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L'intranet social n'a jamais cessé d'exister.

Et il est là pour durer.

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Personnages donnant du feedback en temps réel

Si vous êtes un vétéran de l'intranet, vous pourriez croire que c'est la relique d'une époque révolue. Comme « chanmé » ou « fashion », ce mot nous ramène aux jours où le modem gémissait à chaque connexion. Lorsque l'on vous dit « intranet », vous pensez sûrement « Mais ça se dit encore ? ».

L'intranet est une plateforme numérique conçue pour que les collaborateurs puissent lancer des idées créatives, demander conseil à leurs collègues et tisser des liens autour de projets ou d'intérêts communs. Les premières versions, pleines de bonnes intentions, étaient limitées par un manque d'engagement, par la présence d'informations obsolètes, et d'autres obstacles freinant l'adhésion des employés.

L'intranet n'a jamais cessé d'exister, mais le terme a perdu de sa magie.

Le monde rentre dans une ère de tsunamis de données, et l'intranet s'y adapte. Il devient un lieu plus moderne et social, où les employés aiment passer du temps. Pour créer votre propre espace de travail collaboratif et performant, vous devez tirer les leçons du passé et intégrer tous les avantages de l'intranet social nouvelle génération.

Sérieux en façade, relax en coulisses

Un intranet social n'est pas seulement un entrepôt numérique qui stocke des informations extraites de documents papier ou de répertoires en ligne privés. Les entreprises peuvent s'en servir pour créer une culture d'ouverture, en offrant une visibilité totale entre les employés et en les encourageant à partager leurs idées. Les intranets peuvent déclencher des collaborations improbables et créer des connexions entre toutes les équipes et tous les services.

Avec un intranet social, c'est un pour tous et tous pour un. Du PDG expert en technologie au nouveau stagiaire, les utilisateurs peuvent partager et consulter tout ce dont ils ont besoin pour avancer et atteindre leurs objectifs.

Une équipe qui passe à un espace de travail ouvert et collaboratif…

Personnages communiquant en équipe

Un intranet social ne se contente pas de communiquer du contenu : il permet de connecter les personnes entre elles.

Diffuse des ondes positives. Même dans les entreprises les plus collaboratives, certains employés se sentent mis de côté. Grâce à un intranet social moderne, tout le monde est sur un pied d'égalité. Correctement configuré (avec accès aux conversations et documents quel que soit le poste ou le niveau hiérarchique), votre intranet peut inciter les gens à s'exprimer sur les projets des autres et à accepter le feedback en retour. Avec un espace permettant de partager en toute confiance, chacun se sent davantage connecté à ses collègues, à son équipe et à l'entreprise.

Élimine les silos. Un intranet social permet à vos employés de faire le lien entre leur travail et les priorités des autres équipes ou services. Il s'avère que Mike du contenu marketing a explosé son objectif SEO et serait un parfait mentor pour votre projet, mais vous ne pouvez pas le savoir en le croisant simplement dans le couloir.

Tisse des liens. Alors que la culture du télétravail est passée de « nouvelle tendance incroyable » à « méthode de travail idéale », il est plus important que jamais de favoriser une culture unique. Grâce à l'intranet social, les connexions virtuelles permettent aux employés de parler et de partager leurs idées dans tous les fuseaux horaires.

Votre intranet est-il aussi cool que le Walkman®?

Demandez à n'importe quelle équipe de communication interne, ou à n'importe quel responsable RH ou expert en intranet quel est son plus grand défi. Nous parions que la réponse sera « l'engagement ». Sur les intranets d'entreprise, la passivité est encore plus gênante que les publicités contextuelles, et tout aussi difficile à éliminer.

Pour attirer les employés vers l'intranet et les inciter à l'utiliser, nous devons d'abord analyser ce qui les fait fuir.

Ton donné par la direction. En haut de leur tour d'ivoire, les patrons ne sont pas réceptifs au feedback des employés ou aux idées novatrices des travailleurs moins capés. Avec l'intranet, les idées circulent de bas en haut, et même les employés les moins expérimentés peuvent oser apporter leur contribution. Un environnement plus accueillant ouvre la porte à la discussion et place les dirigeants sur une ligne de communication directe.

Pas de moyen rapide de répondre. À la vitesse à laquelle la technologie évolue, ce n'est vraiment qu'une question de temps avant que les bébés aient leur propre smartphone. Nous communiquons sans cesse avec nos amis et notre famille à travers des émoticônes, des GIF et d'autres touches pour réagir à des idées ou partager instantanément nos pensées. Si les employés se sentent coincés par des possibilités de réponse limitées, ils sont beaucoup moins susceptibles d'échanger avec leurs collègues ou de contribuer à des projets.

Trop technique. Les anciens intranets ont été conçus à l'origine pour les équipes informatiques. Publier du contenu nécessitait plusieurs étapes fastidieuses, et répondre rapidement avec une photo était impossible. Lorsque le contenu était enfin disponible, il fallait encore demander une autorisation d'accès. Si la participation à l'intranet relève du saut d'obstacle aux Jeux olympiques, les gens vont simplement s'en tenir aux discussions de couloir.

Contenu obsolète. Lorsque votre intranet devient un « emplacement de stockage fourre-tout », comme l'appelle Forrester, vous allez finir par faire défiler son contenu à l'infini. Les utilisateurs ne vont pas se casser la tête à chercher des infos utiles comme des guides d'image de marque ou des politiques d'entreprise pour constater que les informations trouvées datent de l'âge du fax.

Moteur de recherche lent ou inutile. Les moteurs de recherche actuels permettent d'obtenir des réponses rapides et pertinentes à n'importe quelle question, parfois avant même que vous n'ayez le temps de la taper. Une fonction de recherche trop lente ou renvoyant des infos inutiles ne peut pas rivaliser. Pour les utilisateurs, les informations doivent arriver comme leurs paquets Amazon Prime, dans leurs mains, immédiatement.

Pas mobile. Lorsque les intranets sont apparus il y a 20 ans, les gens lisaient encore des journaux sur papier. Maintenant, les smartphones sont devenus des extensions de nos bras. Les utilisateurs ne vont pas prendre le temps de se familiariser avec votre intranet s'il ne facilite pas la publication, le partage et la lecture sur un téléphone ou une tablette.

Analyses complexes. Si vous et votre équipe êtes les principaux moteurs et acteurs de la refonte ou de la création de votre intranet social, vous devez savoir quand, comment et pourquoi les gens l'utilisent. Plutôt que d'avancer à l'aveugle, cherchez des données d'analyse de qualité. En connaissant les spécificités du réseau, vous pourrez apporter des modifications conviviales et produire des contenus plus attractifs, tenir à jour les contenus importants et pertinents, et effacer les contenus les moins populaires.

La prise en charge et la maintenance d'un intranet social réussi

Messages sur iPhone blanc

Munissez-vous d'un intranet performant en vous assurant que le logiciel choisi est équipé de ces fonctionnalités et outils.

Des créateurs à tous les niveaux. De grandes idées peuvent naître dans n'importe quel cerveau, à n'importe quel niveau de l'organisation, et viennent parfois d'un heureux accident (les cornets de glace n'existeraient pas si lors d'une Exposition universelle, un stand ne s'était pas trouvé en pénurie de pots et avait dû improviser avec de la pâte à gaufre !) Des outils de création simples tels que des modèles prêts à l'emploi permettent aux utilisateurs de toutes les équipes de contribuer et d'aider les organisations à éviter l'effet repoussoir de votre intranet.

Connaître les auteurs des publications. Il est difficile de nouer des liens si vous connaissez uniquement vos collègues par leur nom et un avatar générique. Les gens veulent savoir ce que font leurs collègues, quelle est leur place dans l'organisation et sur quoi ils travaillent. Un internet social doit prévoir une fonction de profil, pour que les employés puissent voir d'un coup d'œil qui fait quoi, et où.

Compatibilité mobile. Levez la main si vous lisez cet article sur votre téléphone. Avec des connexions immédiates et une sécurité garantie, l'intranet social idéal est un réseau qui tient dans votre poche. Oui, même dans la poche arrière de votre jean slim.

Contenu de qualité. L'expression « l'habit ne fait pas le moine » est passée aux oubliettes. Les employés veulent interagir avec du contenu aux visuels attractifs comme des images, des vidéos et des GIF. Le contenu doit être aussi plaisant esthétiquement sur un téléphone ou une tablette que sur un ordinateur de bureau.

Fonctionnalités de partage. « Devenir viral » sur les réseaux sociaux, c'est tirer le gros lot. Pour que les partages deviennent viraux sur votre intranet, les contenus doivent pouvoir être transférés facilement. Si les utilisateurs peuvent liker et commenter, suivre leurs collègues et les mentionner (p. ex., @marc) aussi facilement que s'ils envoyaient un mème à leurs amis, l'intranet deviendra le lieu où ils partageront des contenus pertinents.

Accès facile. Oubliez le numéro du service informatique. Avec un intranet social, vous pouvez accorder vous-même les accès et les autorisations aux différents services et utilisateurs, tout en laissant les employés créer, modifier et afficher les contenus sans aucun obstacle. Cette flexibilité permet aux services informatiques de se concentrer sur le déploiement et la personnalisation de l'intranet, tout en évitant les réunions sans fin et les multiples ordres de travail.

Contenus inédits. Avec autant de contributeurs et d'utilisateurs, votre fil de contenus sera tellement frais que vous pourrez le vendre sur les marchés. Dotez-vous d'un système simple pour personnaliser et diffuser les alertes, et pour vous débarrasser des contenus obsolètes.

Analyses précises. Les données sont la clé de votre intranet. Consultez les analyses qui indiquent ce que recherchent les utilisateurs, et quels sont les contenus les plus lus et les plus commentés. D'après une étude de Forrester, les organisations qui « mettent la recherche au premier plan » utilisent les analyses pour perfectionner les modes de recherche des utilisateurs. Vous devrez également savoir quand ces recherches « ne donnent pas de résultats, ou trop de résultats pour être utiles ».

Les intranets sociaux créent des règles du jeu équitables

Balance pesant des objets

La force d'une équipe dépend des liens qui unissent ses membres. Vous pouvez responsabiliser vos employés en créant un environnement où les liens et la collaboration peuvent évoluer de manière organique. Découvrez comment transformer votre organisation grâce au logiciel d'intranet Confluence.

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