HubSpot + Atlassian
Een goed werkende hub realiseren voor teamwerk, transparantie en communicatie
Sector
Software
Locaties
Massachusetts, Verenigde Staten
Producten
Marketplace-apps
Pagina delen
Het team van HubSpot gebruikt Confluence om te communiceren en samen te werken. Maar naarmate het aantal medewerkers en pagina's toenam, namen ook de uitdagingen met vindbaarheid en prestaties toe. Door een Wiki Product & Knowledge Manager in te huren, te migreren naar Data Center en apps te integreren, vond HubSpot waardevolle oplossingen om hun snel veranderende, transparante cultuur te ondersteunen.
HubSpot – een groeiplatform voor kleine tot middelgrote bedrijven – is opgericht om marketing en sales menselijker te maken. In plaats van storende, onpersoonlijke advertenties en e-mails te pushen, helpen hun oplossingen bedrijven nieuwe klanten aan te trekken via relevante, nuttige content.
HubSpot streeft intern deze missie ook na en bouwt aan een cultuur van transparantie voor hun meer dan 2600 medewerkers wereldwijd – een cultuur die wordt aangestuurd door de relevante, nuttige content die hun medewerkers op Confluence publiceren.
Door te migreren van Confluence Server naar Data Center en het platform te verbeteren met verschillende apps, heeft HubSpot een goed presterende, gebruiksvriendelijke hub ontwikkeld die hun communicatie, samenwerking en transparantie stimuleert.
Tijd en resources besteden aan de hub van HubSpot
Sinds HubSpot Confluence heeft uitgerold, gebruikt de wereldwijde organisatie het als primaire informatiebron. Leidinggevenden gebruiken Confluence voor belangrijke aankondigingen zoals bedrijfsupdates en nieuwe kantoren. Marketing gebruikt het voor projectplanning. Product gebruikt het voor documentatie. Sales en Support gebruikt het als een kennisdatabase. HR People Operations gebruikt het om nieuwe voordelen en wervingsstrategieën te communiceren, terwijl Business Enablement het gebruikt voor documentatie. Ciaira Castorena, Wiki Product & Knowledge Manager, legt uit, “Als je iets moet weten of iets aan anderen wil laten weten, komt het [op Confluence].”
Maar naarmate het aantal medewerkers en Confluence-pagina's toenam, werd het moeilijker om de juiste informatie te vinden wanneer dat nodig was. Verder namen laadtijden toe tijdens drukke momenten, en soms was er onverwachte uitval.
HubSpotters rekenen op Confluence om op de hoogte te blijven en hun werk uit te voeren, dus heeft het management van het bedrijf geïnvesteerd in infrastructuur en talent om het succes van hun medewerkers te ondersteunen. Ze hebben een Wiki Product & Knowledge Manager aangenomen die zich volledig kon richten op het beheer van Confluence-content, het oplossen van hun uitdagingen en het plannen van groei. Met een uitgebreide achtergrond in samenwerkingssoftware en community management was Ciaira geknipt voor de baan.
Dankzij Confluence… heeft iedereen binnen het bedrijf evenveel kans om mee te doen, vragen te stellen en zijn of haar mening te uiten. Zo bouwen we aan een bedrijf waar de kleinkinderen van onze werknemers trots op kunnen zijn.
Katie Burke
Chief People Officer

Een goed werkende hub realiseren voor teamwerk, transparantie en communicatie
Download deze casestudy als PDF, zodat je er offline aan kan refereren.
Ciaira was enthousiast over de mogelijkheden van deze nieuwe kans en omarmde haar groene rol, rolde haar mouwen op en ging aan het werk. Ze begon met twee hoofddoelen: Confluence van binnen en buiten leren kennen, en beter begrijpen hoe HubSpotters over de hele wereld Confluence gebruiken. “Ik begon het bedrijf onder de loep te nemen en mensen binnen het hele bedrijf te interviewen”, legt ze uit. “Ik ben zelfs naar ons kantoor in Dublin gegaan om hun mensen hun mening te laten geven, omdat ik wist dat iedereen Confluence anders gebruikt.”
Na onderzoek te hebben gedaan en verbeterpunten te hebben ontdekt, kon Ciaira haar aanvalsplan formuleren. Eerste actiepunten: downtime minimaliseren en ervoor zorgen dat content eenvoudiger te vinden is.
Alles wat je moet weten of wat andere mensen moeten weten komt [op Confluence].
Ciaira Castorena
Wiki Product & Knowledge Manager
Samenwerking voor soepele upgrades en migraties
Om downtime aan te pakken, ging Ciaira samen met het System Operations-team van HubSpot werken aan systeemonderhoud en upgrades. Matt Krohn, een Systems Engineer waar ze vaak mee samenwerkt, zegt dat hun samenwerking ervoor zorgt dat alles soepel verloopt: “Het is fijn om met Ciaira te kunnen overleggen wanneer we een upgrade testen, zodat zij kan zeggen: 'Oh dit ziet er geweldig uit! ' of 'Hmm, het lijkt erop dat dit ding stuk is.’”
Een van de grotere projecten waar Ciaira en Matt aan samenwerkten was Hubspot's migratie van Confluence Server naar Data Center. Ciaira adviseerde het management om te migreren van Server naar Data Center om de kortetermijnprestaties te verbeteren en tegelijkertijd de basis te leggen voor langetermijngroei. Toen het project was goedgekeurd, nam ze contact op met Matt om te gaan plannen.
De belangen waren groot, dus werkten ze vanaf het begin samen om problemen te minimaliseren. “Ik handel liever niet op gevoel als ik upgrade naar Confluence, omdat dit de meest zichtbare tool is die we gebruiken”, zegt Matt. “Als Confluence uitvalt, weten leidinggevenden dit meteen, omdat ze er de hele tijd mee lezen en schrijven.”
De eerste taak van Matt was om meer te weten te komen over Data Center en de vereisten voor migratie te begrijpen. Na wat onderzoek realiseerde hij zich dat HubSpot eerst het beheersysteem voor hun database moest migreren. Matt legt uit: “Zolang we deze grote overstap naar Confluence aan het uitvoeren waren, besloten we dat we net zo goed onze database van MySQL naar Postgres konden migreren. Het was niet eenvoudig, maar het is ons gelukt.”
Toen Postgres was geïmplementeerd, richtten Matt en Ciaira hun aandacht op Data Center. Ze hebben maandenlang samengewerkt om een volledig proof of concept en uitgebreide tests te voltooien. De voorbereiding betaalde zich uit en de migratie naar Data Center verliep zonder problemen. In feite was het volgens Ciaira een non-event in de ogen van de gemiddelde HubSpotter. Sindsdien is er geen onverwachte downtime geweest, zelfs niet als er intern populaire berichten viraal gaan. Bovendien kunnen de engineers van HubSpot eenvoudig nieuwe nodes toevoegen aan hun clusters in AWS.
“Ik kan gewoon een nieuwe node aanmaken met behulp van onze automatiseringstools, alles migreren naar de nieuwe en dan de oude verwijderen. Het is echt geweldig”, meldt Matt. Ciaira voegt eraan toe: “Ik heb veel minder foutmeldingen ontvangen met betrekking tot serververbindingen en content wordt nu sneller geladen.” Met voordelen voor Confluence-managers en gebruikers, is de migratie een grote overwinning geweest en zal zijn waarde blijven bewijzen naarmate HubSpot groeit.
Confluence: De sleutel tot de transparante cultuur van HubSpot
Sinds de migratie richt Ciaira zich op eenvoudiger vinden van content en aanpassen van Confluence met apps van de Atlassian Marketplace. Van het implementeren van archivering en analytische gegevens tot het toevoegen van meer glans en personalisatie, elke wijziging wordt gestuurd door HubSpot's toewijding aan transparantie en het delen van informatie. "Een transparante werkomgeving leidt tot meer vertrouwen en afstemming, en voor een wereldwijde organisatie is dat van cruciaal belang om succesvol te kunnen zijn," aldus Chief People Officer Katie Burke. "Confluence heeft ervoor gezorgd dat we een platform hebben kunnen creëren voor continue transparantie, zodat iedereen binnen het bedrijf evenveel kans heeft om mee te doen, vragen te stellen en zijn of haar mening te geven. Zo bouwen we een bedrijf op waar de kleinkinderen van onze werknemers trots op kunnen zijn."
De belangrijke verbeteringen die Ciaira en haar team in Confluence hebben doorgevoerd, zijn nog maar het begin. In de toekomst wil Ciaira de manier verbeteren waarop medewerkers op de hoogte en verbonden blijven, door Confluence-sjablonen aan te maken en gebruik ervan te faciliteren, een trainingsprogramma op te stellen, extra aanpassingen te overwegen en mensen de kans te bieden nog meer bij te dragen.
“De meeste van mijn vorige projecten gingen over het versterken van onze fundamenten en het oplossen van verbeterpunten om later succesvol te kunnen zijn”, zegt Ciaira. “Nu ga ik me richten op het gebruik van onze steeds stabielere omgeving om mogelijkheden uit te breiden en de nog verfijndere gebruikerservaring te creëren die de onderneming verdient. We zijn bijna toe aan de echt leuke dingen!”
Probeer Confluence Data Center vandaag nog

Audi's 6000 man tellende Research & Development-team werkt naadloos samen met leveranciers uit de hele wereld.
Betere klantondersteuning en snellere oplossingstijden helpen The Telegraph om 25 miljoen gebruikers per maand te bereiken.

Van een afgeschermde start tot een team van teams, ontdek hoe de activiteiten van AppDynamics transformeerden.