Comment créer un diagramme de workflow

Les diagrammes de workflow sont des outils précieux pour plusieurs raisons, notamment les suivantes :

• Clarté : les diagrammes de flux permettent de comprendre un processus et de le suivre facilement. En présentant le tout sur une page, les parties prenantes peuvent s'aligner sur les étapes de votre processus et sur le calendrier de votre projet. En les partageant avec votre équipe, vous pouvez expliquer les processus internes plus rapidement et maintenir tout le monde aligné sur la manière de mener à bien les tâches au sein de votre entreprise.
• Goulots d'étranglement : les diagrammes de flux permettent de détecter facilement les inefficacités de votre processus. Vous pouvez facilement voir les points de décision où les personnes risquent de subir des retards à cause des goulots d'étranglement. Si vous identifiez ce risque, vous pouvez optimiser le processus pour éliminer ces inefficacités.
• Collaboration : les diagrammes de workflow sont d'excellents tremplins pour la collaboration, même s'ils n'en ont pas l'air à première vue. Lorsque vous représentez un processus sous forme de diagramme de flux, les membres de l'équipe peuvent vous aider à effectuer le travail en cas de goulot d'étranglement. En représentant le flux de travail sous forme de diagramme, les équipes ont la possibilité de déterminer la personne responsable de certaines décisions et de savoir à qui s'adresser pour obtenir de l'aide.
  

L'utilisation de diagrammes de workflow est bénéfique, mais comment créer un modèle de diagramme de workflow utile ? Cette section couvre les étapes principales pour créer un diagramme de flux efficace, de la définition du processus à l'utilisation des bons symboles pour chaque étape.

Un diagramme de workflow décrit un processus spécifique. Vous devez clairement définir le processus que vous souhaitez transformer en diagramme de flux. Quels sont les objectifs de votre diagramme ? Déterminez le périmètre du travail, les éléments qui feront ou non partie du visuel, ainsi que les principaux composants qui doivent faire partie de l'image. Consacrer du temps à réaliser cette étape correctement vous épargnera la création d'un visuel complexe.

Le diagramme de flux décrit un processus. Vous devez donc comprendre chaque étape et les énumérer. Pour les processus en plusieurs étapes, décomposez-les en tâches uniques que vous pouvez effectuer dans l'ordre. Cela permet de rendre le diagramme facile à comprendre tout en créant une représentation précise du processus que vous souhaitez capturer.

Quels détails entrent dans chaque étape ? Rassemblez les données pertinentes et capturez-les pour le diagramme de workflow. Ce sont des informations dont un membre de l'équipe peut avoir besoin pour effectuer une étape et qui peuvent inclure des détails tels que les exigences de saisie, les parties responsables et même les dépendances entre les tâches. Même si toutes les données ne figureront pas dans le diagramme de flux final, le fait d'avoir ces informations à portée de main vous aidera à contextualiser chaque étape.

Une fois que vous avez énuméré toutes les étapes et recueilli les informations nécessaires, vous devez adopter une vision critique du processus. Quelles sont les inefficacités actuelles ? À quelle étape rencontrez-vous des retards ou des goulots d'étranglement ? Reconnaissez ces défis dès le début afin d'optimiser le processus avant de créer le workflow.

Ensuite, créez le véritable visuel de votre diagramme de workflow. Utilisez un outil de visualisation pour traduire le processus que vous avez récemment défini en un workflow visuel. Choisissez les symboles et les connecteurs appropriés pour décrire le flux des tâches à chaque étape, afin que votre diagramme illustre efficacement l'ensemble du processus.

Jira est la plateforme idéale pour créer ce diagramme de workflow, car ses fonctionnalités de gestion de projet aident les équipes à définir le travail, à planifier les projets et à suivre l'avancement en temps réel des dates et des livrables importants. Vous pouvez utiliser les workflows Jira pour décrire les étapes suivies par votre équipe pour mener à bien un projet, de sa création à sa réalisation.

Une fois que vous avez créé le graphique de workflow, l'étape suivante consiste à le partager avec l'équipe qui utilise le processus. Utilisez le diagramme comme tremplin pour savoir s'il décrit le processus avec précision ou utilisez-le comme un outil permettant de faire un brainstorming sur la manière d'améliorer le workflow.

Enfin, établissez un processus en revoyant régulièrement le diagramme de workflow pour vous assurer qu'il tient compte de tout changement ou amélioration apportés à votre processus. Tout comme une équipe produit perfectionne un produit grâce à l'amélioration continue, vous devez optimiser votre processus en mettant à jour et en améliorant le diagramme de flux au fur et à mesure des étapes. Ainsi, il reste une référence fiable pour votre équipe.

À mesure que vous définissez votre processus et que vous travaillez avec votre équipe pour l'optimiser, n'oubliez pas qu'il s'agit d'un travail en cours. La plupart des personnes connaissent le tableau Jira, qui montre comment le travail passe de « À faire » à « Terminé ». Mais l'éditeur de workflows de Jira vous permet de créer, de visualiser et de modifier votre workflow sous forme de diagramme. Ici, vous pouvez créer des workflows plus complexes que ceux que vous pouvez voir sur le tableau. Les processus évoluent au fil du temps, et une partie du travail consiste à documenter ce à quoi ils ressemblent actuellement.

En général, les équipes configurent les colonnes du tableau en fonction des étapes du workflow. Pour les workflows simples, les états assignés aux tickets dans chaque colonne correspondent directement à l'étape correspondante du workflow. Pour les workflows complexes, les colonnes du tableau peuvent n'afficher qu'une partie de l'ensemble du workflow. Dans ce cas, les équipes associeront plusieurs états à chaque colonne.

Jira est une plateforme qui vous aide à créer votre modèle de diagramme de workflow et à gérer des projets pour tout type d'équipe. Grâce à l'accès à de nombreux modèles intégrés, vous pouvez personnaliser Jira pour en faire exactement l'outil de gestion du travail dont votre équipe a besoin.

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Il existe de nombreux exemples de diagrammes de workflow, et chaque type a un objectif différent, notamment :

• Workflow de processus : il s'agit du modèle diagramme de flux classique. Il décrit les étapes d'un processus et utilise généralement des formes dans une séquence. Il est utile pour comprendre le déroulement du travail et les étapes clés d'un processus.
• Diagramme de flux de swimlane : c'est l'un des exemples de diagramme de workflow les plus courants, car il décompose un processus en « swimlanes » distincts, un pour chaque équipe ou personne qui exécute le processus. Les swimlanes sont utiles pour indiquer où se déroulent les transferts, en particulier dans le cas de workflows Agile, et peuvent aider à identifier d'éventuels goulots d'étranglement.
• Diagramme de flux décisionnel : ce type de workflow indique où se situent les points de décision et décrit les différents parcours qui découlent de ces décisions. Ce diagramme clarifie la logique de décision et analyse les résultats potentiels.
• Flux de données : ce type de diagramme de flux montre comment les données circulent au cours d'un processus, y compris les entrées, les sorties et toutes les transformations qui se produisent. Il est utile pour identifier les zones susceptibles de subir une perte de données et garantir l'intégrité des données.
  

Un diagramme de flux contient des formes et des lignes qui ont des significations spécifiques, en particulier lorsqu'il illustre des processus de travail. Voici certains des éléments clés d'un diagramme de flux :

• Les ovales indiquent le point de début ou de fin d'un processus.
• Les rectangles représentent des actions ou des tâches individuelles.
• Les diamants représentent les points de décision, où une réponse par oui ou par non crée une bifurcation dans le graphique qui mène à plusieurs branches.
• Les flèches indiquent le déroulement de l'exécution de chaque étape.
• Des parallélogrammes indiquent l'emplacement de l'entrée ou de la sortie des données.

En comprenant ce que ces symboles et ces formes indiquent, vous pouvez tracer avec précision votre diagramme de workflow ou interpréter les diagrammes de flux des autres équipes. Notez que vous pouvez toujours personnaliser la signification de vos formes si nécessaire.

Les diagrammes de workflow montrent à quoi ressemble votre processus réel grâce à un visuel en deux dimensions. Cela vous aide à simplifier votre processus en identifiant les éventuels goulots d'étranglement, comme les domaines dans lesquels des ressources limitées peuvent bloquer certaines actions ou dans lesquels les décisions prises par une seule partie prenante peuvent les ralentir. En collaborant avec votre équipe pour visualiser votre processus, vous ouvrez la voie à des idées sur la manière d'améliorer continuellement le workflow.