Werken met whiteboards
Samenwerking en makkelijker ideeën delen met teams zijn altijd de belangrijkste prioriteiten geweest bij Confluence. Met name voor teams die op afstand werken. We weten ook dat onze klanten dol zijn op tools die een visuelere benadering van samenwerking bieden. Waarom maken we dan niet gewoon zelf een visuele werkruimte?
Aangezien whiteboards misschien wel de populairste, visuele tools voor samenwerking en educatie zijn, hebben we besloten om zelf een tool voor whiteboards te maken.
Als Confluence-whiteboards of virtuele whiteboards in het algemeen nieuw voor je zijn, vind je hier een overzicht van wat ze zijn. Ook vind je hier enkele tips en de aanbevolen werkwijzen die je kunt gebruiken om de samenwerking van teams met whiteboards in elke fase van je project te verbeteren.
Wat zijn Confluence-whiteboards?
Confluence-whiteboards vormen een visueel hulpmiddel voor je team om via nauwe samenwerking ideeën te bedenken en om te zetten in acties.
Gebruik virtuele whiteboards om concepten, diagrammen en workflows in kaart te brengen met behulp van digitale lijnen, vormen, stempels, of kant-en-klare sjablonen. Voeg tekst, afbeeldingen en opmerkingen toe om je ideeën verder te verduidelijken.
Wanneer zou je ze gebruiken?
Met whiteboards kun je discussies op gang brengen en creativiteit stimuleren in elke projectfase. Als je ze in de ideevormingsfase gebruikt, kun je brainstormen over ideeën, mijlpalen plannen in projecten of strategieën uitstippelen.
Whiteboards helpen bij het plannen en uitvoeren van projecten, zodat je eenvoudig workflows, procesdiagrammen of systeemarchitecturen in kaart kunt brengen. Stel concepten op van wireframes, testmodellen voor de gebruikersinterface (UI) of conceptuele ontwerpen voor nieuwe functies.
Je kunt whiteboards ook gebruiken als hulpmiddel voor het voltooien van projecten en daarna. Met de kant-en-klare sjablonen van de whiteboards kun je engagerende en coöperatieve scrumvergaderingen, stand-ups en retrospectieve vergaderingen organiseren.
Aangezien een whiteboard een native contenttype is dat sterk is verbonden met al je andere Confluence-documenten, kun je het eenvoudig gebruiken om context te bieden, trainingen te verbeteren, de onboarding te stroomlijnen en het makkelijker te maken om kennis te delen.
Wanneer gebruik je ze?
Confluence-whiteboards maken samenwerking op afstand mogelijk door teamleden in staat te stellen in realtime of asynchroon samen te werken. Zo is het eenvoudiger om creatieve inzichten vast te leggen en te delen met teams met leden op verschillende locaties.
Door whiteboards van Confluence in Jira te integreren, kan je team naadloos de plannings- en uitvoeringsfasen van je projecten met elkaar verbinden.
Maak met slechts één klik van je whiteboardconcepten en andere zinvolle ideeën een Jira-ticket. Het volledige projectmanagementproces is nu echt verbonden en gemakkelijk toegankelijk, doordat alles zich op één handige plek bevindt.
Tips & trucs om het meeste uit whiteboards te halen
Aan de slag gaan met whiteboards is een fluitje van een cent. Ze zijn namelijk ontzettend intuïtief. Om een whiteboard te maken in Confluence, klik je op de knop 'Aanmaken' in de navigatie van Confluence en daarna op 'Whiteboard'.
Laten we eens kijken hoe je verschillende belangrijke functies kunt gebruiken, zodat je meteen aan de slag kunt gaan met whiteboards en snel inzicht krijgt in hun waarde.
Sjablonen
De sjablonen bevatten prompts, vragen of visuele hulpmiddelen die creatief denken stimuleren en je aanmoedigen om nieuwe ideeën of perspectieven te verkennen. Ook bieden ze een structuur of kader dat je kan helpen om geweldige ideeën op te doen en ideevormings-sessies bij te houden.
Als je een nieuw whiteboard hebt gemaakt, wordt je onmiddellijk gevraagd om een sjabloon te selecteren in onze sjabloonkiezer.
We hebben tientallen whiteboardsjablonen gemaakt voor elke fase van het projectmanagement. Voorbeelden hiervan zijn: ideevorming en brainstormen, ontdekking en onderzoek, planning, vergaderingen en workshops, en retrospectieve vergaderingen en beoordelingen.
Kies uit een breed scala aan sjablonen, afhankelijk van de fase van je project en de taak die je moet uitvoeren:
- Retrospectief
- prioriteitsmatrix
- Brainwriting
- Incident-postmortem
- Dagelijkse synchronisatie
- Disruptief brainstormen
- Gids voor teamvorming
- Conceptkaart
- Kloofanalyse
- Visiebord voor producten
- En nog veel meer
Houd ook een oogje in het zeil voor de 'aangepaste sjablonen', die binnenkort beschikbaar zijn!
Sneltoetsen
Als je Confluence en Jira al gebruikt, dan ben je waarschijnlijk al ontzettend handig met sneltoetsen. Confluence en Jira bieden al lang sneltoetsen en opties voor automatisch aanvullen die je kunt gebruiken om door je workspace te navigeren zonder je muis aan te raken.
Whiteboards bieden ook sneltoetsen die je kunt gebruiken voor het snel bewerken, navigeren en uitvoeren van acties. Om de sneltoetsen op het whiteboard in het sneltoetsvenster te bekijken en ermee vertrouwd te raken, selecteer je het menu 'Meer' rechts bovenin. Vervolgens klik je op 'Sneltoetsen'. De sneltoetsen 'H' en 'V' maken het gemakkelijk om op je whiteboard te navigeren door snel te schakelen tussen de handmatige en de selectietool.
Smart Links
De kracht van Confluence-whiteboards wordt pas echt benut wanneer je ze koppelt aan de workflows van Jira, Confluence en Trello. Met Smart Links kun je je whiteboards insluiten in Jira en Confluence. Je kunt ook content van externe apps (zoals Figma, Google Docs en YouTube) insluiten in je whiteboards.
Jira-issues importeren in je whiteboard
Om Jira-issues te importeren in je whiteboard, hoef je enkel de link van een issue te kopiëren en deze op je whiteboard te plakken.
Als je de cloudversies van Jira Software gebruikt (Jira Work Management, Jira Service Management, Jira Product Discovery), kun je ook het dialoogvenster voor het importeren van Jira-issues gebruiken. Zo kun je zoeken naar Jira-issues en deze toevoegen aan je whiteboard.
Als je het Jira-issue wilt vinden dat je nodig hebt, kun je zowel zoekopdrachten zonder opmaak als JQL-zoekopdrachten gebruiken. Bekijk JQL-zoeken voor meer informatie.
Als je de zoekfunctie voor tekst zonder opmaak gebruikt, voer je de zoekopdracht in het zoekveld in. Vervolgens selecteer je in de lijst zoveel issues als je wilt en klik je op 'Issues importeren'. Voer je vraag in het zoekveld in.
Jira-issues aanmaken vanaf je whiteboard
Je kunt ook ideeën van je whiteboard gebruiken en ze omzetten in uitvoerbare Jira-werkitems.
Selecteer je whiteboardelement (plakbriefje of vorm met tekst erin) en klik vervolgens op '+ Aanmaken' in de zwevende werkbalk. Selecteer een site, project en issuetype uit de opties in de kiezer. Vul vervolgens alle verplichte velden in en klik op 'Aanmaken'. Gefeliciteerd! Nu kun rechtstreeks vanaf je whiteboard je Jira-issues beheren.
Beste werkwijzen om je whiteboards georganiseerd te houden
Zodra je bent begonnen met het maken van whiteboards, is het misschien moeilijk om ermee te stoppen! Gelukkig kun je de volgende praktische tips gebruiken om het organiseren en bijhouden van je whiteboards heel eenvoudig te maken.
Je whiteboards vinden
Er zijn verschillende manieren om in Confluence eenvoudig de whiteboards te vinden die je zoekt: Snel zoeken, Geavanceerd zoeken en je Recente activiteit bekijken.
Snelle zoekopdracht
Waar je ook bent in Confluence, je kunt altijd de sneltoets slash (/) gebruiken om de zoekbrowser te openen.
Concentreer je op het zoekveld en voer de titel in van het whiteboard dat je wilt vinden.
De whiteboards die je het meest recent hebt bijgewerkt verschijnen als eerste in de resultaten van de zoekopdracht.
Geavanceerd zoeken
Als je met de optie Snel zoeken niet kunt vinden wat je zoekt, druk je op 'Enter' of selecteer je de optie 'Geavanceerd zoeken' onderaan je resultaten voor Snel zoeken.
Geavanceerd zoeken toont meer gegevens dan enkel de naam van je whiteboard. Zo heb je genoeg filteropties die het makkelijker maken om je whiteboards te vinden. Dit is voornamelijk handig wanneer je meerdere whiteboards met dezelfde naam hebt.
Bekijk deze bron voor geavanceerd zoeken en bekijk de volledige lijst met filteropties.
Recente activiteit
Als je op zoek bent naar een whiteboard waaraan je onlangs hebt gewerkt, kun je dit gemakkelijk vinden in het menu Recent.
Om recente whiteboards via de navigatie te bekijken, selecteer je 'Recent' in de navigatie. Vervolgens klik je op 'Bewerkt' of 'Door mij aangemaakt' om alle whiteboards en pagina's die je hebt geopend en bewerkt te bekijken.
Grote hoeveelheden acties ondernemen met slimme secties
De slimme secties geven je projectmanagement een boost, doordat je rechtstreeks van je whiteboard een grote hoeveelheid Jira-issues kunt updaten. Met slimme secties kun je de initiatieven die tijdens planningssessies zijn gemaakt binnen enkele seconden omzetten in uitvoerbare Jira-taken.
Om een sectie aan je whiteboard toe te voegen, selecteer je het element van de sectie op de globale werkbalk. Zodra je de sectie hebt aangemaakt, selecteer je de sectie om het element/de zwevende werkbalk te triggeren.
Klik nu op de knop 'Actie aanmaken' om het configuratiescherm te openen.
Kies een site, project en issuetype uit de opties in de kiezer om een actie te configureren. Vul vervolgens alle velden in en klik op 'Opslaan'.
Je kunt nu de Jira-issues naar de sectie slepen. Alle updates worden in realtime in Jira weergegeven.
Bekijk deze bron voor slimme secties voor een volledige tutorial over niet alleen het aanmaken van slimme secties, maar ook over het bewerken en verwijderen ervan.
De inhoudsstructuur gebruiken om whiteboards te ordenen
In Confluence wordt de 'boomstructuur' gebruikt om inhoud binnen spaces te organiseren. Pagina's bevinden zich in een boomstructuur binnen een space. Net als pagina's kunnen whiteboards door de hele inhoudsstructuur en binnen verschillende Confluence-spaces worden verplaatst.
Je kunt je whiteboards vrij door spaces bewegen zonder dat je je zorgen hoeft te maken dat de inhoud verandert. De volledige hiërarchie van inkomende links die aan het whiteboard zijn gekoppeld, wordt tijdens de verplaatsing behouden. Dit betekent dat Confluence alle links automatisch doorverwijst naar de nieuwe locatie.
Om je whiteboards opnieuw te ordenen in de inhoudsstructuur, ga je naar de space-startpagina en vouw je de zijbalk uit om de inhoudsstructuur te bekijken. Breid nu de branches uit om het whiteboard te vinden dat je wilt verplaatsen. Sleep en zet het whiteboard tot slot neer bij een nieuwe positie in de boom.
Voor een complete handleiding voor het verplaatsen van whiteboards binnen en tussen spaces, bekijk deze bron over het organiseren van whiteboards in de inhoudsstructuur.
Probeer Confluence-whiteboards eens uit
De beste manier om echt te begrijpen hoe whiteboards je projectbeheerproces kunnen verbeteren, is door meteen aan de slag te gaan en ze te gebruiken.
Whiteboards kunnen naadloos worden geïntegreerd in je Jira- en Confluence-workflows, wat zorgt voor betere visualisatie- en samenwerkingsopties die je Agile-processen dynamischer en boeiender kunnen maken.
Wil je whiteboards uitproberen? Meld je vandaag aan om Confluence gratis te testen.
Maak snel werk van tabellen
Ontdek hoe je tabellen kunt maken en opmaken in Confluence.
Teamposters voor beter teamwerk
Zo maak je teamposters aan op Confluence en bevorder je de samenwerking.