L'absence de workflows transparents peut être source de confusion, de non-respect des délais et de baisse de productivité, compromettant ainsi les objectifs métier. En explorant des exemples de workflows et de cas d'usage, vous pouvez optimiser les opérations, accroître la coordination des équipes et améliorer les résultats des projets, en favorisant une culture collaborative. Ces exemples de diagrammes de workflow servent de guides visuels qui illustrent les processus étape par étape impliqués dans les différents services de l'entreprise, afin de faciliter la compréhension et l'implémentation de workflows efficaces.
Cet article présente des cas d'usage et fournit des exemples d'automatisation des workflows pour les entreprises. Il explique également comment Jira simplifie les workflows afin d'améliorer la réussite commerciale. En outre, il explore des exemples de workflows Jira et explique comment Jira simplifie les workflows pour améliorer la réussite commerciale. Grâce à des exemples de workflows Jira, les entreprises peuvent voir comment les workflows personnalisables et adaptables les aident à gérer les tâches, à suivre l'avancement et à atteindre les objectifs des différents services et projets.
Un workflow, qu'est-ce que c'est ?
Un workflow est une séquence définie de tâches et d'activités conçue pour atteindre un objectif spécifique, qui simplifie les processus, améliore l'efficacité et garantit la cohérence des différentes opérations au sein d'une organisation. Il implique l'exécution et la vérification systématiques des tâches afin que les équipes puissent collaborer efficacement, suivre l'avancement et obtenir les résultats souhaités avec un minimum d'erreurs et de redondances.
Voici quelques exemples de workflows :
- Gestion de projet
- Cycle de vie du développement logiciel
- Campagnes marketing
- Projets de design
- Tâches liées aux ressources humaines telles que le recrutement, l'intégration et l'examen des performances
- Création de contenu
- Design de page web
- Suivi de bugs informatiques
- Traitement de bons de commande
- Gestion du support client
Intégration de nouveaux employés
L'importance de workflows efficaces
Des workflows efficaces sont importants pour les entreprises, car ils simplifient les processus, réduisent les redondances et minimisent le risque d'erreur humaine, optimisant ainsi la productivité et garantissant une exécution précise et efficace des tâches.
Cette approche structurée de la gestion des tâches aide les équipes à collaborer efficacement, à optimiser l'allocation des ressources et à respecter les délais avec constance. Elle améliore l'efficacité opérationnelle globale et facilite la prise de décisions fondées sur les données et l'amélioration continue, ce qui se traduit en fin de compte par de meilleurs résultats pour les projets et une plus grande réussite métier.
Cas d'usage des workflows
Les workflows améliorent la gestion de projet, le service client, les processus internes et la collaboration entre équipes dans différents scénarios métier.
Avec ses modèles personnalisables et ses workflows adaptables, Jira répond aux besoins uniques des différentes équipes et projets, ce qui en fait un outil idéal pour optimiser les workflows entre les services. Qu'il s'agisse de développement logiciel, de marketing, de design ou des ressources humaines, les fonctionnalités de Jira, telles que les modèles de projets personnalisables, l'automatisation des workflows et les outils de collaboration, aident à simplifier les processus, à améliorer l'efficacité et à obtenir de meilleurs résultats.
Gestion de projet
Des processus de gestion de projet simplifiés améliorent la collaboration en équipe, le suivi de l'avancement et le respect des délais grâce à une communication claire, à des rôles définis et à des outils de suivi des tâches.
Développement logiciel
Le cycle de vie du développement logiciel comprend les phases de planification, de design, de codage, de test, de déploiement et de maintenance. Des méthodologies telles que Agile et Scrum aident à simplifier les workflows de développement logiciel. Ces frameworks favorisent l'avancement itératif, la flexibilité et la collaboration, optimisent le développement de produits et aident les équipes à atteindre leurs objectifs.
Le modèle de suivi des bugs est un outil clé de ce processus, qui aide les équipes à consigner les bugs logiciels, à les prioriser et à les résoudre efficacement.
Marketing
Les workflows marketing améliorent la planification des campagnes, la création de contenu, l'exécution de stratégies et l'analyse. Ils optimisent les tâches, les ressources et les décisions fondées sur les données pour une exécution rapide.
Conception
Les workflows de design favorisent le développement de produits, du concept à la finalisation. Ils améliorent la collaboration en équipe et intègrent le feedback pour une amélioration continue et des fonctionnalités supérieures.
Ressources humaines
Les workflows RH simplifient le recrutement, l'intégration, les examens des performances et la gestion des congés en standardisant et en automatisant les tâches. Ils garantissent ainsi la conformité et aident à gérer le cycle de vie des collaborateurs.
Exemples de workflows pour les entreprises
Les workflows intègrent diverses opérations, telles que la gestion de projet Agile, le développement logiciel, le marketing, le design et les ressources humaines, afin d'améliorer la productivité. Voici quelques exemples de workflows courants pour les entreprises :
Campagne marketing
- Définir les objectifs : établissez des objectifs clairs.
- Réaliser une étude de marché : cernez le public cible et le paysage concurrentiel.
- Identifier le public cible : adaptez les messages au public cible et sélectionnez les canaux appropriés.
- Créer du contenu et des supports : créez du contenu qui trouve un écho auprès du public cible.
- Promouvoir : lancez votre campagne marketing sur différents canaux pour un impact maximal.
- Surveiller les indicateurs de performance : suivez l'avancement et l'efficacité de la campagne.
- Analyser les résultats : obtenez des informations et éclairez vos futurs efforts d'optimisation.
Lancement de produit
- Calendrier de lancement : établissez un plan de lancement du produit qui décrit la vision du produit, ses fonctionnalités clés et les étapes importantes.
- Approbation du design : créez et finalisez le design du produit avec les itérations nécessaires et les approbations des parties prenantes.
- Communication entre l'équipe et les clients : assurez une communication claire et cohérente entre l'ensemble des membres de l'équipe et des parties prenantes tout au long du processus de lancement.
- Analyse des données : mettez en place des systèmes pour collecter et analyser des données afin de prendre des décisions éclairées et de mesurer la réussite du lancement.
- Création de rapports : élaborez des rapports pour suivre l'avancement et partagez des informations avec l'équipe et les parties prenantes.
- Notifications automatisées : implémentez des alertes automatisées pour informer l'équipe de l'achèvement des tâches et des développements de produits.
- Harmonisation du marketing et des ventes : assurez la coordination avec le marketing et les ventes pour garantir la cohérence des messages et pour que l'équipe commerciale dispose des informations et des supports nécessaires.
- Feedback client : recueillez et intégrez le feedback client pendant et après le lancement afin d'affiner le produit et d'améliorer les projets futurs.
Création de contenu
- Idéation : générez des idées en fonction des recherches sur le public, des tendances et des objectifs en matière de contenu.
- Planification : définissez le contenu, des objectifs et des délais.
- Assignation : répartissez les tâches entre les membres de l'équipe, tels que les rédacteurs, les designers et les éditeurs.
- Production de contenu : rédigez, designez et produisez du contenu.
- Révision et édition : révisez le contenu pour des raisons de qualité, de précision et de conformité avec les objectifs.
- Approbation : obtenez l'approbation finale des parties prenantes ou des chefs de projet.
- Publication : publiez le contenu sur les plateformes de votre choix.
- Promotion : partagez et promouvez le contenu sur les réseaux sociaux, par e-mail et via d'autres canaux.
- Suivi des performances : suivez l'engagement, la portée et d'autres métriques pertinentes.
- Analyse et feedback : analysez les données de performance et recueillez du feedback pour améliorer le futur contenu.
Design de page web
- Maquette fonctionnelle : esquissez la structure et la mise en page de base de pages web.
- Prototypage : créez un prototype cliquable pour simuler les interactions utilisateur.
- Design visuel : créez des éléments visuels tels que des couleurs, une typographie et des images.
- Codage : développez le site web dans les langages HTML, CSS, JavaScript et d'autres technologies.
- Tests : vérifiez la facilité d'utilisation, l'accessibilité et la compatibilité du site web avec différents navigateurs.
- Déploiement : lancez le site web sur un serveur accessible au public.
- Boucles de feedback itératives : recueillez du feedback et apportez les ajustements nécessaires pour améliorer le site web.
Suivi de bugs informatiques
- Identification : identifiez et documentez l'existence d'un bug dans le logiciel.
- Signalement : envoyez un rapport détaillé sur le bug, y compris les étapes à suivre pour le reproduire, les résultats attendus et réels, et les captures d'écran ou les journaux pertinents.
- Tri : évaluez et priorisez le bug en fonction de sa gravité, de son impact et de sa complexité.
- Assignation : assignez le bug au développeur ou à l'équipe approprié pour qu'il soit résolu.
- Solution : documentez le processus de correction du bug, qui peut impliquer du code, des tests et une revue.
- Vérification : testez le logiciel après le correctif pour vérifier que le problème est résolu et qu'aucun nouveau problème n'est apparu.
- Fermeture : marquez le bug comme résolu et fermez le ticket de suivi du bug après vérification.
Bon de commande
- Emplacement : les clients commandent via une plateforme de commerce électronique, par e-mail, par téléphone ou en personne.
- Révision et confirmation : l'équipe commerciale vérifie l'exactitude des commandes et confirme la disponibilité des produits.
- Génération de bons de commande : un bon de commande officiel détaille les produits, l'expédition, les tarifs et les conditions de livraison.
- Traitement : l'entrepôt ou le service des stocks sélectionne, emballe et prépare la commande en vue de son expédition.
- Expédition : le service logistique expédie la commande à l'adresse du client en fournissant un numéro de suivi.
- Facturation et paiement : le client reçoit une facture et paie selon les conditions convenues.
- Service après-vente : le service client assure le suivi du feedback ou répond aux questions ou problèmes après la livraison.
Support client
- Initiation de demandes client : le client contacte le support par téléphone, e-mail, chat ou sur les réseaux sociaux.
- Génération de tickets : un système automatisé crée un ticket de support avec les coordonnées du client et une description du problème.
- Assignation du ticket : un agent de support reçoit un ticket en fonction de son expertise ou de sa disponibilité.
- Enquête sur le ticket : l'agent désigné enquête sur le ticket et recueille des informations supplémentaires auprès du client si nécessaire.
- Résolution et réponse : l'agent résout le ticket et communique la solution au client avec des instructions claires.
- Suivi : l'agent assure le suivi auprès du client pour confirmer la résolution et recueillir du feedback.
- Fermeture du ticket : le ticket se ferme après confirmation du client ou après une période d'inactivité définie.
- Analyse et feedback : l'équipe de support analyse les tickets résolus pour détecter les problèmes courants et le feedback afin d'améliorer les produits et les services.
Intégration de nouveaux employés
- Préintégration : remplissez les formalités nécessaires et accueillez le collaborateur dans l'entreprise avant son premier jour.
- Orientation du premier jour : présentez la nouvelle recrue à ses collègues, organisez une visite des bureaux et commencez à l'intégrer à l'entreprise.
- Définition d'objectifs pour la première semaine : fixez des objectifs sur 30, 60 et 90 jours et lancez une formation basée sur les rôles.
- Contrôles de 30, 60 et 90 jours : analysez l'avancement, donnez du feedback et attribuez des tâches liées aux rôles pour une réussite rapide.
- Examen de six mois : évaluez la capacité de l'employé à travailler de manière autonome et proposez une formation ou des ressources supplémentaires selon les besoins.
- Soutien et développement continus : offrez des opportunités de soutien et de développement continus pour une intégration réussie dans la culture et le rôle de l'entreprise.
Jira améliore le processus d'intégration des employés en organisant les tâches, en proposant des modèles d'intégration de nouveaux employés contenant des checklists de 55 éléments maximum et en simplifiant le workflow global.
Recrutement d'employés
- Recherche de candidats : identifiez les candidats potentiels grâce aux offres d'emploi, aux réseaux sociaux, aux agences de recrutement et aux recommandations d'employés.
- Sélection des CV : passez en revue les CV soumis pour présélectionner les candidats en fonction des exigences et des qualifications du poste.
- Réalisation d'entretiens : organisez et menez des entretiens avec les candidats présélectionnés afin d'évaluer leurs compétences, leur expérience et leur adéquation culturelle.
- Proposition d'offres d'emploi : sélectionnez les candidats les plus qualifiés et faites-leur une offre d'emploi, en négociant les conditions si nécessaire.
- Intégration : une fois que le candidat accepte l'offre, lancez le processus d'intégration du nouvel employé dans l'entreprise.
Approbation des dépenses
- Soumission des dépenses : les employés soumettent des rapports de dépenses avec les documents nécessaires, tels que des reçus et une description des dépenses.
- Examen automatique : le système vérifie automatiquement la conformité de la soumission avec les politiques de dépenses de l'entreprise.
- Examen par les responsables : le rapport est transmis au responsable compétent pour examen et approbation. Il peut approuver, rejeter ou demander des informations supplémentaires.
- Traitement : le responsable transmet les dépenses approuvées au service de la comptabilité ou des finances pour traitement.
- Remboursement : le service des finances traite le remboursement, que l'employé reçoit par le biais du mode de paiement désigné.
Évaluation des performances
- Définition d'objectifs : fixez les attentes en matière de performance avec l'employé au début de la période d'évaluation.
- Suivi continu : suivez et documentez régulièrement les progrès et les performances de l'employé tout au long de l'année.
- Recueil de feedback : recueillez du feedback auprès de différentes sources, telles que les auto-évaluations, les évaluations par les pairs et les évaluations par les responsables.
- Réunion d'examen : procédez à un examen officiel des performances pour discuter des réalisations, des défis et des domaines à améliorer de l'employé.
- Planification du développement : créez un plan de développement avec des actions spécifiques pour que l'employé améliore ses performances et atteigne ses objectifs.
- Documentation : finalisez et documentez l'évaluation, en intégrant les objectifs et les plans de développement convenus pour la prochaine période.
Simplifiez les workflows avec Jira
La gestion de plusieurs projets, parties prenantes et délais peut être complexe. Les workflows simplifient les opérations, améliorent la collaboration et favorisent une exécution rapide, augmentant ainsi la productivité. Un logiciel de gestion des workflows, tel que Jira, aide les équipes à planifier, définir et suivre l'avancement des projets en temps réel, en adaptant la gestion de projet aux besoins de chaque équipe.
Jira propose des modèles de projets flexibles, des workflows personnalisables et des règles d'automatisation pour s'adapter aux différents besoins des projets. De plus, Jira fournit des fonctionnalités spécialisées grâce à l'intégration à d'autres outils. Les fonctionnalités clés sont les suivantes :
- Tableaux : utilisez des tableaux pour gérer visuellement les tâches.
- Tickets : divisez les gros volumes de travail en tâches plus faciles à gérer, appelées « tickets ».
- Chronologies : grâce aux chronologies, les équipes peuvent facilement coordonner les projets et les dépendances.
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Tableaux de bord : obtenez une vue consolidée des progrès et des réalisations grâce aux tableaux de bord.
Exemples de workflows : questions fréquentes
Quels sont les différents types de workflows ?
Les quatre principaux types de workflows sont les workflows séquentiels, parallèles, de machine à états et axés sur des règles. Les workflows séquentiels facilitent la progression linéaire des tâches, tandis que les workflows parallèles permettent aux tâches d'être exécutées simultanément. Les workflows de machine à états sont basés sur des événements et gèrent des processus complexes comportant plusieurs états, tandis que les workflows axés sur des règles s'adaptent en fonction de conditions spécifiques.
Quelles sont les cinq étapes d'un workflow ?
Les cinq étapes du workflow sont le lancement, la planification, l'exécution, la surveillance et l'achèvement. Le lancement identifie les besoins de la tâche et la planification décrit les étapes et les ressources. L'exécution réalise les activités, la surveillance supervise et ajuste le processus, et l'achèvement finalise les tâches et évalue les améliorations futures.
Comment les entreprises créent-elles des workflows ?
Les entreprises établissent des workflows en identifiant les processus qui nécessitent une structure, en définissant les étapes et en concevant la disposition. Ensuite, elles implémentent des logiciels de gestion tels que Jira et optimisent en permanence sur la base du feedback et de l'analyse des performances.