Begin met het invullen van deze sjabloon door de bestaande rollen van je team te definiëren. In snelgroeiende bedrijven is het heel normaal dat teamleden meer dan één rol hebben. Een software engineer kan bijvoorbeeld ook tegelijk een projectmanager zijn.

Gebruik, als eenmaal de rollen van het team zijn vastgesteld, de sjabloon om de meest belangrijke verantwoordelijkheden per rol toe te voegen. Verantwoordelijkheden die niet duidelijk bij een rol horen, voeg je toe aan het gedeelte met niet-toegewezen verantwoordelijkheden. Richt je tijdens het denken aan verantwoordelijkheden op de rollen en niet op individuele teamleden. Door je te richten op de rol, kan het team hiaten ontdekken in vaardigheden die nodig zijn voor succes in die rol, ongeacht de al aanwezige teamleden.

Nadat je team alle rollen en verantwoordelijkheden heeft besproken, richten jullie je nu op het gedeelte met niet-toegewezen verantwoordelijkheden en bekijken opnieuw wat jullie hebben toegevoegd. Bespreek als groep of een of meerdere van deze verantwoordelijkheden bij een van de huidige rollen past. Gebruik de sjabloon om openstaande verantwoordelijkheden op te volgen en een eigenaar toe te wijzen.