Qu'est-ce que la méthodologie Lean ?

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À l'instar des spécialistes du contrôle de mission de la NASA, les chefs de projet doivent suivre de nombreux aspects pour garantir que leur équipe réalise les projets sans incident, mais pendant que la NASA gère des vaisseaux spatiaux, les chefs de projet surveillent des livrables.

La méthodologie Lean contribue à prévenir les catastrophes liées à la gestion de projet, comme la catastrophe d'Apollo 13, en vous aidant à livrer vos projets dans les délais et dans les limites du budget.

La méthodologie Lean facilite un processus continu d'ajustement progressif, accélérant de manière significative la livraison de produits en optimisant les ressources et les efforts des équipes et en permettant aux équipes de travailler efficacement.

Dans cet article, vous en apprendrez plus sur la méthodologie Lean, ses avantages et sur la manière dont Jira Software peut vous aider à implémenter ses principes.

Historique de la méthodologie Lean

La méthodologie Lean vise à optimiser pleinement les processus et les résultats de votre équipe grâce à des améliorations continues. Bien mise en œuvre, elle permet aux équipes de générer efficacement de la valeur pour les clients.

Le fondateur de Toyota, Kiichiro Toyoda, a développé la méthodologie Lean après la Seconde Guerre mondiale afin de préserver les ressources et d'éliminer le gaspillage. Après avoir observé l'achat et le réapprovisionnement d'articles dans un supermarché, il a conçu le concept de « juste-à-temps », qui vise à fabriquer des produits exactement au moment où les clients en ont besoin.

Le concept de Toyoda s'est transformé en système de production Toyota, qui est finalement devenu la méthodologie Lean. Depuis ces débuts modestes, la méthodologie Lean est devenue la base de la gestion de projet Agile. Plusieurs secteurs, notamment le développement de logiciels, la construction et les soins de santé, utilisent désormais cette méthodologie.

Vue d'ensemble de la méthodologie Lean

La méthodologie Lean repose sur deux piliers qui fournissent un framework pour tous les projets Lean : l'amélioration continue et le respect des personnes.

  • Amélioration continue : une boucle de feedback continue aide les équipes à apporter des changements progressifs aux processus, aux produits et au personnel afin d'améliorer les systèmes en permanence. En identifiant, en évaluant et en modifiant les processus ou systèmes existants, un rouage à la fois, les équipes peuvent éliminer le gaspillage et améliorer l'efficacité dans l'ensemble.
  • Respect : les responsables reconnaissent et valorisent les contributions de l'équipe et les commentaires des clients, et prennent leurs points de vue et leurs idées au sérieux. Les responsables Lean répartissent le travail sur l'ensemble du workflow de la manière la plus efficace possible et encouragent une étroite collaboration, ce qui apporte un maximum de valeur aux clients.

Les principes fondamentaux de la méthodologie Lean ont été développés en tenant compte de ces deux facteurs à chaque étape.

Principes de la méthodologie Lean

Il est essentiel de prendre en compte l'impact que votre travail aura sur l'expérience client. Pour ce faire, vous devez suivre les cinq principes fondamentaux de Lean, qui aident les équipes à organiser les tâches et fournissent de la visibilité aux chefs de projet. Ces cinq principes fondamentaux sont les suivants :

1. Identifier la valeur

Pour apporter de la valeur à vos clients, vous devez d'abord comprendre leurs besoins. Pour ce faire, vous devez :

  • Interagir directement avec vos clients pour en savoir plus sur leurs difficultés.
  • Déterminer comment votre produit contribue à atténuer ces difficultés.

Ensuite, vous devez définir la valeur de votre produit pour répondre aux besoins des clients et en informer votre équipe. Pour ce faire, vous pouvez définir le travail de l'équipe en fonction de son impact sur l'expérience client et en recherchant les meilleurs outils pour aider votre équipe à générer de la valeur pour vos clients.

L'identification de la valeur permet de gagner du temps et de l'argent en veillant à ce que votre équipe ne crée que des fonctionnalités qui apportent de la valeur à vos clients.

2. Cartographier la chaîne de valeur

Les activités nécessaires pour offrir une expérience client de qualité font partie de la chaîne de valeur. La cartographie de la chaîne de valeur utilise des diagrammes pour visualiser le processus du projet, facilitant ainsi la gestion de la chaîne de valeur, essentielle pour éliminer le gaspillage.

La cartographie de la chaîne de valeur implique les activités suivantes :

  • Identifier le problème et choisir la bonne équipe : identifiez les principaux problèmes de vos clients, puis choisissez une équipe ayant les compétences nécessaires pour les résoudre.
  • Délimiter et cartographier le processus : limitez la portée du projet aux activités nécessaires. Vous pouvez ensuite cartographier le processus à l'aide du modèle de tableau Scrum de Jira Software et fixer des dates pour chaque livrable.
  • Collecter des données : une gestion de projet efficace exige que les chefs de projet suivent les ressources utilisées, telles que les heures que l'équipe passe à travailler sur le projet.
  • Évaluer et ajuster : pour garantir une amélioration continue des processus, évaluez constamment ces processus pour répondre à la question « Existe-t-il une meilleure façon de faire ? »

3. Créer un flux

On peut qualifier de « flow » le moment où nous sommes dans un rythme où tout se passe bien, à un tel point que nous ne remarquons pas le temps qui passe. En matière de travail, la création d'un état de flow améliore l'engagement et les performances de l'équipe.

Le flux d'équipe reflète l'efficacité de la chaîne de valeur, que vous pouvez affiner en permanence grâce à la boucle de feedback continue. La méthodologie Lean nécessite un flux fluide et continu afin de réduire les retards et les délais de livraison. Vous pouvez améliorer le flux de travail de votre équipe en implémentant les mesures suivantes :

  • Collaboration transverse : les silos sont la kryptonite de Lean. Votre équipe doit participer à l'ensemble du processus et collaborer avec les autres équipes, si nécessaire, pour accomplir ses tâches. Cela peut impliquer de suivre la réussite des clients en boucle et de recueillir leur avis sur les difficultés des clients. Bonus : votre équipe peut améliorer ses compétences grâce à ce type de collaboration, car elle pourra ainsi mieux comprendre le fonctionnement des autres départements.
  • Suivi des tâches : les tableaux Kanban, ou le modèle Kanban de Jira Software, peuvent vous aider à assigner des tâches, à visualiser le travail et à coordonner votre équipe. Ces cartes sont un excellent moyen de suivre l'avancement des tâches tout au long du projet.

4. Tendre les flux

Avec un flux tendu, les équipes ne travaillent que sur ce dont le client a besoin lorsqu'il en a besoin, en produisant en fonction de la demande réelle des clients, et non en fonction des prévisions.

Pour évaluer avec précision les besoins des clients, l'équipe doit parler avec eux et leur demander leur avis.

5. Rechercher la perfection

La méthodologie Lean nécessite un esprit de croissance et vise la perfection par le biais de l'amélioration continue, en utilisant une boucle de feedback continue pour aider le chef de projet, l'équipe et l'entreprise à réduire le gaspillage et à améliorer l'efficacité.

Avantages de la méthodologie Lean

En tant que chef de projet, vous avez probablement rencontré un ou deux problèmes liés à des projets, par exemple, attendre les commentaires des parties prenantes. Si ces commentaires arrivent trop tard, l'ensemble du projet est bloqué. La méthodologie Lean présente de nombreux avantages qui aident à surmonter ces obstacles, par exemple :

  • Efficacité accrue : en cartographiant la chaîne de valeur, vous pouvez centrer le travail sur les besoins des clients, éliminant ainsi le travail inutile sur les produits et services dont ils ne veulent pas.
  • Réduction des problèmes : Lean atténue les soucis, tels que le manque de communication et les délais irréalistes, avant qu'ils ne se transforment en gros problèmes. Dans le cas de la communication, Lean assure le suivi et la transparence afin que tout le monde soit clairement informé des tâches, des responsabilités et des délais. Comme l'équipe participe plus étroitement au processus, elle peut également repousser tout délai déraisonnable.
  • Réduction des coûts : en élaborant un plan clair et en éliminant les obstacles, vous pouvez économiser de l'argent en produisant juste assez pour répondre à la demande de vos clients. Ainsi, vous ne produisez pas plus de stock que nécessaire, ce qui est particulièrement important pour les produits physiques.
  • Amélioration des relations avec les clients : en mettant l'accent sur la valeur pour le client, vous consolidez les relations avec vos clients, ce qui est essentiel pour une entreprise.
  • Amélioration continue : la boucle de feedback continue de Lean permet d'affiner et d'améliorer continuellement les processus afin de générer efficacement de la valeur.
  • Investissement de l'équipe : comme la méthodologie Lean nécessite une plus grande implication de la part de votre équipe au départ, celle-ci participera davantage aux résultats. Elle aura son mot à dire sur le travail dont elle se chargera et sur la date à laquelle elle prévoit de le terminer. Après tout, une équipe autonome est une équipe engagée.

Difficultés potentielles liées à la méthodologie Lean

Malgré ses nombreux avantages, Lean implique certaines difficultés que les chefs de projet doivent reconnaître et apprendre à surmonter. Ces difficultés incluent :

  • Manque de support des responsables : des responsables peu solidaires peuvent détruire n'importe quelle équipe Lean et devenir un obstacle.
    • Solution : obtenez l'adhésion de l'équipe le plus tôt possible et montrez-lui en quoi Lean peut l'aider.
  • Formation insuffisante : une équipe mal formée peut avoir un impact négatif sur ses résultats. Si les membres d'une équipe ne comprennent pas le processus Lean, comment pouvez-vous vous attendre à ce qu'ils l'adoptent facilement ?
    • Solution : lorsque vous intégrez l'équipe, fournissez-lui une formation adéquate à la méthodologie Lean. Vous pouvez inscrire votre équipe à un programme de certification Lean qui lui dispensera une formation pratique. Avec une certification, vous aurez la certitude qu'ils ont une bonne connaissance des méthodes Lean.
  • Accent sur les outils plutôt que sur la culture : placer les outils avant les personnes réduit l'engagement de l'équipe. Mettre l'accent sur les outils dans la méthodologie Lean peut déshumaniser et dévaloriser votre équipe et son travail. Lorsqu'une équipe ne se sent pas valorisée, elle est moins encline à faire de son mieux.

    • Solution : mettez en place une culture de la confiance en utilisant la philosophie d'amélioration continue de Lean. Fournir des commentaires continus et des opportunités de croissance montre qu'en tant que responsable, vous vous intéressez au développement de la carrière de votre équipe.

  • Manque d'attention accordée aux métriques : les métriques sont essentielles pour qu'une équipe s'améliore avec la méthodologie Lean.
    • Solution : prêtez attention aux métriques pour mesurer la réussite de vos projets et concentrez-vous sur les points à améliorer pour développer votre équipe.

Utiliser Jira pour la gestion de projet

La méthodologie Lean accélère la gestion de vos projets, ce qui vous permet, à vous et à votre équipe, de rester agiles. En effet, elle impliquera que vous vous concentriez sur l'élimination du gaspillage et sur la simplification continue de vos processus.

Jira Software peut aider les équipes à rester Lean grâce à de nombreuses solutions, telles que le planificateur d'entreprise complet, Jira Align.

Jira Align vous permet de visualiser les flux de valeur entre les équipes. Grâce à cela, vous pouvez :

  • Configurer une automatisation du flux de processus. Votre équipe est ainsi libérée des tâches banales et peut se concentrer sur les plus importantes.
  • Aligner le travail avec les besoins de l'entreprise. En ayant une meilleure connaissance du travail de votre équipe, la direction peut s'assurer que celui-ci correspond à ses objectifs stratégiques.
  • Suivre les investissements. Vous pouvez comprendre quelles ressources sont utilisées et combien de temps est investi dans le projet.
  • Découvrir les obstacles. Vous serez en mesure de prévoir les obstacles potentiels, afin de trouver des moyens de les éviter avant qu'ils ne se produisent.
  • Générer de la valeur en continu. Avec plus de clarté et de connaissances, votre équipe sera en mesure de toujours générer de la valeur pour les clients et l'entreprise dans son ensemble.

Cette solution fonctionne également bien pour d'autres méthodes comme Agile, Open DevOps et la gestion de la chaîne de valeur.

Méthodologie Lean : FAQ

Quelle est la différence entre Agile et Lean ?

À première vue, il semble difficile de faire la distinction entre la méthodologie Lean et la méthodologie Agile. Tout en mettant l'accent sur l'efficacité et la valeur client, elles mettent l'accent sur différents aspects de la gestion de projet. Lean se concentre sur l'élimination du gaspillage, le traitement et la création de valeur, tandis qu'Agile se concentre sur les clients, l'atténuation de l'incertitude et la livraison de logiciels fonctionnels.

Décomposons tout cela :

  • Objectif : en tant qu'approche descendante, Lean vise à améliorer les processus. En revanche, Agile est une approche ascendante dans laquelle le travail est décomposé en petites boucles d'itération.
  • Livraison des produits : les équipes Lean et Agile travaillent rapidement pour livrer des produits le plus rapidement possible. Cependant, Agile se préoccupe moins de rapidité que de feedback. Les équipes Agile se réduisent donc, obtiennent du feedback et itèrent. Lean vise à améliorer l'ensemble du processus afin de livrer plus rapidement.
  • Frameworks : Lean ne possède pas de frameworks spécifiques, contrairement à Agile. Scrum et Kanban sont deux frameworks de gestion de projet Agile qui vous permettent d'appliquer les principes Agile. Jira Software propose un modèle Scrum et un modèle Kanban pour aider les chefs de projet à se lancer avec la méthodologie Agile.

Quelle est la différence entre DevOps et Lean ?

DevOps crée une collaboration fonctionnelle entre les équipes de développement et opérationnelles, ce qui permet d'accélérer la livraison des logiciels. C'est la philosophie de base de DevOps : apporter continuellement de la valeur à l'entreprise grâce à une culture de la compréhension et de la collaboration.

En revanche, la philosophie fondamentale de Lean est de créer de la valeur en améliorant les processus et en éliminant le gaspillage.

Les méthodologies Lean et DevOps sont axées sur le client, mais elles diffèrent dans deux domaines principaux :

  • Valeur pour le client : DevOps crée des cartes d'empathie illustrées pour le client, en intégrant les objectifs métier à la valeur client. Lean choisit les activités qui génèrent le plus de valeur pour le client en fonction des besoins.
  • Objectif : DevOps intègre le développement et les opérations à la documentation et à la collaboration. Lean optimise les processus, les ressources et les efforts.

En outre, DevOps automatise les tâches banales, telles que les pull requests, que le Guide DevOps du débutant aborde plus en détail.

Si vous utilisez déjà DevOps, Open DevOps (une base DevOps prête à l'emploi alimentée par Jira Software avec une approche basée sur des outils ouverts et des automatisations) peut aider votre équipe Agile à se concentrer sur la livraison et l'exploitation de logiciels de qualité et à garantir l'approche « Vous le concevez, vous en êtes responsable » associée aux principes DevOps.

Pouvez-vous utiliser Agile, Lean et DevOps en même temps ?

Oui. Ces méthodologies se complètent dans leur but d'apporter qualité et valeur aux clients. DevOps élimine les silos pour intégrer les équipes de développement et opérationnelles. Agile encourage l'amélioration continue. Lean met en pratique des idéaux d'amélioration continue.

L'utilisation des trois méthodologies accélérerait considérablement la livraison de produits et la valeur générée pour les clients. Par exemple, votre entreprise utilise peut-être les trois, mais pas en synergie. Lean peut vous aider à améliorer votre processus Agile. Et l'approche itérative d'Agile peut contribuer à l'amélioration continue de Lean. Grâce à DevOps, vous pouvez améliorer votre collaboration croisée.

Avec ces trois méthodologies, votre entreprise se renforcerait en générant plus de valeur pour ses clients grâce à des pratiques plus efficaces.

Vous pouvez associer ces approches à l'aide de Jira Software et de Jira Align, entre lesquels les données transitent facilement.