¿Qué son los diagramas de Gantt?

Resumen: Un diagrama de Gantt es una herramienta de gestión de proyectos que ilustra el trabajo realizado durante un período de tiempo en relación con el tiempo previsto para el trabajo. Los diagramas de Gantt también pueden incluir las fechas de inicio y de finalización de las tareas, los hitos, las dependencias entre tareas, las personas asignadas y mucho más.

A principios del siglo XX, Henry Gantt creó gráficos que registraban el progreso de los trabajadores en una tarea. Permitía a los supervisores ver rápidamente si la planificación de producción estaba atrasada, adelantada o iba por buen camino. Los diagramas de Gantt revolucionaron la gestión de proyectos y ayudaron a gestionar grandes proyectos de construcción, como la presa Hoover y la red de autopistas interestatales. Si bien los diagramas de Gantt se escribían inicialmente en hojas de papel, con el auge de los ordenadores en la década de 1980, los diagramas de Gantt se hicieron cada vez más complejos y elaborados. Hoy en día, los diagramas de Gantt siguen siendo una de las herramientas de gestión de proyectos más utilizadas.

Un diagrama de Gantt es una herramienta de gestión de proyectos que ilustra el trabajo realizado durante un período de tiempo en relación con el tiempo previsto para el trabajo. Normalmente tiene dos secciones: en la parte izquierda se incluye una lista de tareas y, en la derecha, un cronograma con barras que representan el trabajo. Los diagramas de Gantt también pueden incluir las fechas de inicio y de finalización de las tareas, los hitos, las dependencias entre tareas y las personas asignadas.

En la actualidad, las herramientas de diagramas de Gantt suelen denominarse "herramientas de hoja de ruta". Para cumplir con las demandas del desarrollo de software moderno, las herramientas de hoja de ruta como Jira incluyen funciones como una estructura de tareas plegable y paneles de gestión de recursos. De esta forma, los equipos pueden mantener una estrategia coherente en los proyectos, a pesar de la naturaleza iterativa de los procesos de desarrollo de software. Jira incluye dos herramientas de hoja de ruta que puedes utilizar para crear diagramas de Gantt sobre tus proyectos: Cronogramas, que crea planes en torno a las incidencias de Jira asignadas a un equipo, y Planes, que hace lo mismo teniendo en cuenta varios equipos y organizaciones.

Cronogramas

Planes

Los gestores de proyectos utilizan los diagramas de Gantt con tres fines principales:

Los diagramas de Gantt sirven para visualizar los componentes básicos de un proyecto y para organizarlo en tareas más pequeñas y gestionables. Las pequeñas tareas resultantes se programan en la línea de tiempo del diagrama de Gantt, junto con las dependencias entre las tareas, las personas asignadas y los hitos.

Los diagramas de Gantt se pueden utilizar para supervisar la logística de un proyecto. Las dependencias de tareas hacen que una tarea nueva solo pueda iniciarse una vez que se haya completado otra. Si una tarea se retrasa (nos puede pasar a cualquiera), las incidencias asociadas se reprograman automáticamente. Esto puede ser especialmente útil cuando se planifica en un entorno con varios equipos.

A medida que los equipos registran el tiempo que van a dedicar a incidencias en el plan, puedes supervisar el estado de los proyectos y realizar los ajustes necesarios. Tu diagrama de Gantt puede incluir fechas de lanzamiento, hitos y otras métricas importantes para supervisar el progreso del proyecto.

Hay dos razones principales por las que los diagramas de Gantt son tan apreciados en la gestión de proyectos. Por un lado, facilitan la creación de planes complejos, especialmente aquellos en los que participan varios equipos y cuyos plazos cambian. Los diagramas de Gantt ayudan a los equipos a planificar el trabajo basándose en los plazos y a asignar los recursos correctamente.

Por otro lado, los gestores de proyectos utilizan los diagramas de Gantt para tener una visión general de los proyectos. En ellos se representan, entre otras cosas, la relación entre las fechas de inicio y finalización de las tareas, los hitos y las tareas dependientes. Los programas modernos de diagramas de Gantt, como Jira con Cronogramas y Planes, sintetizan la información y muestran cómo afectan las elecciones a los plazos.

Tanto si te guste la metodología en cascada como la ágil, los diagramas de Gantt pueden ser una herramienta potente para cualquiera de las dos.

El modelo en cascada de planificación de proyectos sigue un enfoque lineal, en el que los requisitos del cliente y de las partes interesadas se recogen al principio del proyecto. Luego, los gestores de proyectos elaboran un plan secuencial para el proyecto, que incluye hitos y plazos. Cada parte del proyecto depende de la finalización de las tareas anteriores. Este modelo es muy adecuado para los equipos que se centran en procesos (como la construcción o la fabricación), y no tanto para aquellos que se dedican a la creación de ideas o resolución de problemas, ya que los pasos deben planificarse con antelación.

Los diagramas de Gantt son un sistema que gusta especialmente a los gestores de proyectos que utilizan el modelo en cascada. Determinan un calendario de proyectos dividiéndolos en elementos de trabajo manejables y asignando fechas de inicio y finalización. También son útiles para identificar los hitos importantes de un proyecto. Los hitos son logros que los equipos deben alcanzar en el plazo previsto o antes de que este se cumpla. Son opcionales pero recomendables.

Por otro lado, el modelo ágil de planificación de proyectos valora la flexibilidad y la adaptabilidad. En lugar de crear un cronograma completo con fechas establecidas, los equipos ágiles dividen los proyectos en iteraciones más pequeñas (también conocidas como sprints). Al comienzo de un sprint, el equipo planifica su trabajo en función de los objetivos del proyecto para las dos semanas siguientes. Una vez que el sprint ha terminado, los logros y acontecimientos resultantes ayudan a crear el plan para el próximo sprint.

Un diagrama de Gantt puede mostrar el impacto que los cambios en una sola tarea pueden tener en todo el plan o en toda la hoja de ruta del producto. Esto resulta esencial para los equipos ágiles, ya que el feedback de las partes interesadas es un aspecto importante de la metodología.

Jira Software incluye dos funciones de hoja de ruta distintas, cada una con un enfoque ligeramente diferente. Cronogramas de Jira es una herramienta diseñada para supervisar el trabajo asignado a un solo equipo, mientras que Planes está indicada para la planificación de proyectos más grandes y en los que participen varias organizaciones.

En la captura de pantalla anterior, hecha en Cronogramas, se muestra un diagrama de Gantt específico de un proyecto, que se suele utilizar a nivel de equipo o de departamento. En el diagrama se muestra cómo el equipo está supervisando el trabajo para alcanzar sus objetivos. La estructura de desglose del trabajo plegable permite a los gestores de proyectos obtener una visión general de las historias cruciales del proyecto. Jira ofrece una plantilla gratuita de gestión de proyectos que incluye diagramas de Gantt.

Cronogramas ofrece una planificación rápida y sencilla que ayuda a los equipos a gestionar mejor sus dependencias y a hacer un seguimiento del progreso general en tiempo real. Estas hojas de ruta a nivel de proyecto o de equipo son útiles para la planificación a nivel de equipo de tareas de gran volumen.

Planes capacita a los equipos a gran escala, pues es ideal para planificar, gestionar y hacer un seguimiento del trabajo de varios equipos o incluso de toda la organización.

Los programas diseñados con flujos de trabajo entre equipos ofrecen herramientas más avanzadas, como las funciones de gestión de capacidad y de planificación automática, para la creación de planes más complejos. También incluyen diversas opciones de visualización con las que puedes personalizar el diagrama de Gantt para destacar un aspecto determinado de tu plan al presentarlo.

Los gestores de proyectos y líderes del sector utilizan el software más puntero de diagramas de Gantt, como Jira con Cronogramas y Planes, para ayudar a las organizaciones a alcanzar sus objetivos. Tanto si se planifica un proyecto complejo como si se supervisa el progreso de la empresa, las herramientas de diagramas de Gantt como estas son muy escalables e igualmente aplicables a los niveles de cartera, grandes soluciones, programa y equipo, según las directrices de SAFe®.

Obtén más información sobre cómo Cronogramas y Planes pueden ayudarte a planificar tu próximo proyecto. Puedes probarlos con una versión de prueba gratuita de Jira.