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CodeLime gagne 40 heures par mois en réduisant le nombre de réunions

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Et si vous pouviez récupérer l'équivalent d'une semaine de travail complète chaque mois en réduisant le nombre de réunions sans compromettre les résultats de votre travail ? C'est exactement ce que CodeLime a fait grâce à Confluence.

CodeLime se définit comme « votre partenaire pour tous vos besoins en matière de développement ». Walesa Demetrius, Chief Technology Officer chez CodeLime, vit en France et gère une équipe de développeurs basée en Haïti. Avant d'implémenter Confluence, elle et son équipe utilisaient simultanément Trello, des documents Word et des réunions pour gérer les projets de leurs clients. Jongler avec plusieurs clients et développeurs répartis sur différents fuseaux horaires était pour le moins difficile et chronophage. Pour, Walesa Demetrius, découvrir Confluence, c'était comme toucher le jackpot.

« Avant Confluence, notre processus pour les nouveaux clients impliquait deux, [ou] peut-être trois réunions avec les clients et de nombreuses réunions internes, en fonction de la taille du projet et de sa complexité », explique Walesa Demetrius. À présent, CodeLime s'appuie sur les fonctionnalités de Confluence telles que l'édition en temps réel et l'assignation des tâches, ainsi que sur les intégrations avec des outils clés tels que Trello et Jira pour collaborer à la fois en interne et avec les clients.

CodeLime remplace 40 heures de réunions par la collaboration dans Confluence

Commentaires Confluence

Avant de passer à Confluence, le processus de CodeLime reposait fortement sur des réunions fréquentes, en interne et avec les clients. Désormais, l'équipe gagne environ 40 heures par mois en remplaçant ces réunions par des documents et des tâches collaboratifs dans Confluence.

La réduction du nombre de réunions et le recours à la collaboration asynchrone permettent à CodeLime de travailler plus efficacement. Grâce à Confluence, l'équipe peut collaborer sans passer par des appels, ce qui lui permet de livrer des projets plus rapidement sans faire de compromis sur leur qualité. Avant d'implémenter Confluence, deux à trois jours étaient nécessaires pour mobiliser dix personnes ou plus pour une réunion. Chaque nouvelle tâche, demande client ou question impliquait un appel. Désormais, les clients peuvent demander des changements directement dans les pages Confluence. Ensuite, CodeLime utilise des tâches Confluence pour assigner du travail aux développeurs à l'aide de cartes Jira. Chaque tâche déclenche une notification, afin que les développeurs disposent de toutes les informations dont ils ont besoin pour se lancer, sans réunion.

« Cette méthode de travail asynchrone est vraiment géniale parce que nous travaillons sur des tâches quand nous en avons le temps, ou lorsque nous le souhaitons », explique Walesa Demetrius. « Tout le monde a sa propre façon d'organiser sa journée de travail, vous profitez donc de cette liberté. »

Qui dit moins de réunions dit plus de temps pour se concentrer sur le travail

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« Pour beaucoup de personnes, comme moi, l'idée d'une réunion les hante toute la journée », explique Walesa Demetrius. « Une réunion nécessite de la préparation et je me dis "j'ai deux heures, je dois vite terminer car j'ai une réunion !" ». Elle explique que l'utilisation de Confluence crée un environnement plus paisible, et permet à son équipe et à elle-même de se concentrer davantage sur leur travail.

Les blocs de temps ininterrompus aident les personnes à entrer dans un état de transe, un « état de conscience optimal où nous nous sentons bien et donnons le meilleur de nous-mêmes ». En termes plus simples, nous entrons dans un état de concentration extrême. Si cette transe est interrompue, il nous faut en moyenne 23 minutes pour nous remettre à la tâche, si nous y parvenons.

Walesa Demetrius affirme que c'est particulièrement important pour les développeurs, car ils ont besoin de longues périodes pour se concentrer sur un projet sans distraction afin de produire un travail de qualité. « Quand nous basculons d'une tâche à une autre, nous n'avons pas le temps de nous concentrer vraiment », explique-t-elle. « Le temps manque pour bien travailler. »

Avantages cumulatifs des réunions moins fréquentes

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Récupérer l'équivalent d'une semaine de travail complète par mois est une belle victoire, mais CodeLime affirme que les avantages vont bien au-delà des gains de temps et des économies.

Les réunions nécessaires sont plus courtes et plus productives

Plateformes

L'abandon des réunions implique non seulement de réduire le nombre de réunions, mais également la durée des appels nécessaires.

Les fonctionnalités de collaboration de Confluence simplifient les discussions et la prise de décision avant même que l'appel ne commence. CodeLime et ses clients peuvent ajouter des commentaires, faire des allers-retours, assigner des tâches et prendre des décisions clés tout en collaborant de manière asynchrone. Le transfert de la collaboration vers Confluence permet de réduire considérablement le temps consacré aux conversations en temps réel. Ainsi, lorsque des réunions ont lieu, elles durent de 5 à 10 minutes au lieu de 30 à 60 minutes.

Walesa Demetrius ajoute que la gestion de projet dans Confluence augmente optimise également les réunions avec les clients. Chaque réunion client est axée sur un sujet spécifique, et toutes les informations de base nécessaires sont partagées au préalable dans l'espace Confluence et les pages associées. Cette collaboration asynchrone permet à chacun de participer à la réunion avec un objectif clair et évite que les réunions avec les clients ne soient perturbées par des listes de souhaits.

Les membres de l'équipe se sentent capables de travailler en autonomie

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« Lorsque je suis toujours en réunion, je compte sur les autres pour me donner ce dont j'ai besoin », explique Walesa Demetrius. « Mais lorsque j'ai un peu de temps pour me concentrer, je peux établir la liste de tous les éléments dont j'ai besoin pour faire mon travail et prendre le temps d'aller chercher moi-même les informations. Je ne suis pas là à attendre. »

Confluence permet aux membres de l'équipe CodeLime de résoudre les problèmes de manière plus indépendante, de trouver par eux-mêmes des informations et de travailler avec des collègues pour prendre des décisions. « Au début, lorsque mes développeurs rencontraient un problème, ils me contactaient, comme si j'étais omnisciente », explique Walesa Demetrius. L'équipe CodeLime se tourne désormais vers Confluence pour obtenir des ressources, des assignations de tâches, des annonces et bien plus encore.

Cette autonomie accrue des membres de l'équipe est particulièrement bénéfique compte tenu de la répartition géographique de l'équipe CodeLime. Walesa Demetrius et de nombreux clients de CodeLime basés en Europe ont presque une journée de travail complète d'avance sur les développeurs en Haïti. Confluence permet à chacun de travailler plus facilement de manière autonome pendant ses heures de travail préférées. Tout le monde a la possibilité d'approuver un projet, et a la certitude que ses coéquipiers situés dans d'autres fuseaux horaires auront accès aux informations importantes et connaîtront l'état d'avancement de chaque projet.

Tout le monde a plus de temps pour des discussions individuelles

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Walesa Demetrius affirme que le fait de passer moins de temps dans les réunions de groupe permet de consacrer plus de temps à des conversations individuelles enrichissantes.

Les membres de l'équipe de CodeLime se sentent désormais habilités à échanger en tête-à-tête pour résoudre des problèmes et prendre des décisions sans supervision. Walesa Demetrius dispose ainsi de plus de temps pour se mettre en relation avec les développeurs individuellement. « Dans une réunion de groupe, c'est difficile de montrer qui on est vraiment et d'être à l'aise », explique-t-elle. « Je pense que les conversations individuelles renforcent la confiance. »

Walesa Demetrius souligne que le fait de discuter avec les développeurs en tête-à-tête a permis à davantage de membres de l'équipe de partager des idées et de parler avec assurance de leur travail. La réduction des réunions de groupe permet à chacun de vraiment s'épanouir, contribuant ainsi à la santé globale et à la synergie de l'équipe. Walesa Demetrius ajoute que les membres de l'équipe qui ne parlaient jamais dans les grandes réunions de groupe sont maintenant plus enclins à partager leurs opinions. « En tête-à-tête, ils sont obligés de parler, c'est donc plus collaboratif. Nos conversations sont plus riches », affirme-t-elle. Pour CodeLime, grâce à la réduction des réunions d'équipe, davantage de personnes ont pu se faire entendre.

Vous êtes prêt à vous passer des réunions grâce à Confluence ?

L'équipe de CodeLime a gagné du temps et a créé un environnement de travail plus calme et plus efficace. Désormais, l'équipe collabore plus efficacement, livre le client plus rapidement et dispose de plus de temps pour un travail approfondi.

Lorsque vous vous réunissez moins, vous obtenez bien plus que du temps supplémentaire dans votre calendrier. Vous avez la possibilité de prendre en charge votre emploi du temps et de créer des opportunités pour entrer dans l'état de transe qui vous permettra de concentrer votre énergie pour mieux travailler.

Que pourriez-vous accomplir en réduisant les réunions de votre équipe ? Arrêtez de perdre du temps et commencez à utiliser Confluence sans plus attendre.

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