Hubspot + Atlassian
Scopri come creare un hub ad alte prestazioni che promuova la collaborazione, la trasparenza e la comunicazione
Settore
Software
Località
Massachusetts, Stati Uniti
Prodotti
App nel Marketplace
Condividi pagina
Il team di HubSpot si affida a Confluence per la comunicazione e collaborazione. Tuttavia, con la crescita del numero di pagine e dipendenti, sono aumentate anche le sfide relative alla rilevabilità e alle prestazioni. Con l'assunzione di un Wiki Product & Knowledge Manager, la migrazione a Data Center e l'integrazione di app, HubSpot ha trovato soluzioni valide per supportare la sua cultura aziendale incentrata sulla trasparenza e in rapida evoluzione.
HubSpot, una piattaforma di crescita per le piccole e medie imprese, è stata fondata per rendere il marketing e le vendite più personali. Anziché ricorrere a inserzioni ed e-mail impersonali e controproducenti, le sue soluzioni aiutano le aziende ad attrarre nuovi clienti con contenuti pertinenti e utili.
HubSpot porta avanti questa missione anche internamente, costruendo una cultura basata sulla trasparenza per i 2.600 dipendenti sparsi in tutto il mondo: una cultura che viene alimentata dai contenuti pertinenti e utili che i dipendenti pubblicano su Confluence.
Effettuando la migrazione da Confluence Server a Data Center e migliorando la piattaforma con app diverse, HubSpot ha sviluppato un hub performante e facile da usare che alimenta la comunicazione, la collaborazione e la trasparenza.
Dedicare tempo e risorse all'hub di HubSpot
Da quando HubSpot ha implementato Confluence, l'organizzazione globale lo utilizza come principale fonte di informazioni. I dirigenti usano Confluence per comunicazioni importanti come aggiornamenti aziendali e nuovi incarichi. Il team di marketing lo usa per la pianificazione dei progetti. Il team di prodotto lo usa per la documentazione. Il team di vendita e assistenza lo usa come knowledge base. Il team delle risorse umane People Operations lo usa per comunicare nuovi vantaggi e strategie di selezione del personale, mentre il team Business Enablement lo usa per la documentazione. Ciaira Castorena, Wiki Product & Knowledge Manager, spiega che "Se c'è qualcosa che devi sapere o desideri far sapere agli altri, devi inserirla [su Confluence]".
Tuttavia, man mano che il numero di dipendenti e pagine Confluence cresceva, diventava sempre più difficile trovare le informazioni giuste quando servivano. Inoltre, i tempi di caricamento erano più lunghi durante le ore di punta e a volte si verificavano interruzioni impreviste.
Poiché i dipendenti di HubSpot fanno affidamento su Confluence per rimanere informati e portare a termine il proprio lavoro, la leadership dell'azienda ha investito nelle infrastrutture e nei talenti per agevolare il successo dei dipendenti. HubSpot ha assunto un Wiki Product & Knowledge Manager che potesse dedicarsi completamente alla gestione dei contenuti di Confluence, risolvere eventuali problemi e pianificare in anticipo la crescita dell'azienda. Con una lunga esperienza alle spalle in software per la collaborazione e gestione della community, Ciaira si è rivelata la persona perfetta per questo incarico.
Confluence ha dato a tutti le stesse opportunità di partecipare, fare domande e far sentire la propria voce per costruire un'azienda di cui i nipoti dei nostri dipendenti potranno essere fieri.
Katie Burke
Chief People Officer

Scopri come creare un hub ad alte prestazioni che promuova la collaborazione, la trasparenza e la comunicazione
Scarica questo case study come PDF per poterlo consultare anche offline.
Emozionata per le mille possibilità offerte da questa occasione, Ciaira ha accettato con entusiasmo il nuovo ruolo, si è rimboccata le maniche e si è messa al lavoro. Ha iniziato con due obiettivi principali: conoscere le funzionalità di Confluence e capire meglio in che modo viene usato dai dipendenti di HubSpot di tutto il mondo. "Ho iniziato a cercare informazioni e interrogare i membri dell'azienda", spiega. "Ho visitato anche il nostro ufficio di Dublino per ascoltare la voce dei collaboratori, perché sapevo che ciascuno usa Confluence in modo diverso".
Dopo aver fatto le sue ricerche e aver individuato i punti critici, Ciaira ha iniziato a definire il piano di attacco. La prima cosa da fare era ridurre al minimo i tempi di inattività e semplificare la ricerca dei contenuti.
Se c'è qualcosa che devi sapere o desideri far sapere agli altri, devi inserirla [su Confluence].
Ciaira Castorena
Wiki Product & Knowledge Manager
Collaborazione per aggiornamenti e migrazioni senza problemi
Per risolvere i tempi di inattività, Ciaira ha iniziato a collaborare con il team System Operations di HubSpot sulla manutenzione e sugli aggiornamenti del sistema. Matt Krohn, un Systems Engineer con cui lavora spesso, racconta che lo scopo della loro collaborazione è garantire che ogni cosa funzioni senza intoppi: "È bello poter chiacchierare con Ciaira mentre testiamo un aggiornamento, così possiamo dirci: 'Oh, sembra fantastico!' o 'Uhm, sembra che qualcosa non funzioni'".
Uno dei progetti più importanti a cui Ciaira e Matt hanno collaborato è stata la migrazione di HubSpot da Confluence Server a Data Center. Ciaira ha consigliato alla leadership di effettuare la migrazione dell'azienda da Server a Data Center per migliorare le prestazioni a breve termine, ponendo così le basi per una crescita a lungo termine. Una volta che il progetto è stato approvato, ha contattato Matt per avviare la pianificazione.
La posta in gioco era alta, quindi hanno lavorato insieme fin dall'inizio per ridurre al minimo i problemi. "Quando effettuo l'aggiornamento di Confluence, non mi piace prendere decisioni in modo avventato perché, tra gli strumenti che utilizziamo, è quello con la maggiore visibilità", afferma Matt. "Se Confluence non funziona, i dirigenti vengono a saperlo immediatamente perché lo usano di continuo".
Il primo compito di Matt è stato quello di informarsi su Data Center e comprendere i requisiti per la migrazione. Dopo aver fatto qualche ricerca, ha capito che HubSpot avrebbe dovuto innanzitutto effettuare la migrazione del sistema di gestione del database. Matt spiega: "Durante questa importante revisione con Confluence, abbiamo deciso di effettuare la migrazione del nostro database da MySQL a Postgres. Non è stato semplice, ma ci siamo riusciti".
Una volta implementato Postgres, Matt e Ciaira hanno rivolto la loro attenzione a Data Center. Hanno collaborato per mesi per mettere a punto un modello di verifica esaustivo e condurre test approfonditi. Questa fase preparatoria ha dato i suoi frutti e la migrazione a Data Center è andata a buon fine senza complicazioni. Ciaira osserva infatti che, dal punto di vista della maggior parte dei dipendenti di HubSpot, la transizione è passata quasi inosservata. Da allora non sono mai stati riscontrati tempi di inattività imprevisti, neanche quando i post più richiesti diventano virali internamente. Inoltre, gli ingegneri di HubSpot possono aggiungere facilmente nuovi nodi ai loro cluster in AWS.
"Posso avviare un nuovo nodo usando i nostri strumenti di automazione, effettuare qualsiasi migrazione alla versione più recente e abbandonare quella obsoleta. Per me è una cosa meravigliosa", spiega Matt. Ciaira aggiunge: "Ho ricevuto meno segnalazioni di messaggi di errore relativi alle connessioni di Server e i contenuti ora si caricano più velocemente". Con i vantaggi offerti ai manager e agli utenti Confluence, la migrazione è stata un grande successo e continuerà a dare i suoi frutti con la crescita di HubSpot.
Confluence: le fondamenta della cultura incentrata sulla trasparenza di HubSpot
Fin dalla migrazione, Ciaira si è impegnata per rendere i contenuti più semplici da trovare e per personalizzare Confluence con le app dell'Atlassian Marketplace. Ogni modifica, dall'implementazione dell'archiviazione e dell'analisi all'aggiunta di procedure perfezionate e personalizzate, rientra nell'impegno di HubSpot a favore della trasparenza e della condivisione delle informazioni. "Un ambiente di lavoro trasparente apporta maggiore fiducia e allineamento all'interno di un'organizzazione globale e questo è un requisito fondamentale per il nostro successo", ha dichiarato Katie Burke, Chief People Officer. "Confluence ci ha permesso di creare una piattaforma che garantisce totale trasparenza, fornendo a tutti i membri dell'azienda le stesse opportunità di partecipare, fare domande e far sentire la propria voce per costruire un'azienda di cui i nipoti dei nostri dipendenti potranno essere fieri".
I miglioramenti significativi che Ciaira e il suo team hanno apportato a Confluence rappresentano solo un punto di partenza: nel prossimo futuro, Ciaira ha intenzione di migliorare il modo in cui i dipendenti restano informati e connessi creando e semplificando l'utilizzo dei modelli di Confluence. In quest'ottica svilupperà un programma di formazione, esplorerà ulteriori personalizzazioni e consentirà alle persone di contribuire ancora di più.
"La maggior parte dei miei progetti passati riguardava il rafforzamento delle fondamenta e la risoluzione dei punti critici per preparare la strada al successo", afferma Ciaira. "Adesso mi concentrerò sull'utilizzo del nostro ambiente sempre più stabilizzato per ampliarne le capacità e creare un'esperienza dell'utente ancora più raffinata e degna dell'azienda. Ora ci divertiamo!"
Prova subito Confluence Data Center

I 6.000 membri del team di Ricerca e Sviluppo di Audi collaborano senza interruzioni con fornitori di tutto il mondo.
I tempi di risoluzione migliori e un'assistenza clienti più efficace consentono a The Telegraph di raggiungere 25 milioni di utenti al mese.

Da una piccola start-up a un team di team, scopri come si è trasformata l'attività di AppDynamic.