¿Qué son los permisos de Jira?

Los permisos de Jira controlan lo que cada persona puede ver y hacer, desde administrar todo tu sitio hasta ver una sola actividad (anteriormente: incidencias). Jira gestiona el acceso en tres niveles: global, espacio y actividad.

Concedes ese acceso mediante grupos y roles, en lugar de a nivel individual. De esta forma, el acceso es consistente a medida que el equipo crece. También facilita ver qué puede hacer cada usuario.

¿Qué son los usuarios y grupos en Jira?

Un usuario es una persona que puede iniciar sesión en tu sitio de Jira y cada usuario se tiene en cuenta (se suma) para la licencia de Jira. Un grupo es una colección de usuarios que comparten el mismo acceso.

En lugar de conceder permisos a las personas una por una, se añaden a un grupo y luego se gestiona todo el grupo a la vez. Los grupos son la forma más sencilla de gestionar el acceso para personas que necesitan lo mismo.

Cuando alguien se une al equipo, solo hay que añadirlo al grupo adecuado para que herede su acceso. Del mismo modo, cuando se va, se elimina del grupo. Los administradores de la organización crean y gestionan grupos, y los administradores de Jira usan esos grupos para conceder permisos en todo el sitio.

¿Qué tipos de permisos hay en Jira?

Jira tiene tres tipos de permisos. Del más amplio al más concreto son: permisos globales, permisos de espacio y seguridad de actividades. Cada una de estas capas controla un alcance de acceso diferente.

• Los permisos globales se aplican a todo tu sitio, no a un solo espacio. Cubren acciones de todo el sitio como administrar Jira, explorar usuarios y grupos y crear espacios gestionados por el equipo. Los permisos globales se conceden a grupos y deben reservarse para un número reducido de personas de confianza.

• Los permisos de espacio controlan lo que las personas pueden hacer dentro de un espacio, como ver el espacio, crear y editar actividades, asignar actividades y comentar. Se gestionan a través de esquemas de permisos y se conceden a grupos, usuarios individuales o roles de espacio.

• La seguridad de actividades es el nivel más detallado. Restringe quién puede ver actividades específicas dentro de un espacio, lo que es útil para actividad confidencial, como casos seguridad o RR. HH. Se gestiona mediante esquemas de seguridad de actividades.

Estas capas funcionan juntas: una persona necesita el acceso adecuado en cada nivel para actuar. Por ejemplo, se tiene que poder ver un espacio para poder editar una actividad en él.

¿Qué son los esquemas de permisos?

Un esquema de permisos es un conjunto de permisos de espacio que defines una vez y reutilizas en varios espacios. En lugar de configurar los permisos por separado para cada espacio, creas un esquema que se adapte a una necesidad común y, luego, lo aplicas donde exista esa necesidad.

La mayoría de las organizaciones tienen espacios con los mismos requisitos de acceso. Por ejemplo, un equipo de ingeniería podría querer la misma configuración en cada uno de sus espacios.

Con un esquema, se hace la configuración una sola vez y luego se aplica a todos. Cuando los requisitos cambian, se actualiza el esquema y todos los espacios que lo utilizan se mantienen en sincronización.

Un esquema puede servir para muchos espacios, lo que mantiene la consistencia del acceso y reduce la configuración repetitiva.

¿Qué son los roles de espacio en Jira?

Los roles de espacio (anteriormente: roles de proyecto) son una forma flexible de conectar a las personas con una función dentro de un espacio específico. Su actividad es como la de los grupos, con una diferencia clave: la pertenencia al grupo se aplica a todo el sitio, mientras que la pertenencia al rol de espacio se aplica solo al espacio al que pertenece.

De esta forma, los roles son idóneos para conceder acceso por espacio sin crear un grupo nuevo cada vez.

Jira incluye roles de espacio predeterminados, administradores, desarrolladores y usuarios, y los administradores pueden crear más para adaptarse a la forma de trabajo de un equipo. En un esquema de permisos, se conceden permisos a un rol en lugar de a personas concretas.

A continuación, se decide quién ocupa ese rol en cada espacio. Reasignar el acceso pasa a ser muy sencillo: basta con añadir a una persona al rol para que herede sus permisos, sin necesidad de cambiar el esquema.

Los roles también son más fáciles de gestionar a lo largo del tiempo que nombrar a personas. Cuando concedes permisos a un rol y le asignas personas, puedes ver de un vistazo quién puede hacer qué, y reasignarlo sin problemas a medida que cambian las responsabilidades.

¿Cómo se restringe el acceso a actividades sensibles?

Cuando alguna actividad necesita un control más estricto que el resto de un espacio, puedes usar una de estas dos opciones: esquemas de seguridad de la actividad y acceso de invitado.

• Esquemas de seguridad de actividades: establece niveles de seguridad en actividades individuales para que solo determinados usuarios, grupos o roles puedan verlas. Esto mantiene la actividad sensible, como los casos legales, de RR. HH. o de seguridad, oculta del resto del espacio mientras que lo demás permanece visible.

• Acceso de invitado: incorpora a colaboradores externos sin una licencia completa. El acceso de invitado es gratuito y se limita a un único espacio con un conjunto fijo de permisos, para que puedas realizar tu actividad con clientes o proveedores mientras mantienes el resto de tu sitio privado.

¿Cómo decides qué tipo de permiso obtiene cada persona?

Una buena configuración de los permisos otorga a las personas el acceso que necesitan para realizar su actividad, y nada más. Algunas prácticas hacen que sea manejable a medida que escalas:

• Concede acceso mediante grupos y roles, no a personas. Es más fácil de gestionar y auditar, y reasignar el acceso es un simple cambio.

• Mantén la lista de administradores breve. Los permisos globales y de administrador afectan a todo, así que resérvalos para unas pocas personas de confianza.

• Ajusta el acceso a la actividad. Proporciona a cada rol lo que su función necesita y usa la seguridad de la actividad solo para las actividades que de verdad sean sensibles.

• Revisa el acceso periódicamente. A medida que los equipos y los espacios vayan cambiando, comprueba que los permisos sigan reflejando qué es lo que hace cada persona.

Toma el control de Jira sin ralentizaciones

Jira te permite controlar los accesos sin ralentizar a tu equipo. Configura los permisos adecuados una vez, concédelos a través de grupos y roles, y deja que las personas se centren en la actividad.

Prueba Jira gratis para ver cómo encajan los permisos, los roles y los espacios, o lee la guía de introducción a Jira para configurar tu primer espacio.

Preguntas frecuentes sobre los permisos de Jira

¿Quién puede cambiar los permisos de Jira?

Los administradores de Jira gestionan los permisos globales y los esquemas de permisos en todo el sitio. Por su parte, los administradores del espacio pueden gestionar a las personas en los roles de su espacio, por lo que pueden conceder acceso a su propio equipo sin la ayuda de un administrador de Jira.

¿Cuál es la diferencia entre un grupo y un rol de espacio?

Un grupo es a nivel de sitio: su pertenencia se aplica en todas partes y está gestionado por administradores. Un rol de espacio se aplica a un único espacio, y un administrador del espacio puede cambiar quién lo ocupa. Usa grupos para un acceso amplio y regular, y roles para el acceso por espacio.

¿Cuál es la diferencia entre los permisos globales y de espacio?

Los permisos globales cubren las acciones a nivel de sitio en todo tu sitio de Jira (como administrar Jira), mientras que los permisos de espacio cubren lo que las personas pueden hacer dentro de un único espacio (como ver, crear y editar actividades).

¿Se puede restringir el acceso a una sola actividad en Jira?

Sí. Los esquemas de seguridad de actividades te permiten establecer niveles de seguridad en actividades individuales para que solo los usuarios, grupos o roles elegidos puedan verlas, incluso dentro de un espacio al que otras personas puedan acceder.

¿Están disponibles los esquemas de permisos de Jira en el plan Free?

No. Los esquemas de permisos de espacio, los roles de espacio y los esquemas de seguridad de actividades no están disponibles en los sitios gratuitos de Jira. Están disponibles en los planes de pago para los equipos que necesitan un control de acceso más detallado.

¿Cómo se solucionan los problemas de permisos de Jira?

Si alguien tiene un acceso demasiado amplio o muy restringido, puedes usar Rovo para explicar y solucionar problemas de la configuración. En Rovo Chat, introduce /manage-jira-permissions y describe el problema, o bien pide un resumen de tus permisos actuales.