The 8D problem-solving process: A step-by-step guide

What is the 8D problem-solving process?

The 8D process is a decision-making process designed specifically to help teams identify, correct, and prevent recurring problems. It focuses on root cause analysis, resolution, and prevention of problems that can degrade quality, efficiency, and customer satisfaction.

The Ford Motor Company developed the 8D process in the 1980s in response to a spate of quality issues with vehicle manufacturing. Despite its origin in the automotive industry, the 8D process is now widely used across various sectors, including healthcare, manufacturing, and technology. Alongside Six Sigma and total quality management, it is a proven and successful methodology for quality improvement.

D1: Establish the team

The first step toward success with the 8D process is selecting the right team. Remember that once your team uses collaboration and the 8D process to solve a problem, they must have the skills and leverage to implement the solution. Assemble a cross-functional team that can work with decision-makers across the company. Outline the roles and responsibilities of team members, keeping information updated and accessible.

D2: Describe the problem

Your team needs a clear, concise, focused description of the problem. Consider using the 5W2H method for a structured approach to developing and asking practical questions:

• Who does this involve or affect?
• What is the specific issue to address?
• When did or will the problem arise?
• Où le problème se manifeste-t-il au sein de l'entreprise ?
• Pourquoi l'entreprise doit-elle tâcher de le résoudre ?
• Comment est-il survenu ou comment l'équipe va-t-elle le résoudre ?

• Quels seront les coûts financiers et annexes de sa résolution ?

Le diagramme en arête de poisson est également régulièrement utilisé pour élaborer des énoncés concis de problèmes. Les équipes utilisent cet outil visuel pour déterminer la cause des problèmes. Son schéma ressemble au squelette d'un poisson, la tête représentant le problème et chacun des os en indiquant la cause potentielle. Les causes entrent généralement dans l'une des cinq catégories suivantes :

• La main-d'œuvre désigne les questions liées aux personnes, telles que l'expérience ou la formation.
• Les problèmes liés aux machines concernent l'équipement ou les machines.
• Les problèmes de méthode concernent les procédures et les processus.
• Les problèmes matériels concernent les composants, les matières premières ou les fournitures.

• Les problèmes de mesure se rapportent à l'évaluation, l'inspection ou la mesure, y compris au respect des objectifs et les résultats clés (OKR) pertinents.

D3 : Élaborer des mesures de confinement provisoires

Une fois que votre équipe a défini le problème, elle doit mettre en œuvre des solutions temporaires efficaces afin de l'isoler et d'en limiter les effets rapidement ainsi qu'en toute sécurité, tout en étudiant la marche à suivre pour le résoudre durablement. Ces corrections temporaires sont des mesures de confinement provisoires (ICA).

Pour créer des ICA efficaces, identifiez le problème, évaluez les risques et étudiez avec vos pairs les mesures de confinement qui s'offrent à vous. Par exemple, l'isolement, l'atténuation, la correction ou la prévention. Étudiez la faisabilité et la probabilité de réussite de chaque mesure, puis mettez en œuvre les ICA qui vous semblent les plus efficaces. Surveillez les performances et ajustez-les au besoin.

D4 : Déterminer les causes racines

Pour éviter que les problèmes ne se reproduisent, il est essentiel de suivre cette étape du processus 8D. Pour cela, votre équipe doit différencier les causes racines des symptômes, lesquels sont parfois si semblables aux causes racines qu'ils peuvent vous induire en erreur.

L'une des techniques les plus communément utilisées d'analyse des causes racines, connue sous le nom de « cinq pourquoi », consiste à poser plusieurs fois la question « Pourquoi ? » jusqu'à les mettre en évidence.

L'analyse par arbre de pannes est également souvent employée. Cette méthode est d'ailleurs en tout point semblable à celle du diagramme en arête de poisson, sauf qu'elle prend la forme d'un arbre. Sa racine illustre le problème, tandis que ses branches en indiquent les causes.

D5 : Prendre des mesures correctives permanentes

Une fois que vous avez identifié la cause racine et les ICA, portez votre attention sur les mesures correctives permanentes (PCA). Demandez à votre équipe de créer des ICA et d'évaluer leurs effets en vue de produire des PCA. Procédez à une validation ainsi qu'à des essais minutieux et complets. Toute défaillance d'une PCA peut perturber, voire interrompre des opérations commerciales de première importance. Évitez de déployer des PCA avant d'avoir validé leurs fonctionnalités au moyen de tests rigoureux.

D6 : Mettre en œuvre des PCA

Créez un plan de mise en œuvre une fois que vous avez développé, testé et vérifié la sécurité ainsi que l'efficacité de vos PCA. Communiquez clairement et fréquemment avec les parties prenantes au sujet des effets prévus et potentiels de ces mesures sur leur travail. Surveillez les PCA de près pendant leur déploiement. Validez les performances de vos PCA en les testant régulièrement et après chaque incident important.

D7 : Éviter que les problèmes ne se reproduisent

Intégrez pleinement les PCA dans les politiques, les procédures et les processus de votre entreprise afin d'en optimiser la protection. Vous devez pour cela communiquer de manière concise et crédible avec toutes les parties prenantes et les décideurs concernés avant, pendant et après chaque étape importante. Surveillez et mettez à jour toutes les procédures et formations connexes lorsque des changements dans l'environnement ou les conditions pertinentes le justifient. Vous garantirez ainsi l'efficacité des mesures correctives dans la durée.

D8 : Féliciter l'équipe

Résoudre les problèmes et empêcher qu'ils ne se reproduisent demande un effort important et soutenu de la part de chaque membre de l'équipe. Soutenez-les et encouragez-les tout au long de leur travail et reconnaissez leur réussite. Tirez parti de tous les outils et de toutes les ressources disponibles pour recueillir et documenter les connaissances acquises ainsi que les enseignements tirés et y donner accès. Reconnaissez de manière appropriée leurs réalisations dans tous les rapports fournis à votre équipe, aux parties prenantes et aux décideurs concernés.

Stratégies utilisées dans le cadre du processus 8D

Pour favoriser la réussite du processus 8D, il est essentiel d'utiliser des outils et des techniques qui en facilitent et en accélèrent le déroulement. Étudiez les outils et les techniques de collecte et d'analyse des données, de collaboration, de documentation, de gestion de la qualité et des autres fonctions déjà utilisées par vos collègues. Les intégrer à votre processus 8D peut réduire le temps et les moyens consacrés à la formation du personnel et ainsi raccourcir les délais de réussite.

Tirez parti de vos outils, de vos techniques et de votre expertise pour assurer la réussite du processus 8D. Constituer et autonomiser une équipe transverse, promouvoir et mettre en place une communication claire et constante ainsi que rédiger des énoncés clairs des problèmes y contribuent également.

Concentrez-vous sur l'analyse des causes racines ainsi que sur la création, le suivi et le test de toutes les mesures correctives avant, pendant et après leur déploiement. Il est également recommandé d'organiser des réunions « stand-up » ou d'autres types de réunions, surtout si votre entreprise encourage et capte le sparring entre les membres de votre équipe.

Utilisez Confluence comme plateforme centrale de collaboration, de documentation et de communication pour mieux rationaliser votre processus 8D. Ce logiciel peut s'intégrer facilement à d'autres outils afin d'améliorer la productivité de l'équipe, d'assurer la transparence des tâches et de maintenir l'alignement de l'ensemble des acteurs à chaque étape du processus.

Avantages du processus 8D de résolution de problèmes

Le processus 8D offre de nombreux avantages aux équipes dont le travail consiste à résoudre des problèmes récurrents. En ciblant les causes racines, les équipes s'attaquent aux problèmes sous-jacents, et pas seulement à leurs symptômes. Adopter des mesures préventives permet d'éviter que les problèmes ne refassent surface. Mettre l'accent sur le travail d'équipe et la collaboration permet d'optimiser les expériences, les perspectives et les compétences collectives de chacun des membres de l'équipe.

Le processus 8D aide les entreprises à limiter les défauts et les erreurs de production, à améliorer la qualité des produits et des services ainsi qu'à accroître la satisfaction de leurs clients. Il renforce également l'efficacité et la souplesse des entreprises en améliorant les processus de collaboration et de résolution des problèmes.