Planificación avanzada en Jira: Descripción general de Planes de Jira

Cuando varios equipos trabajan con una misma meta, coordinar a todo el mundo se complica. Los backlogs se fragmentan. Las prioridades se desvían. Se pasan por alto las dependencias hasta que suponen un impedimento.

Planes de Jira es una herramienta de planificación entre equipos disponible en Jira Premium y Jira Enterprise.

Reúne el trabajo de varios proyectos y tableros en un único cronograma del proyecto, de modo que los gestores de programas y los responsables de equipo puedan realizar un seguimiento de la capacidad, gestionar las dependencias y diseñar escenarios de entregas sin alterar los flujos de trabajo de cada equipo.

Esta guía aborda los conceptos clave de la planificación avanzada para explicar en qué consiste Planes, describir las funciones principales y saber qué debes configurar antes de poner en marcha tu primer Plan.

¿Qué es Planes de Jira?

Planes de Jira es una función de planificación entre equipos que permite a los gestores de programas coordinar el trabajo en varios proyectos de Jira desde una única vista. Admite la gestión de capacidad, la visualización de dependencias, el modelado de escenarios y una jerarquía de actividades personalizable que se extiende por encima del nivel de epic.

Varias vistas para diferentes necesidades

Planes ofrece varias vistas, cada una diseñada para responder a una pregunta diferente. Cambia de vista según si quieres planificar con antelación, comprobar el estado o gestionar la capacidad.

Puedes encontrar estas diferentes vistas en el panel de navegación horizontal.

Cómo Planes de Jira ayuda a coordinar el trabajo

Planes de Jira admite tres tipos de fuentes de actividades:

• Tableros: son actividades relacionadas con equipos que sirven para hacer un seguimiento del volumen y el progreso de su trabajo.

• Espacios: son actividades que se definen por un objetivo o una entrega específicos, como un producto o una función.

• Filtros: actividades que se definen por una consulta en Jira mediante JQL (Jira Query Language).

Puedes combinar las tres en un solo plan. Eso significa que puedes combinar el tablero de scrum de un equipo, un espacio de un equipo de diseño y una lista filtrada de dependencias interfuncionales, todo en una sola vista, sin alterar la forma en que esos equipos trabajan día a día.

Las fuentes de actividades definen qué datos extrae tu plan de Jira. Las seleccionas al crear un plan y puedes añadirlas o eliminarlas en cualquier momento. Elegir bien las fuentes desde el principio es la forma más rápida de crear un plan que refleje la realidad.

Una vez que tu actividad esté incluida en un plan, puedes agruparla, filtrarla y ordenarla por equipo, responsable, etiqueta, epic, sprint o campos personalizados. Por ejemplo, un gestor de programas podría agrupar por equipos para ver quién tiene más trabajo del que puede asumir.

O quizá un vicepresidente quiera filtrar por iniciativa para comprobar cómo va el progreso respecto a una meta estratégica, mientras que un responsable del equipo de ingeniería podría ordenar por dependencia para averiguar qué está frenando el próximo lanzamiento.

Son los mismos datos, pero presentados de forma diferente según quién los mire. Descubre cómo añadir o cambiar las fuentes de incidencias en Planes.

¿Cómo funciona la jerarquía de actividades en Planes?

Planes parte de la jerarquía estándar de Jira (epics, historias, tareas y subtareas) y te permite añadir niveles personalizados por encima del nivel de los epics para adaptarlos a la forma en que se estructuran las actividades en tu organización.

Los niveles de jerarquía predeterminados son:

• Iniciativa (personalizada, por encima del nivel de los epics): un contenedor para epics que abarcan varios equipos o espacios. Úsalo para representar un programa o una prioridad estratégica que trascienda los límites de los equipos.

• Epic: un conjunto significativo de trabajo dividido en historias, tareas y errores. En un plan, los epics representan un hito o una entrega, y las actividades que contienen se pueden distribuir entre varios equipos.

• Historia, tarea o error: las actividades cotidianas que llevan a cabo tus equipos. Cada uno se puede asignar a un equipo específico dentro del plan.

• Subtarea: una parte del trabajo más detallada que se encuentra dentro de una historia, tarea o error.

Puedes personalizar y cambiar el nombre de estos niveles para que se adapten a la forma en que tu organización se refiere a su trabajo.

¿Qué es el tablero del programa en Planes de Jira?

El tablero del programa es una función de Planes de Jira pensada para los gestores de programas y los responsables empresariales que necesitan coordinar los planes de entrega a nivel de "equipo de equipos". Ofrece una interfaz visual en la que cada columna puede representar una iteración de entre 1 y 4 semanas.

Cada fila representa un equipo incluido en tu plan. Con el tablero del programa, puedes planificar fácilmente el trabajo, gestionar las dependencias y mantener a todo el mundo en la misma página.

Esto hace que la planificación entre equipos sea más fluida y transparente. Piensa en ello como una visión general de un incremento de planificación.

Tendrás el trabajo de todos los equipos organizado en paralelo para que puedas detectar conflictos, traspasos de tareas y cuellos de botellaantes de que se conviertan en situaciones de emergencia.

Por qué los equipos usan el tablero del programa

Los equipos usan el tablero del programa de varias formas diferentes; todo depende de tus equipos multifuncionales.

• Las dependencias se hacen visibles, no solo se mencionan verbalmente. En lugar de tener que esperar a que alguien diga "estamos atascados con el Equipo B", las conexiones están ahí mismo, en el tablero.

• Coordinación entre equipos sin complicaciones. Cuando cinco o diez equipos trabajan juntos hacia un mismo objetivo, el tablero del programa muestra cómo encajan todas las piezas.

• Datos en tiempo real, no una instantánea. Como se alimenta de tu plan en tiempo real, el tablero se mantiene actualizado a medida que avanza el trabajo.

¿Cómo pueden los equipos gestionar la capacidad en Planes de Jira?

La capacidad es la cantidad total de trabajo que un equipo puede asumir de forma realista en un periodo determinado. Saber cuál es la capacidad de tu equipo te ayuda a fijar plazos realistas, detectar a tiempo si te has comprometido en exceso y tomar decisiones con seguridad cuando cambian las prioridades.

En Planes de Jira, la capacidad se ve directamente en el cronograma, así que puedes ver de un vistazo si un equipo tiene poca o demasiada carga de trabajo. La planificación de capacidad está disponible tanto para equipos scrum como para equipos kanban, aunque la forma de medirla varía según el equipo.

Ambos tipos de equipos pueden medir la capacidad en días o en horas. Los equipos scrum también pueden usar puntos de historia (una medida relativa del esfuerzo) porque su trabajo se desarrolla en sprints de duración fija, donde es habitual estimar el esfuerzo total por iteración. Los equipos kanban trabajan en un flujo continuo sin iteraciones fijas, así que la medición basada en el tiempo es la que mejor se adapta.

¿Cómo gestionan los equipos las publicaciones en Planes de Jira?

Las publicaciones marcan los momentos en los que el trabajo tiene que estar terminado. En función de cómo tengas estructurado el trabajo, una publicación puede tratarse de una parte de trabajo que se debe entregar, una publicación para los clientes o un incremento de programa.

Planes admite dos tipos de publicaciones:

• Publicaciones de un solo espacio: vinculadas a un proyecto de Jira. Se sincronizan con tus actividades de Jira cuando guardas los cambios.

• Publicaciones multiespacio: abarcan varios proyectos de Jira y te permiten coordinar las fechas de entrega entre equipos. Solo existen en Planes; no se guardan en las tareas individuales de Jira.

Las futuras publicaciones que ya estén vinculadas a un proyecto de tu plan aparecerán automáticamente en la pestaña Versiones. Usa las reglas de exclusión para eliminar las publicaciones (y sus actividades asociadas) que queden fuera del alcance de tu plan.

¿Cómo gestionan los equipos las dependencias en Planes de Jira?

En cualquier proyecto, hay tareas que no pueden empezar hasta que otras hayan terminado. Estas relaciones ("dependencias") determinan la ruta crítica de tu plan e influyen directamente en que el trabajo se entregue a tiempo. Si las dependencias están bien definidas, los equipos pueden detectar a tiempo los obstáculos, ajustar el orden de las tareas y planificar teniendo en cuenta los riesgos antes de que se conviertan en retrasos.

Planes de Jira te facilita visualizar, gestionar y resolver las dependencias, para que puedas detectar a tiempo los impedimentos y mantener tus proyectos en marcha.

Las dependencias se pueden ver tanto en la vista de cronograma como en la vista de Dependencias.

• Vista de Cronograma: ve cómo se conectan las actividades en tu plan. Las flechas entre las incidencias muestran qué tareas dependen de otras, lo que facilita detectar posibles cuellos de botella.

• Vista de Dependencias: revisa en detalle todas las dependencias de tu plan, filtra por equipo, sprint o publicación, e identifica rápidamente los riesgos o conflictos.

Planes de Jira: preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre Planes y el cronograma de Jira?

El cronograma de Jira muestra las actividades de un solo proyecto. Planes sirve para coordinar el trabajo entre varios equipos, espacios y proyectos, con funciones adicionales para la gestión de la capacidad, la simulación de escenarios y las dependencias entre equipos.

¿Planes está disponible en todas las ediciones de Jira?

No. Planes de Jira solo está disponible en Jira Premium y Jira Enterprise. Las ediciones Standard y Free incluyen la vista de cronograma básica, pero no las funciones de planificación entre equipos.

¿Planes cambia mis datos en Jira automáticamente?

No. Planes funciona como un entorno de pruebas. Cualquier cambio que hagas se mantendrá en tu plan hasta que decidas guardarlo en Jira usando la función "Revisar cambios". Los datos en tiempo real de tus equipos están protegidos hasta que decidas confirmarlos.

¿Cuántos equipos puedo incluir en un plan?

No hay ningún límite obligatorio, pero Atlassian recomienda no añadir más de 50 equipos por plan para obtener el mejor rendimiento. En el caso de programas más grandes, te recomendamos repartir el trabajo entre varios planes.

¿Puedo reutilizar un plan en varios equipos?

Sí. Cualquier plan se puede duplicar en unos pocos clics. La copia conserva las mismas actividades y ajustes que el original, así que no tienes que volver a crear la estructura desde cero.

Esto resulta especialmente útil para las organizaciones que quieren estandarizar cómo planifican los equipos (crear un plan bien estructurado y, luego, duplicarlo como punto de partida para cada nuevo programa o trimestre).

¿Puedo planificar para equipos de scrum y kanban en el mismo plan?

Sí. Planes admite tanto equipos de scrum como de kanban como fuentes de actividades. Cada tipo de equipo mide la capacidad de forma diferente: los equipos de scrum pueden usar puntos de historia o el tiempo, mientras que los equipos de kanban solo usan el tiempo.

¿Cómo puedo compartir mi plan con las partes interesadas?

¡Los planes se hacen para compartirlos! La vista de cualquier plan se puede compartir como enlace directo, incrustar en una página de Confluence para visualizarla en directo o exportar como archivo CSV o imagen PNG para una visualización estática. La configuración compartida se encuentra en la esquina superior derecha de cualquier plan de Jira.