Gestion de programme et gestion de projet

Les programmes et les projets sont au cœur de nombreux efforts commerciaux. Pour utiliser une métaphore, les projets sont comme des trains exploités par des chefs de projet, qui aident à exploiter le travail d'une équipe pour atteindre les objectifs et finalement aboutir à un produit ou un service fini.

Pour poursuivre la métaphore, un programme est comme un ensemble de trains circulant sur des voies différentes, mais se dirigeant vers la même gare ou le même objectif. Le responsable du programme est le chef de gare, qui dirige les différents trains du projet.

La gestion de programme est le processus de gestion de programmes mis en correspondance avec des objectifs métier qui améliorent les performances organisationnelles. Les responsables de programme supervisent et coordonnent les différents projets et autres initiatives stratégiques au sein d'une organisation.

Les responsables de programme contribuent également à stimuler le changement organisationnel en contribuant aux transformations Agile, notamment en aidant à implémenter les pratiques et les principes DevOps. Les responsables de programme peuvent aligner les pratiques et les processus de gestion des programmes sur des valeurs Agile telles que la collaboration, l'autonomie et l'autonomisation des équipes, la création de valeur pour les clients et l'adaptation aux changements en temps réel. Un responsable de programme peut donner vie à Agile et au DevOps pour les équipes de grands programmes ou de projets individuels en adaptant les programmes aux exigences et aux opportunités spécifiques de l'entreprise.

La gestion du programme est parfois confondue avec la gestion de projets. La gestion de projet est le processus qui consiste à diriger un projet réalisé par une équipe pour atteindre certains objectifs, comme la création d'un nouveau produit.

Un projet représente un travail unique et ciblé avec un périmètre spécifique et un résultat défini. Les projets peuvent durer plusieurs années, mais leur objectif principal reste le même. La réussite d'un projet peut être mesurée par la livraison d'artefacts et de livrables qui s'inscrivent dans les objectifs plus vastes d'un programme.

La gestion de projet est le processus de création de valeur qui fait progressivement avancer un programme. Malgré l'accent mis sur les artefacts et les livrables, la gestion de projet implique toujours la stratégie et la planification, car un chef de projet doit déterminer comment atteindre les objectifs fixés au début du projet. Une fois qu'un projet est en cours, un chef de projet suit l'avancement, alloue les ressources, gère les risques, communique, et bien plus.

La gestion de programme implique la gestion d'un programme comportant plusieurs projets connexes. Étant donné que les programmes sont liés à des initiatives stratégiques, ils sont souvent de longue durée et peuvent être permanents. Les programmes se poursuivent grâce à des changements organisationnels, contribuent à de multiples objectifs et contiennent de nombreux projets qui mettent en œuvre des composantes spécifiques d'une initiative stratégique plus vaste.

Les projets :

• ont un ensemble de tâches avec un livrable clair et une date limite d'exécution ;
• concernent la création, la mise à jour ou la révision d'un document, d'un processus, d'un résultat ou d'une autre unité de travail spécifique ;
• ont un périmètre prédéfini limité à une sortie spécifique ;
• améliorent la qualité, l'efficacité, la gestion des coûts ou la satisfaction des clients d'une manière spécifique et prédéterminée.
  

Les programmes :

• ont des délais inconnus ou fluides en raison de l'ampleur du périmètre et de l'impact du travail qui doit être effectué en continu sur une longue période ;
• ont plusieurs livrables avec des dépendances interdépendantes qui peuvent continuer à évoluer en fonction de l'évolution des besoins de l'entreprise ;
• ont une série de livrables complétés ensemble pour améliorer l'efficacité, la précision, la fiabilité ou d'autres besoins commerciaux ;
• se caractérisent par un travail qui permet à l'entreprise d'atteindre un objectif métier ou une initiative à long terme qui se déroulera à perpétuité ;
• ont une réussite qui offre des avantages à long terme ou libère de nouvelles fonctionnalités pour l'organisation.
  

Les responsables de programme doivent équilibrer la livraison d'artefacts, la prise de décisions stratégiques, la gestion des parties prenantes et l'atténuation des risques dans l'ensemble du programme. Dans un programme organisationnel pleinement autonome, les responsables de programme doivent être en mesure de résoudre (ou de contacter des personnes capables de résoudre) et de planifier pour atténuer tout problème ayant un impact sur l'initiative stratégique qu'ils cherchent à réaliser.

En raison de l'étendue de leurs responsabilités, les responsables de programme jouent un rôle clé dans les entreprises. Le rôle est flexible de par sa conception pour répondre aux différents défis auxquels les équipes sont confrontées lors de la mise en production.

Chaque jour, un responsable de programme peut être amené à réaliser les tâches suivantes :

Évaluer l'état du portefeuille

Un responsable de programme examine et évalue un portefeuille en se connectant avec les équipes pour identifier toute opportunité d'atténuation ou d'amélioration des risques. Ces connexions peuvent être des discussions autour d'un café ou des réunions d'équipe. L'objectif du responsable de programme est d'assurer une connexion et un engagement suffisants pour avancer en toute sécurité vers des objectifs communs. Cela inclut la connexion avec les équipes de projet pour s'assurer que les chefs de projet sont soutenus et que leur plein potentiel est libéré.

Gérer les risques

La gestion des risques est un élément clé de la gestion de portefeuille. Les risques incluent le glissement de calendrier de projet, l'évolution des exigences ou la découverte de parties prenantes supplémentaires. Un responsable de programme doit être au courant de tout ce qui pourrait avoir une incidence sur l'avancement ou les résultats du programme et des projets connexes. Idéalement, un responsable de programme peut prendre des mesures correctives pour réduire ou gérer les risques liés au portefeuille.

Exécuter le programme

Les responsables de programme prennent en charge l'exécution du programme, ce qui comprend :

• la gestion des budgets et des ressources en coopération avec les chefs de projet ;
• la définition des paramètres de fonctionnement et des commandes ;
• le maintien des éléments fondamentaux du programme qui jettent les bases des chartes d'équipe et d'autres documents d'établissement.
  

Communiquer avec les parties prenantes

Un responsable de programme communique avec les parties prenantes pour avoir une idée du contexte plus large qui entoure les objectifs. Ces conversations fournissent des informations clés sur le paysage global. En collaborant avec les parties prenantes, un responsable de programme peut mieux guider les équipes de projet.

Affiner le modèle opérationnel

Le modèle opérationnel façonne la façon dont les équipes progressent vers leurs objectifs. Cela peut inclure l'établissement de canaux de communication et de méthodes de rapport, l'identification des objectifs, l'établissement de priorités pour l'ensemble du programme. Au cours d'un programme, un responsable de programme optimise le modèle opérationnel afin d'augmenter les chances de réussite et de réduire l'impact des risques.

Soutenir les décisions

La prise de décision prend de nombreuses formes, allant de la tenue d'une réunion avec les décideurs à la compilation d'informations générales sur les décisions nécessaires ou à la réalisation d'une analyse comparative de plusieurs options. Les responsables de programme spécifiques peuvent se pencher sur différents domaines, en fonction de leurs points forts. Le responsable de programme passe en revue les résultats pour identifier les possibilités d'amélioration des systèmes, des processus ou des résultats.

L'objectif et le périmètre de chaque responsable de programme déterminent les spécificités de leurs interactions avec ces pratiques.

Une journée type pour un chef de projet peut impliquer de :

• vérifier l'état d'un livrable pour déterminer s'il sera livré dans les délais et dans les limites du budget ;
• passer en revue une file d'attente pour identifier les nouvelles tâches, surveiller les tâches existantes et débloquer des éléments spécifiques pour l'équipe de projet ;
• créer un plan pour atteindre une étape importante spécifique qui décrit les opportunités de gestion et de communication des parties prenantes ;
• s'assurer que le travail du projet répond aux exigences de qualité et de fiabilité établies au début du projet.
  

Comme vous pouvez le constater, les responsables de programme et les chefs de projet travaillent sur des tâches étroitement liées. La principale différence entre ces deux rôles est le périmètre et l'ambiguïté :

• Les projets sont étroitement encadrés et contrôlés dès le début, tandis que les programmes ont un périmètre plus large qui peut changer au cours du programme.
• Les projets présentent une ambiguïté limitée parce que les conditions de réussite ont été clairement définies au début, tandis que les programmes doivent surmonter l'ambiguïté pour définir ce qui doit être fait et comment conceptualiser la « réussite » pour l'ensemble du programme.
  

Le Program Management Institute note que « les organisations qui ont une gestion de programme mature ont beaucoup plus de succès que celles qui n'en ont pas ». En effet, la gestion des programmes permet aux organisations de mieux s'aligner sur les objectifs stratégiques, de gérer les interdépendances des projets, d'améliorer la gestion des ressources, et plus encore.

Jira Align propose des fonctionnalités de gestion de programme qui relient la stratégie commerciale à l'exécution technique. Ses fonctionnalités de gestion de programme comprennent des tableaux de programme visuels, des prévisions et des simulations, le suivi des programmes, des feuilles de route à plusieurs niveaux, la gestion des dépendances, et bien plus.

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