Gérer plusieurs projets : conseils et astuces pour être un pro du multitâche

Mener à bien un projet peut être suffisamment difficile. Mais gérer plusieurs projets ? Cela peut donner l'impression d'essayer de faire cuire un œuf tout en écrivant un e-mail et en se brossant les dents. Les yeux fermés.

Lorsque l'on jongle entre plusieurs projets, il y a d'innombrables éléments à prendre en compte (tâches, échéances, dépendances et livrables) qui doivent tous être organisés et suivis afin d'éviter toute confusion et de s'assurer que rien ne passe entre les mailles du filet.

Le suivi de toutes ces tâches différentes (et souvent concurrentes), des échéanciers de projets, des parties prenantes et des livrables suffit à vous donner le tournis.

Il s'agit là d'un défi classique en matière de gestion de projet. Et cela devient encore plus difficile lorsque le travail est réparti entre différents outils disparates ou géré sans méthode claire pour définir les priorités et suivre l'avancement des différentes équipes.

C'est là qu'intervient la gestion du travail. Au lieu de traiter chaque projet comme un silo, les flux de travail aident les équipes à relier le travail quotidien à des résultats plus larges, en maintenant la visibilité, l'alignement et la dynamique entre plusieurs initiatives simultanément.

La gestion de plusieurs projets simultanés : cinq conseils pour garder la tête froide

Nous avons quelques stratégies pour vous aider à jongler entre plusieurs projets sans craquer (oui, comme un œuf) sous la pression. 

Ces conseils sont conçus pour vous aider à gérer plusieurs projets simultanément tout en conservant une bonne visibilité sur le travail, en définissant des priorités et en assurant la cohésion entre les équipes et les flux de travail.

1. Soyez proactif en matière de planification de la capacité

Du point de vue des capacités, la planification et l'ordonnancement d'un projet sont relativement simples. C'est lorsque vous avez plusieurs projets en cours en même temps que vous pouvez accidentellement vous surcharger, surtout lorsqu'il n'y a pas de vision commune du travail entre les équipes.

Après tout, ce livrable de projet peut sembler peu exigeant... jusqu'à ce que vous réalisiez que vous avez trois autres tâches à accomplir en même temps.

Tous les conseils, astuces et trucs du monde ne vous aideront pas si vous êtes déjà débordé. C'est pourquoi une planification de la capacité proactive est si cruciale. Cela vous aide à disposer du temps, de l'énergie et des ressources nécessaires pour réaliser un travail de qualité, sans vous épuiser.

Jira aide les équipes à planifier leur capacité de manière plus réaliste en offrant une visibilité en temps réel sur les tickets dans tous les projets et flux de travail. Au lieu de deviner, les équipes peuvent précisément identifier les personnes surchargées, pour qui les tickets s'accumulent, et s'adapter rapidement.

Avec Jira, les équipes peuvent :

• visualiser les tickets de plusieurs projets à l'aide de chronologies et de feuilles de route

• suivre les dépendances pour identifier les goulots d'étranglement avant qu'ils ne deviennent des obstacles

• surveiller la répartition des charges de travail pour éviter les échéances manquées et les cas de burnout

Lorsque l'on gère plusieurs projets à la fois, il est impossible de planifier efficacement sans avoir une vue d'ensemble, et c'est dans la planification de la capacité que cette visibilité s'avère la plus payante.

2. Restez (super) organisé

Travailler sur plusieurs projets à la fois exige beaucoup de temps et de charge mentale. Il faut à tout prix éviter de se retrouver à fouiller dans les fils d'e-mails, à chercher des fichiers ou à reconstituer des mises à jour à partir de conversations éparpillées.

Si votre esprit est dispersé, vos projets le seront aussi. C'est pourquoi vous avez besoin d'un système centralisé où les tâches, les fichiers, les conversations, les calendriers et la propriété coexistent.

Jira fait office de source de référence unique pour les tickets. Chaque tâche est suivie sous forme de ticket, connectée à des initiatives plus importantes et à des flux de tickets, afin que rien ne soit perdu ou dupliqué.

Avec Jira, les équipes peuvent :

• décomposer le travail en tickets gérables qui s'intègrent dans des objectifs plus importants

• joindre des conceptions, de la documentation et des discussions directement aux tickets

• personnaliser les workflows pour refléter la façon dont les tickets sont réellement traités

• suivre l'avancement de plusieurs projets sans perdre le contexte

Quand tout se trouve au même endroit, rester organisé devient une question de dynamique globale, et non plus de mémoire.

3. Hiérarchisez les tâches et les projets

Lorsque vous gérez plusieurs projets à la fois, décider sur quel ticket travailler peut sembler insurmontable. Une hiérarchisation efficace fait la différence entre un avancement régulier et une gestion de crise permanente. 

Et il ne s'agit pas seulement d'urgence. Vous pouvez hiérarchiser les tickets selon différents critères :

• Dates limites : ce qui doit être livré en premier

• Dépendances : quels tickets permettent d'en débloquer d'autres

• Effort : faire correspondre les tâches au temps et aux ressources disponibles

• Impact : se concentrer sur les tâches qui font avancer les objectifs clés

Avec le bon projet et le bon outil de gestion des tâches, votre équipe définit ses priorités en toute clarté en mettant les dépendances, les obstacles et l'état en lumière dans tous les projets. Au lieu de simplement se fier à son instinct, votre équipe peut voir comment les tâches sont liées et celles qui doivent réellement être traitées en priorité.

Recherchez des fonctionnalités essentielles comme la liaison de tickets, les champs de priorité et les vues inter-projets qui facilitent l'alignement des tâches quotidiennes sur les flux de tickets plus importants et les objectifs métier. Si la priorisation vous semble encore floue, des frameworks comme la matrice d'Eisenhower peuvent vous aider. 

Associer ces frameworks à un outil de gestion de projet centralisé vous aide à vous concentrer sur la bonne tâche, au bon moment.

4. Utilisez des modèles

Lorsque plusieurs projets nécessitent votre attention, réinventer la roue est le meilleur moyen de gaspiller du temps et de l’énergie.

Les modèles aident les équipes à aller plus vite en standardisant les tâches répétitives. Ils améliorent la cohérence, limitent les erreurs et éliminent les prises de décision inutiles, en particulier lorsque les projets suivent des modèles similaires.

Assurez-vous que vos modèles de gestion de projet fonctionnent à plusieurs niveaux, depuis les configurations de projet jusqu'aux types de tickets et de workflows. Cela facilite le lancement de nouvelles initiatives qui s'alignent sur les flux de tâches existantes dès le premier jour.

Les équipes peuvent utiliser les modèles pour :

• standardiser les structures de projet et les workflows

• veiller à ne manquer aucune étape importante

• accélérer l'intégration des nouveaux projets ou membres de l'équipe

• maintenir la cohérence entre les équipes et les initiatives

Certains pensent que les modèles ne sont pas utiles, mais lorsque vous jonglez entre plusieurs projets, ils créent de la stabilité, et cette stabilité vous fait gagner du temps. 

Vous souhaitez commencer à utiliser un modèle gratuit ? Explorez toutes vos options dans la bibliothèque de modèles Jira ! 

5. Regroupez les tâches

Lorsque vous avez plusieurs projets en cours, il est tentant de passer d'une tâche à l'autre au fur et à mesure qu'elles se présentent. Cependant, les changements de contexte constants peuvent diminuer la concentration et rendre le moindre petit ticket épuisant.

Essayez plutôt de regrouper les tâches similaires, quel que soit le projet auquel elles appartiennent. Vous pouvez par exemple prendre un moment pour travailler sur des révisions, la planification ou des mises à jour d'état.

 Jira simplifie le regroupement des tâches en vous permettant de les filtrer et de les regrouper par type, priorité ou état dans plusieurs projets. De cette façon, vous pouvez rester concentré tout en continuant à avancer sur plusieurs flux de tâches.

Maîtriser la gestion de plusieurs projets simultanés

Gérer un seul projet à la fois est plus simple, mais la plupart des équipes ne travaillent pas dans cette réalité. Elles jonglent simultanément entre plusieurs initiatives, des ressources partagées et des priorités qui se font concurrence.

C'est pourquoi les équipes qui réussissent dépassent le simple suivi des tâches et adoptent la gestion des flux de tickets. Avec Jira, les équipes peuvent maintenir la visibilité, aligner les priorités et faire avancer les tickets, même lorsque la complexité augmente.

Entre brouillons d'e-mails et impression d'avancer les yeux bandés, cela peut parfois sembler difficile, mais avec des flux de tickets clairs, une hiérarchisation intelligente et le bon système, gérer plusieurs projets à la fois devient bien plus supportable et beaucoup moins chaotique.