Close

Categorías

Plantilla de estado del proyecto

por Universidad Estatal de Arizona

Actualiza a tus equipos fácilmente sobre el estado del proyecto utilizando datos de Confluence y Jira

Usar plantilla
Plantilla de estado del proyecto

La oficina de gestión de proyectos (PMO) de la Universidad Estatal de Arizona (ASU) creó esta plantilla para estandarizar cómo mantienen actualizados a las partes interesadas en todos sus proyectos. Echa un vistazo a cómo la utiliza la universidad y, después, personaliza la plantilla para satisfacer las necesidades de tu organización. Crea tipos o campos de incidencias de Jira  que consideres apropiados para un informe de estado. Una vez que hayas personalizado la plantilla para tus equipos, guárdala como plantilla nueva. A continuación, tus gestores de proyectos solo tienen que editar el JQL en la macro de Confluence y sustituir la clave del proyecto para su proyecto específico.

Cómo usar la plantilla Estado del proyecto

Paso 1. Configura Jira y Confluence para que funcionen de forma conjunta

La plantilla de estado del proyecto funciona junto los proyectos de Jira de la PMO de la universidad, ya que comparten el mismo esquema. En ese esquema, hay un tipo de incidencia específica que se llama Proyecto de PMO que recopila los metadatos, incluido el nombre del gestor de proyectos y del patrocinador, así como el estado del proyecto, las restricciones, el estado y mucho más. Esa información se utiliza para actualizar las macros de Jira integradas en la plantilla de Confluence, lo que dará a las partes interesadas un resumen del progreso del proyecto. Solo hay una incidencia Proyecto de PMO por proyecto y la rellena el gestor de proyectos.

Paso 2. Añade un resumen a la actualización

La ASU también ha automatizado el paso de rellenar la sección Resumen de la plantilla creando dos campos personalizados en la incidencia Proyecto de PMO: el campo Nota de estado y el campo Limitaciones. A continuación, utilizó la macro de Jira en Confluence para extraer solo esos campos en la tabla Resumen

Para hacer esta magia tú mismo, configura la visualización para que solo muestre Nota de estado y Limitaciones (o lo que hayas configurado como tus campos personalizados de resumen de estado) en las columnas correspondientes. Cuando lo hayas configurado una vez, tus gestores de proyectos solo tendrán que sustituir la clave del proyecto del JQL de la macro con la suya propia. 

Con todos estos datos automáticamente en su vista, es mucho más sencillo que el gestor de proyectos asigne el estado del proyecto (verde, amarillo o rojo) tras un rápido vistazo.

Paso 2. Añade un resumen a la actualización

Paso 3. Integra tu informe de Jira

Utiliza la macro de informe de Jira para mostrar todas las incidencias en el proyecto y después ordena a tus gestores de proyectos que sustituyan la clave del proyecto con la suya propia. En el ejemplo de la ASU, verás que el equipo de allí ha configurado su tipo de incidencia del proyecto de PMO y está mostrando el resumen de los campos personalizados, el estado, la fecha de inicio, la fecha de fin y la descripción.

Paso 4. Muestra tus logros, los siguientes pasos y cualquier riesgo

Ofrece a las partes interesadas un resumen de tus últimos logros, los siguientes pasos, así como de los riesgos o incidencias. De nuevo, la ASU utiliza los tipos de incidencias que existen en cada Proyecto de PMO. 

En la columna Logros, la ASU añade sus tareas resueltas de los últimos 7 días utilizando el JQL Project = "ATL" AND Resolution changed to Done during (-7d, now())

La columna Próximos pasos recupera tareas que todavía están sin resolver utilizando el JQL: Project = "ATL" AND issuetype != "Proyecto de PMO" AND Resolution = unresolved

Riesgos e Incidencias también se recuperan mediante tipos de incidencias personalizadas.

Paso 4. Muestra tus logros, los siguientes pasos y cualquier riesgo

Paso 5. Guarda esta plantilla como la tuya propia

Una vez que hayas configurado esto para tu equipo, puedes guardar la plantilla como la tuya propia para que tus gestores de proyectos solo tengan que actualizar su clave del proyecto para comenzar. Ofrece un sitio al que puedan acudir las partes interesadas y los equipos para recibir actualizaciones de todos los proyectos de una forma estandarizada.


La Universidad Estatal de Arizona, una universidad pública de investigación clasificada en el puesto n.º 1 en EE. UU. por su carácter innovador, está especializada en la excelencia académica y la accesibilidad.

  • Brainstorming template

    MURAL

    Lluvia de ideas

    Planifica, organiza y documenta una sesión de lluvia de ideas remota para tu siguiente idea genial.

    Usar plantilla Más información
  • Business status update template

    Steven Bao

    Gestor de programas de I+D
    Atlassian

    Comunicación del estado de la empresa

    Ofrece actualizaciones periódicas al equipo de liderazgo y al resto del equipo sobre el rendimiento de la empresa y los productos.

    Usar plantilla Más información
  • Capacity planning template

    Atlassian

    Planificación de capacidad

    Elimina las conjeturas de la estimación y priorización.

    Usar plantilla Más información