Categorieën

Projectstatussjabloon

door Arizona State University

Breng je teams eenvoudig op de hoogte van de projectstatus met gegevens uit Confluence en Jira

Sjabloon gebruiken
Projectstatussjabloon

Het Project Management Office (PMO) van Arizona State University (ASU) ontwikkelde dit sjabloon om stakeholders op een gestandaardiseerde manier op de hoogte te houden van al hun projecten. Ontdek hoe de universiteit het gebruikt en pas het sjabloon aan de behoeften van je organisatie aan. Creëer de Jira-issuetypes of -velden voor een statusrapport. Is het sjabloon aangepast op je teams, sla die dan op als een nieuw sjabloon. Dan hoeven je projectmanagers alleen de JQL in de Confluence-macro aan te passen en de projectsleutel voor hun specifieke project te vervangen.

Het Projectstatus-sjabloon gebruiken

Stap 1. Koppel Jira en Confluence

Het projectstatussjabloon werkt hand in hand met de Jira-projecten van universiteits-PMO's, die allemaal hetzelfde schema hebben. In dat schema is er een specifiek issue-type dat het PMO Project heet. Dit issue-type verzamelt metadata, waaronder de naam van de projectmanager en sponsor, en de gezondheid, beperkingen, status en meer van het project. Die informatie wordt gebruikt om de Jira-macro's die zijn geïntegreerd in het Confluence-sjabloon bij te werken. Dit biedt je stakeholders een overzicht van de voortgang van het project. Er is slechts één PMO Project-issue per project en die wordt ingevuld door de projectmanager.

Stap 2. Voeg een samenvatting toe aan de update

ASU heeft ook het invullen van het onderdeel Samenvatting van het sjabloon geautomatiseerd. Ze maakten twee aangepaste velden in de PMO Project-issue: het opmerkingenveld Status en het veld Beperkingen. Daarna gebruikten ze de Jira-macro in Confluence om alleen die velden in de tabel Samenvatting te zetten. 

Om dit toverkunstje zelf uit te voeren stel je de weergave in op alleen 'Statusopmerking' en 'Beperkingen' (of wat je dan ook hebt ingesteld als je aangepaste velden voor de statussamenvatting) in de bijbehorende kolommen. Heb je dit een keer gedaan, dan hoeven je projectmanagers alleen in de JQL van de macro de projectsleutel te vervangen met hun eigen projectsleutel. 

Nu al deze gegevens automatisch worden weergegeven, is het voor de projectmanagers veel makkelijker om na een korte blik een projectstatus toe te wijzen: groen, geel of rood.

Stap 2. Voeg een samenvatting toe aan de update

Stap 3. Integreer je Jira-rapport

Gebruik de rapportagemacro van Jira om alle issues in het project weer te geven. Laat vervolgens je projectmanagers de projectsleutel met hun eigen sleutel vervangen. In het voorbeeld van ASU kun je zien dat het team daar zijn PMO Project-issuetype heeft ingesteld. De aangepaste velden samenvatting, status, begindatum, einddatum en omschrijving worden weergegeven.

Stap 4. Toon je prestaties, vervolgstappen en de risico's

Bied je stakeholders een overzicht van je meest recente successen, vervolgstappen en risico's of problemen. Nogmaals, ASU gebruikt issue-types die in elk PMO Project bestaan. 

In de kolom Successen voegt ASU hun opgeloste taken van de afgelopen zeven dagen toe middels de JQL Project = "ATL" AND Resolution changed to Done during (-7d, now())

De kolom Vervolgstappen haalt taken op die nog onopgelost zijn met de JQL Project = "ATL" AND issuetype != "PMO Project" AND Resolution = unresolved

Ook Risico's en Problemen worden via aangepaste issues opgehaald.

Stap 4. Toon je prestaties, vervolgstappen en de risico's

Stap 5. Sla dit sjabloon op voor jezelf

Nadat je dit voor je team hebt ingesteld, kun je het sjabloon opslaan voor jezelf. Zo hoeven je projectmanagers alleen hun projectsleutel bij te werken om aan de slag te kunnen. Bied één plek voor je stakeholders en teams waar ze op een standaard manier op de hoogte blijven van alle projecten.


Arizona State University, een openbare onderzoeksuniversiteit die in de VS op nummer 1 staat vanwege innovatie, is toegewijd aan toegankelijkheid en academische uitmuntendheid.

  • Brainstorming template

    MURAL

    Brainstormen

    Plan, onderneem en documenteer een brainstormsessie op afstand voor je volgende geweldige idee.

    Sjabloon gebruiken Meer informatie
  • Business status update template

    Steven Bao

    R&D Program Manager
    Atlassian

    Bedrijfsstatusupdate

    Bied leidinggevenden en alle teamleden regelmatig updates over bedrijfs- en productprestaties.

    Sjabloon gebruiken Meer informatie
  • Capacity planning template

    Atlassian

    Capaciteitsplanning

    Maak een einde aan het giswerk bij het maken van schattingen en prioriteren.

    Sjabloon gebruiken Meer informatie