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Plantilla de estado del proyecto
por Universidad Estatal de Arizona
Actualiza a tus equipos fácilmente sobre el estado del proyecto utilizando datos de Confluence y Jira

La oficina de gestión de proyectos (PMO) de la Universidad Estatal de Arizona (ASU) creó esta plantilla para estandarizar cómo mantienen actualizados a las partes interesadas en todos sus proyectos. Echa un vistazo a cómo la utiliza la universidad y, después, personaliza la plantilla para satisfacer las necesidades de tu organización. Crea tipos o campos de incidencias de Jira que consideres apropiados para un informe de estado. Una vez que hayas personalizado la plantilla para tus equipos, guárdala como plantilla nueva. A continuación, tus gestores de proyectos solo tienen que editar el JQL en la macro de Confluence y sustituir la clave del proyecto para su proyecto específico.
Cómo usar la plantilla Estado del proyecto
Paso 1. Configura Jira y Confluence para que funcionen de forma conjunta
La plantilla de estado del proyecto funciona junto los proyectos de Jira de la PMO de la universidad, ya que comparten el mismo esquema. En ese esquema, hay un tipo de incidencia específica que se llama Proyecto de PMO que recopila los metadatos, incluido el nombre del gestor de proyectos y del patrocinador, así como el estado del proyecto, las restricciones, el estado y mucho más. Esa información se utiliza para actualizar las macros de Jira integradas en la plantilla de Confluence, lo que dará a las partes interesadas un resumen del progreso del proyecto. Solo hay una incidencia Proyecto de PMO por proyecto y la rellena el gestor de proyectos.
Paso 2. Añade un resumen a la actualización
La ASU también ha automatizado el paso de rellenar la sección Resumen de la plantilla creando dos campos personalizados en la incidencia Proyecto de PMO: el campo Nota de estado y el campo Limitaciones. A continuación, utilizó la macro de Jira en Confluence para extraer solo esos campos en la tabla Resumen.
Para hacer esta magia tú mismo, configura la visualización para que solo muestre Nota de estado y Limitaciones (o lo que hayas configurado como tus campos personalizados de resumen de estado) en las columnas correspondientes. Cuando lo hayas configurado una vez, tus gestores de proyectos solo tendrán que sustituir la clave del proyecto del JQL de la macro con la suya propia.
Con todos estos datos automáticamente en su vista, es mucho más sencillo que el gestor de proyectos asigne el estado del proyecto (verde, amarillo o rojo) tras un rápido vistazo.
Paso 3. Integra tu informe de Jira
Utiliza la macro de informe de Jira para mostrar todas las incidencias en el proyecto y después ordena a tus gestores de proyectos que sustituyan la clave del proyecto con la suya propia. En el ejemplo de la ASU, verás que el equipo de allí ha configurado su tipo de incidencia del proyecto de PMO y está mostrando el resumen de los campos personalizados, el estado, la fecha de inicio, la fecha de fin y la descripción.
Paso 4. Muestra tus logros, los siguientes pasos y cualquier riesgo
Ofrece a las partes interesadas un resumen de tus últimos logros, los siguientes pasos, así como de los riesgos o incidencias. De nuevo, la ASU utiliza los tipos de incidencias que existen en cada Proyecto de PMO.
En la columna Logros, la ASU añade sus tareas resueltas de los últimos 7 días utilizando el JQL Project = "ATL" AND Resolution changed to Done during (-7d, now()).
La columna Próximos pasos recupera tareas que todavía están sin resolver utilizando el JQL: Project = "ATL" AND issuetype != "Proyecto de PMO" AND Resolution = unresolved.
Riesgos e Incidencias también se recuperan mediante tipos de incidencias personalizadas.
Paso 5. Guarda esta plantilla como la tuya propia
Una vez que hayas configurado esto para tu equipo, puedes guardar la plantilla como la tuya propia para que tus gestores de proyectos solo tengan que actualizar su clave del proyecto para comenzar. Ofrece un sitio al que puedan acudir las partes interesadas y los equipos para recibir actualizaciones de todos los proyectos de una forma estandarizada.
La Universidad Estatal de Arizona, una universidad pública de investigación clasificada en el puesto n.º 1 en EE. UU. por su carácter innovador, está especializada en la excelencia académica y la accesibilidad.
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