Risk register template

Mogelijke risico's identificeren

De eerste stap bij het gebruik van een sjabloon voor risicoregisters is het identificeren van mogelijke risico's waarmee je tijdens de levenscyclus van het project te maken kunt krijgen. Begin door rekening te houden met factoren zoals de scope van het project, tijdlijn, resources en eventuele externe factoren waarvan je denkt dat ze toekomstige problemen kunnen veroorzaken.

Werk samen met belanghebbenden, projectmanagers en teamleden om op elk niveau standpunten te vergaren. Extra waakzaamheid in deze fase zorgt ervoor dat er geen kritieke risico's over het hoofd worden gezien en dat het omgaan met risico's veel beter beheersbaar wordt.

Risico's categoriseren

Zodra je met teamleden, belanghebbenden en managers hebt gespard om mogelijke risico's te bepalen, begin je ze te categoriseren. Afhankelijk van waar je het risicoregister voor gebruikt, gaan deze categorieën waarschijnlijk veranderen, maar je kunt ze eerst onderverdelen in financiële, operationele en technische risico's.

Door risico's op type te ordenen, is het makkelijker om resources toe te wijzen, de focus te leggen op inspanningen op het gebied van mitigatie en verantwoordelijke teams toe te wijzen om ze aan te pakken op basis van hun impactgebied. Als de sjabloon goed is gemaakt, weet je precies waar je issues kunt vinden en aan wie je ze moet toewijzen.

Waarschijnlijkheid en impact beoordelen

Elk risico dat je hebt geïdentificeerd, moet worden beoordeeld op de waarschijnlijkheid dat het zich voordoet en de ernst van de impact ervan voor het project. Je kunt een eenvoudige beoordeling van 1-5 gebruiken om deze factoren te meten. Om de totale risicoscore te krijgen, vermenigvuldig je de waarschijnlijkheidsbeoordeling met de impactbeoordeling. Bijvoorbeeld:

• Het risico: je projectteam heeft niet genoeg mensen, of de verantwoordelijkheden van het team zijn onduidelijk.
• Waarschijnlijkheid: 4
• Impact: 5
• Totale risicoscore: 20

Door deze methode te volgen voor elk risico dat je hebt geïdentificeerd, wordt duidelijk welke risico's belangrijker zijn dan andere. Prioriteer de risico's met de hoogste score en werk vervolgens naar beneden. Bekijk dit voorbeeld van een gedetailleerder risicoregister, waar je elke kolom in actie kunt zien.

Mitigatiestrategieën definiëren

Voor elk geïdentificeerd risico moet een mitigatiestrategie worden opgesteld. Je team moet actieplannen maken om ofwel de kans te verkleinen dat het risico zich voordoet, ofwel de impact ervan tot een minimum te beperken. Deze inspanningen op het gebied van strategische planning kunnen bestaan uit procesaanpassingen, noodplannen of toewijzing van resources.

Aan de hand van het voorbeeld dat we zojuist hebben geïntroduceerd, kan een mogelijke mitigatiestrategie zijn om een sjabloon voor rollen en verantwoordelijkheden te creëren en te implementeren, zodat er geen verwarring ontstaat over wie wat moet doen. Je kunt ook van teamleden verlangen dat ze extra tijd besteden aan werving of dat het HR-team een wervingscampagne begint.

Eigendom toewijzen

Wijs voor elk risico een teamlid of groep aan die verantwoordelijk is voor het volgen van de status en de uitvoering van de mitigatiestrategie. Dit zorgt ervoor dat geen enkel risico onopgemerkt blijft en dat de mitigatie-inspanningen gedurende het hele project actief worden beheerd, zodat het team op één lijn blijft en zich kan concentreren op het oplossen van problemen zodra ze zich voordoen.

Controleren en bijwerken

Het bijwerken van het register is essentieel als er nieuwe risico's ontstaan of bestaande risico's worden beperkt. Regelmatige beoordelingen zorgen ervoor dat het risicobeheerproces relevant blijft en dat eventuele noodzakelijke aanpassingen snel worden doorgevoerd, zodat het project op schema blijft en mogelijke verstoringen tot een minimum worden beperkt.