¿Qué son los flujos de trabajo de Jira? Editor, reglas y agentes de IA
Conclusiones principales
Un flujo de trabajo de Jira es el conjunto de estados, transiciones y reglas por los que pasa una actividad desde su creación hasta su finalización.
El editor de flujos de trabajo agrupa el diagrama, las reglas y los controles de publicación en una única pantalla, en lugar de distribuirlos en varias de ellas.
Puedes delegar el trabajo relacionado con una actividad específica a un agente desde la transición de flujo de trabajo correspondiente.
Puedes invocar la habilidad de flujo de trabajo de Rovo con
/manage-jira-workflowsen Rovo Chat desde la interfaz del creador de flujos de trabajo, donde los administradores pueden crear y editar flujos de trabajo mediante lenguaje natural.Con un esquema de flujo de trabajo, podrás establecer una conexión entre tus flujos de trabajo y ciertos tipos de actividad; además, se puede reutilizar en varios proyectos.
Un flujo de trabajo de Jira se refiere al proceso que sigue tu equipo para completar cada una de las tareas pendientes. Está compuesto por tres elementos: estados, transiciones y, en el caso de los proyectos gestionados por la empresa, una resolución.
La mayoría de los equipos basan su flujo de trabajo en un proceso que ya utilizan, por lo que puede ser tan sencillo como un sistema de tres estados o tan detallado como un proceso de revisión de varias etapas en el que participen varios equipos.
Los flujos de trabajo de Jira se componen de 3 elementos únicos:
Estado:un estado muestra en qué parte del flujo de trabajo se encuentra actualmente la actividad. Algunos ejemplos de estados habituales son "Abierto", "En curso", "En revisión", "Bloqueado" y "Completado", aunque puedes asignarles el nombre que quieras para que coincidan con la jerga que utiliza tu equipo a la hora de gestionar la actividad.
Transición: una transición permite pasar una actividad de un estado a otro, pero solo en una dirección. Si tu equipo necesita que una actividad avance y retroceda entre dos estados, por ejemplo, de "En revisión" a "En curso", o viceversa, tendrás que crear dos transiciones independientes, una para cada dirección.
Resolución:una resolución marca una actividad como cerrada y documenta el motivo de ello, con valores como "Completado", "No se hará" o "Duplicado". Las resoluciones solo están disponibles en proyectos gestionados por la empresa y te ofrecen un método simple de generar un informe sobre cómo terminó realmente la actividad, y no solo en qué punto se detuvo.
¿Qué es un esquema de flujo de trabajo?
Un esquema de flujo de trabajo refleja el conjunto de asociaciones que existen entre tus flujos de trabajo y tus tipos de actividad, de forma similar a cómo un esquema de permisos asigna permisos a ciertos roles. Cada proyecto requiere al menos uno. Sin embargo, un mismo esquema puede aplicarse a varios espacios.
Piensa en el siguiente caso de uso:
Cada equipo de desarrollo gestiona su propio espacio de Jira, con flujos de trabajo específicos para la gestión de errores, historias y tareas.
Los errores pasan por estados como "Clasificado" y "Corregido", para las historias, se utilizan algunos como "Actividad en curso de diseño" y "Lista para desarrollo" y las tareas siguen una ruta sencilla articulada en torno a tres estados: "Por hacer", "En curso" y "Completado".
Si el equipo se divide en dos, para el segundo espacio, se podrá reutilizar el mismo esquema de flujo de trabajo. Los dos equipos podrán centrarse en su propio tablero y su gerente podrá seguir accediendo a una vista coherente de ambos espacios, ya que el esquema de flujo de trabajo subyacente no ha cambiado.
Los esquemas de flujo de trabajo solo están disponibles actualmente en los espacios gestionados por la empresa.
¿Qué es el editor de flujos de trabajo de Jira?
Con el editor de flujos de trabajo, podrás crear, editar y publicar flujos de trabajo desde una sola pantalla. En lugar de saltar de una página a otra para consultar los estados, las transiciones y las reglas, podrás configurar estos tres elementos en un solo diagrama y publicar los cambios cuando lo tengas todo listo.
Hay varias formas de abrir el editor de flujos de trabajo:
En el caso de un espacio gestionado por la empresa, selecciona Configuración ⚙ y, luego, Actividades > Flujos de trabajo. Busca el flujo de trabajo que quieras editar, selecciona Más acciones (•••) y, luego, elige Editar.
En el caso de un espacio gestionado por el equipo, ve a Configuración del espacio > Tipos de actividad. Selecciona el tipo de actividad cuyo flujo de trabajo quieras cambiar y, a continuación, elige Editar flujo de trabajo.
También puedes abrirlo desde la configuración de un proyecto; para ello, ve al tipo de actividad o el tipo de incidencia correspondiente, selecciona Más acciones (•••) y, luego, elige Ver y editar flujo de trabajo.
Una pantalla, cuatro módulos de trabajo
El editor está compuesto por una barra de herramientas para añadir estados y transiciones, un panel de detalles para editar lo que hayas seleccionado, un diagrama con elementos que podrás arrastrar y reorganizar y una lista de espacios relevantes que indica exactamente a qué espacios afectará la publicación antes de llevarla a cabo.
Alterna entre diagrama y texto
Si prefieres examinar un flujo de trabajo en formato de texto en lugar de plasmarlo en un lienzo, existe un botón para alternar entre texto y diagrama. De esta forma, podrás cambiar de vista sin perder el hilo.
Ambas vistas permiten editar el mismo flujo de trabajo, por lo que los cambios que apliques en una aparecerán reflejados en la otra.
Edita flujos de trabajo activos sin tener que duplicarlos
Ahora podrás aplicar cambios en un flujo de trabajo activo sin tener que hacer una copia primero. Elimina un estado directamente y Jira te guiará para mover las actividades a otro diferente.
Añade una nueva transición de salida a un estado que aún no tenga asignada ninguna. Selecciona Actualizar flujo de trabajo para publicarlo en el momento o Descartar para volver al estado anterior del flujo de trabajo.
Mismas categorías de reglas en un único panel
Si ya has creado flujos de trabajo con el editor antiguo, verás que las categorías de reglas son las mismas: condiciones, configuración de pantalla, validadores y funciones posteriores. Lo que ha cambiado es dónde se encuentran.
Selecciona una transición y sus reglas se abrirán en el mismo panel de detalles donde aparecen todos los demás elementos, en lugar de en una pantalla de configuración aparte.
¿Qué relación existe entre un flujo de trabajo de Jira y tu tablero?
Tu flujo de trabajo define la ruta que sigue una determinada actividad. Tu tablero es el lugar donde puedes consultar el progreso de esa ruta. Los administradores de Jira suelen asignar cada columna del tablero a un paso del flujo de trabajo, por lo que mover una tarjeta por el tablero tendrá el mismo efecto que ejecutar una transición en segundo plano.
Los equipos con flujos de trabajo más complejos suelen asignar varios estados a una sola columna para facilitar la lectura del tablero incluso si el flujo de trabajo subyacente está compuesto de más pasos. Esta práctica garantiza que el tablero resulte útil para todo el equipo sin ocultar los detalles necesarios para que tu flujo de trabajo funcione correctamente.
¿En qué se diferencian las reglas de flujo de trabajo y la automatización de Jira?
Las reglas de flujo de trabajo y la automatización de Jira resuelven problemas similares, pero en distintas ubicaciones. Una regla de flujo de trabajo, como puede ser una condición en una transición, está integrada exclusivamente en ese flujo de trabajo y se aplica dondequiera que se utilice.
Una regla de automatización puede desencadenarse a raíz de casi cualquier evento y ejecutarse en varios proyectos. Además, ahora respaldan acciones como las llamadas a Agentes Rovo. Ambas opciones ofrecen mejores resultados si se combinan, por lo que no tendrás que elegir entre una u otra.
En términos generales, debes tener en cuenta que las reglas de flujo de trabajo requieren un mayor esfuerzo de configuración, pero resultan más fáciles de gestionar a gran escala una vez definidas, ya que acompañan siempre al esquema de flujo de trabajo.
Las reglas de automatización son más flexibles y rápidas de crear, pero es posible que existan limitaciones de uso según el plan. Por ello, comprueba lo que incluye tu nivel antes de integrar la automatización en procesos de gran volumen.
Asignar agentes a un flujo de trabajo de Jira
Los agentes de IA pueden asumir automáticamente la actividad impulsada por flujos de trabajo para que los equipos puedan delegar tareas repetibles en el momento exacto en que se necesitan. En Jira, puedes conectar un agente a una transición de flujo de trabajo, a una columna del tablero o a una regla de automatización dependiendo de cómo tu equipo quiera que se realice el traspaso.
Desencadenar un agente desde una transición
Abre el editor de flujos de trabajo, selecciona una transición y añade una regla de acción de desencadenar agente. A partir de entonces, cada actividad que pasa por esa transición se transfiere al agente automáticamente, ya suponga actualizar un campo, publicar un comentario o redactar una página vinculada.
Asignar un agente desde el tablero
Como alternativa, puedes asignar un agente directamente desde una vista de tablero. Abre el tablero, selecciona el menú Más acciones (•••) de la columna y elige la opción para asignar un agente a esa columna. Las actividades movidas a la columna se asignan automáticamente al agente seleccionado.
Esta opción actualmente solo está disponible en espacios específicos, por lo que es posible que no la veas en todos los tableros.
Escálalo con automatización
Para la actividad que sigue siempre el mismo patrón, añade una acción de usar un Agente Rovo a una regla de automatización de Jira, o bien configura una columna del tablero para que cualquier actividad arrastrada a ella se asigne automáticamente a un agente elegido.
Las condiciones y las ramas hacen que el agente trabaje solo en las incidencias que quieras.
Crea flujos de trabajo más rápido con la habilidad de flujo de trabajo de Rovo
La habilidad de flujo de trabajo de Rovo es una capacidad de Rovo que ayuda a los administradores a configurar los flujos de trabajo de Jira con solicitudes en lenguaje natural. Solo puedes invocarla desde la interfaz del creador de flujos de trabajo, usando /manage-jira-workflows para hacer preguntas sobre un flujo de trabajo o solicitar cambios. Esto incluye cosas como añadir una transición, restringir quién puede mover una actividad o explicar una regla. La habilidad ayuda a crear o actualizar el flujo de trabajo mientras revisas y publicas los cambios en Jira.
Lo que la habilidad de flujo de trabajo de Rovo puede hacer hoy
La habilidad responde preguntas sobre tu flujo de trabajo y su configuración, crea y edita estados y transiciones, y establece reglas de transición comunes a partir de una solicitud en inglés sencillo. Por ejemplo, puedes pedirle que actualice un campo, restrinja quién puede mover una actividad, valide un campo, asigne una incidencia o restrinja una transición en función del valor de un campo.
Cómo usar la habilidad de flujo de trabajo de Rovo
Abre la interfaz del creador de flujos de trabajo, abre Rovo Chat e introduce /manage-jira-workflows para invocar la habilidad de flujo de trabajo de Rovo. La habilidad solo está disponible en la interfaz del creador de flujos de trabajo. Puedes hacer preguntas sobre un flujo de trabajo o describir el cambio que quieres hacer en lenguaje sencillo. Revisa los cambios propuestos en Jira y publícalos cuando estén listos. Rovo debe estar habilitado en tu sitio para que la habilidad esté disponible.
Preguntas frecuentes sobre los flujos de trabajo de Jira
¿Qué es un flujo de trabajo de Jira?
Un flujo de trabajo de Jira es el conjunto de estados, transiciones y reglas que definen cómo una actividad pasa de la creación a la finalización. Cada proyecto de Jira necesita al menos un flujo de trabajo, conectado a sus tipos de actividad a través de un esquema de flujo de trabajo.
¿Cómo edito un flujo de trabajo de Jira?
Abre el flujo de trabajo desde la configuración del proyecto o la configuración del espacio y, luego, usa el nuevo editor de flujos de trabajo para añadir o cambiar estados, transiciones y reglas. Selecciona Actualizar flujo de trabajo para publicar tus cambios o Descartar para volver a la versión anterior.
¿Puedo asignar un agente de IA a una actividad en mi flujo de trabajo?
Sí. Los agentes aparecen en el campo de persona asignada junto a las personas, se les puede mencionar en los comentarios y se pueden desencadenar automáticamente desde una transición específica mediante una regla de acción de desencadenar agente.
¿Qué es la habilidad de flujo de trabajo de Rovo?
La habilidad de flujo de trabajo de Rovo es una capacidad de Rovo que ayuda a quienes administran Jira a entender, crear y actualizar flujos de trabajo mediante solicitudes en lenguaje natural en Rovo Chat. Solo puedes invocarla desde la interfaz del creador de flujos de trabajo con /manage-jira-workflows y, luego, revisar y publicar los cambios resultantes en Jira.
¿Debo activar algo para usar agentes en un flujo de trabajo?
Sí. Rovo debe estar habilitado en tu sitio antes de que puedas usar la habilidad de flujo de trabajo de Rovo. La habilidad está disponible para los usuarios con permisos de edición de flujos de trabajo y solo se puede invocar desde la interfaz del creador de flujos de trabajo. Una vez abierto Rovo Chat allí, introduce /manage-jira-workflows para gestionar los flujos de trabajo.
Mi editor de flujo de trabajo actual no se ve igual. ¿Está disponible el nuevo editor de flujo de trabajo en mi plan de Jira?
La disponibilidad del nuevo editor de flujos de trabajo puede variar según el tipo de proyecto y el plan. Revisa Configuración, Actividades y Flujo de trabajo en tu propio sitio para confirmar a qué editor y funciones tienes acceso actualmente.