¿Qué es un diagrama de Gantt?

Descubre qué son los diagramas de Gantt y cómo pueden ayudarte a gestionar proyectos ágiles.

Eddie Meardon Eddie Meardon
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El diagrama de Gantt es una herramienta de gestión de proyectos en la que se recoge la planificación de un proyecto. Normalmente tiene dos secciones: en la parte izquierda se incluye una lista de tareas y, en la derecha, un cronograma con barras que representan el trabajo. Los diagramas de Gantt también pueden incluir las fechas de inicio y de finalización de las tareas, los hitos, las dependencias entre tareas y las personas asignadas. Para cumplir con las demandas del desarrollo de software moderno, las herramientas de hoja de ruta como Jira Software incluyen funciones como una estructura de tareas plegable y paneles de gestión de recursos. Estas herramientas de hoja de ruta ayudan a los equipos a mantener una estrategia coherente en los proyectos a pesar de la naturaleza iterativa de los procesos de desarrollo de software.

Orígenes del diagrama de Gantt

A principios del siglo XX, Henry Gantt revolucionó la gestión de proyectos con los diagramas de Gantt que, por aquel entonces, se trazaban en hojas de papel. Con el uso creciente de los ordenadores en la década de los 80, los diagramas de Gantt se volvieron cada vez más complejos y elaborados. Hoy en día, los diagramas de Gantt siguen siendo una de las herramientas de gestión de proyectos más utilizadas.

En la actualidad, las herramientas de diagramas de Gantt suelen denominarse "herramientas de hoja de ruta". Jira incluye dos herramientas de hoja de ruta que puedes utilizar para crear diagramas de Gantt sobre tus proyectos: Roadmaps, que crea planes en torno a las incidencias de Jira asignadas a un equipo, y Advanced Roadmaps, que hace lo mismo teniendo en cuenta varios equipos y organizaciones.

Captura de pantalla de Jira Basic Roadmaps

Roadmaps

Captura de pantalla de Jira Advanced Roadmaps

Hojas de ruta avanzadas

¿Para qué se utiliza un diagrama de Gantt?

Los gestores de proyectos utilizan los diagramas de Gantt con tres fines principales:

Crear y gestionar un proyecto completo

Los diagramas de Gantt sirven para visualizar los componentes básicos de un proyecto y para organizarlo en tareas más pequeñas y gestionables. Las pequeñas tareas resultantes se programan en la línea de tiempo del diagrama de Gantt, junto con las dependencias entre las tareas, las personas asignadas y los hitos.

Determinar la logística y las dependencias de las tareas

Los diagramas de Gantt se pueden utilizar para supervisar la logística de un proyecto. Las dependencias de tareas hacen que una tarea nueva solo pueda iniciarse una vez que se haya completado otra. Si una tarea se retrasa (nos puede pasar a cualquiera), las incidencias asociadas se reprograman automáticamente. Esto puede ser especialmente útil cuando se planifica en un entorno con varios equipos.

Supervisar el progreso de un proyecto

A medida que los equipos registran el tiempo que van a dedicar a incidencias en el plan, puedes supervisar el estado de los proyectos y realizar los ajustes necesarios. Tu diagrama de Gantt puede incluir fechas de lanzamiento, hitos y otras métricas importantes para supervisar el progreso del proyecto.

Ventajas de utilizar un diagrama de Gantt

Hay dos razones principales por las que los diagramas de Gantt son tan apreciados en la gestión de proyectos. Por un lado, facilitan la creación de planes complejos, especialmente aquellos en los que participan varios equipos y cuyos plazos cambian. Los diagramas de Gantt ayudan a los equipos a planificar el trabajo basándose en los plazos y a asignar los recursos correctamente.

Por otro lado, los gestores de proyectos utilizan los diagramas de Gantt para tener una visión general de los proyectos. En ellos se representan, entre otras cosas, la relación entre las fechas de inicio y finalización de las tareas, los hitos y las tareas dependientes. Los programas modernos de diagramas de Gantt, como Jira Software con Roadmaps y Advanced Roadmaps, sintetizan la información y muestran cómo afectan las elecciones a los plazos.

Diagramas de Gantt: planificación basada en la metodología ágil y en cascada

Los diagramas de Gantt pueden ser una herramienta muy útil tanto para las metodologías en cascada como para las ágiles.

En cascada

El modelo en cascada de planificación de proyectos sigue un enfoque lineal, en el que los requisitos del cliente y de las partes interesadas se recogen al principio del proyecto. Luego, los gestores de proyectos elaboran un plan secuencial para el proyecto, que incluye hitos y plazos. Cada parte del proyecto depende de la finalización de las tareas anteriores. Este modelo es muy adecuado para los equipos que se centran en procesos (como la construcción o la fabricación), y no tanto para aquellos que se dedican a la creación de ideas o resolución de problemas, ya que los pasos deben planificarse con antelación.

Los diagramas de Gantt son un sistema que gusta especialmente a los gestores de proyectos que utilizan el modelo en cascada. Determinan un calendario de proyectos dividiéndolos en elementos de trabajo manejables y asignando fechas de inicio y finalización. También son útiles para identificar los hitos importantes de un proyecto. Los hitos son logros que los equipos deben alcanzar en el plazo previsto o antes de que este se cumpla. Son opcionales pero recomendables.

Agile

Por otro lado, el modelo ágil de planificación de proyectos valora la flexibilidad y la adaptabilidad. En lugar de crear un cronograma completo con fechas establecidas, los equipos ágiles dividen los proyectos en iteraciones más pequeñas (también conocidas como sprints). Al comienzo de un sprint, el equipo planifica su trabajo en función de los objetivos del proyecto para las dos semanas siguientes. Una vez que el sprint ha terminado, los logros y acontecimientos resultantes ayudan a crear el plan para el próximo sprint.

Un diagrama de Gantt puede mostrar el impacto que los cambios en una sola tarea pueden tener en todo el plan o en toda la hoja de ruta del producto. Esto resulta esencial para los equipos ágiles, ya que el feedback de las partes interesadas es un aspecto importante de la metodología.

Uso de los diagramas de Gantt

Los diagramas de Gantt siguen siendo un importante instrumento de gestión de proyectos en diversos sectores. A finales de la segunda década del siglo XXI, el Project Management Institute llegó a la conclusión de que solo el 11 % de las organizaciones eran totalmente ágiles. La mayoría de las organizaciones emplean metodologías de gestión de proyectos en cascada (generalmente, en niveles de gestión superiores), además de las ágiles. A esto se le denomina "enfoque híbrido". Si te centras en las fechas y los plazos, entonces probablemente te encuentres entre quienes necesitan diagramas de Gantt basados en el tiempo.

Jira Software incluye dos funciones de hoja de ruta distintas, cada una con un enfoque ligeramente diferente. Jira Roadmaps es una herramienta diseñada para supervisar el trabajo asignado a un solo equipo, mientras que Advanced Roadmaps está indicada para la planificación de proyectos más grandes y en los que participen varias organizaciones.

Jira Roadmaps: diagramas específicos de proyectos

Captura de pantalla de un diagrama de Gantt específico de un proyecto en Jira Roadmaps | Orientador ágil de Atlassian

En la captura de pantalla anterior, hecha en Roadmaps, se muestra un diagrama de Gantt específico de un proyecto, que se suele utilizar a nivel de equipo o de departamento. En el diagrama se muestra cómo el equipo está supervisando el trabajo para alcanzar sus objetivos. La estructura de desglose del trabajo plegable permite a los gestores de proyectos obtener una visión general de las historias cruciales del proyecto.

Advanced Roadmaps: diagramas de organización de alto nivel

Roadmaps ofrece una planificación rápida y sencilla que ayuda a los equipos a gestionar mejor sus dependencias y a hacer un seguimiento del progreso general en tiempo real. Estas hojas de ruta a nivel de proyecto o de equipo son útiles para la planificación a nivel de equipo de tareas de gran volumen.

Las hojas de ruta de Advanced Roadmaps son ideales para planificar, gestionar y hacer un seguimiento del trabajo de varios equipos o incluso de toda la organización. Permiten adaptarse en función del trabajo.

Captura de pantalla de un flujo de trabajo entre equipos en Jira Advanced Roadmaps

Los programas diseñados con flujos de trabajo entre equipos ofrecen herramientas más avanzadas, como las funciones de gestión de capacidad y de planificación automática, para la creación de planes más complejos. También incluyen diversas opciones de visualización con las que puedes personalizar el diagrama de Gantt para destacar un aspecto determinado de tu plan al presentarlo.

Conclusión

Los gestores de proyectos y líderes del sector utilizan el software más puntero de diagramas de Gantt, como Jira Software con Roadmaps y Advanced Roadmaps, para ayudar a las organizaciones a alcanzar sus objetivos. Ya sea que se planifique un proyecto complejo o se supervise el progreso de la empresa, las herramientas de diagramas de Gantt como estas son muy escalables e igualmente aplicables a los niveles de cartera, grandes soluciones, programa y equipo, según las directrices de SAFe®.

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