Qu'est-ce que l'automatisation des processus métier ?

N'ayons pas peur de le dire : nous consacrons trop de temps aux tâches administratives. 

Entre l'envoi des changements d'état, les relances liées aux approbations, l'attribution des tâches et la communication avec les parties prenantes, il ne reste pratiquement plus de temps pour innover ou apporter de réelles améliorations.

En mécanisant les tâches de routine, l'automatisation des processus métier permet à votre équipe d'atteindre son plein potentiel et de réduire les coûts. Grâce à elle, votre équipe se concentre sur les initiatives stratégiques tout en optimisant votre centre de services informatique et l'ensemble de vos processus de gestion de projet.

Les chefs de projet peuvent tout automatiser, des affectations de tâches au reporting de conformité, sans écrire une seule ligne de code. Et, même si certains les connaissent déjà, il existe quelques astuces méthodologiques pour avoir un véritable impact.

Qu'est-ce que l'automatisation des processus métier ?

L'automatisation des processus d'entreprise s'appuie sur des technologies et des outils pour rationaliser et automatiser les tâches ou les processus récurrents que les entreprises traitent habituellement manuellement. Elle automatise les processus répétitifs à plusieurs phases à l'aide d'outils de gestion informatique.

L'automatisation des processus métier vise à améliorer l'efficacité des entreprises, à réduire les erreurs et à consacrer de précieuses ressources humaines à des activités plus stratégiques. Elle vous permet d'optimiser les workflows liés à la gestion des incidents et au traitement des demandes, ou encore de garantir la réduction des risques.

Au lieu de s'appuyer sur des tâches manuelles chronophages et sujettes aux erreurs, l'automatisation des processus métiers s'appuie sur des outils et des logiciels qui gèrent ces processus de manière automatique.

Le processus est ainsi accéléré et l'exécution de chaque étape est précise et cohérente. Qu'il s'agisse d'automatiser la création de tickets, d'acheminer les demandes vers les bonnes équipes ou de générer des rapports réguliers, l'automatisation des processus métier améliore l'efficacité globale du service informatique tout en réduisant la charge de travail manuel.

Quels processus métier les entreprises peuvent-elles automatiser ?

Automatiser certains processus métier permet d'en améliorer considérablement l'efficacité et la précision. Pour accroître l'efficacité et le ciblage des efforts, il est essentiel de savoir lesquels automatiser.

Voici les processus métiers critiques qui se prêtent idéalement à l'automatisation :

• Tâches volumineuses : l'automatisation des tâches à haute fréquence, telles que la saisie de données et la génération de rapports, permet de gagner du temps et de réduire les erreurs humaines, telles que les fautes de frappe.

• Tâches urgentes : vous pouvez rationaliser les processus métier qui nécessitent une exécution rapide, tels que la surveillance des alertes du système ou l'envoi de notifications automatisées. L'automatisation accélère les délais de réponse et évite les retards.

• Tâches impliquant plusieurs personnes : automatisez les tâches professionnelles nécessitant un travail de coordination entre différents membres de l'équipe, telles que les flux d'approbation ou les processus transverses. Vous améliorerez ainsi la collaboration, accélérerez l'achèvement des tâches et respecterez les délais de livraison.

• Processus de support : automatisez les tâches de support de routine, telles que les sauvegardes systèmes, afin de libérer du temps pour des activités plus stratégiques et d'améliorer l'efficacité du centre de services.

• Tâches nécessitant des pistes d'audit : ces tâches comprennent les processus nécessitant des enregistrements détaillés à des fins de conformité et d'audit, tels que les transactions financières.

• Tâches à long terme : l'automatisation est efficace pour les tâches peu fréquentes, mais nécessaires, telles que la maintenance périodique du système ou les contrôles de conformité. Cela garantit la cohérence de l'exécution sans surveillance manuelle.

Comment fonctionne l'automatisation des processus dans les entreprises

Dans le cadre de projets, l'automatisation des processus métier suit un modèle simple qui repose sur quelques mécanismes clés, notamment : 

• Déclencheurs : événements qui démarrent l'automatisation, comme une tâche terminée, une échéance qui approche ou un changement d'état. 

• Règles : conditions qui déterminent ce qui doit se passer lorsqu'un déclencheur se produit, par exemple « si une tâche est marquée comme terminée, alors informer le chef de projet ».

• Actions : ce qui est réellement exécuté automatiquement, comme l'envoi d'une notification, l'attribution d'une nouvelle tâche ou la mise à jour d'un champ. 

• Workflows automatisés : séquences de déclencheurs, de règles et d'actions qui fonctionnent ensemble pour gérer des processus entiers du début à la fin. 

Ces éléments se combinent pour créer des workflows automatisés qui connectent les tâches, les équipes et les données de projet de manière transparente. Voici quelques exemples :

• Lorsqu'une tâche se termine, la suivante est automatiquement lancée.

• Lorsqu'une étape importante est atteinte, les parties prenantes sont automatiquement averties.

• Lorsque des risques sont identifiés, les alertes remontent automatiquement vers les bonnes personnes. 

L'automatisation fonctionne en arrière-plan, créant un flux d'exécution fluide qui fait avancer les projets sans intervention manuelle constante.

Exemples d'automatisation des processus métier

Quelles tâches spécifiques peuvent bénéficier de l'automatisation ? Voici quelques exemples concrets : 

• Gestion des incidents : un système automatisé peut créer des tickets pour les problèmes signalés, les attribuer en fonction de leur gravité et informer les membres de l'équipe concernés, ce qui réduit les délais de réponse et améliore l'efficacité de la résolution.

• Traitement des demandes de service : l'automatisation des processus métiers permet de traiter rapidement les demandes, de vérifier toutes les approbations nécessaires et d'informer les utilisateurs de l'état d'avancement, ce qui réduit considérablement le temps de traitement.

• Gestion du changement : les outils d'automatisation permettent de gérer les demandes, de suivre le processus d'approbation et d'exécuter les changements selon un calendrier prédéfini, ce qui minimise les perturbations et améliore le contrôle.

• Intégration et départ d'un employé : l'automatisation des processus métier peut gérer la création de comptes, assigner l'équipement nécessaire et traiter les autorisations d'accès pendant l'intégration. À des fins de cohérence et de sécurité, elle peut également désactiver les comptes et récupérer les actifs de l'entreprise lors du départ.

Avantages des outils d'automatisation des processus métier

Les outils d'automatisation des processus métiers offrent de nombreux avantages qui peuvent considérablement améliorer les performances opérationnelles de votre équipe. Ces outils comprennent des logiciels de gestion des workflows qui automatisent les tâches routinières ou des plateformes de gestion de la relation client qui gèrent la saisie des données et le suivi d'opportunités. 

Les principaux avantages des outils d'automatisation des processus métier sont les suivants :

1. Amélioration de l'efficacité

Les outils d'automatisation des processus métier rationalisent les tâches répétitives et augmentent ainsi considérablement l'efficacité de l'entreprise. Ils limitent la quantité de travail manuel et minimisent les risques d'erreur humaine. 

Par exemple, les systèmes de gestion automatisée des tickets permettent d'accélérer les temps de réponse et de résolution des problèmes des équipes informatiques. Les problèmes sont ainsi résolus plus rapidement et plus efficacement, ce qui accroît la satisfaction des clients.

2. Amélioration de la prise de décision

Le logiciel de gestion des ressources d'entreprise intègre et synchronise différents processus d'entreprise, des données interservices, des métriques de performance et bien d'autres encore en un seul endroit afin de créer une source de référence unique.

En plus de rendre ces ressources facilement accessibles, il fournit aux équipes et aux dirigeants des informations en temps réel, basées sur des données, sur l'utilisation et les performances des ressources de l'entreprise, afin de prendre des décisions plus éclairées en matière de planification de projets.

Des outils, tels que la fonctionnalité de planification de la capacité dans Jira, aident les dirigeants à prendre des décisions éclairées et stratégiques en matière d'attribution des ressources. Ils permettent de calculer la capacité des équipes par rapport au volume de travail prévu.

Cela leur permet de déterminer ce que leurs équipes peuvent accomplir de manière réaliste dans un délai donné et quelles sont les ressources à leur disposition.

3. Amélioration de la précision et de la cohérence

La cohérence est essentielle. C'est pourquoi l'automatisation des workflows est implémentée afin de garantir que les équipes respectent systématiquement les procédures et processus standardisés, dans le but d'améliorer la précision.

En réduisant la probabilité d'erreurs dans le traitement des données et la fourniture de services, les systèmes automatisés contribuent à maintenir la cohérence et la fiabilité des opérations informatiques.

4. Réduction des coûts

L'automatisation des processus permet de réduire les coûts opérationnels en limitant le recours au travail manuel et le nombre d'employés d'assistance requis. Elle diminue également les temps d'arrêt et réduit les coûts liés à l'inefficacité et aux erreurs, ce qui a pour conséquence d'améliorer la rentabilité des opérations.

5. Attribution stratégique des ressources

Les outils d'automatisation améliorent la planification et l'allocation des ressources. L'automatisation des tâches routinières et administratives vous permettra de vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée ainsi que sur des initiatives stratégiques. 

Optimiser l'utilisation des ressources permet de s'assurer que les personnes consacrent du temps aux activités qui favorisent la croissance et l'innovation plutôt qu'aux tâches répétitives.

Simplifiez les tâches et les workflows grâce à l'automatisation des processus métier

La voie vers une automatisation réussie commence par des processus à fort impact. Recherchez les tâches qui prennent le plus de temps, causent le plus de frustration ou créent les plus gros goulots d'étranglement.

Adoptez l'automatisation des processus métier pour révolutionner votre gestion des services informatiques, en améliorant l'efficacité, la précision et la rentabilité.

Tirez parti des automatisations Jira pour assigner des tickets, remonter des problèmes ou envoyer des notifications en fonction de déclencheurs prédéfinis, le tout de manière automatique. Jira réduit les tâches manuelles et garantit des temps de réponse plus courts.

De plus, des outils tels que Jira Service Management, spécialement conçus pour les services informatiques, permettent de simplifier les workflows et d'optimiser l'utilisation des ressources. Qu'il s'agisse de tâches courantes, telles que la gestion des incidents, le traitement des demandes de service et la gestion des changements, vous pouvez simplifier et automatiser vos opérations de services informatiques.