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Comment utiliser Confluence et Jira Software pour la planification et le raffinement de sprints Agile

Kelly Drozd Kelly Drozd
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Maintenant que vous avez le véhicule (Confluence) et le carburant (Jira Software), il est temps de passer une vitesse et d'optimiser le cycle de vie Agile de la gestion de projets de votre équipe. Ces deux logiciels fournissent des capacités robustes conçues pour évoluer avec votre entreprise. Que vous soyez un partenaire Agile chevronné ou que vous veniez de vous lancer, les fonctionnalités et les modèles proposés dans ces outils peuvent aider votre équipe à libérer tout le potentiel de l'approche Agile.

Confluence et Jira s'intègrent parfaitement pour aider votre équipe à gagner du temps, améliorer le processus de résolution des tickets et transformer la façon dont votre équipe collabore sur les projets. Individuellement, ils offrent de grands avantages à leur manière. Ensemble, ils créent une dynamique irrésistible qui aidera votre équipe à concrétiser la vision Agile.

Découvrons comment les mettre en action à chaque étape du sprint de votre équipe.

Définition des états « prêt » et « terminé »

Le plan de sprint est créé par les membres de l'équipe et est unique à chaque équipe. La planification implique la création du backlog produit et la détermination du périmètre du travail réalisable pour tous les membres de l'équipe pendant le sprint. Confluence et Jira travaillent de concert pour décrire l'objectif du sprint et visualiser comment votre équipe va commencer à y travailler.

Planification de sprint dans Jira Software

Jira Software prend en charge toutes les méthodologies Agile, y compris Scrum, Kanban, les méthodologies mixtes, et plus encore. Jira est la source de référence unique pour toutes les tâches que votre équipe doit accomplir pendant un sprint. Avec des modèles préconfigurés, entièrement personnalisables et agiles à l'infini, Jira Software aide votre équipe à réussir.

Jira intègre des workflows (à faire, en cours et terminés) que vous pouvez utiliser directement. Vous pouvez aussi créer les vôtres de toutes pièces. Pour personnaliser davantage votre workflow, créez simplement un état supplémentaire qui reflétera les besoins de votre équipe. Par exemple, l'ajout d'un état « en revue » indique qu'il est nécessaire d'assurer la qualité avant que la tâche puisse être marquée comme terminée. Vous pouvez faire en sorte que Jira reflète le fonctionnement de votre équipe autant (ou aussi peu !) que vous le souhaitez.

Avant de vous lancer dans le processus de planification, une bonne pratique consiste à définir des epics, des stories et des étiquettes au sein de votre équipe. Vous pouvez ainsi organiser le plan de votre équipe et créer une feuille de route claire pour vous lancer avec les outils. L'utilisation de checklists dans Jira crée également une couche supplémentaire d'accessibilité et de visibilité pour les définitions de tâches de votre équipe.

Capture d'écran Checklist

L'app Jira Issue Checklist peut automatiquement ajouter des checklists de définition à chaque story. La division des stories Jira en éléments plus petits simplifiera encore le processus, car le périmètre de chaque tâche est clairement et facilement défini. N'oubliez pas que les définitions changeront au fil du temps à mesure que votre équipe continuera d'apprendre, de se développer et de s'améliorer.

Planification de sprint dans Confluence

Une fois que votre équipe crée des bonnes pratiques dans Jira, il est temps de commencer à créer de la documentation pour vos projets Agile. La meilleure façon de gérer un projet est de créer un espace de projet pour toutes les connaissances pertinentes dans Confluence. Un espace de projet sert de point de contact unique pour les informations essentielles de votre projet en permettant à votre équipe d'y accéder facilement.

Il est important de créer une hiérarchie organisée et structurée dans Confluence. Voici deux façons dont votre équipe peut organiser la documentation :

  • Créez un espace pour chaque équipe fonctionnelle et des pages pour chaque projet ou initiative majeur(e).
  • Créez un espace pour chaque produit et des pages pour chaque cycle de livraison ou lancement.

Confluence propose plus de 80 modèles pour vous aider à maintenir des pratiques Agile et à tenir tous les membres de l'équipe informés. Le modèle de planification de sprint est un excellent blueprint pour lancer de nouveaux projets et définir des objectifs de sprint.

En outre, le modèle de rétrospective de sprint tient votre équipe responsable des changements qui devraient être apportés lors du prochain sprint. De la planification stratégique aux exigences des produits, en passant par les mises à jour d'état, Confluence propose un modèle parfaitement adapté à votre projet.

Optimisation des liens

Maintenant que votre équipe s'est lancée avec Jira et que votre documentation Confluence est en ordre, vous êtes prêt à lier des pages Confluence à des projets Jira. Votre équipe dispose ainsi du contexte, des informations et de la traçabilité dont elle a besoin pour bien réaliser ses tâches, sans avoir à jongler entre plusieurs applications.

Rejoindre Confluence et Jira

Dans Jira, vous pouvez facilement ajouter des pages Confluence directement dans le logiciel. Dans Confluence, vous pouvez connecter vos espaces de projet directement à Jira. Vous avez maintenant un lien entre toutes les pages associées et la documentation !

Conseil de pro : vous pouvez également prendre des mesures rapides pour les tâches manquantes en créant des tâches directement dans Confluence ! Il suffit de mettre en surbrillance le texte dans votre documentation, et l'intégration le renseignera dans un ticket Jira.

Confluence et Jira permettront à votre équipe de réussir en créant une approche accessible et simplifiée de votre processus Agile. Le logiciel garantit que votre équipe est sur la bonne voie pour un cycle de sprint Agile optimal en éliminant tous les tickets, à l'exception de ceux que vous créez.

La phase de planification du sprint

L'étape de planification du sprint fournit une base solide pour le processus Agile de votre équipe. À ce stade, le backlog produit devrait être à jour et affiné pour apporter de la clarté. Notez que la réussite de votre planification de sprint dépend de la qualité de l'étape de raffinement. En conséquence, il est essentiel d'assurer dès le départ un maximum de clarté afin que tout le monde dispose de la transparence nécessaire pour commencer son travail.

Capture d'écran de la planification de sprint Confluence

Comme mentionné précédemment, utilisez le modèle de réunion de planification de sprint dans Confluence pour aider votre équipe à optimiser le processus de planification. Voici quatre étapes pour vous mettre sur la bonne voie :

  1. Commencez votre réunion de planification de sprint en répondant à toutes les questions en suspens du sprint précédent avant de vous attaquer aux objectifs du sprint actuel.
  2. En tant qu'équipe, décidez de ce que vous allez accomplir au cours du sprint. Utilisez le modèle pour aligner votre équipe sur la même vision.
  3. Présentez la vélocité de votre équipe pour l'aider à comprendre les contributions de chaque membre et la quantité de travail qu'elle peut accomplir pendant le sprint.
  4. Planifiez la capacité de votre équipe et consignez tout risque potentiel. Vous aurez tout ce dont vous avez besoin au même endroit pour préparer le sprint à venir.

Chez Atlassian, nous nous appuyons fortement sur la planification du sprint pour recentrer l'exécution, réduire les surprises et garantir un code de meilleure qualité globale. Nos processus étape par étape sur la conduite de projets Scrum à l'aide de Jira et Confluence nous aident à hiérarchiser et à organiser nos cycles de sprint Agile.

L'étape du raffinement

L'objectif de l'étape de raffinement (également appelée préparation du backlog) est de définir des attentes claires avec les parties prenantes et les autres équipes. Au cours de cette étape, le Product Owner et l'équipe examineront les éléments du backlog produit pour s'assurer que les stories sont hiérarchisées et prêtes à la livraison. Cette étape est cruciale pour s'assurer que le backlog reste sain et qu'il contient uniquement des éléments pertinents, correctement estimés avec précision et priorité.

Les user stories sont une explication informelle d'une fonctionnalité logicielle écrite du point de vue de la personne qui souhaite une capacité. Une user story vise à définir comment une fonctionnalité logicielle apportera de la valeur au client. Des user stories bien écrites aident l'équipe à créer des incréments de produits en fonction de leur achèvement.

Une bonne pratique est de suivre les critères INVEST lorsque vous rédigez des user stories. L'utilisation de ce framework aidera l'équipe à diviser le travail en petites unités et à améliorer l'estimation et la planification du sprint, ce qui se traduit par des prévisions plus précises et une plus grande agilité.

  • L'acronyme INVEST définit une bonne user story comme suit :
  • Independent (Indépendant)
  • Negotiable (Négociable)
  • Valuable (Précieux)
  • Estimable (Estimable)
  • Small (Petit)
  • Testable (Testable)

N'oubliez pas que le backlog produit sert également de base à la planification des itérations. Les user stories ne sont qu'une des tâches incluses, avec les bugs, les changements de conception, les demandes des clients, les actions, et plus encore. De cette façon, votre équipe peut s'assurer que les tâches de tous sont prises en compte lors de la discussion générale autour de chaque itération.

Parmi les écueils les plus courants à cette étape, citons le fait de ne pas ajuster le feedback du backlog, de limiter les éléments du backlog uniquement à ceux qui sont en contact avec le client et de traiter le backlog comme un document de stockage plutôt que comme un moyen de fournir des mises à jour. Pour éviter ces problèmes, vous pouvez créer un tableau de raffinement dans le projet Jira de votre équipe afin de visualiser l'ensemble du processus de raffinement et d'aider votre équipe à suivre l'avancement des travaux. L'élaboration d'une feuille de route est également une excellente initiative pour créer un plan d'action qui évoluera au fil du temps.

Feuilles de route Jira Software

Dans Jira Software, tout le travail de l'équipe, y compris les éléments du backlog produit, est visualisé sur la feuille de route. Ce niveau de transparence permet à l'équipe de prendre plus facilement des décisions concernant les tâches actuelles ou futures. La feuille de route Jira aide également les équipes à gérer les dépendances et à suivre l'avancement global en temps réel. Gardez à l'esprit qu'Agile ne consiste pas à créer des limites avec des plans rigides, mais à rester flexible quant à la voie que vous empruntez pour créer un cycle de sprint réussi et apporter de la valeur à votre client.

Il peut être difficile de s'assurer que les informations du projet restent à jour sans augmenter la charge de travail de votre équipe. Heureusement, il existe une méthode d'automatisation plus simple dans Jira. Grâce à un générateur de règles sans code, les équipes peuvent automatiser leurs processus en quelques clics. En outre, l'automatisation dans Jira est entièrement personnalisable et permet à votre équipe de définir des règles adaptées à leurs besoins spécifiques afin de gagner du temps et de maintenir Jira à jour.

Voici quelques exemples de règles :

  • Lorsque votre dernière sous-tâche se termine, fermer le ticket parent.
  • Lorsqu'une correction de bug est livrée, fermer tous les tickets et notifier les clients.
  • Lorsqu'un client crée un ticket, créez un ticket cloné et assignez-le à un ingénieur.

Pour aider votre équipe à se lancer rapidement et sans tracas, Jira Software inclut des exemples de modèles de règles d'automatisation conçus à partir de cas d'usage courants.

Alors que Jira Software s'efforce d'aider votre équipe à mieux collaborer, il est important de partager l'avancement, les résultats et les décisions avec les membres de l'équipe et les parties prenantes. Quand les connaissances et la collaboration ne font qu'un, Confluence brille. Commencez par créer une page Confluence en utilisant le modèle de rapport Jira. Sélectionnez le projet sur lequel vous souhaitez générer un rapport, et le modèle crée automatiquement une page de rapport d'état préconfigurée. Le rapport affichera automatiquement des graphiques à secteurs en fonction des champs de votre projet Jira, tels que la priorité, le type de ticket, et plus encore.

Capture d'écran de page Confluence

Comme vous pouvez le constater, Jira et Confluence se complètent de manière infinie, en particulier au stade du raffinement. Confluence rassemble les idées, les plans, les rapports et les connaissances de votre équipe tandis que Jira suit vos tickets et votre workflow. Votre équipe peut avoir confiance en sachant que les deux applications fonctionneront ensemble pour l'aider à accomplir son travail.

À mesure que votre équipe commence à implémenter des processus et des outils Agile, la personnalisation favorisera naturellement son adaptation aux besoins de votre équipe. Nous espérons que votre équipe bénéficiera des avantages incroyables liés à l'utilisation de Confluence et Jira pour gérer des projets Agile grâce à des workflows organisés, un suivi des tâches et une gestion intégrée des documents.

Prêt à sprinter vers le plein potentiel de votre équipe ? Lancez-vous avec Confluence et Jira Software.