber le workflow entraver la collaboration et engendrer des frustrations chez les membres de l'équipe.
  • Retards dans la réalisation du projet. Lorsque de nouvelles exigences ou attentes apparaissent, elles repoussent les limites du projet. Cette extension retarde souvent le traitement de la charge de travail supplémentaire dans les délais initialement prévus.

Quels sont les défis liés à la gestion du périmètre de travail ?

Gérer le périmètre du travail pose plusieurs défis tout au long du cycle de vie d'un projet.

  1. Aligner les parties prenantes sur les objectifs du projet : des points de vue et des attentes différents peuvent compliquer le processus.
  2. Réunir toutes les exigences avec une attention particulière : des informations manquantes ou imprécises peuvent donner lieu à des malentendus et à des erreurs.
  3. Gérer les contraintes en matière de ressources : le chef de projet doit faire preuve de flexibilité et réaffecter les ressources si nécessaire.

Un solide processus de contrôle des changements permet de contrôler la portée des changements en maintenant une communication ouverte. Ce processus permet d'éviter les malentendus et de favoriser la collaboration entre les membres de l'équipe et les parties prenantes.