Amélioration des processus Lean : qu'est-ce et comment l'appliquer à des projets ?

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L'amélioration continue est l'un des principes fondamentaux de la méthodologie Lean. L'amélioration des processus Lean vise à éliminer les activités inutiles afin de simplifier les processus d'une entreprise. Cela implique d'analyser et d'évaluer les projets pendant qu'ils sont en cours et après leur achèvement afin d'identifier des opportunités d'amélioration.

Cette méthode vise à créer une approche systématique afin de permettre aux équipes de générer plus de valeur pour leurs clients. Elle y parvient par le biais d'un cycle d'amélioration continue. C'est au cours de ce cycle que vous identifiez les opportunités, que vous planifiez la manière dont vous pouvez améliorer le processus, implémenter les changements et revoir les résultats de ces améliorations. Ensuite, vous recommencez.

Cet article présentera la méthodologie d'amélioration des processus Lean et la comparera à d'autres méthodologies de développement logiciel, comme les principes Agile et DevOps.

Qu'est-ce que l'amélioration des processus Lean ?

L'amélioration des processus Lean élimine le gaspillage lié aux processus, de sorte qu'une équipe ne travaille que sur les tâches qui génèrent de la valeur pour le client. C'est un cycle d'amélioration continue qui permet à une équipe de rester Lean.

Il ne s'agit pas d'une approche ponctuelle. C'est une pratique à long terme qui fonctionne mieux si l'ensemble de l'entreprise l'adopte. Appliquer cette pratique correctement aidera à maintenir une dynamique et à faire avancer les projets. L'objectif principal est de créer un moyen systématique de générer plus rapidement de la valeur pour les clients.

Avantages de l'amélioration des processus Lean

L'utilisation de méthodologies Lean pour améliorer les processus permet de garantir que tous les membres de l'entreprise apportent une valeur continue aux clients. Cela vous aidera à ne développer que ce dont le client a besoin, afin de ne pas perdre de temps à développer des composants supplémentaires ou inutiles. Votre entreprise gagnera ainsi du temps et de l'argent.

L'amélioration des processus Lean présente les avantages suivants :

  • Efficacité accrue : l'analyse et l'amélioration de votre processus vous permettent de mieux estimer les délais et les résultats attendus des futurs sprints.
  • Meilleure collaboration : l'amélioration continue favorise la collaboration croisée à l'échelle de l'entreprise. Cela encourage les équipes à communiquer au sujet des problèmes ou des opportunités d'amélioration des processus.
  • Moral amélioré : des processus simplifiés et stables aident les équipes à mieux réussir, ce qui améliore le moral.
  • Diminution du gaspillage : les équipes ne travaillent que sur les tâches essentielles, ce qui réduit le temps perdu.
  • État d'esprit axé sur la croissance : le management Lean encourage tout le monde à s'améliorer en permanence.
  • Clients satisfaits : si une entreprise génère régulièrement de la valeur, les clients font la promotion de ses produits.
  • Capacité à rester pertinente : la capacité de changer de priorités et de s'adapter permet d'éviter la stagnation.

Comment appliquer l'amélioration des processus Lean aux projets

Utiliser les principes Lean pour améliorer les processus est un processus en soi. Voici comment l'intégrer au sein d'une entreprise en quatre étapes simples :

1. Déterminez les domaines d'amélioration

Rassemblez votre équipe et passez honnêtement en revue vos processus actuels. Identifiez les domaines dans lesquels les processus ne répondent pas aux besoins de votre équipe et où des changements pourraient être bénéfiques.

Par exemple, vous pouvez constater un bloqueur permanent entre la conception et le développement. Il y a un écart permanent entre la livraison de la conception au développement. Enquêtez sur la cause de ce bloqueur. Y a-t-il un problème de communication ? Y a-t-il des lacunes en matière de compétences ? L'équipe de conception a-t-elle besoin de plus de soutien ?

Envisagez de présenter visuellement votre workflow dans un tableau Kanban comme le tableau Kanban Jira. Pour découvrir pourquoi quelque chose ne fonctionne pas, vous pouvez utiliser la technique des Cinq pourquoi. Avec ce modèle, vous vous posez cinq fois la question « pourquoi » afin de remonter à la cause racine d'un problème. Un modèle d'analyse des causes racines peut également vous guider tout au long de ce processus.

2. Identifiez des solutions potentielles

Une fois que vous avez identifié les points à améliorer, faites participer l'équipe à la recherche de solutions potentielles en lui demandant des idées. Son expérience lui permet souvent de trouver des solutions efficaces. Remettez en question les méthodes traditionnelles et cherchez à vous libérer du « nous avons toujours fait comme ça ».

Parmi ces solutions potentielles, déterminez celles qui sont réalisables. Ensuite, choisissez un domaine sur lequel vous concentrer et élaborez un plan d'action pour implémenter les idées.

3. Implémentez des améliorations

Implémenter le changement est souvent difficile. Il y aura une résistance initiale, en particulier de la part des plus anciens. Cependant, une bonne planification et une bonne collaboration au projet facilitent ce processus et aident les équipes à travailler ensemble.

L'utilisation d'un modèle de plan de projet garantit une collaboration transverse, car il décrit le plan d'attaque et aide à déterminer la meilleure façon d'implémenter des solutions. Vous pouvez planifier la logistique du projet à l'avance pour que tout soit parfaitement clair. Le fait d'avoir un plan garantit également l'implication et la collaboration des parties prenantes, car elles seront en mesure de suivre et de surveiller l'avancement.

4. Surveillez les résultats

L'implémentation de solutions n'est pas la fin du processus. Il est crucial de surveiller les performances et de recueillir des données pour déterminer si les solutions ont permis d'apporter des améliorations. Il est également essentiel d'identifier les raisons de la réussite ou de l'échec des solutions.

L'analyse de ces données peut révéler des domaines qui nécessitent d'être affinés. C'est normal, car le processus est cyclique ; l'objectif est de continuer à améliorer et à affiner les solutions.

Maintenant que nous avons vu comment implémenter cette méthodologie, comparons-la à d'autres méthodes.

Amélioration des processus Lean et gestion de la chaîne de valeur

La gestion de la chaîne de valeur est une autre méthodologie Lean axée sur l'amélioration. Elle vise à améliorer la manière dont les équipes proposent une expérience client de haute qualité en se concentrant sur la rapidité avec laquelle les clients reçoivent les mises à jour et sur l'importance qu'ils accordent aux changements.

La gestion de la chaîne de valeur examine le développement global des produits et le système de livraison d'une entreprise. Elle vise à améliorer le processus de bout en bout de livraison du produit, du service ou de l'expérience. La gestion des processus Lean est toutefois axée sur les tâches et se concentre sur des processus spécifiques.

Pour la gestion de la chaîne de valeur, Jira Software permet aux chefs de projet d'étendre la collaboration au sein de leur équipe. Jira Align aide les entreprises à visualiser les flux de valeur entre les équipes, à mettre en place l'automatisation des flux de processus et à adapter le travail aux besoins de l'entreprise.

Amélioration des processus Lean et Agile

La gestion de projet Agile, une autre méthodologie Lean, est un processus itératif de développement logiciel avec des livraisons continues basées sur le feedback client.

Agile repose sur quatre valeurs clés et 12 principes directeurs, qui donnent la priorité aux personnes plutôt qu'aux processus et outils. Elles visent à améliorer la communication au sein des équipes et entre les clients.

À l'instar de la gestion de la chaîne de valeur (VSM), la gestion de projet Agile vise à améliorer l'ensemble des processus. Elle y parvient grâce à une communication continue entre les utilisateurs finaux et l'équipe de développement. En revanche, c'est l'équipe interne qui apporte les améliorations à la gestion des processus Lean.

Scrum et Kanban sont deux frameworks Agile. Scrum repose sur l'expérience de l'équipe, à l'image d'une équipe sportive. L'apprentissage se fait par le biais d'expériences. En revanche, Kanban est une méthode qui structure et organise le travail. Jira Software incite une équipe à utiliser l'un ou l'autre de ces frameworks en fournissant une source de référence unique pour la planification et l'exécution des projets.

Amélioration des processus Lean et DevOps

DevOps fait référence à une équipe transverse (opérationnelle et développement) qui communique, partage du feedback et collabore tout au long du processus de développement. Les principes DevOps visent à accélérer le développement logiciel grâce à une collaboration transverse. DevOps élimine les cloisons entre les équipes de développement et les équipes opérationnelles. Cette approche utilise une méthode centrée sur le client pour améliorer les processus en utilisant des boucles de feedback avec les utilisateurs finaux. La gestion des processus Lean repose sur l'équipe interne plutôt que sur le client.

Open DevOps, optimisé par Jira Software, peut aider les équipes à implémenter cette méthodologie et à rester concentrée sur la génération de valeur pour les clients. Il s'intègre facilement à Atlassian et aux outils des partenaires afin que les équipes puissent se concentrer sur le développement et l'exploitation des logiciels.

Est-il possible d'appliquer tous ces principes en même temps ?

Oui, ces quatre méthodologies Lean s'appuient les unes sur les autres pour permettre à une entreprise d'améliorer ses processus et sa productivité. L'amélioration des processus Lean peut affiner les processus internes et éliminer les activités inutiles. La VSM peut améliorer la chaîne de valeur client en proposant des produits de meilleure qualité. Agile permet aux équipes de rester agiles et réactives face au changement. DevOps, quant à lui, renforce l'empathie de l'équipe pour les clients.

Les résultats de ces méthodologies se traduisent par une amélioration de l'expérience et de la satisfaction des clients.

Jira Software pour l'amélioration des processus Lean

Jira Software vous aide à appliquer toutes ces méthodologies dans un seul outil d'entreprise. Vous pouvez ainsi faire évoluer la collaboration de votre équipe et obtenir des informations contextuelles sur les projets afin de prendre de meilleures décisions. Votre équipe pourra alors se concentrer sur les tâches importantes et automatiser les tâches banales.

Travaillez avec Jira Align pour visualiser les flux de valeur entre les équipes. Vous pouvez automatiser davantage vos flux de processus et vous assurer que le travail est aligné sur les objectifs métier stratégiques. Tout cela vous aidera à rester Lean en suivant les investissements, en simplifiant les opérations et en identifiant les obstacles. Ainsi, votre équipe génèrera une valeur continue pour ses clients.

Amélioration des processus Lean : FAQ

Quels sont les 5 principes de la méthodologie Lean ?

Les cinq principes Lean constituent la pierre angulaire du processus Lean. Ils sont issus de l'industrie automobile japonaise et sont utilisés dans divers secteurs. Décomposons tout cela :

  1. Définir la valeur : déterminez les activités qui apportent de la valeur au client.
  2. Cartographier la chaîne de valeur : visualisez les activités qui génèrent le plus de valeur pour le client afin de maintenir les projets sur la bonne voie.
  3. Créer un flux : éliminez tous les obstacles avant qu'ils n'interrompent le flux de l'équipe.
  4. Établir un système de flux tendu : produisez en fonction de la demande réelle plutôt que de la demande prévue.
  5. Rechercher l'amélioration continue : recherchez les opportunités d'améliorer les processus et de gagner en efficacité.

Quelles sont les techniques d'amélioration des processus Lean les plus courantes ?

Voici quelques techniques courantes pour améliorer les processus en utilisant les principes Lean :

  • Kanban : cette technique utilise des cartes pour organiser et visualiser les activités de l'équipe. Cela permet à toute l'équipe de voir ce qui est passé de « à faire » à « terminé ».
  • Cinq pourquoi : demander cinq fois pourquoi permet d'identifier la cause racine d'un problème. Cela vous permet d'explorer constamment un problème jusqu'à en trouver la cause racine.
  • Limites WIP : cette technique permet au chef de projet de définir la limite de travail qui peut exister dans un workflow donné. Le fait d'avoir des limites WIP évite à l'équipe d'être surchargée et stressée.

Quels sont les principaux points à garder à l'esprit lorsque vous utilisez une approche d'amélioration des processus Lean ?

Pour parvenir à une amélioration continue, une équipe doit s'efforcer de réduire et d'éliminer le gaspillage de manière continue. Il ne s'agit pas d'une approche ponctuelle, mais d'un processus cyclique d'amélioration. Les bonnes pratiques recommandent également de se concentrer sur un seul ticket de processus à la fois plutôt que de les traiter tous en même temps. Il est plus facile de résoudre un ticket à la fois que de répartir vos efforts et d'essayer de résoudre tous les problèmes en même temps.