L'automatisation des workflows est apparue pour répondre à la nécessité de simplifier les opérations et d'améliorer la prise de décisions. L'automatisation renforce l'efficacité, réduit les erreurs et libère les ressources humaines pour des tâches plus stratégiques. Des stratégies d'automatisation personnalisées peuvent répondre à des défis opérationnels spécifiques, améliorant ainsi la productivité et la satisfaction des clients.
Ce guide complet explique ce qu'est l'automatisation des workflows, comment elle fonctionne, les avantages que vous avez à l'utiliser et les raisons de tirer parti des puissantes fonctionnalités d'automatisation de Jira. Nous explorons comment l'automatisation des tâches répétitives simplifie les opérations et améliore considérablement les processus décisionnels au sein des organisations. En comprenant les fonctionnalités à rechercher dans les solutions d'automatisation des workflows et en intégrant les diverses fonctionnalités de Jira, les entreprises peuvent bénéficier d'une efficacité et d'une productivité sans précédent.
Qu'est-ce que l'automatisation des workflows ?
L'automatisation des workflows est l'approche qui permet d'automatiser divers processus métier, tâches et workflows dans une entreprise avec un minimum d'intervention humaine. Elle s'appuie sur un logiciel pour créer une série d'actions automatisées correspondant aux étapes d'un processus métier, ce qui aide les équipes à exécuter les tâches de manière efficace et cohérente.
Comment fonctionne l'automatisation des workflows ?
L'automatisation des workflows utilise un logiciel de gestion des tâches pour acheminer les tâches et les informations entre les personnes et les systèmes en fonction de règles et de déclencheurs prédéfinis. Par exemple, lorsqu'un système marque une tâche comme terminée, l'automatisation peut l'envoyer automatiquement au responsable suivant et mettre à jour les tableaux de bord. Cela permet de gagner du temps par rapport aux transferts manuels et de réduire les erreurs.
Pour commencer, suivez ces étapes :
- Cernez le workflow actuel en collectant des informations sur la façon dont les tâches circulent entre les équipes. Concentrez-vous sur la compréhension du lancement des projets, des critères utilisés pour mener à bien une tâche, du périmètre du travail et de la façon dont les goulots d'étranglement surviennent. Déterminez ce qui déclenche le démarrage de chaque tâche et son changement d'état.
- Décrivez visuellement le workflow pour identifier les inefficacités. Élaborez un brouillon de workflow pour mettre en évidence les points de rupture. Donnez aux équipes transverses les moyens de collaborer pour améliorer le brouillon et identifier les pratiques inutiles.
- Identifiez les tâches qui nécessitent l'intégration de données provenant d'autres systèmes et veillez à ce que le logiciel de gestion des workflows les prenne en charge. Envisagez d'ajuster le workflow pour répondre aux exigences d'intégration, par exemple en divisant les tâches en sous-tâches plus petites.
- Résolvez les problèmes d'efficacité du workflow, y compris les problèmes de communication et les tâches en retard. Par exemple, l'ajout de mesures de responsabilisation pour les tâches ou la clarification des informations système qui doivent circuler.
- Développez le workflow dans un logiciel d'automatisation des workflows, en décrivant chaque tâche et en assignant des rôles aux utilisateurs. En fonction des besoins de l'équipe, apportez de la visibilité grâce à des graphiques de Gantt, des cartographies des processus, des calendriers, etc.
- Créez des déclencheurs et des actions automatisés pour simplifier les tâches récurrentes. Personnalisez les recettes (« recipes ») d'automatisation en fonction de besoins uniques ou utilisez des options prédéfinies.
- Testez et optimisez en permanence le workflow automatisé pour résoudre les problèmes. Fixez des métriques de performance et des indicateurs de performance clés (KPI) pour surveiller l'efficacité. Utilisez des tableaux de bord pour conserver une visibilité générale sur l'avancement et les bloqueurs.
- Formez l'équipe à l'utilisation du nouveau workflow automatisé grâce à des démonstrations pratiques. Préparez les équipes aux changements de processus et aux optimisations du workflow grâce à des plans de gestion des changements.
Exemples d'automatisation des workflows
La polyvalence de l'automatisation des workflows se manifeste dans de nombreux secteurs, notamment :
Santé: qu'il s'agisse de simplifier l'admission des patients à l'aide de formulaires électroniques ou d'automatiser la prise de rendez-vous et la gestion des traitements, l'automatisation des workflows améliore l'efficacité et les soins aux patients.
Banque: le logiciel de gestion des tâches automatise le traitement des prêts, optimise la détection des fraudes, garantit la conformité et améliore le service client grâce à une gestion automatisée des comptes.
Logistique: simplifiez les commandes, l'inventaire, le transport, le contrôle qualité et la gestion des documents.
Commerce de détail: optimisez la gestion des stocks, le traitement des commandes, le service client et les opérations en magasin.
Assurance: simplifiez le traitement des réclamations, la souscription, la conformité, le service client et la détection des fraudes.
Immobilier: améliorez la gestion immobilière, des transactions et des prospects, ainsi que les processus d'inspection.
Fabrication: utilisez des workflows pour garantir l'assurance qualité, piloter les processus de production et gérer efficacement la fabrication des outils.
Avantages de l'automatisation des workflows
L'automatisation des workflows offre de nombreux avantages pour les opérations métier. Cela améliore considérablement l'efficacité et la productivité afin de garantir l'amélioration continue. Voici les principaux avantages de l'automatisation des workflows :
Amélioration de l'efficacité
L'automatisation des tâches répétitives permet aux employés de se concentrer sur des tâches plus stratégiques, augmentant ainsi la productivité globale. Les processus automatisés accomplissent les tâches plus rapidement et peuvent fonctionner en continu, ce qui augmente considérablement l'efficacité.
Réduction des erreurs
Les workflows automatisés réduisent les erreurs humaines en garantissant une exécution cohérente des tâches selon des règles prédéfinies. Cela permet d'améliorer la précision des tâches telles que la saisie, les calculs et le traitement des données. Cela réduit également le temps et les ressources consacrés à la correction des erreurs.
Outils de collaboration
Votre outil de suivi des tâches devrait faciliter la communication et la collaboration entre les membres de l'équipe. Un tel outil doit fournir une plateforme de dialogue, de partage de documents, de feedback et de coordination. Cela améliore le travail d'équipe et la réussite globale des projets.
Économies
L'automatisation des tâches de routine réduit la nécessité des tâches manuelles. En limitant les erreurs, les entreprises économisent sur les coûts liés à leur correction. L'automatisation des workflows optimise également l'allocation des ressources.
Collaboration améliorée
L'automatisation des workflows comporte souvent des fonctionnalités qui favorisent une culture de travail collaborative entre les membres de l'équipe, où qu'ils se trouvent. Les mises à jour en temps réel, les espaces de travail partagés et les notifications automatisées permettent de garder tout le monde en phase. Cela améliore le travail d'équipe et permet des réunions collaboratives.
Évolutivité
L'automatisation des workflows permet aux entreprises de gérer une charge de travail croissante sans augmenter leurs effectifs de manière proportionnelle. Cela soutient la croissance de l'entreprise sans compromettre la qualité ni l'efficacité.
Fonctionnalités à rechercher dans les solutions d'automatisation des workflows
Il est crucial de sélectionner le bon outil d'automatisation des workflows pour obtenir les avantages escomptés. Voici quelques fonctionnalités essentielles à prendre en compte dans les solutions d'automatisation des workflows :
Facilité d'utilisation
Une interface conviviale et un design intuitif sont essentiels pour permettre aux employés de naviguer facilement dans l'outil, favoriser une adoption rapide et accélérer le retour sur investissement.
Capacités d'intégration
Une intégration parfaite aux systèmes et applications existants est vitale pour garantir la circulation fluide des données entre les différents outils et plateformes. Cela empêche également les silos de données et optimise les workflows automatisés.
Personnalisation et flexibilité
La possibilité de personnaliser les workflows en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise est cruciale. Un outil flexible d'automatisation des workflows s'adapte à vos exigences opérationnelles uniques, garantissant ainsi l'alignement sur les objectifs stratégiques.
Évolutivité
Les solutions d'automatisation des workflows devraient gérer des volumes de travail croissants à mesure que l'entreprise se développe. Cela inclut la prise en charge de multiples workflows, utilisateurs et données sans compromettre les performances ni la fiabilité.
Rapports et analyses
Des rapports et des analyses pertinents sont indispensables pour évaluer l'efficacité du workflow. Ces fonctionnalités mettent en évidence les domaines d'amélioration et permettent de prendre des décisions fondées sur des données grâce à l'accès à des informations en temps réel.
Sécurité
Les outils d'automatisation doivent être dotés de puissantes mesures de sécurité, telles que le chiffrement, les contrôles d'accès et les journaux d'audit, afin d'éviter les accès non autorisés et les violations de données.
Accessibilité mobile
L'accessibilité mobile est de plus en plus importante, car elle permet aux équipes de rester productives et aux workflows de progresser sans heurts, quel que soit l'emplacement géographique.
Utilisez Jira pour l'automatisation des workflows
Le puissant moteur d'automatisation de Jira permet aux équipes d'automatiser facilement les tâches et les processus afin de gagner du temps, de réduire la charge cognitive et de faire évoluer les opérations. Le logiciel permet de faire avancer les projets jusqu'à la ligne d'arrivée. Il prend en charge la planification, la définition du travail et le suivi de l'avancement en temps réel pour maintenir les projets sur la bonne voie. Avec Jira, les équipes peuvent automatiser leurs workflows et se concentrer sur la création de valeur tout en gérant efficacement les tâches et les délais.
Jira propose également diverses fonctionnalités pour faciliter la gestion de projet, notamment des tableaux, des tickets, des chronologies, des tableaux de bord, des rapports et des modèles.
- Les tableaux représentent visuellement l'avancement de votre projet, ce qui permet une gestion flexible des tâches dans le cadre de frameworks de gestion de projet Agile tels que Scrum et Kanban.
- Les tickets permettent de suivre et de gérer en détail toutes les tâches d'un projet, en proposant des workflows personnalisables qui reflètent fidèlement les processus réels.
- Les chronologies aident à planifier les projets et à visualiser les dates limites. Les calendriers de projet garantissent également l'alignement sur les objectifs plus généraux du projet ou du portefeuille.
- Les tableaux de bord offrent un aperçu personnalisable des principales métriques et des principaux états des projets, ce qui permet de suivre instantanément l'avancement et les défis.
- Les rapports génèrent des données précieuses sur les performances de l'équipe et l'avancement des projets, soutenant ainsi les workflows Agile, les méthodologies et l'amélioration continue.
- Il existe des modèles pour différents types de projets, notamment le développement de logiciels, la gestion de projet, le suivi des tâches et bien plus encore. Les modèles Jira sont fournis avec des workflows, des types de ticket et des champs préconfigurés pour aider les équipes à se lancer rapidement et à adopter les bonnes pratiques.
Pour une description détaillée de ces fonctionnalités, consultez la page des fonctionnalités de Jira.
Le logiciel de gestion des tâches Jira permet de gérer des projets pour tous les types d'équipes. Les équipes de développement de logiciels peuvent utiliser Jira pour avoir une idée précise de ce sur quoi elles travaillent. Elles peuvent également voir comment cela s'inscrit dans un contexte plus large et ce qui va suivre. À mesure que les choses changent, Jira possède la flexibilité dont votre équipe a besoin pour évoluer et rester sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs.
Automatisation des workflows : questions fréquentes
Quelles tâches pouvez-vous automatiser à l'aide d'un logiciel d'automatisation des workflows ?
Un logiciel d'automatisation des workflows peut gérer diverses tâches, notamment la saisie de données, les campagnes de marketing par e-mail, les publications sur les réseaux sociaux, les processus de maturation de prospects, les tickets du service client et l'intégration des employés. Ces tâches impliquent généralement des actions répétitives que les logiciels peuvent standardiser et automatiser pour gagner du temps et réduire les erreurs.
Quels sont les défis liés à l'automatisation des workflows ?
Les défis courants liés à l'automatisation des workflows incluent l'intégration des systèmes existants, la gestion du changement au sein de l'entreprise, la garantie de l'exactitude des données, ainsi que la configuration initiale et la personnalisation du logiciel d'automatisation.
Les équipes peuvent surmonter ces défis en planifiant soigneusement l'implémentation, en choisissant des logiciels dotés de capacités d'intégration robustes, en proposant une formation complète aux employés et en commençant par de petits projets d'automatisation.
Pouvez-vous personnaliser l'automatisation des workflows pour différentes activités ?
Les solutions d'automatisation des workflows sont très flexibles. Les équipes peuvent les personnaliser pour répondre aux besoins spécifiques des différentes activités. Cette flexibilité permet aux entreprises d'adapter les règles d'automatisation, les workflows et les interfaces en fonction de leurs processus uniques, des normes du secteur et de leurs objectifs opérationnels, et de garantir que la solution apporte le maximum d'avantages.