Een goed werkende hub realiseren voor teamwerk, transparantie en communicatie

Ciaira was enthousiast over de mogelijkheden van deze nieuwe kans en omarmde haar groene rol, rolde haar mouwen op en ging aan het werk. Ze begon met twee hoofddoelen: Confluence van binnen en buiten leren kennen, en beter begrijpen hoe HubSpotters over de hele wereld Confluence gebruiken. “Ik begon het bedrijf onder de loep te nemen en mensen binnen het hele bedrijf te interviewen”, legt ze uit. “Ik ben zelfs naar ons kantoor in Dublin gegaan om hun mensen hun mening te laten geven, omdat ik wist dat iedereen Confluence anders gebruikt.”

Na onderzoek te hebben gedaan en verbeterpunten te hebben ontdekt, kon Ciaira haar aanvalsplan formuleren. Eerste actiepunten: downtime minimaliseren en ervoor zorgen dat content eenvoudiger te vinden is.

De belangen waren groot, dus werkten ze vanaf het begin samen om problemen te minimaliseren. “Ik handel liever niet op gevoel als ik upgrade naar Confluence, omdat dit de meest zichtbare tool is die we gebruiken”, zegt Matt. “Als Confluence uitvalt, weten leidinggevenden dit meteen, omdat ze er de hele tijd mee lezen en schrijven.”

De eerste taak van Matt was om meer te weten te komen over Data Center en de vereisten voor migratie te begrijpen. Na wat onderzoek realiseerde hij zich dat HubSpot eerst het beheersysteem voor hun database moest migreren. Matt legt uit: “Zolang we deze grote overstap naar Confluence aan het uitvoeren waren, besloten we dat we net zo goed onze database van MySQL naar Postgres konden migreren. Het was niet eenvoudig, maar het is ons gelukt.”

Toen Postgres was geïmplementeerd, richtten Matt en Ciaira hun aandacht op Data Center. Ze hebben maandenlang samengewerkt om een volledig proof of concept en uitgebreide tests te voltooien. De voorbereiding betaalde zich uit en de migratie naar Data Center verliep zonder problemen. In feite was het volgens Ciaira een non-event in de ogen van de gemiddelde HubSpotter. Sindsdien is er geen onverwachte downtime geweest, zelfs niet als er intern populaire berichten viraal gaan. Bovendien kunnen de engineers van HubSpot eenvoudig nieuwe nodes toevoegen aan hun clusters in AWS.

“Ik kan gewoon een nieuwe node aanmaken met behulp van onze automatiseringstools, alles migreren naar de nieuwe en dan de oude verwijderen. Het is echt geweldig”, meldt Matt. Ciaira voegt eraan toe: “Ik heb veel minder foutmeldingen ontvangen met betrekking tot serververbindingen en content wordt nu sneller geladen.” Met voordelen voor Confluence-managers en gebruikers, is de migratie een grote overwinning geweest en zal zijn waarde blijven bewijzen naarmate HubSpot groeit.

Confluence: De sleutel tot de transparante cultuur van HubSpot

Sinds de migratie richt Ciaira zich op eenvoudiger vinden van content en aanpassen van Confluence met apps van de Atlassian Marketplace. Van het implementeren van archivering en analytische gegevens tot het toevoegen van meer glans en personalisatie, elke wijziging wordt gestuurd door HubSpot's toewijding aan transparantie en het delen van informatie. "Een transparante werkomgeving leidt tot meer vertrouwen en afstemming, en voor een wereldwijde organisatie is dat van cruciaal belang om succesvol te kunnen zijn," aldus Chief People Officer Katie Burke. "Confluence heeft ervoor gezorgd dat we een platform hebben kunnen creëren voor continue transparantie, zodat iedereen binnen het bedrijf evenveel kans heeft om mee te doen, vragen te stellen en zijn of haar mening te geven. Zo bouwen we een bedrijf op waar de kleinkinderen van onze werknemers trots op kunnen zijn."

De belangrijke verbeteringen die Ciaira en haar team in Confluence hebben doorgevoerd, zijn nog maar het begin. In de toekomst wil Ciaira de manier verbeteren waarop medewerkers op de hoogte en verbonden blijven, door Confluence-sjablonen aan te maken en gebruik ervan te faciliteren, een trainingsprogramma op te stellen, extra aanpassingen te overwegen en mensen de kans te bieden nog meer bij te dragen.

“De meeste van mijn vorige projecten gingen over het versterken van onze fundamenten en het oplossen van verbeterpunten om later succesvol te kunnen zijn”, zegt Ciaira. “Nu ga ik me richten op het gebruik van onze steeds stabielere omgeving om mogelijkheden uit te breiden en de nog verfijndere gebruikerservaring te creëren die de onderneming verdient. We zijn bijna toe aan de echt leuke dingen!”