¿Qué es un experto en scrum? Función y responsabilidades

Resumen: El experto en scrum facilita scrum al equipo más grande asegurándose de que se sigue su marco. Su compromiso es con la metodología, los principios ágiles y las prácticas recomendadas de scrum. No obstante, también debe ser flexible y mostrar una actitud receptiva ante las oportunidades de mejora del flujo de trabajo del equipo.

Tal y como indica el título, el experto en scrum es el que lo domina y el que se asegura de que se sigue el marco de scrum. Scrum cuenta con un conjunto claramente definido de funciones y rituales que deben seguirse. Para ello, el experto en scrum trabaja con cada miembro de su equipo para guiarles a través del marco de scrum.

Un experto en scrum es el moderador de la metodología scrum, un marco ágil y ligero enfocado en las iteraciones limitadas llamadas sprints. Estos expertos actúan como orientadores del resto del equipo, o líderes sirvientes, como dice la Guía de Scrum.

Los expertos en scrum competentes se comprometen con los elementos fundamentales de la metodología scrum, pero se mantienen flexibles y receptivos a las oportunidades para que el equipo mejore sus flujos de trabajo.

Aunque en la Guía de scrum se indica cómo los expertos pueden desempeñar otras funciones en el equipo de scrum, no se proporciona una lista exhaustiva de las posibles responsabilidades. Los expertos en scrum suelen llevar a cabo muchas de las siguientes tareas:

1. Reuniones rápidas: facilitar las reuniones rápidas diarias (o el scrum diario) conforme sea necesario.
2. Reuniones sobre iteración y planificación de sprints: proteger al equipo frente al compromiso excesivo y la corrupción del alcance, así como ayudar en los cálculos y la creación de subtareas.
3. Revisiones de sprint: participar en la reunión y recopilar comentarios y sugerencias.
4. Retrospectivas: tomar nota de las áreas de mejora y los elementos de acción para sprints futuros.
5. Administración de tableros: trabajar como el administrador del tablero de scrum, asegurarse de que las tarjetas están actualizadas y de que las herramientas de scrum, como Jira, funcionen correctamente.
6. Entrevistas personales: reunirse individualmente con miembros del equipo y otras partes implicadas según sea necesario, además de actuar como mediador entre los miembros del equipo para resolver los desacuerdos sobre el procedimiento y las formas de trabajar. Muchos expertos se oponen a las entrevistas personales, ya que creen que estas comunicaciones deberían tener lugar durante las reuniones rápidas. Sin embargo, los equipos nuevos suelen preferir estas interacciones personales con determinados miembros del equipo. El experto en scrum puede decidir que dichas interacciones individuales son de vital importancia para el desarrollo del equipo y para que todos se conozcan entre sí.
7. Consultoría interna: los expertos en scrum deben consultar a los miembros del equipo y otras partes interesadas internas sobre cuál es el mejor modo de trabajar con el equipo de scrum.
8. Informes: análisis regulares de los gráficos de trabajo pendiente y otras herramientas de planificación de la cartera para comprender qué se produce y a qué ritmo.
9. Impedimentos: el experto en scrum ayuda al equipo eliminando impedimentos externos y gestionando los obstáculos internos a través de mejoras de los procesos o los flujos de trabajo.
10. Trabajo ajetreado: si el equipo de scrum no rinde tan bien como podría, es problema del experto. Quizá eso implique arreglar ordenadores estropeados, cambiar escritorios de sitio o incluso ajustar el termostato. Los expertos en scrum deben sentirse cómodos haciendo lo que haga falta para ayudar a su equipo y no deben evitar tareas como ir a por cafés, algún tentempié o ajustar el termostato si eso es lo que realmente necesita el equipo.

Los expertos en scrum requieren un conjunto único de habilidades interpersonales para desempeñar sus funciones de manera eficaz. Estas son algunas de las habilidades y cualidades clave necesarias para destacar como experto en scrum:

1. Liderazgo: los expertos en scrum deben demostrar cualidades de liderazgo sin tener autoridad. Lideran prestando servicio al equipo y facilitando su autoorganización.
2. Comunicación eficaz: una comunicación clara y transparente es crucial. Los expertos se aseguran de que todos los miembros del equipo y las partes interesadas entiendan el estado, los objetivos y los obstáculos del proyecto.
3. Empatía: es fundamental entender y empatizar con los desafíos del equipo. Los expertos en scrum necesitan apoyar y motivar a los miembros del equipo durante las dificultades.
4. Resolución de problemas: los expertos suelen enfrentarse a impedimentos y conflictos. Deben estar versados en la resolución de problemas y encontrar soluciones para que el equipo siga según lo planeado.
5. Adaptabilidad: los expertos en scrum deben ser adaptables y estar abiertos al cambio. Tienen que ajustarse a las necesidades cambiantes del equipo y del proyecto.
6. Habilidades de impartición: la capacidad de facilitar reuniones y ceremonias de scrum de forma eficaz es vital. Los expertos se aseguran de que estos eventos se desarrollen sin problemas y se centran en los resultados previstos.
7. Asesoramiento y mentoría: los expertos en scrum forman y asesoran a los miembros del equipo sobre los principios de la agilidad y el scrum, lo que les ayuda a mejorar continuamente.
8. Conocimientos técnicos: si bien no es obligatorio, tener una formación técnica puede resultar beneficioso, especialmente cuando se trabaja con equipos de desarrollo, ya que permite a los expertos entender mejor los desafíos técnicos a los que se enfrenta el equipo.
9. Gestión del tiempo: los expertos en scrum deben gestionar el tiempo de forma eficaz para que el equipo cumpla con la planificación y los objetivos del sprint.

El equipo de scrum es un aspecto fundamental del marco de scrum. Suelen constar de los siguientes roles:

1. Equipo de desarrollo: son profesionales con las habilidades necesarias para ofrecer un incremento de producto que pueda lanzarse. Son responsables del verdadero trabajo de creación del producto.
2. Propietario del producto: representa los intereses de las partes interesadas y es responsable de gestionar el backlog del producto y definir las prioridades del trabajo.
3. Experto en scrum: como se ha explicado en las secciones anteriores, el experto en scrum es fundamental para facilitar el proceso de scrum y garantizar que el equipo cumpla con sus principios.

El marco de scrum es un enfoque estructurado para la metodología de la gestión ágil de proyectos. Consta de varios componentes, entre ellos:

1. Sprints: los sprints son iteraciones limitadas, normalmente de dos a cuatro semanas, en las que el equipo de desarrollo trabaja para completar una serie de elementos de trabajo planificados.
2. Backlog del producto: el backlog del producto es una lista ordenada por prioridades de todas las funciones, mejoras y correcciones de errores que el producto debe abordar. El propietario del producto gestiona y mantiene este backlog.
3. Backlog de sprint: el backlog de sprint es un subconjunto del backlog del producto que contiene los elementos de trabajo seleccionados para un sprint específico.
4. Artefactos de scrum: la metodología scrum emplea varios artefactos, como gráficos de trabajo pendiente y paneles de tareas, para hacer un seguimiento del progreso y hacer que el trabajo sea visible para el equipo y las partes interesadas.
5. Eventos de scrum: los eventos de scrum, que incluyen la planificación de sprints, las reuniones rápidas diarias, las revisiones de sprints y las retrospectivas de sprints, proporcionan una estructura y oportunidades de colaboración dentro del equipo.

El marco de scrum hace hincapié en la flexibilidad, la adaptabilidad y la mejora continua, lo que lo convierte en una opción popular para gestionar proyectos complejos de manera ágil.

Cualquier formador de scrum enseñará que un equipo de scrum debe tener un experto en la metodología. Sin él, estarás haciendo algo que no es exactamente un scrum. A menudo se le denomina "scrum-but" (algo así como "casi-scrum").

Al empezar con scrum, puede ser de gran ayuda tener a alguien que ya haya visto cómo funciona. Por esta razón, los expertos en scrum a menudo se contratan como consultores o empleados fraccionados y no como miembros del personal a tiempo completo. Sin embargo, cada equipo de scrum es diferente.

Muchos equipos experimentados manejan las responsabilidades descritas anteriormente como una unidad y se enorgullecen de compartir las tareas de gestión. El rol del experto en scrum puede rotar en todo el equipo, y los diferentes miembros se turnan para facilitar las reuniones rápidas y retrospectivas.

"Al fin y al cabo, todo el equipo es responsable del proceso de scrum, por lo que un buen experto en scrum encontrará la forma de fomentar esa responsabilidad", explica Mark Cruth, orientador de trabajo moderno de Atlassian.

Por desgracia, no comprender el rol del experto en scrum a menudo desemboca en que los altos directivos asuman que es su propio papel."No es raro que un experto en scrum apoye a más de un equipo", continúa Cruth. "Hay muchísimo trabajo relacionado con la moderación, coordinación y orientación del trabajo y si el experto en scrum se sobrecarga demasiado puede no ser eficaz para ayudar a la organización a adoptar esta nueva forma de trabajar. Es importante asegurarse de que no se extiendan demasiado".

Para entender mejor por qué esto puede ser un problema, comparemos la descripción del puesto de experto en scrum con las funciones del no experto que quizás ya tengas en tu empresa y veamos por qué es importante mantenerlos separados.

Cuando una organización adopta el método de trabajo scrum, es frecuente que un jefe de proyecto acepte un nuevo rol, experto en scrum o propietario del producto, para satisfacer las nuevas necesidades de la organización. "Si les gusta liderar, moderar y los aspectos del proceso de gestión de proyectos, yo suelo recomendar que exploren el rol de experto en scrum", sugiere Cruth. "En cambio, si disfrutan del alcance del proyecto, la fijación de las instrucciones y la gestión de las partes interesadas, normalmente aconsejo investigar el rol de propietario del producto".

Los expertos en scrum y los propietarios del producto deben desempeñar roles distintos en un equipo de scrum. Cuando surgen obstáculos, es fundamental establecer una división clara entre la gestión de los procesos y la dirección del producto.

Como defendemos en nuestro Resumen de la gestión ágil de productos, cuanto más involucrado esté un gestor de productos con el equipo de desarrollo, mejor. La participación del gestor de proyectos es similar a la del propietario del producto, que defiende las necesidades de los clientes y el "por qué " del producto. Cuando su participación se extiende a dictar el "cómo" de un equipo, tienden a surgir problemas.

Contar con un experto en scrum eficaz ayuda a equilibrar el coste de cambiar de rumbo con los beneficios de la eficiencia. Un buen experto en scrum lo lleva a cabo al permitir al equipo decidir la mejor manera de lograr los objetivos mediante la autoorganización.

El equivalente no técnico del experto en scrum es el gestor del proyecto. Ambos roles se centran en la forma de trabajar y en solucionar los problemas relacionados con los flujos de trabajo a través de la mejora de procesos. ¿Son necesarios ambos roles para gestionar proyectos ágiles correctamente? La respuesta corta es "no".

Aunque el gestor de proyectos tradicional y el experto en scrum profesional son responsables de ayudar a sus equipos a realizar el trabajo, sus enfoques son muy diferentes. Los gestores de proyectos establecen los hitos del proyecto, informan sobre el progreso del equipo y facilitan una comunicación eficaz. Sin embargo, lo hacen desde una posición de control.

Por el contrario, los expertos en scrum ayudan a los equipos a mejorar y optimizar los procesos por los que logran sus objetivos. Lo hacen como miembros del equipo o como colaboradores, no ejerciendo el control total. Los mejores equipos de scrum se organizan internamente, por lo que no reaccionan bien a la microgestión.

Estas son solo algunas de las configuraciones posibles de la gestión del equipo de scrum. Algunas organizaciones se las arreglan con todos estos roles, mientras que otras tienen uno o ninguno de ellos.

A la hora de contratar a un experto en scrum, hay que tener en cuenta un aspecto clave. Tu empresa debe comprometerse de todo corazón con el marco de scrum. Un experto puede brillar de verdad cuando las empresas adoptan plenamente los principios fundamentales de la metodología scrum.

Con un experto en scrum que ayude a todos los equipos a gestionar sus procesos, empresas enteras se pueden beneficiar. Este enfoque garantiza una entrega de valor coherente a los clientes y permite a los miembros del equipo y a los gestores centrarse en sus puntos fuertes principales.

Los gestores de producto pueden concentrarse en la estrategia, los desarrolladores pueden destacar escribiendo código de primera categoría y los miembros del equipo de ventas pueden lograr un mayor éxito. Esta es la esencia de un scrum que funciona bien.