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Comment créer un hub performant pour le travail d'équipe, la transparence et la communication


L'équipe de HubSpot s'appuie sur Confluence pour communiquer et collaborer. Mais à mesure que le nombre d'employés et de pages augmentait, les défis en matière de détectabilité et de performances augmentaient également. En recrutant un responsable des produits et des connaissances Wiki, en migrant vers Data Center et en intégrant les apps, HubSpot a trouvé de précieuses solutions pour soutenir sa culture transparente et en constante évolution.

HubSpot, une plateforme de croissance pour les petites et moyennes entreprises, a été conçue pour humaniser le marketing et les ventes. Au lieu de diffuser des annonces et des e-mails perturbateurs et impersonnels, ses solutions aident les entreprises à attirer de nouveaux clients grâce à un contenu pertinent et utile.

HubSpot s'acquitte également de cette mission en interne, en instaurant une culture de la transparence pour ses quelque 2 600 employés dans le monde : une culture alimentée par le contenu pertinent et utile que ces derniers publient sur Confluence.

En migrant depuis Confluence Server vers Data Center et en améliorant la plateforme grâce à plusieurs apps, HubSpot a développé un hub ultra performant et facile à utiliser, qui alimente la communication, la collaboration et la transparence.

Consacrer du temps et des ressources au hub de HubSpot

Depuis que HubSpot a déployé Confluence, l'organisation internationale l'utilise comme principale source d'information. Les dirigeants utilisent Confluence pour les annonces importantes comme les actualités de la société et les nouveaux bureaux. Le service marketing l'utilise pour planifier les projets. L'équipe produit l'utilise pour la documentation. Les équipes commerciales et de support l'utilisent comme base de connaissances. Le service RH l'utilise pour communiquer les nouveaux avantages et les stratégies de recrutement, tandis que le service Développement commercial l'utilise pour la documentation. Selon Ciaira Castorena, responsable des produits et des connaissances Wiki, « Tout ce que vous avez besoin de savoir ou de faire savoir aux autres passe [par Confluence]. »

Mais à mesure que le nombre d'employés et de pages Confluence augmentait, trouver la bonne information quand on en avait besoin devenait de plus en plus difficile. De plus, les temps de chargement étaient plus lents aux heures de pointe, et des pannes inattendues survenaient parfois.

Les utilisateurs HubSpot comptent sur Confluence pour se tenir informés et réaliser leurs tâches. Les dirigeants de l'entreprise ont donc investi dans les infrastructures et les talents pour garantir le succès de leurs employés. Ils ont recruté un responsable des produits et des connaissances Wiki qui pourrait se consacrer entièrement à la gestion du contenu Confluence, à la résolution de leurs problèmes et à la planification de la croissance. Forte d'une longue expérience dans le domaine des logiciels de collaboration et de la gestion des communautés, Ciaira Castorena était la personne idéale pour ce poste.

Confluence a permis… à tous les membres de l'entreprise de participer, de poser des questions et de faire entendre leur voix pour bâtir une entreprise dont les petits-enfants de nos employés pourront être fiers.

Katie Burke

Directeur des ressources humaines

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Enthousiasmée par cette nouvelle opportunité, elle a accepté son nouveau rôle, s'est retroussé les manches et s'est attelée à la tâche. Elle s'est d'abord fixé deux objectifs principaux : connaître Confluence sur le bout des doigts et mieux comprendre comment les utilisateurs du monde entier exploitent HubSpot. « J'ai commencé à découvrir l'instance et à interroger des employés de toute l'entreprise », explique-t-elle. « Je me suis même rendue à notre bureau de Dublin pour recueillir le point de vue des employés, car je savais que chacun utilise Confluence différemment. »

Après avoir rassemblé les informations nécessaires et découvert les difficultés, Ciaira Castorena a commencé à formuler son plan d'attaque. Premiers objectifs : limiter les temps d'arrêt et faciliter l'accès au contenu.

Tout ce que vous avez besoin de savoir ou de faire savoir aux autres passe [par Confluence].

Ciaira Castorena

Responsable des produits et des connaissances Wiki

Collaboration pour des mises à niveau et des migrations en douceur

Pour faire face aux temps d'arrêt, Ciaira Castorena a commencé à collaborer avec l'équipe opérationnelle chargée du système de HubSpot sur la maintenance et les mises à jour correspondantes. Matt Krohn, un ingénieur système avec lequel elle travaille souvent en partenariat, rappelle que leur collaboration contribue à garantir le bon fonctionnement de l'ensemble : « C'est super de pouvoir discuter avec Ciaira lorsque nous testons une mise à niveau, afin qu'elle puisse nous dire "Oh, ça a l'air génial !" ou "Hmm, on dirait que ça ne fonctionne pas". »

La migration de HubSpot depuis Confluence Server vers Data Center est l'un des principaux projets sur lesquels Ciaira Castorena et Matt Krohn ont collaboré. Ciaira a recommandé à la direction de l'entreprise de migrer depuis Server vers Data Center, afin d'améliorer les performances à court terme tout en posant les bases d'une croissance à long terme. Une fois le projet approuvé, elle a pris contact avec Matt pour lancer le processus de planification.

Les enjeux étant élevés, ils ont travaillé ensemble dès le début pour limiter les problèmes. « Je n'aime pas travailler à l'aveuglette quand je mets à niveau Confluence, car c'est notre outil le plus visible. Si Confluence tombe en panne, les dirigeants le savent immédiatement, car ils l'utilisent tout le temps », explique Matt Krohn.

La première tâche de Matt Krohn a été d'en apprendre plus sur Data Center et de comprendre les exigences de la migration. Après avoir fait quelques recherches, il a réalisé que HubSpot devrait d'abord migrer son système de gestion de base de données. « Alors que nous procédions à ce remaniement majeur avec Confluence, nous avons finalement décidé de migrer également notre base de données de MySQL vers Postgres. Ça n'a pas été facile, mais nous avons réussi », explique-t-il.

L'implémentation de Postgres étant terminée, Matt Krohn et Ciaira Castorena ont porté leur attention sur Data Center. Ils ont collaboré pendant des mois pour effectuer une démonstration de faisabilité complète et des tests approfondis. La préparation a porté ses fruits, et la migration vers Data Center s'est déroulée sans problème. En fait, Ciaira Castorena note qu'il s'agissait d'un non-événement du point de vue de l'utilisateur HubSpot moyen. Depuis lors, aucun temps d'arrêt inattendu n'a été enregistré, même lorsque des publications populaires deviennent virales en interne. De plus, les ingénieurs HubSpot peuvent facilement ajouter de nouveaux nœuds à leurs clusters dans AWS.

« Je peux simplement créer un nœud à l'aide de nos outils d'automatisation, tout migrer vers ce nœud, puis supprimer l'ancien. De mon côté, tout se passe à merveille », assure Matt Krohn. Et Ciaira Castorena d'ajouter : « J'ai reçu beaucoup moins de rapports de messages d'erreur liés aux connexions Server, et le chargement de contenu est désormais plus rapide. » La migration est une grande réussite pour les responsables et les utilisateurs de Confluence, et elle continuera à porter ses fruits à mesure que HubSpot se développera.

Confluence : La clé de la culture transparente de HubSpot

Depuis la migration, Ciaira Castorena s'efforce de faciliter l'accès au contenu et de personnaliser Confluence grâce aux apps de l'Atlassian Marketplace. De l'implémentation de l'archivage et des analyses à l'ajout de détails et de personnalisations supplémentaires, chaque changement est motivé par l'engagement de HubSpot en faveur de la transparence et du partage des informations. « Un environnement de travail transparent renforce la confiance et l'alignement. Pour une organisation mondiale, c'est essentiel à la réussite », explique Katie Burke, Directrice des ressources humaines. « Grâce à Confluence, nous avons créé une plateforme de transparence continue. Tous les membres de l'entreprise peuvent ainsi participer, poser des questions et faire entendre leur voix pour bâtir une entreprise dont les petits-enfants de nos employés pourront être fiers. »

Les améliorations significatives que Ciaira Castorena et son équipe ont apportées à Confluence ne sont qu'un début. Ciaira souhaite améliorer la façon dont les employés se tiennent informés et tissent des liens en développant et en facilitant l'utilisation des modèles Confluence, en créant un programme de formation, en explorant des personnalisations supplémentaires et en donnant aux gens les moyens de contribuer encore davantage.

« La plupart de mes projets passés consistaient à consolider nos fondations et à résoudre les problèmes pour nous permettre de réussir à l'avenir », explique-t-elle. « Maintenant, je vais me concentrer sur l'utilisation de notre environnement de plus en plus stabilisé pour étendre nos capacités et créer une expérience utilisateur toujours plus perfectionnée et digne de l'entreprise. Nous allons passer aux choses sérieuses. »

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