¿Qué es un diagrama de Gantt?

Aprende qué son los diagramas de Gantt, su historia y cómo pueden ayudarte a gestionar proyectos.

Marcin Gebicz Marcin Gebicz
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Un diagrama de Gantt es un gráfico de barras horizontales y basado en el tiempo que representa un plan de proyecto en un periodo. Lo inventó Henry Gantt alrededor de 1910 y se utilizó mucho a lo largo del siglo XX para programar proyectos. Las tareas enumeradas a la izquierda del gráfico tienen sus barras correspondientes en la línea de tiempo y estas reflejan el flujo de trabajo en un proyecto. Las fechas de inicio y fin de las tareas, los hitos, las dependencias entre las tareas y las personas asignadas son componentes típicos de los diagramas de Gantt. El software moderno se basa en el concepto original: en el software de diagramas de Gantt, se puede encontrar estructura de tareas plegable, camino crítico, barras de progreso, paneles de gestión de recursos y mucho más.

¿Para qué se utiliza un diagrama de Gantt?

Los gestores de proyecto utilizan los diagramas de Gantt y los de producto para desglosar un proyecto en elementos de trabajo manejables, mantenerse organizados y visualizar las dependencias entre las tareas.

Creación y gestión de un proyecto completo

Los gestores de proyectos utilizan los diagramas de Gantt para visualizar los componentes básicos de un proyecto y para dividir ese proyecto grande y único en tareas más pequeñas y manejables. Las pequeñas tareas resultantes se programan en la línea de tiempo del diagrama de Gantt, junto con las dependencias entre las tareas, las personas asignadas y los hitos.

Cómo mantenerse organizado

En la etapa de ejecución de proyectos grandes, organizados y detallados, los diagramas de Gantt ayudan a visualizar el proceso y el progreso. La herramienta alinea los equipos manteniendo a todos centrados en los mismos objetivos y trabajando en una sola línea de tiempo.

Determinación de la logística y las dependencias de tareas

Los diagramas de Gantt pueden emplearse para vigilar la logística de un proyecto particular, incluso de uno pequeño. Las dependencias de las tareas, que se visualizan como flechas de colores en la mayoría de los programas de diagramas de Gantt, ayudan a garantizar que una nueva tarea solo pueda comenzar una vez que se haya completado otra. Si una tarea se retrasa, entonces es posible que algún software de diagramas de Gantt reprograme automáticamente la siguiente tarea. Este tercer caso de uso aborda las necesidades de los entornos con varios equipos.

Ventajas de utilizar un diagrama de Gantt

Los diagramas de Gantt son útiles para simplificar proyectos complejos. La herramienta presenta miles de datos de una manera increíblemente visual y agregable. El gráfico de barras mantiene las tareas en marcha cuando hay varios interesados y equipos grandes o numerosos, o cuando el alcance cambia con frecuencia. Otra ventaja de utilizar el diagrama de Gantt es que mantiene una visión a vista general de todo el proyecto, especialmente de todos los hitos y plazos. El diagrama de Gantt es eficiente como herramienta de primera alerta.

Cómo utilizar un diagrama de Gantt

Repasemos rápidamente un modelo de flujo de trabajo del diagrama de Gantt tal y como lo utilizaría un gestor de proyectos en cascada o híbridos.

  • Determinar un calendario de proyectos: divide los proyectos en elementos de trabajo manejables; programa los epics, las historias, tareas y subtareas resultantes a tiempo (estableciendo fechas de inicio y de fin).
  • Establecer funciones, responsabilidades y recursos: asegúrate de que dispones de recursos suficientes para la cantidad de trabajo y utiliza los paneles de gestión de recursos para evitar asignar recursos de menos o de más.
  • Supervisar el progreso del proyecto: utiliza barras de progreso para supervisar el progreso de la subtarea en los niveles de epic.
  • Identificar los hitos: los hitos son "momentos de la verdad"; son logros que los equipos deben alcanzar en el plazo previsto o antes de que este se cumpla. Son opcionales pero recomendables.
  • Encontrar y notificar problemas: localiza problemas reales y amenazantes utilizando el diagrama de Gantt y utiliza la función de camino crítico para identificar las tareas que afectarán a la fecha de finalización del proyecto.

Ejemplos de diagramas de Gantt

Los diagramas de Gantt siguen siendo un importante instrumento de gestión de proyectos en diversos sectores. A finales de la segunda década del siglo XXI, el Project Management Institute llegó a la conclusión de que solo el 11 % de las organizaciones eran totalmente ágiles. En otras palabras, el 89 % de las organizaciones emplean metodologías de gestión de proyectos en cascada (generalmente, en niveles de gestión superiores) además de las ágiles. Esto se denomina enfoque híbrido. Si piensas en "fechas y plazos", entonces probablemente te encuentres entre ese 89 % que necesita diagramas de Gantt basados en el tiempo.

Dos diagramas de Gantt distintivamente diferentes se aplican a los que tratan Jira como una herramienta de gestión de proyectos (o herramienta PPM). Las capturas de pantalla que se muestran a continuación provienen de una herramienta llamada BigPicture.

Diagrama específico del proyecto

Una captura de pantalla de un diagrama de Gantt específico de un proyecto | Orientador ágil de Atlassian

Un diagrama de Gantt específico de un proyecto es un plan detallado, que utiliza el seguimiento temporal y las barras de progreso para cada subtarea, así como flechas que representan las dependencias entre dichas tareas. Los diagramas de Gantt en el ámbito del proyecto tienden a utilizarse en el nivel de equipo o dentro de un departamento. Este tipo utiliza mucho los hitos, los caminos críticos y las líneas de base, y estas modernas adiciones al gráfico de barras central motivan colectivamente al equipo o departamento asignado a entregar un producto o a hacer una publicación significativa a tiempo. La estructura colapsable de desglose del trabajo permite a los gestores de proyecto obtener una vista general de las historias cruciales del proyecto.

Organigrama de alto nivel

Una captura de pantalla de un organigrama de alto nivel que muestra los proyectos en la cartera | Orientador ágil de Atlassian

Utiliza el organigrama de alto nivel para supervisar toda una cartera de proyectos. Una barra en el organigrama representa un proyecto en la cartera, en lugar de una tarea. El "porcentaje de completados" de cada proyecto es una métrica clave aquí. También puedes utilizar estados (nuevo, en curso, completado), así como líneas de base, para representar los retrasos. Un jefe de estrategia puede utilizar esta variante del diagrama para las presentaciones que se entregan a la junta directiva, al director general o al presidente.

Conclusión

Cuanto más alto sea el nivel de gestión, más a menudo verás los diagramas de Gantt en acción. Sin embargo, hay que tener en cuenta que muchos equipos que utilizan con orgullo hojas de ruta o tableros ágiles utilizan diagramas de Gantt simplificados, con iteraciones superpuestas añadidas a la línea de tiempo. Por otro lado, algunas aplicaciones avanzadas de diagramas de Gantt para Jira son capaces de mostrar sprints/iteraciones en la parte superior de sus líneas de tiempo. Ambas herramientas explotan el mismo concepto, pero las aplicaciones de diagramas de Gantt para Jira suelen tener más funciones.

El diagrama de Gantt es una herramienta universal. Los equipos pueden trabajar con un modelo ágil, en cascada o híbrido con el moderno software de diagramas de Gantt. La alta dirección, la gestión de proyectos y los equipos pueden mantener virtualmente todo su trabajo dentro de una aplicación de diagramas de Gantt y Jira. La herramienta es muy escalable e igualmente aplicable a los niveles de cartera, solución grande, programa y equipo, según las directrices de SAFe®.

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