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Comment gérer la dérive des objectifs : conseils pour les chefs de projet
Points clés
La dérive des objectifs consiste en des tâches non approuvées qui étendent le périmètre du projet sans délais, budget ou ressources correspondants.
Elle prend généralement la forme de demandes modestes et raisonnables, mais l'accumulation de ces dernières finit par engendrer des dépassements de planning et de budget.
La correction ne consiste pas simplement à dire « non », mais à mettre en place une base de référence claire pour le périmètre et un contrôle des changements afin de rendre les compromis visibles.
Consignez les changements dans un registre et passez le périmètre en revue chaque semaine pour détecter rapidement toute dérive des objectifs.
Si votre plan de projet ne cesse de s'étendre, mais que vos échéances restent inchangées, vous ne faites pas preuve de flexibilité : vous suivez en temps réel la dérive des objectifs.
La dérive des objectifs se produit lorsque les exigences d'un projet s'étendent au-delà de l'accord initial sans ajustement correspondant du temps, du budget ou des ressources.
Pourquoi est-ce important ?
Le périmètre est lié aux deux autres triples contraintes : le temps et le coût. Si vous modifiez l'une d'entre elles, vous affecterez presque certainement les autres.
Si vous ne traitez pas la dérive des objectifs, vous courez un risque élevé d'échec du projet et de dépassement des coûts. Ce phénomène peut toucher n'importe quel projet à tout moment, quel que soit le secteur d'activité.
Suivez ce guide pour apprendre à repérer la dérive des objectifs dès le début, à gérer les changements sans chaos et à aligner les parties prenantes sur les compromis à faire à chaque nouvelle demande.
Qu'est-ce que la dérive des objectifs ?
La dérive des objectifs désigne l'extension incontrôlée des objectifs, des tâches ou des livrables d'un projet au-delà du plan initial. Elle survient généralement lorsque de nouvelles exigences sont ajoutées à un projet sans avoir été dûment passées en revue ou approuvées.
Elle entraîne souvent des retards dans le projet, une augmentation des coûts et une sollicitation excessive des ressources. Cependant, une gestion efficace du périmètre limite considérablement les risques et les retards, permettant ainsi aux projets de rester sur la bonne voie.
Comment la dérive des objectifs se manifeste-t-elle dans la gestion de projet ?
Dans la gestion de projet, la dérive des objectifs se manifeste généralement par une expansion en trois étapes :
Le périmètres'élargit lorsque de nouveaux livrables, fonctionnalités et petites demandes ou requêtes apparaissent.
Le calendriers'allonge lorsque l'augmentation de la charge de travail entraîne un allongement du délai d'exécution du projet.
Les budgets augmentent lorsque davantage de temps, de ressources ou de fournisseurs sont nécessaires, ce qui entraîne une hausse des coûts.
Lorsque le périmètre du projet s'étend au-delà de l'accord initial, que ce soit en raison de changements incontrôlés ou de problèmes liés à la gestion des exigences, une dérive des objectifs survient :
Après la phase de découverte, lorsque les parties prenantes prennent connaissance des premières ébauches et souhaitent apporter de « petites » améliorations.
Pendant la phase de développement ou d'exécution, lorsque des contraintes apparaissent et que les solutions de contournement génèrent du travail supplémentaire.
À l'approche du but, lorsque des cas limites ou des finitions de dernière minute deviennent soudainement indispensables.
Il faut comprendre que la dérive des objectifs se présente rarement sous la forme d'une demande spectaculaire. Il s'agit généralement d'une série d'ajouts qui semblent raisonnables.
Quelles sont les causes de la dérive des objectifs ?
Une définition floue du périmètre est l'un des principaux facteurs de dérive des objectifs. Des limites de projet vagues ou insuffisamment détaillées entraînent des interprétations erronées et des changements incontrôlés.
Voici les causes les plus déterminantes de la dérive des objectifs lorsque les exigences sont mal définies ou imprécises :
Mauvaise communication avec les parties prenantes
Lorsque les équipes ne partagent pas la même définition de « terminé », les exigences sont interprétées différemment et les retouches se transforment insidieusement en travail supplémentaire. Les problèmes de communication surviennent généralement lorsqu'il manque des outils permettant de faciliter les échanges ou de retrouver facilement les conversations.
La communication par e-mail peut être une cause majeure de dérive des objectifs, car les messages se perdent ou lorsque les exigences ne sont pas pleinement comprises en raison de changements de contexte incessants.
Une solution simple consiste à adopter une base de connaissances qui deviendra votre source de référence centrale pour toute la documentation du projet. Grâce à ces outils, vous centralisez la communication.
Et vous pouvez aller encore plus loin en fournissant des vidéos d'enregistrement d'écran réalisées avec Loom pour tenir les parties prenantes informées. Les transcriptions générées par l'IA permettent ensuite de les insérer automatiquement et très simplement dans les documents relatifs au périmètre du projet ou aux exigences.
Objectifs de projet flous
Si les objectifs du projet sont flous ou trop simplistes, il devient difficile d'évaluer les nouvelles demandes par rapport à une métrique de réussite claire. Sans objectifs de projet définis, il est difficile de déterminer quelles demandes contribuent réellement aux objectifs généraux.
Les équipes se méprennent régulièrement sur ce qui doit être livré. Pour y remédier, il suffit de clarifier les attentes et de s'assurer d'être bien aligné avec les parties prenantes avant de commencer le travail.
Cependant, si vous essayez d'entamer ces discussions sans objectifs de projet précis, vous ouvrez la porte aux malentendus et à la dérive des objectifs.
Trop de parties prenantes
Lorsqu'un projet implique trop de parties prenantes, chacune apporte ses propres idées, priorités et attentes.
C'est là que le mantra « il n'y a pas de mauvaises idées » n'est pas très utile. La multiplicité des parties prenantes (et de leurs opinions) entraîne souvent des changements fréquents, de nouvelles demandes ou des modifications qui s'ajoutent au périmètre du projet.
Sans processus clair pour gérer le feedback et les approbations, ces contributions concurrentes peuvent rapidement submerger l'équipe de projet. En conséquence, le projet risque de s'étendre au-delà de ses objectifs initiaux, rendant difficile le respect des délais et du budget.
Définissez dès le début des rôles et des pouvoirs décisionnels clairs afin de ne pas payer le prix d'une surcharge des parties prenantes. Essayez d'utiliser un modèle des rôles et responsabilités pour compléter le périmètre de votre projet.
Processus de contrôle des changements inefficace
Si les changements peuvent être introduits de manière informelle, par exemple via Slack, des demandes dans les couloirs ou des « tu peux juste… », vous obtiendrez une dérive des objectifs même avec un bon plan initial.
Il est essentiel d'implémenter un processus formel de contrôle des changements ainsi qu'une gestion efficace des exigences afin de gérer la dérive des objectifs et d'empêcher les modifications non autorisées du périmètre du projet.
6 bonnes pratiques pour identifier et éviter la dérive des objectifs
Définir clairement le périmètre du projet dès le début est essentiel pour prévenir la dérive des objectifs. Mais lorsque de nouvelles demandes apparaissent, comment repérer rapidement les risques les plus importants ?
Voici quelques méthodes pour vous aider à identifier et à prévenir la dérive des objectifs avant qu'il ne soit trop tard :
1. Implémenter des réunions stand-up
Si les réunions stand-up sont courantes dans le développement logiciel, d'autres types d'équipes ont rapidement compris les avantages de ces réunions quotidiennes ou hebdomadaires. Pour les projets plus importants et impliquant plusieurs services, Bruce Templeton, développeur et responsable d'équipe chez Atlassian, utilise des réunions « Scrum de Scrums ».
Ces stand-ups multi-équipes permettent d'identifier plus rapidement les changements de périmètre. Le Scrum de Scrums favorise le partage des connaissances et permet de mettre en évidence très tôt les problèmes importants susceptibles de se transformer en dérive des objectifs.
Si vous avez besoin d'aide pour documenter les points clés de ces réunions, pensez à utiliser un modèle gratuit de réunion stand-up quotidienne pour tout suivre, toutes équipes confondues.
2. Rédiger un énoncé de périmètre concis
Ne laissez pas les exigences ou les prochaines étapes ouvertes à l'interprétation. Rédigez un énoncé de périmètre suffisamment court pour que les parties prenantes le lisent réellement et en retiennent les informations clés.
Un énoncé de périmètre formel ou un cahier des charges doit décrire tous les livrables, les étapes importantes du projet et les limites, et documenter explicitement ce qui est hors périmètre afin d'éviter les malentendus et la dérive des objectifs.
Votre meilleure défense est une base de référence du périmètre à laquelle les gens peuvent réellement se référer.
3. Répertorier clairement les livrables et les exclusions
Sans un périmètre de projet détaillé, il n'y aura pas de contrôle clairement défini et préapprouvé de ce qui est inclus ou non dans les livrables du projet. Cette clarté sur ce qui est « inclus/exclu » est importante, car la dérive des objectifs se produit souvent à cause d'hypothèses non formulées.
Assurez-vous que le périmètre de votre projet inclut :
Livrables : énumérez les livrables du projet et les exigences, tels que les écrans du processus d'intégration, la checklist, la séquence d'e-mails, les articles d'aide actualisés et les événements d'analyse, afin que tout le monde comprenne ce qui est inclus et ce qui est exclu.
Exclusions : incluez les changements de tarifs, les migrations de facturation, les nouvelles intégrations ou les refontes des paramètres de compte pour garder une longueur d'avance.
4. Définir des objectifs de projet SMART
Les critères de réussite doivent être définis sous forme d'objectifs SMART clairs et mesurables afin d'indiquer l'achèvement des livrables et de garantir la réussite du projet. Pour rappel, les objectifs SMART sont les suivants :
Spécifiques : ce qui change
Mesurables : comment vous saurez que cela a fonctionné
Atteignables : dans les limites des contraintes
Réalistes : liés aux résultats métier
Temporellement définis : d'ici quand
Si vous avez besoin d'aide pour détailler vos objectifs, utilisez un modèle d'objectifs SMART afin de disposer d'un framework structuré pour consolider la collaboration à un projet et définir comment vous allez assurer sa réussite.
5. Obtenir l'approbation des parties prenantes dès le début
Obtenir l'approbation du sponsor de projet et des principales parties prenantes garantit l'alignement dès le départ. Une base de référence du périmètre approuvée n'empêche pas le changement, elle le rend explicite.
Reliez votre périmètre de base de référence au travail lui-même. Grâce aux outils de gestion de projet Agile, vous pouvez relier le cahier des charges aux epics, puis aux critères d'acceptation.
Les vues d'informations sur les epics permettent d'éviter que les approbations ne se perdent dans les e-mails. Les approbations doivent être claires et visibles pour toutes les personnes impliquées, et un tableau de bord centralisé facilitera la vie de tous.
6. Suivre un processus de contrôle des changements
Vous n'empêchez pas la dérive des objectifs en disant « non » à tout. Vous l'empêchez en rendant les changements visibles, évalués et approuvés, avec des compromis clairs.
Les processus de contrôle des changements vous aident à vous en tenir à un plan spécifique chaque fois qu'une nouvelle demande ou requête se présente. Voici un processus simple de contrôle des changements à suivre :
Soumettre la demande de changement. Identifiez ce qui change et pourquoi il est important de le faire maintenant. Assurez-vous qu'il y ait un propriétaire et une justification métier claire.
Évaluer l'impact. Estimez l'impact sur le calendrier pour déterminer ce qui doit être déplacé ou reporté, ainsi que l'impact sur le budget ou les ressources, comme les nouveaux coûts, les effectifs ou les coûts d'opportunité.
Prendre la décision des compromis. Décidez s'il faut approuver, rejeter, reporter ou modifier le périmètre, par exemple : « vous ne pouvez ajouter X que si vous renoncez à Y ». Aucune décision ne devrait aboutir à un « oui » sans compromis.
Consigner la décision. Indiquez qui l'a approuvée, quand et pour quelles raisons. Cette approche permet d'établir la responsabilité et d'éviter que le même débat ne se répète plus tard.
Mettre à jour le plan et le système d'enregistrement. En cas d'approbation, mettez à jour la base de référence du périmètre et le calendrier du projet. Créez un backlog et ajoutez les communications avec les parties prenantes afin que le projet reflète la réalité.
Ne retardez pas vos projets à cause d'une dérive des objectifs évitable
Nous savons très bien que la dérive des objectifs est un véritable défi qui concerne même les projets les mieux planifiés. Les changements non approuvés, les retards et l'augmentation des coûts induisent des risques, ce qui engendre l'échec des projets.
En définissant clairement les objectifs du projet, en établissant des processus structurés de gestion des changements et en assurant une bonne communication avec les parties prenantes, les équipes limitent le risque de dérive des objectifs.
Des outils tels que Jira aident les équipes à gérer de manière proactive le périmètre des projets afin de les maintenir sur la bonne voie et de garantir la livraison des résultats attendus. Voyez par vous-même en essayant gratuitement Jira dès aujourd'hui !
FAQ sur la dérive des objectifs
Comment réagissez-vous lorsqu'une personne vous demande de faire « encore une autre chose » ?
Ramenez le périmètre de référence sur la table avant de discuter de la demande. Vous inscrirez ainsi la conversation dans ce qui avait été convenu à l'origine. Utilisez par exemple les formules suivantes :
« Voici ce que nous nous sommes engagés à livrer selon le périmètre initial. »
« Voici les changements qu'entraînerait cette nouvelle demande. »
Veillez à indiquer le périmètre dans votre System of Work au lieu de l'enfouir dans un document. Dans Jira, les équipes repèrent souvent assez tôt les changements de périmètre grâce à des rapports comme les graphiques Burndown, qui affichent les tickets ajoutés en cours de route.
Comment déterminez-vous si un changement en vaut la peine ?
Soumettez chaque demande à un contrôle d'impact rapide avant de l'approuver. Les projets de longue durée sont particulièrement vulnérables, car les petits ajouts s'accumulent rapidement et se transforment en retards et en dépassements budgétaires.
Assurez-vous d'évaluer les demandes de changement en vous posant les questions suivantes :
Ce changement altère-t-il le résultat que nous visons ?
Ce changement modifie-t-il l'échéance du projet ?
Ce changement accroît-il les efforts, les coûts ou les risques liés au projet ?
Que sommes-nous prêts à sacrifier pour faire place à ce changement ?
Comment éviter qu'un « oui » se transforme en dérive incontrôlée des objectifs ?
Si vous acceptez une demande, remplacez un élément existant du projet. En acceptant sans contrepartie, vous risqueriez de transformer la dérive des objectifs en nouveau plan. Voici quelques-unes des options que vous pouvez adopter :
Abandon ou report des tâches de faible valeur
Réduction du périmètre d'un autre aspect de la même étape importante
Report de l'échéance avec l'approbation des parties prenantes
Ajout de ressources (uniquement lorsque cela est justifié et planifié)
Comment aligner les parties prenantes tout en évitant les débats interminables ?
Remplacez les arguments ad hoc par un processus d'examen formel et simple. Il est plus efficace d'organiser des réunions d'examen des changements courtes et structurées que de remettre en question la même décision dans plusieurs fils de discussion.
Communiquez les compromis en termes clairs :
Si nous ajoutons X, soit nous déplaçons la date, soit nous supprimons Y.
Les parties prenantes acceptent généralement les compromis lorsque les impacts sont concrets et documentés. Mais sans indication ferme de compromis, vous ouvrez la porte aux remises en question et aux ajouts au périmètre dont vous savez qu'ils auront un impact sur les échéances.