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Emozionata per le mille possibilità offerte da questa occasione, Ciaira ha accettato con entusiasmo il nuovo ruolo, si è rimboccata le maniche e si è messa al lavoro. Ha iniziato con due obiettivi principali: conoscere le funzionalità di Confluence e capire meglio in che modo viene usato dai dipendenti di HubSpot di tutto il mondo. "Ho iniziato a cercare informazioni e interrogare i membri dell'azienda", spiega. "Ho visitato anche il nostro ufficio di Dublino per ascoltare la voce dei collaboratori, perché sapevo che ciascuno usa Confluence in modo diverso".

Dopo aver fatto le sue ricerche e aver individuato i punti critici, Ciaira ha iniziato a definire il piano di attacco. La prima cosa da fare era ridurre al minimo i tempi di inattività e semplificare la ricerca dei contenuti.

La posta in gioco era alta, quindi hanno lavorato insieme fin dall'inizio per ridurre al minimo i problemi. "Quando effettuo l'aggiornamento di Confluence, non mi piace prendere decisioni in modo avventato perché, tra gli strumenti che utilizziamo, è quello con la maggiore visibilità", afferma Matt. "Se Confluence non funziona, i dirigenti vengono a saperlo immediatamente perché lo usano di continuo".

Il primo compito di Matt è stato quello di informarsi su Data Center e comprendere i requisiti per la migrazione. Dopo aver fatto qualche ricerca, ha capito che HubSpot avrebbe dovuto innanzitutto effettuare la migrazione del sistema di gestione del database. Matt spiega: "Durante questa importante revisione con Confluence, abbiamo deciso di effettuare la migrazione del nostro database da MySQL a Postgres. Non è stato semplice, ma ci siamo riusciti".

Una volta implementato Postgres, Matt e Ciaira hanno rivolto la loro attenzione a Data Center. Hanno collaborato per mesi per mettere a punto un modello di verifica esaustivo e condurre test approfonditi. Questa fase preparatoria ha dato i suoi frutti e la migrazione a Data Center è andata a buon fine senza complicazioni. Ciaira osserva infatti che, dal punto di vista della maggior parte dei dipendenti di HubSpot, la transizione è passata quasi inosservata. Da allora non sono mai stati riscontrati tempi di inattività imprevisti, neanche quando i post più richiesti diventano virali internamente. Inoltre, gli ingegneri di HubSpot possono aggiungere facilmente nuovi nodi ai loro cluster in AWS.

"Posso avviare un nuovo nodo usando i nostri strumenti di automazione, effettuare qualsiasi migrazione alla versione più recente e abbandonare quella obsoleta. Per me è una cosa meravigliosa", spiega Matt. Ciaira aggiunge: "Ho ricevuto meno segnalazioni di messaggi di errore relativi alle connessioni di Server e i contenuti ora si caricano più velocemente". Con i vantaggi offerti ai manager e agli utenti Confluence, la migrazione è stata un grande successo e continuerà a dare i suoi frutti con la crescita di HubSpot.

Confluence: le fondamenta della cultura incentrata sulla trasparenza di HubSpot

Fin dalla migrazione, Ciaira si è impegnata per rendere i contenuti più semplici da trovare e per personalizzare Confluence con le app dell'Atlassian Marketplace. Ogni modifica, dall'implementazione dell'archiviazione e dell'analisi all'aggiunta di procedure perfezionate e personalizzate, rientra nell'impegno di HubSpot a favore della trasparenza e della condivisione delle informazioni. "Un ambiente di lavoro trasparente apporta maggiore fiducia e allineamento all'interno di un'organizzazione globale e questo è un requisito fondamentale per il nostro successo", ha dichiarato Katie Burke, Chief People Officer. "Confluence ci ha permesso di creare una piattaforma che garantisce totale trasparenza, fornendo a tutti i membri dell'azienda le stesse opportunità di partecipare, fare domande e far sentire la propria voce per costruire un'azienda di cui i nipoti dei nostri dipendenti potranno essere fieri".

I miglioramenti significativi che Ciaira e il suo team hanno apportato a Confluence rappresentano solo un punto di partenza: nel prossimo futuro, Ciaira ha intenzione di migliorare il modo in cui i dipendenti restano informati e connessi creando e semplificando l'utilizzo dei modelli di Confluence. In quest'ottica svilupperà un programma di formazione, esplorerà ulteriori personalizzazioni e consentirà alle persone di contribuire ancora di più.

"La maggior parte dei miei progetti passati riguardava il rafforzamento delle fondamenta e la risoluzione dei punti critici per preparare la strada al successo", afferma Ciaira. "Adesso mi concentrerò sull'utilizzo del nostro ambiente sempre più stabilizzato per ampliarne le capacità e creare un'esperienza dell'utente ancora più raffinata e degna dell'azienda. Ora ci divertiamo!"