HubSpot + Atlassian

So erstellst du einen leistungsstarken Hub für Teamwork, Transparenz und Kommunikation


Das Team von HubSpot verlässt sich für die Kommunikation und Zusammenarbeit auf Confluence. Doch mit steigender Anzahl der Mitarbeiter und Seiten nahmen auch die Herausforderungen hinsichtlich Erkennbarkeit und Leistung zu. Durch die Einstellung eines Wiki Product & Knowledge Managers, die Migration zu Data Center und die Integration von Apps fand HubSpot jedoch wertvolle Lösungen, die seiner sich schnell verändernden, transparenten Kultur gerecht wurden.

HubSpot – eine Wachstumsplattform für kleine und mittelständische Unternehmen – wurde gegründet, um das Marketing und den Vertrieb menschlicher zu gestalten. Anstatt Kunden störende, unpersönliche Anzeigen und E-Mails aufzudrängen, helfen ihre Lösungen Unternehmen dabei, neue Kunden mit relevanten und hilfreichen Inhalten anzuziehen.

Das Unternehmen HubSpot pflegt diese Werte selbst und möchte für seine über 2.600 Mitarbeiter weltweit eine Kultur der Transparenz aufbauen. Diese wird durch relevante, hilfreiche Inhalte gestützt, die die Mitarbeiter auf Confluence veröffentlichen.

Durch die Migration von Confluence Server zu Data Center und der Verbesserung der Plattform mit diversen Apps hat HubSpot einen leistungsstarken, benutzerfreundlichen Hub geschaffen, der die unternehmensinterne Kommunikation, Zusammenarbeit und Transparenz fördert.

Zeit- und Ressourcenaufwand für den HubSpot-Hub

Seit HubSpot Confluence eingeführt hat, nutzt das globale Unternehmen die Lösung als primäre Informationsquelle. Führungskräfte verwenden Confluence für wichtige Ankündigungen wie Informationen zur Geschäftsentwicklung und zu neuen Büros. Die Marketingabteilung nutzt sie für die Projektplanung. Die Produktabteilung erstellt damit Dokumente. Der Vertrieb und Support verwenden Confluence als Wissensdatenbank. Die Personalabteilung nutzt die Lösung, um über neue Leistungen und Einstellungsstrategien zu informieren. Und Business Enablement verwendet sie für Dokumentationszwecke. Ciaira Castorena, Wiki Product & Knowledge Manager, erklärt: "Alles, was man selbst wissen oder anderen mitteilen möchte, findet man über Confluence."

Doch mit steigender Anzahl der Mitarbeiter und Confluence-Seiten wurde es immer schwieriger, die richtigen Informationen zu finden, wenn man sie brauchte. Darüber hinaus waren die Ladezeiten während der Hauptgeschäftsstunden langsamer und es kam manchmal zu unerwarteten Ausfällen.

HubSpot-Mitarbeiter verlassen sich auf Confluence, um sich zu informieren und ihre Aufgaben zu erledigen. Deshalb investierte die Unternehmensführung in die Infrastruktur und fähige Kandidaten, um Mitarbeiter beim erfolgreichen Arbeiten zu unterstützen. Das Unternehmen engagierte eine Wiki Product & Knowledge Managerin, die sich voll und ganz der Verwaltung von Confluence-Inhalten widmen, Herausforderungen meistern und für das Wachstum vorausplanen sollte. Mit ihrer umfangreichen Erfahrung im Bereich Kollaborationssoftware und Community-Management war Ciaira genau die Richtige für diesen Job.

Dank Confluence hat … jeder in unserem Unternehmen gleichermaßen die Möglichkeit, sich zu beteiligen, Fragen zu stellen und einen Beitrag zum Aufbau eines Unternehmens zu leisten, auf das die Enkel unserer Mitarbeiter stolz sein können.

Katie Burke

Chief People Officer

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So erstellst du einen leistungsstarken Hub für Teamwork, Transparenz und Kommunikation

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Ciaira, übernahm die neu geschaffene Rolle mit viel Enthusiasmus, krempelte die Ärmel hoch und legte mit der Arbeit los. Sie setzte sich zunächst zwei Hauptziele und wollte einerseits Confluence in- und auswendig kennenlernen und andererseits besser nachvollziehen können, wie HubSpot-Mitarbeiter auf der ganzen Welt die Lösung nutzen. "Ich fing an, mir die Instanz im Detail anzusehen und Mitarbeiter im Unternehmen zu befragen", erklärt sie. "Ich habe sogar unser Büro in Dublin besucht, um die Leute dort nach ihrer Meinung zu fragen. Denn ich wusste, dass jeder Confluence anders verwendet."

Nachdem sie Rechercheergebnisse zusammengetragen und die Problemfälle aufgedeckt hatte, fing Ciaira damit an, ihre Angriffsstrategie auszuarbeiten. Auf der Tagesordnung standen zunächst "Ausfallzeiten minimieren" und "Inhalte leichter auffindbar machen".

Alles, was man selbst wissen oder anderen mitteilen möchte, findet man über Confluence.

Ciaira Castorena

Wiki Product & Knowledge Manager

Zusammenarbeit für reibungslose Upgrades und Migrationen

Um das Thema Ausfallzeiten anzugehen, arbeitete Ciaira gemeinsam mit dem System Operations-Team von HubSpot an der Systemwartung und an Upgrades. Ihr Kollege Matt Krohn, ein Systemtechniker, mit dem sie häufig zusammenarbeitet, bestätigt, dass ihr Zusammenwirken für reibungslose Abläufe sorgt: "Ich finde es gut, dass wir beim Testen eines Upgrades Ciaira direkt fragen können, ob etwas funktioniert oder nicht."

Eines der größeren Projekte, an denen Ciaira und Matt zusammengearbeitet haben, war die Migration von HubSpot von Confluence Server zu Data Center. Ciaira empfahl den Führungskräften, das Unternehmen von Server zu Data Center zu migrieren, um die Leistung kurzfristig zu verbessern und dabei den Grundstein für langfristiges Wachstum zu legen. Sobald das Projekt genehmigt worden war, wandte sie sich an Matt, um mit dem Planungsprozess zu beginnen.

Da viel auf dem Spiel stand, zogen sie von Anfang an am selben Strang, um Probleme gering zu halten. "Ich möchte ungern ohne die notwendigen Kenntnisse ein Upgrade von Confluence durchführen. Schließlich ist es das Tool mit der höchsten Sichtbarkeit", erklärt Matt. "Wenn Confluence ausfällt, weiß die Führungsetage sofort darüber Bescheid, weil sie die Lösung ständig zum Lesen und Schreiben verwendet."

Als Erstes musste sich Matt ausführlicher über Data Center informieren und die Anforderungen für eine Migration ermitteln. Nach einigen Recherchen wurde ihm klar, dass HubSpot zuerst sein Datenbankmanagementsystem migrieren sollte. Matt erklärt: "Solange wir an dieser umfassenden Überarbeitung mit Confluence arbeiteten, konnten wir auch genauso gut endlich unsere Datenbank von MySQL zu Postgres migrieren. Das war keine leichte Aufgabe, aber wir haben es geschafft."

Nach Abschluss der Postgres-Implementierung wandten sich Matt und Ciaira Data Center zu. Sie arbeiteten monatelang gemeinsam an der Erstellung eines vollständigen Proof of Concept und der Durchführung umfangreicher Tests. Die Vorbereitung zahlte sich aus und die Migration zu Data Center verlief ohne Probleme. Laut Ciaira war es für den durchschnittlichen HubSpot-Mitarbeiter sogar ein Nicht-Ereignis. Seitdem gab es keine unerwarteten Ausfälle mehr, nicht einmal, wenn sich beliebte Posts intern wie ein Lauffeuer verbreiten. Das liegt wahrscheinlich auch daran, dass HubSpot-Techniker ganz einfach neue Knoten zu ihren Clustern in AWS hinzufügen können.

"Ich kann einen neuen Knoten einfach mithilfe unseres Automatisierungstools starten, alles Nötige zum neuen Knoten migrieren und den alten einfach abschalten. Für mich ist das ein Kinderspiel", findet Matt. Ciaira fügt hinzu: "Ich erhalte weniger Fehlermeldungen zu Serververbindungen und Inhalte werden jetzt schneller geladen." Die Migration hat sich sowohl für Confluence-Manager als auch für Benutzer als äußerst vorteilhaft erwiesen und wird sich auch mit dem weiteren Wachstum von HubSpot bezahlt machen.

Confluence: der Schlüssel zur transparenten Kultur von HubSpot

Seit der Migration hat sich Ciaira darum gekümmert, Inhalte leichter auffindbar zu machen und Confluence mit Apps aus dem Atlassian Marketplace anzupassen. Jede Änderung – von der Implementierung von Archivierungs- und Analysefunktionen bis zur Optimierung und Personalisierung – wird durch die HubSpot-Kultur gefördert, die sich der Transparenz und dem Informationsaustausch verschrieben hat. "Eine transparente Arbeitsumgebung fördert das Vertrauen und die Ausrichtung, was in einem globalen Unternehmen wie unserem erfolgskritisch ist", erklärt Chief People Officer Katie Burke. "Dank Confluence konnten wir eine Plattform für kontinuierliche Transparenz schaffen, die jedem in unserem Unternehmen gleichermaßen die Möglichkeit gibt, sich zu beteiligen, Fragen zu stellen und einen Beitrag zum Aufbau eines Unternehmens zu leisten, auf das die Enkel unserer Mitarbeiter stolz sein können."

Doch die auffälligen Verbesserungen, die Ciaira und ihr Team an Confluence vorgenommen haben, sind erst der Anfang. Zukünftig möchte Ciaira die Art und Weise verbessern, wie Mitarbeiter sich informieren und vernetzen, indem sie die Nutzung von Confluence-Vorlagen einführt und vereinfacht, ein Schulungsprogramm erstellt, weitere Anpassungsmöglichkeiten untersucht und Mitarbeiter dabei unterstützt, einen noch größeren Beitrag zu leisten.

"Beim Großteil meiner letzten Projekte ging es darum, unser Fundament zu stärken und Probleme zu beheben, um den zukünftigen Erfolg sicherzustellen", so Ciaira. "Jetzt konzentriere ich mich auf die Nutzung unserer zunehmend stabilisierten Umgebung, um Funktionen zu erweitern und eine noch reibungslosere Benutzererfahrung zu ermöglichen, die die Mühe wert ist. Bald kommen wir zu den Dingen, die richtig Spaß machen!"

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