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Plantilla Informe gratuito sobre el estado del proyecto

de Arizona State University

Actualiza a tus equipos fácilmente sobre el estado del proyecto utilizando Confluence y Jira

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Informe gratuito sobre el estado del proyecto

La Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) de la Universidad Estatal de Arizona (ASU) creó esta plantilla de informes de estado del proyecto para estandarizar cómo mantienen actualizados a las partes interesadas en todos sus proyectos. Al utilizar plantillas de informes de estado del proyecto personalizables y que se pueden compartir, la ASU ha simplificado el proceso de supervisión del progreso de los proyectos, incluyendo secciones universales que puedes modificar para adaptarlas a las necesidades específicas del proyecto.

Comprueba cómo la utiliza la ASU y, a continuación, personaliza la plantilla satisfacer las necesidades de tu equipo. Crea tipos o campos de incidencias de Jira que consideres apropiados para un informe de estado. Una vez que hayas personalizado la plantilla para tus equipos, guárdala como plantilla nueva. A continuación, tus gestores de proyectos solo tienen que editar el JQL en la macro de Confluence y sustituir la clave del proyecto para su proyecto específico.

Ventajas
Consejos prácticos
¿Por qué Confluence?

Benefits of project status reporting

Project status reporting offers a multitude of benefits that contribute to project success and stakeholder satisfaction:

Transparency and visibility: By providing stakeholders with transparent and up-to-date information, project status reports foster trust and confidence in the team’s capabilities. Transparency also promotes accountability and encourages open communication among team members.
Alignment and focus: Status reports help align stakeholders and team members around common project objectives, priorities, and timelines. They highlight key milestones and deliverables and keep everyone focused on shared goals and expectations.
Risk management and mitigation: Project teams can identify potential risks and issues early through regular status reporting, allowing for the implementation of timely mitigation strategies. By proactively addressing risks, projects can avoid costly delays and setbacks.
Decision-making and course correction: With accurate and comprehensive project data, stakeholders can make informed decisions and adjust project plans. Whether reallocating resources, adjusting timelines, or revising strategies, status reports provide the necessary insights for effective decision-making.
Managing multiple projects: Utilizing project status report templates can significantly aid in managing multiple projects by offering centralized tracking and the ability to distinguish between different projects and project managers. This ensures that each project is monitored closely and managed effectively, aligning with the company's overarching goals.
Continuous improvement: By analyzing trends and patterns over time, project teams can identify areas for improvement and implement process enhancements. Status reporting is a feedback loop, enabling teams to learn from past experiences and optimize future project execution.

Project status reporting offers many benefits that are pivotal to project success and stakeholder satisfaction. From fostering transparency and alignment to enabling effective risk management and decision-making, status reports drive project excellence. They also serve as a catalyst for continuous improvement, empowering teams to learn from past experiences and refine their processes for future success.

Cómo utilizar la plantilla de estado del proyecto

Paso 1. Configura Jira y Confluence para que funcionen de forma conjunta

La plantilla de estado del proyecto funciona de la mano con los proyectos de Jira de la PMO universitaria, que comparten todos el mismo esquema. En ese esquema, un tipo de incidencia específico llamado Proyecto PMO recopila los metadatos, incluidos los detalles del proyecto, como el nombre del proyecto, el director y el patrocinador del proyecto, la fecha del informe, el estado del proyecto, las restricciones y el estado.

Esa información se utiliza para actualizar las macros de Jira incluidas en la plantilla de Confluence, lo que proporcionará a las partes interesadas una visión general del progreso del proyecto. Solo hay una incidencia por proyecto del Proyecto PMO y lo rellena todo el director del proyecto. Esta integración también garantiza que el estado del proyecto se actualice continuamente en tiempo real, lo que permite una visibilidad inmediata del estado o el progreso actuales del proyecto.

Paso 2. Añade un resumen a la actualización

La ASU también ha automatizado el paso de rellenar la sección Resumen de la plantilla creando dos campos personalizados en la incidencia Proyecto de PMO: el campo Nota de estado y el campo Limitaciones. A continuación, utilizó la macro de Jira en Confluence para extraer solo esos campos en la tabla Resumen.

Para hacer esta magia tú mismo, configura la visualización para que solo muestre Nota de estado y Limitaciones (o lo que hayas configurado como tus campos personalizados de resumen de estado) en las columnas correspondientes. Cuando lo hayas configurado una vez, tus gestores de proyectos solo tendrán que sustituir la clave del proyecto del JQL de la macro con la suya propia.

Con todos estos datos automáticamente en su vista, es mucho más sencillo que el gestor de proyectos asigne el estado del proyecto (verde, amarillo o rojo) tras un rápido vistazo.

Paso 2. Añade un resumen a la actualización

Paso 3. Integra tu informe de Jira

Utiliza la macro de informe de Jira para mostrar todas las incidencias en el proyecto y después ordena a tus gestores de proyectos que sustituyan la clave del proyecto con la suya propia. En el ejemplo de la ASU, verás que el equipo de allí ha configurado su tipo de incidencia del proyecto de PMO y está mostrando el resumen de los campos personalizados, el estado, la fecha de inicio, la fecha de fin y la descripción.

Paso 4. Muestra tus logros, los siguientes pasos y cualquier riesgo

Ofrece a las partes interesadas un resumen de tus últimos logros, los siguientes pasos, así como de los riesgos o incidencias. De nuevo, la ASU utiliza los tipos de incidencias que existen en cada Proyecto de PMO.

En la columna Logros, la ASU añade sus tareas resueltas de los últimos 7 días utilizando el JQL Project = "ATL" AND Resolution changed to Done during (-7d, now()).

La columna Próximos pasos recupera tareas que todavía están sin resolver utilizando el JQL: Project = "ATL" AND issuetype != "Proyecto de PMO" AND Resolution = unresolved.

Riesgos e Incidencias también se recuperan mediante tipos de incidencias personalizadas.

Paso 4. Muestra tus logros, los siguientes pasos y cualquier riesgo

Paso 5. Guarda esta plantilla como la tuya propia

Una vez que hayas configurado esto para tu equipo, puedes guardar la plantilla como la tuya propia para que tus gestores de proyectos solo tengan que actualizar su clave del proyecto para comenzar. Ofrece un sitio al que puedan acudir las partes interesadas y los equipos para recibir actualizaciones de todos los proyectos de una forma estandarizada.

Maximize project success with a Confluence project status report template

Project status reporting is a cornerstone of effective project management, providing stakeholders with timely insights into project progress, risks, and accomplishments. Businesses can streamline the reporting process by leveraging the integration between Confluence and Jira, ensuring that data is accurate, accessible, and actionable.

From Arizona State University's Project Management Office (PMO) to businesses worldwide, the benefits of standardized status reporting are clear: transparency, alignment, risk mitigation, informed decision-making, and continuous improvement. By adhering to best practices such as customization, automation, clarity, and regularity, teams can create robust status report templates that drive project success and stakeholder satisfaction.

The timing of status report delivery should be tailored to each project's specific needs and dynamics, balancing the frequency of updates with the level of project complexity and stakeholder expectations.

Effective project status reporting is not just about transmitting information; it's about fostering collaboration, accountability, and trust among project teams and stakeholders. By embracing a culture of transparency and proactive communication, companies can confidently navigate challenges, seize opportunities, and ultimately achieve their project goals.

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