Hubspot + Atlassian

Создаем высокопроизводительное рабочее пространство для командной работы, прозрачной деятельности и обмена идеями


HubSpot
Отрасль

Программное обеспечение

Офисы

Штат Массачусетс, США

В вопросах коммуникации и совместной работы команда HubSpot полагается на Confluence. Однако когда увеличилось количество сотрудников, а значит, и страниц, находить нужную информацию стало сложнее и появились проблемы с производительностью. Чтобы найти уникальное решение для своей динамичной и открытой компании, в HubSpot ввели должность менеджера по работе с вики и управлению знаниями, перешли к использованию версии Data Center и интегрировали с ней ряд приложений.

HubSpot, платформа для развития малого и среднего бизнеса, была создана с целью «очеловечить» процессы маркетинга и продаж. Это решение помогает компаниям перейти от рассылки раздражающих безличных объявлений и электронных писем к привлечению новых клиентов за счет интересного и полезного для них контента.

HubSpot воплощает эту миссию в жизнь и внутри своей компании, создавая культуру открытости для сотрудников (а это более 2600 человек по всему миру), — и эта культура опирается на интересный и полезный контент, который сотрудники публикуют в Confluence.

За счет перехода от Confluence Server к версии Data Center и расширения своей платформы с помощью дополнительных приложений компании HubSpot удалось создать высокопроизводительный и удобный портал, который обеспечивает коммуникацию, совместную работу и открытость.

Выделяя время и ресурсы для портала HubSpot

В HubSpot развернули Confluence, и теперь международная организация использует этот сервис как основной источник информации. Для руководителей Confluence обеспечивает возможность публиковать важные объявления, например об изменениях в бизнесе или открытии новых офисов. Маркетологи используют Confluence для планирования проектов. Подразделения по продукту — для ведения документации. Для отделов продаж и поддержки это прежде всего база знаний. Для кадровых служб это способ информировать сотрудников о новых преимуществах и стратегиях найма. Отдел по поддержке бизнеса хранит в Confluence свою документацию. Сиара Касторена, менеджер по работе с вики и управлению знаниями, поясняет: «Если мы хотим что-то узнать или сообщить другим, мы делаем это [через Confluence]».

Однако когда увеличилось количество сотрудников, а значит, и страниц Confluence, находить нужную информацию стало сложнее. К тому же загрузка страниц в часы максимального спроса стала медленнее, а иногда случались и непредвиденные сбои.

Команда HubSpot привыкла доверять Confluence в вопросах распространения информации и организации работы, поэтому руководство выделило средства на расширение инфраструктуры и поиск подходящих специалистов, стремясь обеспечить успешную работу компании. Они ввели должность менеджера по работе с вики и управлению знаниями — специального сотрудника для управления контентом в Confluence, решения связанных проблем и планирования дальнейшего развития сервиса. Обладая большим опытом управления сообществами и поддержки ПО для совместной работы, Сиара стала идеальным кандидатом на это место.

«С Confluence… каждый сотрудник нашей компании получил равные возможности участвовать в работе, задавать вопросы и самостоятельно влиять на развитие, чтобы создать компанию, которой будут гордиться внуки».

Кати Берк

Менеджер по персоналу

Обложка PDF-файла о Hubspot
Создаем высокопроизводительное рабочее пространство для командной работы, прозрачной деятельности и обмена идеями

Загрузите этот пример использования в виде PDF-файла, чтобы использовать его офлайн.

Новая должность открывала для нее массу возможностей в совершенно новом направлении, и Сиара с радостью засучила рукава, чтобы приняться за дело. Начала она с двух главных целей: изучить Confluence во всех подробностях и понять, как используют этот сервис сотрудники HubSpot по всему миру. «Я тщательно перерыла весь наш экземпляр Confluence и расспросила коллег из самых разных подразделений, — рассказывает она. — Я даже побывала в нашем офисе в Дублине, чтобы его сотрудники тоже поучаствовали, — ведь я понимала, что каждый использует Confluence по-своему».

Проведя свое исследование и вскрыв проблемные точки, Сиара начала составлять план решительных действий. Прежде всего — запросы со стороны бизнеса: свести к минимуму простои системы и упростить поиск контента.

Если мы хотим что-то узнать или сообщить другим, мы делаем это [через Confluence].

Сиара Касторена

Менеджер по работе с вики и управлению знаниями

Совместная работа для спокойного обновления и миграции

Чтобы справиться с простоями, Сиара начала совместную работу с командой HubSpot по эксплуатации систем в части технического обслуживания сервиса и его обновлений. Системный инженер Мэтт Крон, с которым она часто контактировала, подтверждает, что именно совместная работа помогла организовать эффективный процесс: «Мне нравилась возможность пообщаться с Сиарой при тестировании обновлений, потому что она могла сказать: „А вот это здорово!“ или „Кажется, вот тут что-то не работает“».

Самым крупным проектом, который вместе выполнили Сиара и Мэтт, была миграция HubSpot с Confluence Server на версию Data Center. Сиара предложила руководству компании выполнить миграцию сервиса с версии Server на Data Center, чтобы в краткосрочной перспективе устранить проблемы с производительностью, а также обеспечить возможность дальнейшего расширения системы. Как только проект был одобрен, она связалась с Мэттом и начала подробное планирование.

Ставки были очень высоки, и они с самого начала работали вместе, чтобы свести к минимуму возможные проблемы. «Мне совсем не хотелось, чтобы при обновлении Confluence подо мной горело кресло, потому что этот сервис в компании постоянно на виду, — рассказывает Мэтт. — Если что-то случается с Confluence, руководство мгновенно узнает об этом, потому что они постоянно используют сервис для написания и чтения контента».

Первым заданием Мэтта было подробно ознакомиться с версией Data Center и оценить требования к миграции. После первичного рассмотрения вопроса он понял, что в HubSpot миграцию стоит начать с системы управления базой данных. Мэтт пояснил это так: «Раз уж пошла такая масштабная трансформация Confluence, мы решили заодно выполнить миграцию наших баз данных с MySQL на Postgres. Это было непросто, но мы справились».

Когда внедрение Postgres было завершено, Мэтт и Сиара полностью переключили внимание на Data Center. Они несколько месяцев подготавливали полное доказательство концепции и вели расширенное тестирование. Эта подготовка себя оправдала: в итоге миграция на Data Center прошла без единого сбоя. Сиара даже отметила, что рядовые сотрудники HubSpot могли на это и внимания не обратить. С этого момента ни одного внепланового простоя систем уже не было, даже если какая-то из публикаций набирала популярность внутри компании с вирусной скоростью. К тому же для технических специалистов HubSpot теперь не проблема добавить новые узлы к используемым кластерам на AWS.

«С помощью инструментов автоматизации я могу просто запустить новый узел, перенести на него все необходимое, а затем отключить старый. Я в восторге от таких возможностей», — признается Мэтт. Сиара добавляет: «Теперь жалоб на ошибки, связанные с подключением к серверу, стало в разы меньше, а контент загружается быстрее». Преимущества, которые получили руководители и пользователи Confluence, подтверждают: эта миграция была большой победой, а ее результаты еще не раз оправдают себя по мере роста компании HubSpot.

Confluence: ключ к культуре открытости в HubSpot

После выполнения миграции Сиара сосредоточила свое внимание на упрощении поиска контента и дополнительной настройке Confluence с помощью приложений из Atlassian Marketplace. Любое изменение, от реализации архивирования и аналитических возможностей до внешней настройки и персонализации, становилось еще одним шагом на пути HubSpot к всеобщей открытости и обмену информацией. «Открытость в рабочей среде ведет к формированию большего доверия и согласованности в масштабе всей международной организации, что просто необходимо для нашего успеха, — заявляет директор по кадрам Кати Берк. — С помощью Confluence мы создали платформу непрерывной открытости, где каждый сотрудник нашей компании может наравне с другими участвовать в работе, задавать вопросы и самостоятельно влиять на развитие, чтобы создавать компанию, которой будут гордиться наши внуки».

Улучшения, которые Сиара и ее команда уже внесли в работу Confluence, — только начало. В перспективе Сиара хотела бы оптимизировать передачу информации и взаимодействие между сотрудниками за счет создания и распространения шаблонов Confluence, разработки обучающей программы, изучения возможностей дополнительной настройки. Все это ради того, чтобы сотрудники еще сильнее были вовлечены в работу компании.

«Все мои прошлые проекты были направлены на базовые задачи, на устранение существующих проблем и подготовку к дальнейшему развитию, — говорит Сиара. — Теперь же я хочу сосредоточиться на работе в среде с повышенной надежностью, чтобы расширить возможности и обеспечить для пользователей дополнительные удобства, соответствующие нашему корпоративному уровню. Так что нас ждет еще много интересного!»

Попробуйте Confluence Data Center прямо сегодня

Логотип Audi

6000 специалистов Audi по проектно-конструкторской работе эффективно взаимодействуют с поставщиками со всего мира.

Логотип The Telegraph

The Telegraph удалось расширить аудиторию до 25 млн читателей в месяц благодаря эффективной поддержке клиентов и ускоренному решению проблем.

Логотип Appdynamics

От изолированного стартапа к одной из лучших команд. Узнайте о трансформации бизнеса компании AppDynamics.