Hubspot + Atlassian

Jak stworzyć wydajne centrum pracy zespołowej, przejrzystości i komunikacji


Zespół HubSpot wykorzystuje rozwiązanie Confluence do komunikacji i współpracy. Jednak w miarę zwiększania liczby pracowników i stron pojawiły się również wyzwania związane z możliwością wyszukiwania informacji i wydajnością. Po zatrudnieniu menedżera ds. stron wiki produktów i wiedzy, migracji do wersji Data Center i zintegrowaniu aplikacji firma HubSpot odkryła bezcenne rozwiązania wspomagające jej rozwijającą się w szybkim tempie, transparentną kulturę.

HubSpot — platforma umożliwiająca rozwój małych i średnich przedsiębiorstw — została założona, aby nadać marketingowi i sprzedaży bardziej ludzki wymiar. Ich rozwiązania pomagają firmom odejść od męczących, bezosobowych reklam i wiadomości e-mail na rzecz przyciągania nowych klientów za pomocą istotnych i przydatnych treści.

HubSpot działa zgodnie z tą misją również na poziomie wewnętrznym, promując wśród ponad 2600 swoich pracowników na całym świecie kulturę przejrzystości, która opiera się na istotnych, przydatnych treściach publikowanych przez pracowników w Confluence.

Dzięki migracji Confluence z wersji Server do Data Center i rozbudowaniu platformy o kilka aplikacji firma HubSpot utworzyła łatwe w użyciu i wysoce wydajne centrum, które usprawnia komunikację i współpracę oraz zwiększa przejrzystość.

Poświęcenie czasu i zasobów na rozwój centrum HubSpot

Od momentu wdrożenia rozwiązania Confluence w HubSpot ta globalna organizacja wykorzystuje je jako podstawowe źródło informacji. Kierownictwo przekazuje za pomocą rozwiązania Confluence ważne ogłoszenia, takie jak aktualności dotyczące firmy i informacje o nowych biurach. Dział marketingu używa go do planowania projektów. W dziale produktowym służy do tworzenia dokumentacji. Z kolei w przypadku działów sprzedaży i wsparcia pełni ono funkcję bazy wiedzy. Zespół People Operations działu HR przekazuje za pomocą rozwiązania Confluence informacje na temat nowych świadczeń i strategii rekrutacji, a dział Business Enablement prowadzi w nim dokumentację. Ciaira Castorena, menedżer ds. stron wiki produktów i wiedzy, wyjaśnia: „Jeśli chcesz czegoś się dowiedzieć lub udostępnić informacje innym, skorzystaj z Confluence”.

Jednak wraz ze wzrostem liczby pracowników i stron Confluence coraz trudniej było znaleźć odpowiednie informacje, gdy były potrzebne. Dodatkowo w godzinach szczytu wydłużały się czasy ładowania, a czasami zdarzały się nieoczekiwane awarie.

Pracownicy HubSpot korzystają z Confluence jako źródła informacji i narzędzia pracy, dlatego kierownictwo firmy zdecydowało się zainwestować w infrastrukturę oraz talenty, aby pomóc swoim pracownikom osiągać sukces. Przeprowadzono rekrutacje na stanowisko menedżera ds. stron wiki produktów i wiedzy, którego jedynym zadaniem było zarządzanie zawartością rozwiązania Confluence, rozwiązywanie związanych z nim problemów oraz planowanie dalszego rozwoju. Dzięki bogatemu doświadczeniu w zakresie zarządzania oprogramowaniem do współpracy i społecznościami Ciaira była idealną kandydatką.

Rozwiązanie Confluence zapewniło... każdemu w firmie równe szanse uczestniczenia, zadawania pytań i współdecydowania o rozwoju firmy, z której wnuki naszych pracowników będą dumne.

Katie Burke

Dyrektor ds. zasobów ludzkich

HubSpot — okładka PDF
Jak stworzyć wydajne centrum pracy zespołowej, przejrzystości i komunikacji

Pobierz to studium przypadku w wersji PDF, aby zapoznać się z nim offline.

Ciesząc się na myśl o nowych możliwościach, Ciaira podjęła się tej pionierskiej roli, zakasała rękawy i przystąpiła do pracy. Na początku wyznaczyła sobie dwa główne cele: dogłębne poznanie rozwiązania Confluence oraz lepsze zrozumienie, w jaki sposób pracownicy HubSpot na całym świecie z niego korzystają. „Zaczęłam od przyjrzenia się instancji i przeprowadzenia wywiadów z osobami w firmie”, wyjaśnia. „Udałam się nawet do naszego biura w Dublinie, aby uzyskać informacje od tamtejszego personelu, ponieważ wiedziałam, że każdy korzysta z Confluence w inny sposób”.

Po przeprowadzeniu badań i zidentyfikowaniu problemów Ciaira przystąpiła do tworzenia planu naprawczego. Pierwsze zalecenia: ograniczyć liczbę przestojów i ułatwić znajdowanie treści.

Jeśli chcesz coś znaleźć lub udostępnić informacje innym, skorzystaj z Confluence.

Ciaira Castorena

Menedżer ds. stron wiki produktów i wiedzy

Współpraca w celu sprawnego przeprowadzania uaktualnień i migracji

Aby rozwiązać problem przestojów, Ciaira nawiązała współpracę z zespołem HubSpot odpowiedzialnym za eksploatację systemów w zakresie konserwacji i uaktualnień systemu. Matt Krohn, inżynier systemów, z którym Ciaira często współpracuje, wspomina, jak dzięki ich wspólnej pracy udało się sprawić, że wszystko działa płynnie: „Dobrze jest porozmawiać z Ciairą podczas testowania uaktualnienia i usłyszeć «O, to wygląda świetnie!» albo «Hmm, to chyba nie działa»”.

Jednym z większych projektów, nad którym Ciaira z Mattem współpracowali, była migracja Confluence w HubSpot z wersji Server do Data Center. Ciaira zarekomendowała kierownictwu przeprowadzenie migracji z wersji Server do Data Center, aby zwiększyć wydajność w perspektywie krótkoterminowej, kładąc jednocześnie podwaliny pod długofalowy rozwój. Po zatwierdzeniu projektu zwróciła się do Matta, aby przystąpić do procesu planowania.

Stawka była wysoka, więc od początku pracowali razem, aby ograniczyć problemy do minimum. „W przypadku uaktualnienia Confluence nie chciałem kierować się intuicją, ponieważ jest to narzędzie o największej widoczności spośród wszystkich, jakich używamy”, stwierdził Matt. „Jeśli Confluence przestanie działać, kierownictwo natychmiast się zorientuje, ponieważ cały czas czyta i tworzy w nim treści”.

Pierwsze zadanie Matta polegało na zapoznaniu się z wersją Data Center i zrozumieniu wymagań związanych z migracją. Po przeprowadzeniu analizy doszedł do wniosku, że firma HubSpot powinna w pierwszej kolejności poddać migracji swój system zarządzania bazami danych. Jak wyjaśnił Matt: „Skoro już podjęliśmy się tak gruntownej modernizacji Confluence, zdecydowaliśmy, że równie dobrze możemy przenieść też naszą bazę danych z MySQL do Postgres. Nie było łatwo, ale się udało”.

Po wdrożeniu Postgres Matt i Ciaira zabrali się za wersję Data Center. Współpracując przez wiele miesięcy, przeprowadzili pełną weryfikację koncepcji i rozbudowane testy. Przygotowania się opłaciły, a migracja do wersji Data Center przebiegła bez żadnych problemów. Ciaira zauważyła, że z perspektywy przeciętnego użytkownika w HubSpot wszystko przebiegło niezauważalnie. Od tamtej pory nie odnotowano żadnego nieoczekiwanego przestoju, nawet gdy popularne posty były rozpowszechniane w firmie w szybkim tempie. Ponadto inżynierowie HubSpot mogą w prosty sposób dodawać do swoich klastrów w AWS nowe węzły.

„Mogę po prostu uruchomić nowy węzeł za pomocą naszych narzędzi do automatyzacji, przenieść wszystko do nowego węzła, a potem odłączyć stary. Z mojej perspektywy to rewelacja”, wskazuje Matt. „Teraz otrzymuję znacznie mniej raportów z komunikatami o błędach dotyczących połączeń z serwerem, a zawartość wczytuje się szybciej”, dodaje Ciaira. Biorąc pod uwagę korzyści, jakie migracja przyniosła menedżerom i użytkownikom Confluence, krok ten okazał się wielkim sukcesem i będzie procentować w miarę rozwoju HubSpot.

Confluence: klucz do kultury przejrzystości w HubSpot

Od czasu migracji Ciaira koncentruje się na ułatwianiu znajdowania treści i dostosowywaniu Confluence przy użyciu aplikacji ze sklepu Atlassian Marketplace. Od wdrożenia funkcji archiwizacji i analiz, po wprowadzenie dodatkowych ulepszeń i możliwości personalizacji — każda zmiana opiera się na zaangażowaniu firmy HubSpot w zachowanie przejrzystości i udostępnianie informacji. „Transparentne środowisko pracy sprzyja budowaniu zaufania i koordynacji działań, a w przypadku organizacji o zasięgu globalnym ma to kluczowe znaczenie dla naszego sukcesu”, stwierdza dyrektor ds. zasobów ludzkich, Katie Burke. „Rozwiązanie Confluence umożliwiło nam zbudowanie platformy wspierającej ciągłe zapewnianie przejrzystości, dając każdemu w firmie równe szanse uczestniczenia, zadawania pytań i współdecydowania o rozwoju firmy, z której wnuki naszych pracowników będą dumne”.

Istotne ulepszenia wprowadzone przez Ciairę i jej zespół w rozwiązaniu Confluence to zaledwie początek. W przyszłości Ciaira chce usprawnić sposób przekazywania pracownikom informacji i zapewniania kontaktu między nimi poprzez wprowadzenie i ułatwienie korzystania z szablonów Confluence, utworzenie programu szkoleniowego, zbadanie dodatkowych możliwości dostosowania i zwiększenie wkładu użytkowników.

„Większość moich dotychczasowych projektów koncentrowała się na umacnianiu naszych fundamentów i eliminowaniu bolączek, aby przygotować nas na odniesienie sukcesu w przyszłości”, twierdzi Ciaira. „Teraz zamierzam skoncentrować się na użyciu naszego coraz bardziej ustabilizowanego środowiska w celu rozszerzenia możliwości i utworzenia interfejsu użytkownika na miarę naszej firmy. Dochodzimy do naprawdę fajnego momentu”.

Wypróbuj Confluence Data Center już dziś

Logo Audi

Liczący 6000 osób zespół badawczo-rozwojowy Audi bezproblemowo współpracuje z dostawcami z całego świata.

Logo The Telegraph

Lepsza obsługa klienta i krótszy czas rozwiązywania problemów pomaga The Telegraph dotrzeć do 25 milionów użytkowników miesięcznie.

Logo AppDynamics

Od start-upu z silosami organizacyjnymi do zespołu marzeń — zobacz, jak przebiegała transformacja w AppDynamic.