Scrum distribué : comment encadrer des équipes Scrum distantes

Résumé : les équipes Scrum distribuées sont soit partiellement, soit totalement distribuées et adaptent les pratiques Scrum au télétravail. Bien que Scrum fournisse un framework qui peut déjà être utile pour les travailleurs à distance, il est important d'adapter certaines pratiques et d'utiliser les bons outils pour assurer la réussite d'une équipe distribuée.

Le monde des affaires change rapidement, parfois même en l'espace d'une nuit. Nous repensons nos lieux et nos méthodes de travail, avec des équipes mondiales qui sont aujourd'hui plus distribuées que jamais.

Alors que les entreprises se réorganisent et s'adaptent aux nouvelles méthodes de travail, notamment distribuées, les pratiques Agile sont plus pertinentes que jamais. Les principes Agile en matière d'adaptabilité, de collaboration ouverte, d'apprentissage continu et d'auto-organisation peuvent aider les équipes distribuées à collaborer plus efficacement. En particulier, l'ensemble des rituels et des rôles définis par la méthodologie Scrum peut servir de framework pour structurer et gérer des équipes distribuées de toutes sortes, mais surtout les équipes de développement.

Une équipe Scrum distribuée porte bien son nom : elle est partiellement ou intégralement distribuée. Pour assurer la réussite d'une équipe Scrum distribuée, de nouvelles approches en matière d'adoption de Scrum doivent être mises en place. En raison des contraintes liées à la collaboration ad hoc et à la communication informelle, les équipes à distance doivent être plus disciplinées quant à leurs rituels Scrum et créer des opportunités pour tisser des liens et collaborer.

Heureusement, la plupart des rituels, outils et rôles définis dans Scrum peuvent être adaptés à un environnement de télétravail, notamment les sprints, les cérémonies, les mêlées quotidiennes ou Daily Scrums (également connues sous le nom de « stand-ups ») et les rétrospectives.

Nous recommandons aux équipes Agile standard de suivre la règle des « deux pizzas » : elles doivent pouvoir se nourrir avec deux pizzas, ce qui signifie qu'elles doivent être composées de sept à dix personnes. Cependant, dans le cadre du télétravail, il est souvent mieux d'avoir de plus petites équipes, notamment parce qu'une vidéoconférence avec cinq à six personnes est plus simple à gérer qu'avec dix. Les rôles Scrum traditionnels sont tout aussi importants avec une équipe distribuée, mais doivent être ajustés pour répondre aux défis spécifiques liés au télétravail.

• Un plus grand pool de talents disponibles qui peuvent accroître les différentes compétences des équipes.
• Des équipes réparties sur différents sites, rendant possible la disponibilité 24 heures sur 24.

Aujourd'hui, certaines des meilleures équipes sont des équipes Agile auto-organisées et transverses, dont les membres viennent de partout dans le monde. Les entreprises qui autorisent le télétravail ont accès à un plus grand pool de talents.

Puisque de plus en plus d'entreprises ont des équipes composées d'au moins un travailleur à distance, Scrum propose un framework permettant une collaboration efficace. De plus, l'adaptabilité intégrée à Scrum, qui permet aux équipes de s'adapter aux nouvelles conditions et exigences des utilisateurs, aide les équipes distribuées à être agiles et favorise un apprentissage et une amélioration constants.

Le développement Agile était au départ prévu pour les équipes travaillant physiquement dans le même bureau. Le Manifeste Agile, rédigé en 2001, indiquait que « la méthode la plus efficace et la plus productive pour transmettre des informations à et au sein d'une équipe de développement est la conversation en face à face ». Mais les choses ont changé depuis 2001. Des logiciels tels que Zoom, Slack, Jira, Confluence et Trello ont amélioré la collaboration des équipes distribuées. Zoom a grandement amélioré les conférences à distance pour les individus et les équipes, et a contribué à étendre l'agilité aux travailleurs à distance.

À l'échelle mondiale aussi les exigences ont évolué. Avec des talents répartis dans le monde entier, c'est presque un rêve de croire que tout le monde peut être sur un même site tout le temps. De plus, une idée fausse veut que les travailleurs à distance ne soient pas aussi productifs que les travailleurs sur site. Pourtant, de nombreuses études ont révélé que les travailleurs à distance sont souvent plus productifs, avec moins de distractions que dans un espace de travail physique.

L'un des plus grands défis des équipes Scrum distribuées est la communication. Sans discussions informelles dans les couloirs et réunions impromptues en personne, les équipes distribuées doivent communiquer encore plus, parfois même à l'excès. Les appels en vidéoconférence doivent être adaptés aux fuseaux horaires.

Les travailleurs à distance peuvent ressentir de l'isolement, moins de cohésion, et les interactions sociales avec leurs collègues peuvent leur manquer. Développer un sentiment de camaraderie entre les équipes travaillant à distance peut également devenir un défi. Chez Atlassian, nous prenons du temps pour les réunions d'équipe distribuées, non seulement pour avoir des discussions professionnelles, mais également pour partager des anecdotes personnelles et tisser des liens. Nous avons même organisé des jeux durant des réunions virtuelles pour nous amuser et apprendre à nous connaître.

Enfin, les connaissances sur les projets peuvent être réparties, car les équipes distribuées ont plus de mal à partager des informations, surtout lorsque leurs membres sont répartis dans des fuseaux horaires différents. Si un backlog produit est soumis à des changements fréquents ou n'est pas correctement défini, coordonner un projet peut représenter un défi ou prendre trop de temps.

Une équipe Scrum distribuée doit suivre les principes Scrum de base, à savoir, la communication, la transparence et une volonté d'amélioration continue. Le succès d'une équipe distribuée dépend de la confiance mutuelle, de la communication et de la collaboration.

Une équipe Scrum distribuée peut tirer parti d'un plan de communication solide qui comprend :

• les règles du télétravail ;
• un moyen de contacter les autres membres de l'équipe pour poser des questions informelles ;
• un consensus sur la structure des réunions ;
• la manière dont les membres de l'équipe communiquent leur disponibilité ;
• les outils de collaboration qui doivent être utilisés.

Des outils de collaboration efficaces sont essentiels à toutes les formes de travail à distance. Les équipes Agile utilisent des outils de planification Agile pour collecter les stories/exigences, créer et gérer les tickets, mais aussi pour suivre l'avancement et la qualité.

Les équipes distribuées doivent disposer d'un outil s'approchant d'un tableau blanc virtuel, qui leur donne de la visibilité sur les étapes et flux des projets. Chez Atlassian, nous utilisons pour cela nos propres outils, notamment Jira et Confluence. Quel que soit l'outil que vous utilisez, ce dernier doit :

• être accessible à tous les membres de l'équipe ;
• permettre la collaboration, le partage et les notifications aux membres de l'équipe ;
• comprendre un ensemble d'informations pertinentes et attrayantes.

Nous utilisons également le système de vidéoconférences Zoom, et Slack pour la communication impromptue. Jira est utilisé pour le suivi des tickets, Confluence pour la collaboration en équipe, et Trello pour créer des listes et suivre l'avancement.

Les discussions autour de la machine à café ont disparu avec le télétravail, il est donc important de permettre l'existence de ces canaux de communication informels. Si vous utilisez Slack, vous pouvez créer des canaux spécifiques à des fins différentes. Le Scrum Master doit maintenir les canaux de communication ouverts à tous les membres de l'équipe Scrum et faciliter la communication avec l'ensemble de l'équipe.

Il est également important pour les équipes distribuées de défendre une culture de développement unifiée en :

• communiquant à l'excès les décisions entre les différentes zones géographiques ;
• minimisant les frictions dans la mise en place de l'environnement de développement ;
• définissant clairement la notion de « Terminé » ;
• élaborant des directives pour remplir des rapports de bugs efficaces.

Les mêlées quotidiennes (Daily Scrum) sont une partie essentielle de Scrum et sont d'autant plus importantes pour une équipe Scrum distribuée. Ces courtes réunions d'équipe quotidiennes fournissent un forum rapide pour une équipe distribuée qui aide à la concentration, la collaboration, la communication et la résolution des problèmes.

Si une équipe est distribuée entre différents fuseaux horaires ou régions, il est important de programmer des vidéoconférences régulières. Vous pouvez également tenir des stand-ups asynchrones lors desquels les membres de l'équipe utilisent Slack pour faire le point ou commenter leur tableau des tâches afin de partager des mises à jour. Ainsi, une équipe distribuée dispose d'un rapide forum qui l'aide à la concentration, la collaboration, la communication et la résolution des problèmes.

Chez Atlassian, nous utilisons trois questions simples pour donner de la structure à nos stand-ups :

• Sur quoi ai-je travaillé hier ?
• Que dois-je faire aujourd'hui ?
• Quels tickets me bloquent?

Il est important que les fonctionnalités du backlog de sprint soient clairement documentées et que la « définition de "Prêt" » soit acceptée. Si les tâches du backlog produit sont ambiguës, la dynamique de l'équipe peut être freinée et le délai de résolution, retardé.

Si Agile met en avant l'autonomie et l'organisation, il est particulièrement important pour les membres d'équipes distribuées de s'approprier les tâches et d'étendre ce principe à l'équipe dans son ensemble. Les membres de l'équipe peuvent assumer la responsabilité des objectifs et de la manière dont ils y contribuent. Vous pouvez donner de la visibilité en documentant les attentes sur une page Confluence et convenir de la manière de responsabiliser chaque membre.

Dans une organisation mondiale comprenant plusieurs bureaux dans différents lieux, la majorité des équipes sont distribuées. Même si un seul membre n'est pas sur site, l'équipe doit adopter des principes liés à la distance pour partager le travail entre les différents lieux, communiquer efficacement et maintenir une culture performante dans toute l'organisation.

Les équipes et espaces de travail distribués se multiplient. Il est donc important de disposer de méthodes, de processus et d'outils de télétravail clairs et concis à grande échelle. Pour cela, les équipes peuvent adopter des méthodes Agile telles que Scrum, SAFe, LeSS ou toute méthode qui fonctionne pour votre entreprise.

Atlassian fournit des outils qui aident les équipes à distance à mieux planifier, échanger, collaborer et travailler ensemble. Jira Align, la plateforme de planification Agile d'Atlassian, permet d'améliorer la visibilité, l'alignement stratégique et l'adaptabilité. Atlas aide les équipes à communiquer en externe sur le contexte et l'avancement de leur travail, selon une cadence de mise à jour régulière et asynchrone. Jira Software peut aider les équipes à distance à la planification de projet, à la gestion et au suivi des tickets en fournissant une visibilité à tous les membres de l'équipe. Trello permet aux équipes de concevoir des sprints, d'assigner des membres de l'équipe et de faire avancer les projets. Il offre en outre une visibilité sur l'état des projets. Les équipes Scrum peuvent également tirer parti de Confluence pour la formulation d'exigences.