Qu'est-ce que le lancement de projet ? Étapes clés, livrables et conseils

Points clés

• Tout projet doit avoir une raison d'être claire avant que le travail approfondi ne commence

• Le lancement de projet constitue la première phase du cycle de vie du projet, au cours de laquelle les équipes évaluent si un projet vaut d'être mené à bien et en définissent l'objectif général

• Cette phase donne lieu à des livrables fondamentaux, tels que le business case, l'analyse de faisabilité, la liste des parties prenantes et la charte du projet

• Le lancement de projet ne remplace pas la planification. Au contraire, elle fournit à la planification le contexte et l'approbation nécessaires pour aller de l'avant

• Les équipes qui sautent l'étape de lancement sont souvent confrontées par la suite à un manque d'alignement, à une confusion sur le périmètre et à un gaspillage d'efforts

La plupart des projets échouent non pas à cause d'une mauvaise exécution, mais parce que le mauvais projet a été approuvé dès le départ. Le lancement de projet est la première des phases de gestion de projet, et il a pour but de prévenir l'échec du projet. C'est à ce stade que les équipes décident si un projet vaut d'être mené à bien avant d'y consacrer du temps, un budget et des ressources humaines pour la planification détaillée.

Poursuivez votre lecture pour découvrir ce qu'est le lancement de projet, qui en est propriétaire, pourquoi c'est important et comment l'aborder.

Qu'est-ce que le lancement de projet ?

Le lancement de projet est la première phase du cycle de vie d'un projet, au cours de laquelle les équipes évaluent la valeur et la faisabilité d'un projet, en définissent l'objectif et identifient les personnes à impliquer, le tout avant que la planification détaillée ne commence. Au cours de cette phase, les équipes définissent les grandes lignes du périmètre du projet, mettent en évidence les risques initiaux et parviennent à une compréhension commune suffisante pour décider si le projet doit être poursuivi.

Lancement de projet et planification de projet

Ces deux phases sont liées, mais ont des objectifs différents. Voici comment les distinguer :

Le lancement de projet répond à la question « Devrions-nous le faire ? », tandis que la planification de projet répond à la question « Comment allons-nous le faire ? »

Qui est responsable du lancement de projet ?

Le lancement de projet n'est pas toujours confié au même rôle. La personne qui prend les rênes dépend de la taille du projet, de la structure de l'organisation et de l'identité du sponsor. Voici les rôles les plus couramment impliqués :

• Responsable du projet ou sponsor : il s'agit souvent de la personne qui défend l'idée du projet et obtient l'adhésion initiale ou le financement nécessaire pour aller de l'avant

• Chef de projet : il coordonne généralement les activités de lancement, rédige la documentation préliminaire et veille à la bonne organisation du projet à mesure qu'il prend forme

• Parties prenantes transversales : les représentants des équipes concernées qui apportent leur point de vue sur la faisabilité, l'impact ou les priorités organisationnelles

• Experts en la matière : des personnes disposant de connaissances spécialisées qui aident à évaluer si l'idée de projet est réaliste et techniquement viable

• Équipe de projet : les contributeurs clés qui ne dirigent pas nécessairement le lancement, mais dont la contribution aide à définir le périmètre et à identifier les défis dès le début

Pourquoi le lancement de projet est-il important ?

Ignorer le lancement de projet peut permettre de gagner du temps au départ, mais coûte presque toujours plus cher par la suite. Voici pourquoi :

Clarifie la raison d'être du projet

Le lancement aide les équipes à définir le problème, l'opportunité ou l'objectif qui sous-tend le projet, afin que chacun comprenne le « pourquoi » avant de se lancer dans le « comment ».

Confirme si le projet vaut d'être mené à bien

L'élaboration d'un business case et la réalisation d'une étude de faisabilité lors de la phase de lancement aident les équipes à éviter d'investir dans des travaux qui pourraient ne pas apporter suffisamment de valeur ou ne pas être réalistes.

Aligne les parties prenantes dès le début

Identifier les parties prenantes lors du lancement de projet et les impliquer avant que les plans ne deviennent détaillés réduit le risque de surprises ou de réticences en fin de parcours.

Jette les bases de la planification du projet

La phase de lancement fournit à la planification le contexte et l'autorisation dont elle a besoin. Sans elle, les équipes se lancent souvent dans la planification des ressources et l'établissement du calendrier sans avoir une vision claire de l'objectif réel du projet.

Que se passe-t-il lors du lancement de projet ? 5 étapes clés

Les modalités du lancement de projet varient en fonction du projet, mais la plupart des équipes suivent un ensemble d'activités similaires. Voici cinq étapes courantes :

1. Définir le projet à un niveau général

Lors du lancement, les équipes définissent la raison d'être, les objectifs et le périmètre général du projet. L'objectif est de répondre suffisamment tôt aux bonnes questions afin d'orienter la suite du processus. Il est utile de se pencher sur les points suivants à ce stade :

• à quel problème, quelle opportunité ou quel besoin ce projet est-il censé répondre ?

• pourquoi ce projet est-il proposé maintenant ?

• quel est l'objectif ultime du projet ?

• à quoi ressemblerait la réussite à un niveau général ?

• à qui s'adresse le projet, ou qui sera concerné par celui-ci ?

• quel est le périmètre général du projet ?

• qu'est-ce qui est clairement hors du périmètre à ce stade ?

• y a-t-il des contraintes ou des exigences majeures déjà connues ?

• comment ce projet s'inscrit-il dans les priorités plus larges de l'entreprise ou de l'équipe ?

• quels éléments doivent encore être clarifiés avant que le projet puisse aller de l'avant ?

2. Élaborer le business case

Les équipes évaluent l'importance du projet et la valeur qu'il pourrait apporter. Un business case solide relie le projet à un besoin réel et fournit aux parties prenantes suffisamment d'informations pour évaluer si l'investissement est justifié.

3. Évaluer la faisabilité

Les équipes évaluent si le projet est suffisamment réaliste pour être mené à bien, en examinant la viabilité technique, la disponibilité des ressources, les délais prévus et toute contrainte susceptible d'affecter sa livraison.

4. Identifier les principales parties prenantes

Les équipes identifient les personnes impliquées, concernées ou responsables de la réussite du projet. Un graphique RACI peut aider à clarifier les rôles dès le début, afin de limiter la confusion une fois la planification et l'exécution lancées.

5. Créer une charte ou un cahier des charges de projet

Les équipes officialisent souvent le projet à l'aide d'une charte ou d'un cahier des charges qui autorise le travail à un niveau général. Ce document présente l'objectif, le périmètre, les parties prenantes et les contraintes du projet identifiés lors de la phase de lancement. Un modèle de charte de projet peut rendre cette étape plus rapide et plus cohérente.

Livrables essentiels du lancement de projet

Le lancement de projet donne généralement lieu à un petit ensemble de livrables qui aident les parties prenantes à décider si le projet doit être mené à bien. Voici le rôle de chacun d'entre eux :

Conseils pour faciliter le lancement de projet

Même les équipes expérimentées peuvent rencontrer des difficultés lors du lancement si elles le considèrent comme une simple formalité plutôt que comme un point de décision. Voici quelques conseils utiles :

• Testez la validité de la raison d'être du projet : demandez-vous si le projet résout un problème réel et validé, ou s'il s'agit d'une réaction à une hypothèse ou à une demande qui n'a pas été pleinement examinée

• Recherchez dès le début les dépendances cachées : les projets semblent souvent simples jusqu'à ce que les équipes identifient d'autres systèmes, approbations ou processus dont ils dépendent. Les mettre en évidence dès la phase de lancement permet d'éviter des surprises coûteuses lors de l'exécution du projet

• Alignez-vous sur les critères de décision avant que le projet ne prenne de l'ampleur : les équipes doivent s'accorder dès le début sur ce qui justifierait de poursuivre le projet, qu'il s'agisse de la valeur attendue, de l'urgence, de l'adéquation stratégique ou des besoins en ressources

• Considérez les livrables de la phase de lancement comme des outils de décision, et non comme de simples formalités : les documents, tels que le business case, l'analyse de faisabilité ou le cahier des charges du projet, doivent aider les parties prenantes à prendre une décision plus éclairée quant à la poursuite, la révision ou la suspension du projet. Si personne ne s'y réfère, c'est qu'ils ne remplissent pas leur rôle

• Méfiez-vous de la tendance à privilégier la solution avant tout : les équipes se précipitent souvent vers une solution privilégiée avant d'avoir pleinement défini le problème. La phase de lancement est le moment idéal pour prendre du recul et s'assurer que l'énoncé du problème est solide

• Définissez la réussite en termes de métier, et pas uniquement en termes de projet : un projet qui s'achève dans les délais et dans les limites du budget, mais qui n'améliore pas une métrique significative, n'est pas vraiment une réussite

• Évitez que le périmètre initial ne s'élargisse trop rapidement : un certain affinement du périmètre est naturel lors de la phase de lancement, mais le laisser s'étendre sans contrôle peut exposer le projet à des difficultés par la suite

FAQ sur le lancement de projet

Combien de temps dure généralement la phase de lancement de projet ?

La durée du lancement d'un projet dépend de sa taille, de sa complexité et des risques qu'il comporte. Une petite initiative interne peut s'achever en quelques jours, tandis qu'un projet transverse de grande envergure peut nécessiter plusieurs semaines de discussions avec les parties prenantes et d'analyses de faisabilité.

Un projet peut-il démarrer sans phase de lancement formelle ?

Certains projets de moindre envergure peuvent démarrer après une phase de lancement allégée, mais le fait de l'ignorer complètement peut être source de confusion par la suite. Même un bref résumé de l'objectif, du périmètre et des parties prenantes du projet peut aider à éviter tout désalignement.

Quels sont les signes indiquant qu'un projet n'est pas prêt à sortir de la phase de lancement ?

Voici quelques signaux courants indiquant que le projet ne devrait pas sortir de la phase de lancement : 

• l'équipe n'est pas en mesure d'expliquer clairement quel problème le projet vise à résoudre

• les parties prenantes ont des points de vue contradictoires sur l'objectif ou les résultats attendus

• il existe des dépendances non résolues, telles que des approbations en attente ou une propriété mal définie

• personne n'a évalué si le projet est réalisable compte tenu des ressources et des délais actuels

Le lancement de projet est-il uniquement réservé aux projets de grande envergure ou complexes ?

Pas du tout. Même un petit projet a tout intérêt à répondre aux questions « pourquoi faisons-nous cela ? » et « qui doit être impliqué ? ». La différence réside dans le degré de formalité requis par le processus. Une initiative de grande envergure peut nécessiter une analyse de business case détaillée et une analyse des parties prenantes, tandis qu'un projet plus modeste peut se contenter d'un court résumé écrit et d'une brève discussion d'alignement.

Le lancement de projet peut-il modifier le périmètre d'un projet ?

Oui. L'un des objectifs du lancement est de mettre à l'épreuve les hypothèses initiales et d'affiner le périmètre du projet en fonction des enseignements tirés par les équipes lors de l'analyse de faisabilité et des échanges avec les parties prenantes. Il vaut mieux que le périmètre évolue pendant la phase de lancement plutôt que pendant la phase de livraison.

Poser les bases pour de meilleurs résultats de projet

Le lancement de projet offre aux équipes l'occasion de définir le problème, d'évaluer si le travail mérite d'être entrepris, d'aligner les parties prenantes et de documenter l'objectif du projet avant que la planification détaillée ne commence. Lorsque cette phase est bien menée, le reste du projet bénéficie d'une orientation plus claire, d'un engagement plus fort et de moins de surprises en cours de route.

Confluence facilite la gestion du lancement de projet en un seul et même endroit. Les pages et les documents live peuvent servir de support aux cahiers des charges et aux chartes de projet, les tableaux permettent d'organiser les parties prenantes ou les détails du périmètre, les modèles peuvent standardiser la documentation relative à la réunion de lancement de projet, et les tableaux blancs aident les équipes à façonner leurs idées avant de les formaliser.

Une fois le travail préparatoire terminé, Jira peut aider à faire avancer le projet en transformant les idées approuvées en tickets suivis, en reliant la documentation initiale du projet à la livraison, et en offrant aux équipes une transition plus claire entre la phase de lancement et celles de planification et d'exécution. Commencez à utiliser Confluence et Jira pour accompagner votre prochain projet, de l'idée initiale au résultat final.