Cómo hacer una planificación de proyectos eficiente

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Entregar productos de calidad con mayor frecuencia y rapidez puede suponer todo un reto para aquellas empresas con múltiples productos, partes interesadas de diferentes disciplinas interfuncionales y plazos con los que cuentan los clientes. Una planificación de proyectos eficiente consta de todo lo necesario para completar el proyecto en un periodo específico, incluidas las fechas de inicio y finalización, los hitos, las dependencias y las actualizaciones de estado en tiempo real. Además, simplifica la ejecución general del proyecto y conduce a mejores resultados de proyectos.

En esta guía se describen las ventajas de la planificación de proyectos, los pasos necesarios para elaborarla y las técnicas a seguir para optimizar la ejecución de los proyectos.

This guide discusses the benefits of using a project schedule, the steps to create one, and techniques to follow to optimize project completion. 

¿Qué es la planificación de proyectos?

La planificación de proyectos proporciona un estado claro y actualizado del proyecto, con tareas, asignaciones, dependencias e hitos. Los programas de software de planificación de proyectos, como Jira, ayudan a los equipos a dividir bloques de trabajo complejos en tareas más pequeñas y fáciles de gestionar, lo que mejora la asignación de dependencias, la planificación de los recursos y la precisión de las fechas de entrega.

Componentes para la planificación de proyectos

La planificación de proyectos es esencial para el ciclo de vida del proyecto. Transmite información importante a simple vista, mediante la utilización de elementos visuales sencillos y comprensibles:

  • Los cronogramas visuales, como los diagramas de Gantt, mantienen al equipo sincronizado. El cronograma interactivo de Jira te permite añadir epics, asignar elementos de trabajo, identificar dependencias y realizar un seguimiento de las publicaciones.
  • Las tareas e hitos desglosan las tareas necesarias para completar el proyecto. Al agruparlas en una secuencia lógica con dependencias, puedes establecer hitos y mantener el proyecto en su curso.
  • Las duraciones y dependencias ayudan a los gestores de proyectos a estimar los hitos y las fechas generales de finalización. El control de las dependencias puede facilitar la identificación y eliminación de cuellos de botella en una fase temprana del ciclo de vida del proyecto.
  • Los resúmenes presupuestarios muestran el presupuesto invertido en el proyecto hasta la fecha. Vincular el resumen presupuestario al plan de proyecto ayuda a gestionar los gastos y permite a los gestores hacer los ajustes necesarios durante todo el cronograma.
  • El seguimiento de los recursos muestra los miembros del equipo asignados a cada tarea del cronograma, lo que permite comprobar que los recursos son adecuados y no están inactivos.
  • Los enlaces al plan de proyecto sirven de referencia a los miembros del equipo en cuanto a objetivos, alcance, proceso y metodología.

¿Por qué recurrir a la planificación de proyectos?

La planificación de la gestión del proyecto permite mantenerlo controlado. Algunas de las ventajas de recurrir a la planificación de proyectos incluyen:

  • La claridad y dirección mantienen al equipo centrado en el objetivo y en cómo un resultado satisfactorio beneficia a los clientes y al negocio.
  • La administración del tiempo mejora con el trabajo secuenciado y definido, lo que aumenta la producción.
  • La asignación de recursos resulta más sencilla cuando las tareas son más pequeñas y secuenciadas, sin sobrecargar a los miembros del equipo.
  • La administración de riesgos gana en eficacia porque permite detectar con mayor facilidad los obstáculos y las tareas rezagadas en una fase más temprana del proyecto.

Pasos para hacer una planificación de proyectos

Comprende los objetivos del proyecto antes de crear su planificación. Tu plan de proyecto incluye información importante sobre tu producto y por qué lo estás desarrollando. La colaboración en equipo durante este proceso, un valor fundamental de la gestión ágil de proyectos, ayuda a garantizar que se incluya todo el trabajo, se identifiquen las dependencias y se realice una estimación precisa. Partiendo de esta base, puedes planificar el proyecto como se describe a continuación.

Definir tareas e hitos

Divide los grandes bloques de trabajo en tareas más pequeñas que te resulten fáciles de planificar, identifica las dependencias de cada tarea, que te ayudarán con la secuenciación. y agrupa tareas similares en hitos, con la posibilidad de reorganizarlas más adelante.

Secuenciar tareas

Establece el orden de ejecución de las tareas, considera las dependencias y utiliza herramientas de planificación de proyectos para visualizar el flujo del proyecto de principio a fin. A veces, los equipos trabajan a la inversa para secuenciar las tareas.

Estimar la duración de las tareas

Es posible que te resulte difícil estimar la duración de cada tarea, pero dividir el trabajo en tareas más pequeñas te resultará más fácil. Colabora con tu equipo para asegurarte de que las previsiones no son demasiado ambiciosas ni demasiado liberales. Por lo general, los miembros del equipo con más experiencia conocen el tiempo que llevará una tarea.

Asignar tareas a los miembros del equipo

Asigna tareas a los miembros del equipo en función de sus capacidades y disponibilidad, prepárate para reorganizar las tareas y evitar asignárselo todo a una o dos personas e identifica qué tareas deben trabajarse de forma concurrente en lugar de secuencial. Por ejemplo, reordenar una tarea aislada sin dependencias que forma parte del último hito si hay recursos disponibles en el primero.

Ultimar la planificación

Antes de cerrar la planificación y empezar a trabajar, envíaselo al patrocinador del proyecto para que lo revise. Si el cronograma es más corto, es posible que este proceso implique recortar el alcance del proyecto para adaptarlo a las demandas del mercado o dividirlo en fases adicionales.

Una vez ajustado el trabajo programado para satisfacer las necesidades de la empresa, el proyecto pasará de la fase de planificación a la de ejecución, momento en el que el equipo se pondrá a trabajar.

Compartir y supervisar

Antes de empezar a trabajar, el último paso es compartir la planificación del proyecto con las partes interesadas. De esta forma se garantiza que todos estén de acuerdo con el cronograma y sepan cómo mantenerse al día.

Supervisa continuamente el progreso. Las herramientas de planificación de proyectos, como Jira, facilitan la identificación de las tareas finalizadas o atrasadas. Anima a todo el equipo a supervisar la planificación del proyecto y a plantear las incidencias con antelación. Si se modifica la planificación en función de las tareas imprevistas o pendientes apenas surjan, el proyecto seguirá avanzando.

Técnicas para la planificación de proyectos

Las herramientas y plantillas de planificación de proyectos ayudan a dividir grandes proyectos en tareas manejables y controlables. Es un método eficaz y eficiente de crear y supervisar la planificación de proyectos.

Jira proporciona los elementos básicos necesarios para que puedas desarrollar el proyecto satisfactoriamente:

  • Los tableros permiten al equipo planificar, visualizar y gestionar el trabajo del proyecto mostrando tarjetas individuales, o partes del trabajo, que se pueden situar en distintas áreas del flujo de trabajo.
  • Los paneles ofrecen una vista única de todos los proyectos, tareas y logros para una supervisión eficiente del progreso.
  • Las plantillas, como la plantilla de planificación de proyectos preconfigurada, facilitan elementos básicos para pasar rápidamente del plan de proyecto a su planificación.

Estas son algunas de las técnicas para una planificación de proyectos eficiente.

Diagramas de Gantt

Los gestores de proyectos suelen utilizar diagramas de Gantt porque ofrecen una representación visual del cronograma del proyecto. En el diagrama se muestra cuándo empieza y termina cada tarea, junto con sus dependencias, para ofrecer una visión completa de todo el proyecto.

Listas de tareas

Las listas de tareas son una forma sencilla pero eficaz de individualizar todo el trabajo necesario y organizar las actividades para llevarlo a cabo.

Calendarios

Los calendarios ayudan a gestionar tareas y plazos urgentes, como reuniones con las partes interesadas, entregas de material previstas y pruebas de aceptación de usuario. Aunque no incluyen asignaciones de recursos ni dependencias, permiten mantener controlados los procesos de alto nivel.

Creación de una planificación de proyectos en Jira

La comprensión de los elementos y las técnicas de las planificaciones de proyectos eficientes te ayudará a que los proyectos progresen adecuadamente. Mantener informadas a las partes interesadas, compatibilizar varios flujos de trabajo y cumplir los plazos no tiene por qué ser una tarea pesada. La función del cronograma de Jira ayuda a los equipos a planificar proyectos, definir el trabajo y hacer un seguimiento del progreso desde que se tiene la idea hasta que se publica.

Con Jira, todos los miembros del equipo saben en qué están trabajando, cómo se adecuan a los objetivos de la empresa y hacia dónde se dirige el producto. Asimismo, ofrece la flexibilidad necesaria para responder ante cambios en las prioridades y garantizar que los proyectos avancen según lo previsto. Jira se ha creado especialmente para gestionar los retos que supone la planificación de proyectos con mejores resultados.

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Planificación de proyectos: preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre una planificación de proyectos y un plan de proyecto?

Un plan de proyecto detalla los objetivos, las políticas, las metodologías y los procedimientos del proyecto. Se trata de un documento más detallado en el que se basa la planificación de proyectos. El plan de proyecto suele contemplar el alcance, el coste y el cronograma general.

La planificación de proyectos recoge todos los hitos y tareas necesarios para entregar el proyecto planeado en una secuencia establecida, con dependencias y asignaciones.

¿Cuáles son los retos más habituales de la planificación de proyectos?

Entre los retos más comunes de la planificación de proyectos podemos señalar el cálculo de la duración de las tareas y la programación del trabajo para evitar la sobrecarga de algunos recursos y la espera de otros.

Los cronogramas visuales te permiten ver el proyecto en su totalidad y adaptar la planificación para optimizar los recursos. Promover un entorno de equipo colaborativo ayuda a identificar las dependencias y contar con la experiencia colectiva del equipo ayuda a precisar las estimaciones.

¿Cómo contribuye la planificación al éxito de los proyectos?

Una planificación de proyectos elaborada de forma adecuada identifica las tareas necesarias para llevar a cabo el proyecto, facilita el seguimiento del estado y los hitos, y permite a los equipos detectar con antelación posibles obstáculos. Por ejemplo, si una tarea depende de la implementación de una nueva tecnología, pero la integración se retrasa por incidencias de calidad, puede detectarse el riesgo en el momento en que aparece. Esto te permitirá tomar decisiones con mayor rapidez y aumentar tus posibilidades de mantener el proyecto según la planificación prevista.