Créer des workflows Agile pour une meilleure gestion de projet

Un workflow définit une séquence d'étapes de workflow qui guident un projet du début à la fin. Les workflows comportent généralement plusieurs étapes qui doivent être effectuées dans un ordre spécifique. 

Chaque workflow détaille les rôles, les processus et les tâches nécessaires pour atteindre les objectifs du projet et garantir sa réussite.

Plusieurs méthodologies de gestion de projet populaires sont utilisées dans le développement de logiciels, notamment Agile, DevOps, Kanban, Lean, la méthodologie Waterfall et hybrides. 

Chaque méthodologie présente ses propres fonctions et workflows qui la rendent parfaitement adaptée à des types de projets et à des besoins commerciaux particuliers. Les organisations s'appuient sur différents workflows pour répondre à des exigences commerciales spécifiques :

• Les workflows séquentiels suivent une séquence de tâches stricte et ordonnée pour des raisons de cohérence, tandis que les workflows parallèles offrent davantage d'efficacité, de sorte que plusieurs tâches ou départements peuvent fonctionner simultanément. Les workflows des machines à état sont flexibles et permettent de passer d'un état à l'autre en fonction des conditions ou des commentaires. 

• Les workflows centrés sur le système sont automatisés et gérés par des machines, tandis que les workflows centrés sur l'humain dépendent des personnes pour les approbations ou les vérifications. Les workflows personnalisés sont conçus pour répondre aux besoins organisationnels uniques, les workflows manuels nécessitent une intervention humaine et les workflows numériques sont gérés par le biais de logiciels. 

• Plusieurs workflows peuvent être intégrés pour gérer des processus métier complexes impliquant diverses tâches et parties prenantes. Un outil de workflow est un logiciel conçu pour aider à créer, exécuter et gérer efficacement ces workflows.

• Les workflows Kanban, Lean, Waterfall et hybrides sont particulièrement populaires auprès des entreprises de fabrication et de services. Les développeurs de logiciels les utilisent également, mais le développement de logiciels utilise la méthodologie Agile plus que toute autre, ce qui fera l'objet de cet article.

Chaque processus de workflow efficace est construit à partir de composants de base. Ces composants guident le travail du début à la fin. 

Ces éléments comprennent des tâches ou des activités clairement définies, l'ordre spécifique dans lequel ces tâches sont exécutées et les ressources ou les intrants requis à chaque étape. Cartographier ces éléments permet de créer des workflows efficaces qui réduisent les efforts manuels et rationalisent les processus.

Les workflows Agile fournissent un chemin structuré pour l'exécution des projets. Cela permet aux équipes de développement d'atteindre des objectifs et de garantir clarté, efficacité et coordination tout au long du cycle de vie des projets. 

À l'instar des workflows, ils offrent un chemin structuré, apportant clarté et prévisibilité pour les tâches et les étapes importantes du projet. Ils aident à gérer le processus de réalisation du projet en coordonnant toutes les activités, du début à la fin. 

Les workflows Agile rationalisent les tâches et réduisent les goulots d'étranglement. Vous pouvez améliorer rapidement la productivité en permettant aux équipes de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. 

La mise en œuvre de workflows Agile efficaces a un impact commercial significatif en garantissant que les projets critiques s'alignent sur les objectifs organisationnels et que les ressources sont allouées de manière à maximiser la valeur. 

Un workflow de gestion de projet garantit la cohérence et la fiabilité de l'exécution des projets en proposant une approche structurée de la gestion des tâches et des processus. Il passe généralement par les quatre phases suivantes :

• Initiation : définition des objectifs, du périmètre et des ressources initiales du projet.

• Planification : l'équipe répartit les tâches, crée des calendriers et attribue des ressources.

• Exécution : mise en œuvre des tâches conformément à la planification et gestion des performances de l'équipe.

• Suivi et contrôle : permet de suivre l'avancement du projet et de l'ajuster pour en garantir le succès et parvenir à une amélioration continue.

L'automatisation des workflows peut rationaliser ces phases en réduisant les tâches manuelles et en augmentant l'efficacité. Un système de gestion des workflows et divers systèmes de workflow permettent de gérer, de surveiller et d'optimiser chaque phase pour améliorer les performances organisationnelles. 

Il est essentiel d'identifier et de gérer les étapes du workflow au cours de chaque phase pour améliorer l'efficacité. Les composants de base d'un workflow comprennent les entrées, les tâches et les sorties, qui constituent la base d'une gestion efficace du workflow.

1. Définir les objectifs essentiels du projet

Décrivez les objectifs, les produits livrables et les contraintes du projet. Collaborez avec les membres de l'équipe, les parties prenantes et les chefs d'entreprise pour comprendre leurs attentes et optimiser l'alignement des objectifs de votre projet avec les besoins et les objectifs de l'entreprise.

2. Répartir les tâches et les étapes importantes pour des ajustements plus rapides

Divisez le projet en tâches gérables et associez-leur des étapes importantes fermes, mais réalisables. Trouvez un juste équilibre entre le désir d'obtenir des résultats rapidement et les ressources disponibles. Envisagez d'obtenir des résultats conformes aux buts et objectifs prévus avec un minimum d'erreurs ou de remaniements.

3. Assigner des tâches et des responsabilités pour responsabiliser les parties prenantes

Répartissez des tâches et assignez des responsabilités aux membres de l'équipe en fonction de leurs compétences et de leur disponibilité. Utilisez des outils de gestion des ressources pour obtenir des informations précises et complètes sur la disponibilité des membres de l'équipe.

Cela permet d'éviter des conflits ou des chevauchements entre les tâches de personnes essentielles. L'attribution claire des responsabilités contribue également à garantir la responsabilisation au sein de l'équipe.

4. Créer une chronologie et un calendrier alignés sur les attentes

Établissez une chronologie détaillée avec des dates limites et des dépendances claires. Soulignez tous les conflits ou retards potentiels connus et anticipés.

La répartition des tâches et des étapes importantes dans le calendrier des projets permet de structurer et de suivre l'avancement en identifiant les dépendances et les éventuels goulots d'étranglement.

5. Surveiller l'avancement et s'ajuster à la volée

Veillez à disposer de workflows et de processus efficaces pour suivre l'avancement du projet, identifier les problèmes et apporter les ajustements nécessaires pour maintenir votre projet sur la bonne voie. Dans la mesure du possible et si c'est approprié, incluez des étapes qui soutiennent les efforts d'amélioration continue.

La gestion et l'automatisation des workflows sont des moteurs clés de l'efficacité et de la productivité dans les organisations modernes. Cela implique de définir, d'analyser et d'optimiser le flux d'informations et de tâches au sein des processus métier. 

Les entreprises obtiennent un meilleur contrôle de leurs workflows en mettant en œuvre des systèmes de gestion des workflows. Cela inspire confiance à chaque étape du projet afin de mieux l'exécuter conformément aux règles commerciales établies.

L'automatisation fait passer la gestion des workflows à un niveau supérieur en utilisant la technologie pour gérer les tâches répétitives et les processus de routine. L'automatisation des processus robotiques (RPA) est un outil puissant permettant d'automatiser la saisie des données, le traitement des documents et d'autres activités manuelles. 

Grâce à des fonctionnalités telles que les fonctionnalités de glisser-déposer, l'analyse prédictive et les workflows basés sur des règles, les organisations peuvent facilement concevoir et automatiser des workflows complexes.  Cela permet de réduire les efforts manuels et les erreurs humaines, d'accélérer le temps de traitement et d'améliorer l'efficacité du workflow.

Malgré le pouvoir transformateur de la gestion des workflows, les organisations sont souvent confrontées à des défis courants en matière de workflow. Ces défis incluent des processus peu clairs, des workflows inefficaces et l'absence d'outils de gestion des workflows appropriés. 

Chacun d'entre eux peut entraîner des retards, une augmentation des tâches manuelles et une augmentation des coûts opérationnels. Pour y faire face, les entreprises peuvent donc mettre en œuvre des systèmes et des outils de gestion des workflows qui offrent une visibilité et un contrôle sur tous les aspects de leurs workflows. 

L'automatisation des tâches répétitives grâce à l'automatisation robotique des processus (RPA) réduit les efforts manuels et rationalise les opérations. 

En analysant régulièrement les workflows et en tirant parti des logiciels de gestion des workflows, les organisations peuvent identifier les inefficacités, optimiser les processus et réaliser d'importantes économies de coûts. 

Ces améliorations se traduisent par une productivité accrue, de meilleures prises de décisions et des processus opérationnels plus efficaces, aidant ainsi les organisations à atteindre leurs objectifs et à conserver un avantage concurrentiel.

Des workflows efficaces vous permettent d'automatiser et de normaliser plusieurs tâches et processus de gestion de projet. Les capacités d'automatisation de Jira rationalisent les workflows et dynamisent les processus en supprimant les goulots d'étranglement et en développant les opérations de projet. 

Vous pouvez davantage améliorer la valeur de vos workflows grâce à ces bonnes pratiques :

• Communiquer clairement. Établissez une communication fréquente et régulière avec vos équipes. Encouragez-les à partager toute information susceptible d'affecter leur capacité à maintenir leurs efforts sur la bonne voie.

• Impliquez les parties prenantes. Les parties prenantes concernées par vos projets peuvent également influencer ces efforts. Maintenez-les impliqués tout au long de chaque projet, encouragez-les à apporter leur soutien et répondez à leurs préoccupations rapidement et de manière crédible.

• Améliorez-vous sans cesse. Recueillez les avis des développeurs et des parties prenantes. Faites attention à tout ce qui s'est bien passé ou non. Utilisez ces informations pour apporter des ajustements et des améliorations progressifs à ces résultats, ces workflows et ces processus.

• Misez sur la simplicité. Les processus complexes sont difficiles à comprendre, à mettre en œuvre et à ajuster. Voici quelques états de workflow recommandés :

Tirer parti de la recherche opérationnelle et de l'intelligence artificielle peut optimiser les workflows en appliquant des méthodes analytiques avancées et l'automatisation pour résoudre des problèmes complexes et améliorer l'efficacité.

Des workflows efficaces peuvent fournir une base solide et flexible pour des projets de développement Agile toujours couronnés de succès et pour avancer vers une amélioration et une mise en œuvre continues. Des processus bien conçus vous aident, ainsi que vos équipes, à développer, exécuter et gérer ces workflows.

Avec les workflows Jira, facilitez le suivi des tâches, la collaboration d'équipe, la gestion des tickets et l'établissement de rapports, tout en soutenant la méthodologie Agile et d'autres méthodologies de gestion de projet.

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